Freiberufler und Steuern: Rechte und Pflichten

Bevor wir dir erklären, welche Steuerzahlungen Selbstständige betreffen, wollen wir noch einmal einen kurzen Blick auf die verschiedenen Formen der Selbstständigkeit werfen.

Im Vergleich zu Gewerbetreibenden, die ihr Unternehmen beim Gewerbeamt anmelden müssen, nehmen Freiberufler im Steuerrecht einen völlig anderen Status ein und genießen, auch verwaltungsrechtlich gesehen, sogar den einen oder anderen Vorteil:

• Freiberufler sind nicht buchführungspflichtig und müssen daher zum Abschluss eines Kalenderjahres im Rahmen ihrer Steuererklärung für Freiberufler nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen. Diese kannst du mithilfe unserer Buchhaltungssoftware für Freiberufler ganz einfach selbst erstellen und übermitteln.
• Freiberufler ersparen sich für die Steuer eine Bilanz sowie eine komplexe Gewinnermittlung durch Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Dies erleichtert die Steuererklärung für Freiberufler.
• Als Freiberufler musst du keine Gewerbeanmeldung am Ort deines Firmensitzes durchführen. Du zahlst als Freiberufler deshalb keine Gewerbesteuer.
• Du meldest deine selbstständige, freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt an und erhältst dort als Freiberufler eine Steuernummer.
• Es besteht keine Pflicht, Mitglied bei der Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer zu werden bzw. Mitgliedsbeiträge dafür zu zahlen.

Das Einkommensteuergesetz (EstG) regelt im § 18 in Form eines Katalogs, welche Berufe zu den freiberuflichen Tätigkeiten zählen. Findest du deinen ausgeübten Beruf darunter, unterliegst du folglich nicht der Gewerbeordnung und kannst davon ausgehen, dass dein zuständiges Finanzamt dich nach Prüfung als Freiberufler anerkennt. Diese sogenannten „Katalogberufe“ wurden vom Gesetzgeber jedoch nicht in jedem Fall eindeutig definiert. Der Gesetzestext spricht am Ende der Auflistung relevanter freier Berufe von „...sowie ähnliche Berufe“. Willst du dich beim Finanzamt als Freiberufler anmelden, gilt es zu prüfen, ob deine geplante Tätigkeit als Selbstständiger ebenfalls zu den freien Berufen zählt und wie genau du steuerpflichtig bist. Frag im Zweifel dein Finanzamt vor Ort. Selbstständig deine Steuern im Blick zu behalten, ist meist eine mühsame Herausforderung. Du kannst auch einen Steuerberater finden und dich von ihm zum Thema „Freiberufler und Steuern“ beraten lassen. Bei kniffeligen Fragen dieser Art lohnt sich eine Steuerfachkraft immer.

Freie Berufe unterliegen, wie du nun weißt, nicht der Gewerbeordnung, weil ihre Vertreter keinem Gewerbe nachgehen, sondern ihre Tätigkeiten wissenschaftlichen, erzieherischen bzw. schriftstellerischen sowie künstlerischen Berufsprofilen zuzuordnen sind. Auch Rechtsanwälte, ärztliches Fachpersonal und Steuerbevollmächtigte sowie Trainer und Lehrer gehören zu den Katalog-Berufen und können freiberuflich - unter Berücksichtigung spezieller Steuern - ausgeübt werden.

Die folgende Liste zeigt dir die Katalogberufe an, in denen du normalerweise vom Finanzamt als Freiberufler eingestuft wirst:

• Ärztliches und zahnärztliches Fachpersonal
• Architekten und Ingenieure
• Wirtschaftsprüfer, Steuerberater sowie Rechtsbeistände
• Heilpraktiker
• Psychologisches Fachpersonal
• Designer diverser Genres
• Dolmetscher und Übersetzer
• Journalisten sowie Schriftsteller
• Schauspieler und Musiker
• Maler und Bildhauer

Wenn du beim Finanzamt eine Anmeldung als Freiberufler in Betracht ziehst, solltest du wissen, dass du prinzipiell selbst keinen Anspruch darauf erheben kannst, als Gründer und Unternehmer zu den Freiberuflern gezählt zu werden. Diese Entscheidung trifft ausschließlich das Finanzamt. Auch innerhalb der einzelnen Berufe gibt es noch Unterschiede. So kann beispielsweise ein Grafikdesigner als Freiberufler oder Gewerbetreibender eingestuft werden, wie das nachfolgende Beispiel belegt:

Entwickelst du für Kunden eigenständig Screendesigns, giltst du als Freiberufler und gehörst somit den Katalogberufen an. Passt du hingegen nur vom Kunden entwickelte Templates an, stuft das Finanzamt dich in der Regel als gewerblich ein.  

Im Gegensatz zu einer Gewerbeanmeldung ist beim Finanzamt die Anmeldung als Freiberufler einfacher. Denn wenn du freiberuflich arbeiten möchtest, musst du dich lediglich beim zuständigen Finanzamt melden. Dafür füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus, mit dem das Finanzamt deine Tätigkeit und den steuerlichen Status festlegt.

Die Themen Freiberufler und Steuern stellen für viele Gründer zunächst einmal eine Herausforderung dar. Zu komplex sind die Regelwerke und Paragrafen, als dass du als künftiger Selbstständiger ohne Mitarbeiter sofort einen professionellen Durchblick zum Grundfreibetrag, zu Sonderausgaben und zu Belegen hättest. Prinzipiell kannst du einen Steuerberater zu Rate ziehen oder einen Buchhalter beschäftigen. Doch gerade am Anfang deiner selbstständigen Tätigkeit ist es sinnvoll, wenn du dir selbst ein steuerliches Grundwissen aneignest und dich mit den Themen Freiberufler und Steuern auskennst. So schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe: Du sparst Kosten für Fachleute und begreifst, wie du z. B. deine jährliche Steuererklärung als Selbstständiger mit Einnahmen und Ausgaben korrekt und formgerecht beim Finanzamt einreichst. Folgende Übersicht zeigt dir, welche Arten von Steuern für dich als Freiberufler relevant sind.

Freiberufler haben die Möglichkeit, verschiedene Betriebsausgaben steuerlich abzusetzen, um ihre Steuerlast zu senken. Zu diesen Ausgaben gehören unter anderem die Kosten für Büromaterialien, Fachliteratur oder die Anschaffung von Arbeitsgeräten wie Computern. Es ist wichtig, die Belege sorgfältig aufzubewahren, da diese als Nachweis für das Finanzamt dienen. Auch Sonderausgaben wie Fortbildungskosten oder berufliche Reisekosten kannst du geltend machen. Eine Nachzahlung an das Finanzamt vermeidest du, wenn du alle relevanten Kosten in der Steuererklärung ordnungsgemäß in der Anlage auflistest. Zu den absetzbaren Betriebsausgaben gehören:

• Betriebliche Räume und Ausstattung: Dazu zählen neben Miete und Nebenkosten für angemietete Geschäftsräume auch die Kosten für Anschaffung und Miete eines häuslichen Arbeitszimmers, wenn dieses den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. Dafür sind keine Belege notwendig. Die Kosten kannst du in einer Homeoffice-Pauschale von bis zu 1.260 Euro in der jährlichen Einkommenssteuererklärung geltend machen.
• Bürobedarf und Arbeitsmittel: Dazu zählen Computer, Software, Büromöbel, Papier, Stifte etc. Sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis zu einem Nettowert von 800 Euro kannst du im Jahr der Anschaffung in der entsprechenden Anlage bei ELSTER sofort vollständig abschreiben.
• Fahrt- und Reisekosten: Die Kosten für den Firmenwagen (Leasing, Kraftstoff) oder für öffentliche Verkehrsmittel (z. B. BahnCard) bei Geschäftsreisen sowie eine notwendige Übernachtung und Verpflegung in Hotels kannst du mit entsprechenden Belegen als Betriebsausgaben geltend machen.
• Dienstleistungen und Versicherungen: Ob Website-Hosting oder Urheberrechtsversicherung – auch diese Dinge gelten als Betriebsausgaben und als Freiberufler darfst du diese von der Steuer absetzen.
• Beratung und Kommunikation: Honorare für Steuerberater, Rechtsanwälte oder Unternehmensberater sowie Kosten für das geschäftlich genutzte Telefon und Internet zählen zu diesen.
• Marketing und Werbung: Der Druck von Visitenkarten, Websitegestaltung, Werbeanzeigen gehören hierzu. 
  Bewirtungskosten: 70 % der angemessenen Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern sind möglich (Frag nach einem Bewirtungsbeleg).

Zieh Vorteil aus deinen Ausgaben. Selbst Kosten, die bereits vor der offiziellen Gründung angefallen sind, kannst du mittels ansprechender Belege geltend machen.  Wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Nebentätigkeiten kannst du sogar bis zu 25 % der Einnahmen (maximal 900 Euro pro Jahr) in einer Pauschale geltend machen, ohne einzelne Belege nachreichen zu müssen.

Willst du deinen festen Job nicht kündigen, aber trotzdem deine Geschäftsidee als selbstständiger Freiberufler austesten, dann probiere doch zunächst einmal eine freiberufliche Nebentätigkeit aus. So hast du z. B. als Angestellter bzw. Mitarbeiter weiterhin ein festes Einkommen und kannst damit deinen Lebensunterhalt absichern. Wenn du dich nebenberuflich selbstständig machen möchtest, gibt es allerdings einige Hürden zu beachten:

• Deine Nebentätigkeit darf bestimmte Arbeitsstunden pro Woche nicht überschreiten, dein Arbeitgeber muss – je nach Arbeitsvertrag – deine freiberufliche Nebentätigkeit genehmigen.
• Bevor du deine Nebentätigkeit als Freiberufler beginnst, solltest du das Finanzamt informieren und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Dann bist du registriert, deine freiberufliche Tätigkeit ist angemeldet und du bekommst auch eine Steuernummer.
• Die Einnahmen aus deiner freiberuflichen Nebentätigkeit sollten dein Gehalt aus der Haupttätigkeit um nicht mehr als 20 Prozent übersteigen, da in diesem Fall bei der Krankenversicherung Zusatzkosten drohen.
• Natürlich müssen Freiberufler für Gewinne stets mit Steuern rechnen. Einerseits zahlst du Einkommenssteuer (Ausnahme: dein Jahresgewinn übersteigt die Freigrenze von 410 EUR nicht) und Umsatzsteuer als Freiberufler sowie Lohnsteuer als Angestellter. Die Höhe der Steuersätze hängt von deinem Gewinn ab. Lass dich am besten von einem Steuerexperten beraten.

Du möchtest nicht allein vor dich hin werkeln, sondern die Synergien eines Teams nutzen? Kein Problem. Als Freiberufler kannst du dich gemeinsam mit anderen Selbstständigen ohne Mitarbeiter auch im Rahmen einer Partnerschaftsgesellschaft selbstständig machen. Dazu braucht es kein Startkapital. Die Haftung der Mitglieder beschränkt sich auf das Betriebsvermögen sowie das Privatvermögen. Die Befreiung von der Gewerbesteuer gilt ebenfalls. Zur Gründung einer Partnergesellschaft ist Folgendes nötig:

• Ein Partnerschaftsvertrag
• Notarielle Beglaubigung beim Partnerschaftsregister des zuständigen Amtsgerichts