Freiberufler

Ein kleiner Überblick über die gängigsten freiberuflichen Tätigkeiten nach Kategorien einer Liste des Finanzamts:

• Beratende Berufe – Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Buchprüfer, Notare
• Bildende und erzieherische Berufe – Dozenten, Erzieher, Ergotherapeuten, Lehrer, Logopäden
• Kreative und künstlerische Berufe – Fotografen, Friseure, Gärtner, Gold- und Silberschmiede, Künstler, Modedesigner, Musiker, Yogalehrer
• Medizinische Berufe oder auch Heilberufe – Ärzte, Diplom-Psychologen, Hebammen, Physiotherapeuten (Krankengymnasten), Tierärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Apotheker
• Schriftstellerische Berufe – Dolmetscher, Journalisten, Schriftsteller, Übersetzer, Werbetexter, Bildberichterstatter
• Wissenschaftliche und technische Berufe – Biologen, Lebensmittelchemiker, Umweltanalytiker, Wissenschaftler, Architekten, Chemiker, Informatiker, Vermessungsingenieure

Ihnen allen ist gemein, dass sie besondere berufliche Qualifikationen haben und eigenverantwortlich ihre Dienstleistungen verrichten. Die umfassenden Legaldefinitionen, wer alles Freiberufler ist, sind im Einkommensteuergesetz (EStG) und im Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG) niedergeschrieben. Das PartGG ergänzt die oben genannte Liste der freien Berufe in Deutschland mit weiteren Berufsgruppen: Heilmasseure und hauptberufliche Sachverständige.

Das EStG definiert die freischaffende Tätigkeit als eine „wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit“ (§ 18 EStG).

Eine weitere Definition, was zu den freien Berufen zählt, lautet: „Die freien Berufe haben im Allgemeinen auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit zum Inhalt.“ (§ 1 Abs. 2 PartGG)

Der Bundesverband für Freie Berufe e.V. hat ein Profil anhand einer Liste entwickelt, das erklärt, was die freien Berufe ausmacht und welche Verantwortung die Freiberufler dabei tragen:

• Eigenverantwortung: Die meisten Freiberufler arbeiten selbstständig und sind nicht angestellt. Dadurch übernehmen sie automatisch Verantwortung für ihr Tun und ihre Entscheidungen.
• Selbstkontrolle: Da sie keine Vorgesetzten haben, müssen sie sich selbst organisieren, ihre Fachkenntnisse stets erweitern und eigenständig für Qualität sorgen.
• Verpflichtung zum Gemeinwohl: Freiberufler sind essenziell für die Gesellschaftsbereiche wie Gesundheit, Recht oder Kultur. Ihre Arbeit dient dem Wohl der Allgemeinheit.
• Professionalität: Sie verfügen über hohe Qualifikationen und sind Experten in ihrem jeweiligen Fachgebiet. 

Seit dem PartGG ist der freie Beruf nicht mehr zwingend ein Einzelkampf. Durch das Gesetz können sich Freiberufler zu einer Partnerschaftsgesellschaft zusammenschließen. Basis ist ein schriftlicher Partnerschaftsvertrag, der kein Startkapital bedarf. Die Gesellschafter haften in diesem Fall mit ihrem Privatvermögen und die Gesellschaft wird im Partnerschaftsregister eingetragen. Wichtig dabei ist, dass die Anmeldung notariell beglaubigt ist.

Wird gegen die Zulassungsvoraussetzungen verstoßen, ist mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr zu rechnen (§ 203 StGB). Bei einem schweren Fall kann es sogar ein Berufsverbot geben. 

Aber nicht nur ein Verstoß gegen die Zulassung kann das Ende der Freiberuflichkeit bedeuten. Auch außerberufliches, privates Handeln kann geahndet werden. So kann beispielsweise die Approbation entzogen werden, wenn eine Steuerhinterziehung vorliegt. 

Ein Gewerbe ist eine auf Gewinnerzielung und auf Dauer angelegte, selbstständige Tätigkeit. Somit sind die Charakteristika ähnlich wie die im freien Beruf: Eigenverantwortung sowie eine persönliche und sachliche Unabhängigkeit. Die Abgrenzung zum Freiberuf ist meist nur minimal, man geht jedoch davon aus, dass sich freie Berufe nach Definition primär einer geistigen oder schöpferischen Arbeit widmen.

Die Trennung zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit kann auch dann schwierig werden, wenn beide eng miteinander verknüpft sind. Ein Beispiel wäre ein Architekt, der nicht nur Gebäude plant, sondern auch schlüsselfertige Häuser verkauft. In solchen Fällen kann das Finanzamt die gesamte Tätigkeit als gewerblich einstufen, wenn die beiden Bereiche untrennbar miteinander verbunden sind. Wird der Schwerpunkt auf die gewerbliche Tätigkeit gelegt, kann dies dazu führen, dass das gesamte Einkommen der Gewerbesteuer unterliegt – eine finanzielle Belastung, die Freiberufler normalerweise vermeiden können.

Manche Tätigkeiten können sowohl freiberuflich als auch gewerblich eingestuft werden. Welche Option vorteilhafter ist, hängt dabei vom jeweiligen Einzelfall ab.

Bei den Vorteilen der Freiberuflichkeit ist vor allem die geringere Bürokratie durch einfachere Buchführung (EÜR) zu nennen. Auch fällt keine Gewerbesteuer für den Freiberufler an, was Kosten spart. Nachteile und Einschränkungen sind hingegen das begrenzte Angebot: Nicht alle Produkte und Dienstleistungen sind erlaubt. Gewerbetreibende haben daher mehr Flexibilität und die Gewerbesteuer kann teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet werden.

Welche Variante sinnvoller ist, sollte daher am besten individuell geprüft werden.

Übrigens: Sie können gegen noch nicht rechtskräftige Gewerbesteuerbescheide Einspruch einlegen, wenn Sie doch einer Freiberuflichkeit nachgehen. Dieser Status kann auch nachträglich noch anerkannt werden.

Freiberufler, die sich zu einer GmbH (z.B. Steuerberatungs-GmbH) zusammenschließen, unterliegen automatisch der Gewerbesteuer. Das liegt daran, dass Kapitalgesellschaften wie GmbHs und AGs generell gewerbesteuerpflichtig sind, unabhängig von der Tätigkeit.

Zusätzlich gibt es laut Einkommensteuerrichtlinie H 136 bestimmte Berufe, die in der Regel als gewerblich gelten. Dazu gehören unter anderem:

• Apotheker
• EDV Berater
• Ehevermittler
• Finanz- und Kreditberater
• Fotografen
• Künstleragenten
• Personalvermittler

Eine besondere Situation haben dabei Apotheker. Sie sind sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende, wenn sie eine eigene Apotheke führen. Dadurch sind sie verpflichtet, sowohl Mitglied in der Apothekenkammer als auch in der Industrie- und Handelskammer (IHK) zu sein. Steuerlich werden sie jedoch als Gewerbetreibende eingestuft.

Wenig überraschend ist die erste wichtige Anmeldung Ihrer freiberuflichen Tätigkeit beim Finanzamt. Spätestens vier Wochen nach der Aufnahme Ihrer Tätigkeit müssen Sie beim Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anfordern und ausfüllen. Das Finanzamt entscheidet zudem darüber, ob die Tätigkeit unter die freischaffenden Berufe fällt oder nicht. 

Für Sie als Freiberufler sind im Fragebogen vor allem zwei Punkte wichtig:

• Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen – Sie müssen Ihre Einkünfte für das erste und das nachfolgende Geschäftsjahr schätzen, damit das Finanzamt Sie steuerlich einstufen kann. Dabei sollten Sie mit Bedacht vorgehen, um die Schätzung weder zu hoch noch zu niedrig anzusetzen. Ansonsten können hohe Vorauszahlungen oder Nachzahlungen die Folge sein.
• Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer – hier können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, um von Vorauszahlungen für die Umsatzsteuer befreit zu werden. Allerdings dürfen Sie dann die Umsatzsteuer weder ausweisen noch geltend machen. Sie haben also nicht die möglichen Nachteile der Umsatzsteuer zu fürchten, können aber auch nicht von den möglichen Vorteilen, wie dem Vorsteuerabzug, profitieren.

Haben Sie den Fragebogen komplett ausgefüllt und abgeschickt, erhalten Sie kurz darauf vom Finanzamt eine Steuernummer, die Sie für alle zukünftigen steuerlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit benötigen. Dazu gehören übrigens auch die von Ihnen ausgestellten Rechnungen. Darauf muss die Steuernummer angegeben sein. Außerdem benötigen Sie die Steuernummer für Ihre Steuererklärung.

Manche Berufe sind kammerpflichtig, das bedeutet, dass Sie sich auch mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit bei einer bestimmten berufsständischen Kammer anmelden müssen. Diese finden sich sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene. Diese Standeskammern sind:

• Apothekenkammer
• Architektenkammer
• Ärztekammer
• Standeskammer für beratende Ingenieure
• Notarkammer
• Patentanwaltskammer
• Rechtsanwaltskammer
• Steuerberaterkammer
• Tierärztekammer
• Wirtschaftsprüferkammer
• Zahnärztekammer

Die jeweilige Berufskammer prüft die Einhaltung der Berufspflichten. Sie können einer jeweiligen Kammer auch freiwillig beitreten, wenn Sie freiberuflich tätig sind.

Wollen Sie bestimmte Werbemaßnahmen für Ihre Freiberuflichkeit ergreifen, sollten Sie sich zuvor bei Ihrer Standeskammer informieren. Manche Kammern erlauben nur beschränkte Möglichkeiten, Werbung zu machen.

Künstler, Publizisten und andere kreative oder künstlerische Freiberufler müssen Beiträge an die Künstlersozialkasse (KSK) zahlen. Dadurch sind sie sozialversichert.

Die KSK stellt also die Leistungen aus Renten-, Pflege- und Krankenversicherung für künstlerische und schriftstellerische Freiberufler.

Der jeweilige Beitrag kommt zur Hälfte von den Freiberuflern, die andere Hälfte stammt aus Zuschüssen vom Bund und Abgaben von Unternehmen wie Verlagen, Rundfunkanstalten und Galerien, die die künstlerischen und publizistischen Werke auf die eine oder andere Weise verwerten.

Berufsgenossenschaften sind für die Unfallversicherung zuständig. Das gilt auch für Freiberufler. Arbeitsunfälle oder arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren werden von den Berufsgenossenschaften abgehandelt.

Außerdem sind Berufsgenossenschaften für den Arbeitsschutz zuständig.

Eine Anmeldung bei einer Berufsgenossenschaft muss spätestens eine Woche nach Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit erfolgen.

Auch als Freiberufler dürfen Sie Mitarbeiter anstellen. Vor der ersten Anstellung müssen Sie aber eine Betriebsnummer beantragen. Diese bekommen Sie vom Betriebsnummern-Service der Agentur für Arbeit.

Die Bearbeitung kann zwei bis drei Werktage dauern. Beantragen Sie die Betriebsnummer also rechtzeitig, damit Sie Ihren ersten Arbeitnehmer auch zum gewünschten Zeitpunkt anstellen können.

Die Betriebsnummer benötigen Sie, um Mitarbeiter bei der Sozialversicherung und Krankenkasse anmelden zu können.

Selbstständige unterliegen genau wie Arbeitnehmer der Einkommensteuerpflicht. Das gilt also auch für Freiberufler.

Die Höhe der Einkommensteuer hängt von der Höhe der Einnahmen ab. Nach Abzug der Ausgaben von den Einnahmen ergibt sich das Einkommen. Dabei werden alle Einkünfte aus selbstständiger Arbeit berücksichtigt, aber auch alle Ausgaben, die für die Ausübung dieser selbstständigen Arbeit notwendig sind.

Die Einkommensteuer steigt mit dem erwirtschafteten Gewinn. Allerdings gilt auch für Selbstständige und somit Freiberufler die jährliche Freigrenze von 12.096 Euro. Bis zu dieser Grenze muss keine Einkommensteuer gezahlt werden.

Ab jedem Euro darüber fällt Einkommensteuer an und steigt mit dem Einkommen. Der niedrigste Steuersatz liegt bei 14 Prozent. Der Höchststeuersatz liegt bei 45 Prozent. Bei diesem Spitzensteuersatz spricht man auch von der Reichensteuer.

Die Einkommensteuer wird über Abschlagszahlungen an das Finanzamt entrichtet. Die Grundlage für die Höhe der Einkommensteuerabschlagszahlungen ist die Höhe der Einkommensteuer aus dem Vorjahr. Im ersten Jahr basiert der Wert auf einer Schätzung.

Die Stichtage für die Abschlagszahlungen sind die zehnten Tage jedes dritten Monats des Jahres. Also:

• 10. März
• 10. Juni
• 10. September
• 10. Dezember

Die Abschlagszahlungen können überwiesen oder durch eine Einzugsermächtigung des Finanzamts eingezogen werden.

Am Ende des Jahres verrechnet das Finanzamt die gezahlten Abschlagszahlungen mit der tatsächlichen Höhe der Einkommensteuer. Daraus entsteht entweder eine positive oder eine negative Differenz. Haben Sie mehr Einkommensteuer gezahlt, als tatsächlich berechnet, bekommen Sie Geld vom Finanzamt zurück. Andersherum müssen Sie Steuern nachzahlen.

In Bezug auf Umsatzsteuer und Vorsteuer gilt für Freiberufler:

• Die Umsatzsteuer beziehungsweise Mehrwertsteuer erhebt das Finanzamt auf fast alle Produkte und Dienstleistungen. Mediziner (Ausnahme ist der kosmetische Bereich) sind beispielsweise nicht umsatzsteuerpflichtig.
• Die Umsatzsteuer wird als Vorsteuer an das Finanzamt überwiesen. Bei der Vorsteuer handelt es sich um die Umsatzsteuer, die Sie im freien Beruf für Eingangsrechnungen gezahlt haben.
• Gegenüber der Vorsteuer steht die Umsatzsteuer, die Sie selbst ausweisen. Diese beträgt 19 % (Regelsteuersatz) oder 7 % (ermäßigter Steuersatz). Sie nehmen also auch Umsatzsteuer ein. Diese gehört aber dem Finanzamt.
• Am Ende des Jahres werden Vorsteuer und ausgewiesene Umsatzsteuer gegenübergestellt und wie bei der Einkommensteuer ergibt die Differenz eine Nachzahlung oder eine Erstattung.
• Die Umsatzsteuer der freien Berufe wird monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt übermittelt. Durch diese Umsatzsteuervoranmeldung können Rücklagen gebildet oder die Liquidität sichergestellt werden.
• Freiberufler haben die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen. Das bedeutet, dass Sie keine Vorsteuer zahlen müssen, im Umkehrschluss aber auch keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Das bedeutet, Sie müssen keine Umsatzsteuer nachzahlen, bekommen aber auch keine zurück.
  Die Kleinunternehmerregelung kann dann sinnvoll sein, wenn Ihre Ausgaben sehr gering sind. Haben Sie hohe und regelmäßige Ausgaben, lohnt es sich in der Regel, die Umsatzsteuer auszuweisen, da es dann in den meisten Fällen zu einer Erstattung am Ende des Jahres kommt.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss immer spätestens bis zum zehnten Tag des Folgemonats erfolgen.

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, entfällt diese Pflicht.

Die Umsatzsteuererklärung wird einmal im Jahr erstellt. In der Regel gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung. Die Abgabefrist ist der 31. Juli des Folgejahres.

Auch die Abgabe der Umsatzsteuererklärung entfällt, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Um die Einkommensteuererklärung kommen Sie auch mit der Kleinunternehmerregelung nicht herum. Die muss von jeder steuerpflichtigen Person in Deutschland erstellt werden. Es sei denn, das Einkommen liegt unter dem Grundfreibetrag von 12.096 Euro.

Wie auch die Umsatzsteuererklärung muss die Einkommensteuererklärung spätestens am 31. Juli des Folgejahres beim zuständigen Finanzamt vorliegen.

Die Steuervorauszahlungen müssen nicht immer direkt mit der Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit an das Finanzamt übermittelt werden. Das Finanzamt setzt Sie selbst in Kenntnis, wenn es Steuervorauszahlungen von Ihnen verlangt. Das kann auch mal zwei bis drei Jahre dauern, da das Finanzamt gerne abwartet, wie sich das Einkommen entwickelt.

Die Fristen für die Steuervorauszahlungen sind aber immer gleich und erfolgen quartalsweise am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember.

Eine Krankenversicherung muss in Deutschland abgeschlossen werden. Sie können zwischen einer privaten und der gesetzlichen Krankenversicherung wählen.

Für Künstler und Publizisten gibt es die Künstlersozialkasse (KSK), die Beiträge zur Hälfte übernimmt.

Die KSK übernimmt auch die Rentenversicherung.

Für die meisten Freiberufler in kammerpflichtigen Berufen sind hingegen die Versorgungswerke der einzelnen Kammern für die Altersvorsorge da. Dadurch kann man sich als Freiberufler von einer Rentenversicherungspflicht befreien, um doppelte Zahlungen zu vermeiden.

Die Rentenversicherungspflicht gilt nicht für alle Berufe und Tätigkeiten. Alle anderen dürfen aber freiwillig in die Rentenversicherung einzahlen.

Die Beiträge zu den Versorgungswerken ähneln denen der gesetzlichen Rentenversicherung, jedoch gibt es oft die Möglichkeit, zusätzliche Zahlungen zu leisten, um die Altersvorsorge zu erhöhen. Mitglieder sind zudem gegen Berufsunfähigkeit versichert, wobei hierfür meist eine Abgabe der Zulassung erforderlich ist.

Die Leistungen der Versorgungswerke ähneln auch der gesetzlichen Sozialversicherung, bieten jedoch oft höhere Renten. Ein Nachteil ist jedoch, dass Mitglieder im Rentenalter die gesamte Krankenversicherung selbst zahlen müssen, während gesetzlich Versicherte nur die Hälfte des Krankenkassenbeitrags tragen.

Die Berufsgenossenschaften sind für die Unfallversicherung von Selbstständigen und Arbeitnehmern zuständig. Unfallversicherungen werden unter anderem bei Arbeitsunfähigkeit und Berufskrankheiten aktiv.

Für manche freie Berufe muss eine Mitgliedschaft in der entsprechenden Berufsgenossenschaft abgeschlossen werden. Für alle anderen ist eine freiwillige Mitgliedschaft möglich.

Selbstständige sollten unbedingt über eine Berufsunfähigkeitsversicherung nachdenken. Die Einnahmen brechen im schlimmsten Fall von heute auf morgen ein und dann ist eine Absicherung wichtig.

Dabei sollten Sie auch darauf achten, welchen Schutz die entsprechenden Versicherungen bieten und die auswählen, die am besten passt und die beste Absicherung bietet.

Haftpflichtversicherungen sind für Selbstständige sinnvoll, um sich gegen Schadensansprüche abzusichern. Dabei kann von Falschberatung bis zu Sachschäden alles versichert werden.

Freiberufler in medizinischen Berufen sind dazu verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen.

Die Betriebshaftpflicht hingegen ist vor allem für Freiberufler sinnvoll, bei denen Kunden oder deren Eigentum zu Schaden kommen können. Beispielsweise im eigenen Ladengeschäft, wo jemand ausrutschen kann oder bei Kunden vor Ort, wo während der Arbeit Schäden entstehen können.