Zusammenfassung
Steuernummer im Überblick
- Die Steuernummer ist eine Kennziffer, die Steuerpflichtige vom Finanzamt ihres Wohnorts erhalten.
- Mit ihrer Hilfe kann die Behörde Steuerangelegenheiten leichter identifizieren und zuordnen.
- Das gilt für eine Tätigkeit in Vollzeit genauso wie für einen Minijob.
- Seit der Einführung von ELSTER, dem elektronischen Verfahren zur Abgabe von Steuererklärungen, ist die Steuernummer in Deutschland einheitlich aufgebaut. Sie besteht aus 13 Ziffern. Bei den ersten 2 oder 3 Ziffern handelt es sich um die BUFA-Nummer. Das bedeutet: An diesen Ziffern können Finanzbeamte erkennen, bei welchem Finanzamt in welchem Bundesland ein Steuerzahler steuerlich erfasst ist.
- Selbstständige sowie Kleinunternehmer müssen auf Rechnungen eine Steuernummer oder alternativ ihre USt-IdNr. angeben, außer bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
- Arbeitnehmer, die auch freiberuflich tätig sind, erhalten in der Regel für jede Beschäftigungsart eine eigene Steuernummer.
- Bei Unternehmensgründung kannst du als Selbstständiger online über ELSTER eine Steuernummer beantragen.
- Hast du deine Steuernummer verloren und suchst diese, findest du sie auf deinen Steuerbescheiden ganz oben. Alternativ kannst du beim zuständigen Finanzamt anrufen.
- Die Steuernummer und die Steueridentifikationsnummer sind unterschiedliche Kennziffern, die für verschiedene Zwecke wichtig sind.
- Während die Steuernummer nur für steuerpflichtige natürliche und juristische Personen relevant ist, stellt die sogenannte Steuer-ID (Steueridentifikationsnummer) eine einzigartige Nummer dar, die das Bundeszentralamt für Steuern jedem Bürger nach Geburt ein Leben lang zuordnet.
Definition
Was ist eine Steuernummer?
Bei der Steuernummer handelt es sich um eine sogenannte Zuordnungsnummer, die vom jeweils zuständigen Finanzamt zugeteilt wird. Privatpersonen, Gewerbetreibende sowie juristische Personen, das heißt Unternehmen, erhalten eine Steuernummer.
Darunter werden alle Daten rund um die Steuerpflicht von natürlichen und juristischen Personen gesammelt, verwaltet und gespeichert. Je nach Zweck der Steuernummer vergeben die Finanzbehörden individuelle Nummern, um die Zuordnung zu erleichtern. Bei Nachfragen können aufgrund der Steuernummer Irrtümer ausgeschlossen werden und Sachbearbeiter können dich schneller mit korrekten Antworten unterstützen.
Wie ist die Steuernummer aufgebaut?
Seit Einführung des sogenannten ELSTER-Verfahrens (Elektronische Steuererklärung) in Deutschland sind Steuernummern aller Steuerpflichtigen 13-stellig. Jede Steuernummer zeigt:
- Die letzten Ziffern des zuständigen Finanzamts (die sogenannte BUFA-Nummer, kurz für Bundesfinanzamtsnummer).
- Die letzten Ziffern der Bezirksnummer des betreffenden Finanzamts.
- Eine individuelle Unterscheidungsnummer jedes Steuerpflichtigen.
- Eine einstellige Prüfziffer.
Eine Steuernummer ist somit nie gleich, sie variiert von Finanzamt zu Finanzamt.
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Finanzamt-Nummer als Arbeitgeber ermitteln
Als Arbeitgeber kannst du die Finanzamt-Nummer ermitteln, indem du das Online-Portal des zuständigen Finanzamts nutzt. Dort lassen sich über die persönlichen Daten des Mitarbeitenden die entsprechenden Informationen abrufen.
Alternativ findest du die Nummer auf offiziellen Dokumenten wie dem Einkommensteuerbescheid. Auch eine telefonische Anfrage beim Finanzamt ist möglich – halte dafür die relevanten Angaben bereit.
Falls nötig, können auch die Mitarbeitenden selbst ihre Steuerunterlagen prüfen oder das Finanzamt kontaktieren, um die Finanzamt-Nummer bereitzustellen.
Info
Finanzamtsnummer in der Steuererklärung finden
Die Steuernummer setzt sich aus elf Ziffern zusammen. Am Anfang steht die Nummer des zuständigen Finanzamts. Darauf folgen vier Ziffern, die den Bereich der Behörde kennzeichnen, der die Steuererklärung bearbeitet. Die letzten vier Stellen sind individuell zugeordnet.
Wer benötigt eine Steuernummer?
Juristische und natürliche Personen benötigen stets eine gültige Steuernummer zur Kommunikation mit dem Finanzamt – egal ob als angestellter Arbeitnehmer oder als Selbstständiger. Durch diese Kennziffer kann das Finanzamt deiner Person alle Vorgänge korrekt zuordnen, die dich betreffen. So kommt es zu keinen Irrtümern oder gar Fehlern in einem Steuerbescheid.
Wofür brauche ich eine Steuernummer?
Eine Steuernummer benötigst du für Folgendes:
- Die Steuernummer ist hauptsächlich für Steuererklärungen sowie für Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen relevant.
- Vor Einführung von ELSTER benötigtest du dazu die Steuernummer nach dem Schema deines Bundeslandes.
- Inzwischen hat sich die einheitliche 13-stellige Steuernummer in Deutschland durchgesetzt, sie war beispielsweise auch notwendig für die Beantragung bzw. Auszahlung von Coronahilfen.
- Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften bekommen für die Abgabe ihrer Steuererklärungen eigene Steuernummern zugewiesen.
- Zusätzlich geben Unternehmer ihre Steuernummer oder die USt-IdNr. auf Rechnungen an, nur dann sind sie vorsteuerabzugsberechtigt.
Info
Wann muss ich eine Steuernummer beantragen?
Eine Steuernummer musst du dann beantragen, wenn du ein freiberufliches oder gewerbliches Unternehmen anmeldest. Privatpersonen müssen keine Steuernummer beantragen. Diese bekommen automatisch vom Finanzamt eine Steuernummer zugewiesen.
Kann man mehrere Steuernummern haben?
Es ist durchaus möglich, mehrere Steuernummern für eine Person zu besitzen. Doch warum und wann hast du zwei Steuernummern? Dies geschieht vor allem dann, wenn du unterschiedliche wirtschaftliche Tätigkeiten ausübst oder mehrere Betriebsstätten betreibst, die getrennt voneinander besteuert werden müssen. Auch bei Tätigkeiten in verschiedenen Bundesländern kann es vorkommen, dass dir jeweils eine separate Steuernummer zugewiesen wird. In der Steuererklärung musst du dann darauf achten, jeweils die passende der zwei Steuernummern anzugeben, abhängig davon, für welchen Bereich du Angaben machst. Dadurch stellst du sicher, dass deine Erklärungen korrekt zugeordnet und bearbeitet werden.
Beispiel: Du bist freiberuflich tätig und betreibst daneben noch ein Gewerbe. In diesem Fall erhältst du zwei Steuernummern: eine für deine Freiberuflichkeit und eine für dein Gewerbe.
In bestimmten Fällen – etwa bei stark verbundenen Geschäftsbereichen – kann das Finanzamt auch eine Steuernummer für zwei Unternehmen vergeben, sofern keine getrennte steuerliche Veranlagung erforderlich ist. Üblicher ist jedoch die Zuweisung separater Nummern, um eine eindeutige steuerliche Trennung zu gewährleisten.
Achtung
Welche Steuernummer kommt bei mehreren Steuernummern auf die Rechnung?
Wenn du über unterschiedliche Steuernummern verfügst, solltest du auf der Rechnung die Steuernummer verwenden, die spezifisch dem Geschäft zugeordnet ist, für das die Rechnung erstellt wird. Damit stellst du sicher, dass die steuerlichen Pflichten korrekt erfüllt und die Umsätze dem entsprechenden Finanzamt zugeordnet werden. So vermeidest du spätere Korrekturen oder steuerliche Verwicklungen.
Wer muss die Steuernummer auf Rechnungen angeben?
Die Steuernummer spielt vor allem bei der Abrechnung von Leistungen oder Rechnungen eine wichtige Rolle, insbesondere für Selbstständige und Unternehmen.
Als Unternehmer musst du daher auf einer Rechnung immer eine Steuernummer angeben. Dies ist gemäß §14 des UStG (Umsatzsteuergesetz) festgelegt. Für Geschäfte mit dem EU-Ausland benötigst du dazu eine Umsatzsteuer-ID. Innerhalb Deutschlands hast du die Wahl, ob du die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID angeben willst.
Nur bei Kleinbeträgen (unterhalb von 250 €, inkl. Umsatzsteuer) darfst du Rechnungen ohne Steuernummer ausstellen. Es handelt sich dann um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Diese Regelung ist nicht nur interessant für den Vorsteuerabzug von Bahntickets oder Kassenbelegen – sie kann auch auf eigene Ausgangsrechnungen angewendet werden.
Wo erhalte ich meine Steuernummer?
Wenn du ein Unternehmen gründest, musst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und ans Finanzamt übermitteln. Auf diese Weise beantragst du automatisch deine Steuernummer. Das kannst du online bei ELSTER vornehmen, indem du dich mit deiner E-Mail-Adresse registrierst. Nachdem das Formular bearbeitet ist, erhältst du vom Finanzamt deine Steuernummer. Arbeitnehmer erhalten eine Steuernummer, wenn sie das erste Mal eine Steuererklärung abgeben.
Tipp
Steuernummer immer angeben
Weil die Steuernummer für die korrekte Zuordnung und Verwaltung aller steuerlichen Vorgänge für Privatpersonen oder Unternehmen wichtig ist, sollte sie auf allen Formularen für die Steuererklärung bzw. beim Versand von Daten und Informationen an dein Finanzamt angegeben werden. So kommt es nicht zu fehlerhaften Verwechslungen.
Diese Unterlagen und Angaben benötigst du beim Antrag für die Steuernummer
Um deine Steuernummer zu beantragen, füllst du das dafür vorgesehene Formular aus. Hierfür ist es immer sehr hilfreich, im Vorfeld zu wissen, welche Angaben und Unterlagen du benötigst, um deine Steuernummer problemlos beantragen zu können.
- Allgemeine Angaben: Die üblichen Angaben, die deine Person betreffen, inklusive deiner privaten Steuernummer.
- Angaben zur selbstständigen gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit: alle Angaben zu deinem Unternehmen.
- Angabe zur Festsetzung der Vorauszahlungen: Geplante Einkünfte im ersten und zweiten Jahr. Hier gibst du für das erste und zweite Jahr eine Schätzung über deinen voraussichtlichen Umsatz an. Zudem musst du im Vorfeld eventuelle Sonderausgaben angeben. Auch wenn du euphorisch bist, solltest du die Einkünfte eher pessimistisch schätzen. Andernfalls wird das Finanzamt eine sehr hohe Steuervorauszahlung festsetzen.
- Angaben zur Gewinnermittlung: Auf welche Art erfolgt die Ermittlung des Gewinns, den du erwirtschaftest? – Einnahmenüberschuss, Vermögensvergleich, Gewinnermittlung, Sonstiges.
- Freistellung vom Steuerabzug: Kann lediglich von Selbstständigen im Baugewerbe in Anspruch genommen werden.
- Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer: Trifft auf dich zu, wenn du Mitarbeiter beschäftigst.
- Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer: Du schätzt, wie viel Umsatz du in den ersten beiden Geschäftsjahren erwirtschaften willst. Dies ist wichtig, denn es entscheidet darüber, ob du eine Steuernummer entsprechender Kleinunternehmer-Definition beantragen kannst oder nicht.
Alle zusätzlichen maßgebenden Verträge, Rechnungen und Dokumente, die dein Unternehmen betreffen, aber noch nicht in dem Formular gelistet waren, gibst du als Kopie mit dem Antrag ab.
Tipp
Bearbeitungszeit einplanen
Um die Steuernummer zu beantragen, variiert die Dauer: Es kann sich zwischen einer und acht Wochen hinziehen, je nach Auslastung des Finanzamtes und der Bearbeitungszeit der Unterlagen.
Wo finde ich meine Steuernummer?
Wenn du deine Steuernummer nachschlagen willst, dann gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie du diese herausfindest:
- Als Gewerbetreibender, Freiberufler oder Selbstständiger steht die Steuernummer auf dem Antwortschreiben des Finanzamts nach Übermittlung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung oder auf dem Gewerbesteuerbescheid bzw. dem Umsatzsteuerbescheid.
- Privatpersonen können ihre Steuernummer auf ihrem letzten Steuerbescheid sehen. Hast du noch nie eine Einkommensteuererklärung abgegeben, dann kannst du beim ersten Mal den Antrag ohne Steuernummer einreichen. Das Finanzamt weist dir im Nachgang eine Steuernummer zu.
- Verheiratete Paare teilen sich im Normalfall eine Steuernummer, vorausgesetzt sie werden steuerlich zusammen veranlagt.
- Da es sich bei den ersten Ziffern deiner Steuernummer immer um die letzten 2 oder 3 Ziffern deiner Bundesfinanzamtsnummer handelt, kannst du anhand deiner Steuernummer auch deine BUFA-Nummer herausfinden.
Info
Mit ELSTER die Steuernummer finden
Wenn du deinen ELSTER-Zugang zur Hand hast, kannst du auch online die USt-IdNr. abfragen. So findest du deine Steuernummer in den Daten bei ELSTER online:
- Geh auf „Mein Benutzerkonto“.
- Klicke auf „Mein Profil anpassen“.
- Hier kannst du deine Steuernummer ersehen.
Falls dir das zu aufwändig ist, kannst du auch einfach beim zuständigen Finanzamt anrufen und deine Steuernummer erfragen. Aus Gründen des Steuergeheimnisses kann es allerdings passieren, dass dir die Steuernummer nicht am Telefon, sondern per Post mitgeteilt wird.
Wo finde ich meine Steueridentifikationsnummer?
Du brauchst deine Steuer-ID und hast nicht das ursprüngliche Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern parat? Trotzdem kannst du deine Steueridentifikationsnummer herausfinden, denn sie ist auf verschiedenen behördlichen Schreiben zu finden.
- Die Lohnsteuerbescheinigung enthält die Steuer-ID im Abschnitt „Identifikationsnummer“.
- Auf dem Einkommensteuerbescheid ist die Steueridentifikationsnummer links oben direkt über der Steuernummer angegeben.
- Auch in Informationsschreiben des Finanzamtes ist die Steuer-ID neben der Steuernummer zu finden.
Du findest deine Steueridentifikationsnummer nicht mehr? Es gibt verschiedene Wege, wie du sie erfragen kannst.
- Onlineabfrage über das Formular beim Bundeszentralamt für Steuern
- E-Mail an info@identifikationsmerkmal.de
- Brief an das Bundeszentralamt für Steuern
Damit du erneut deine Steueridentifikationsnummer erhältst, musst du deinen vollständigen Namen, deine Adresse, sowie deinen Geburtsort und dein Geburtsdatum angeben.
Wichtig: Bis du deine Steuer-ID per Post erhältst, kann es einige Wochen dauern.
Info
Steuernummer vergessen – und jetzt?
Solltest du deine Steuernummer vergessen haben, kannst du diese einfach beim zuständigen Finanzamt erfragen. In der Regel reicht hierfür ein kurzer Anruf oder ein persönlicher Besuch aus. Wichtig: du musst dich identifizieren, um deine Steuernummer zu erhalten.
Wie unterscheiden sich Steuernummer und Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)?
Die 13-stellige Steuernummer wird manchmal mit der 11-stelligen Steueridentifikationsnummer, kurz Steuer-ID oder IdNr., verwechselt. Sie haben jedoch nichts miteinander zu tun. Es ist wichtig, die Unterschiede zu kennen, um die Bedeutung dieser Kennziffern zu verstehen.
Die Steueridentifikationsnummer wurde 2007 eingeführt, um Besteuerungsverfahren zu vereinfachen. Demnach erhält jeder deutsche Bürger eine individuelle Steuer-ID, die ein Leben lang und über den Tod hinaus gilt. 2008 erhielten alle Bundesbürger ein Schreiben vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mit ihrer persönlichen Steueridentifikationsnummer. Du musst also nicht extra eine Steuer-ID beantragen. Vor allem im internationalen Zusammenhang wird sie auch als TIN bezeichnet – für Tax Identification Number.
Info
Einheitliches Format für Steueridentifikationsnummer
Die Steueridentifikationsnummer in Deutschland besteht aus insgesamt 11 Ziffern, ohne Buchstaben oder andere Zeichen. Dieses einheitliche Format macht die Steuer-ID leicht erkennbar und dient der eindeutigen Identifikation einer steuerpflichtigen Person gegenüber den Finanzbehörden.
Als Arbeitgeber benötigst du die Steueridentifikationsnummern deiner Mitarbeiter für die monatliche Gehaltsabrechnung.
Sie ist außerdem wichtig für den Freistellungsauftrag bei der Bank, für einen Kindergeldantrag, für BAföG und für Rentenbezüge.
Im Bereich der Einkommensteuererklärung überschneidet sich die Nutzung der Steuernummer und der Steueridentifikationsnummer. Hier soll die Identifikationsnummer die Steuernummer langfristig ablösen.
Im Gegensatz zur Steuernummer findest du deine Steueridentifikationsnummer auch auf deiner Gehalts-/Lohnabrechnung bzw. auf der Gehalts-/Lohnsteuerbescheinigung.
Info
Wo steht die Steuernummer auf der Lohnabrechnung?
Die Steuernummer auf der Lohnabrechnung ist in der Regel nicht aufgeführt, da sie für die laufende Lohnabrechnung keine Relevanz hat. Stattdessen finden Arbeitnehmer ihre persönliche Steuernummer auf dem Einkommensteuerbescheid oder auf amtlichen Schreiben des Finanzamts (meist links oben).
Wichtig: Mitarbeiter, die bisher keine Einkommensteuererklärung abgegeben haben, verfügen unter Umständen noch über keine Steuernummer.
Wesentliche Unterschiede im Überblick
- Aufbau: Die Steuernummer ist in der bundeseinheitlichen Form 13-stellig. Sie enthält unter anderem die letzten Ziffern der BUFA-Nummer des Finanzamts. Die Steueridentifikationsnummer ist hingegen immer 11-stellig.
- Ausgabestelle: Die Steuernummer erhältst du von deinem zuständigen Finanzamt. Die Steuer-ID kommt per Brief vom Bundeszentralamt für Steuern.
- Zeitpunkt der Ausgabe: 2008 ging die Steuer-ID einmalig an alle Bundesbürger. Seitdem erhalten noch nicht steuerpflichtige Babys bereits kurz nach der Geburt ihre Steuer-ID oder Einwanderer bei der ersten Anmeldung in Deutschland. Die Steuernummer erhältst du dagegen bei der Unternehmensgründung oder bei der ersten privaten Steuererklärung.
- Gültigkeit: Die Steuernummer kann sich bei Umzug oder Namensänderung durch Heirat ändern. Die Steuer-ID bleibt ein Leben lang gleich.
- Anwendung: Die Steuernummer gibst du auf Rechnungen an und in der Kommunikation mit dem Finanzamt. Die Steuer-ID ist neben der Einkommensteuererklärung wichtig für weitere Einkommen, die du als Privatperson erzielst, wie zum Beispiel Freistellungsaufträge etc.
Weitere Steuernummern im Überblick
Neben der Steuernummer und der Steuer-ID gibt es in Deutschland noch eine Reihe anderer Kennziffern, die bei der zur Erfassung von Einkünften und Steuern relevant werden können. Dazu gehören:
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Sie ist relevant, um die Legitimität deines Unternehmens zu bestätigen.
- Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): Diese wurde für wirtschaftlich Tätige eingeführt und wird seit Ende 2024 im ELSTER-Portal mitgeteilt.
- Betriebliche Steuernummer: Wer einen eigenen Betrieb gründet, erhält automatisch eine betriebliche Steuernummer vom Finanzamt.
- Elektronische Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN): Mit dieser Nummer konnte das Finanzamt steuerliche Unterlagen zuordnen. Hier ging es vor allem um Daten aus der Lohnsteuerbescheinigung, die du als Arbeitgeber elektronisch an die Steuerbehörden schicken musst. Die Nummer hat nichts mit der Steuer-ID des jeweiligen Arbeitnehmers zu tun. Erstmals in der Lohnsteuerbescheinigung 2023 spielte die eTIN aber keine Rolle mehr und wurde von der Steuernummer abgelöst.
Info
EU-weiter Sonderfall Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Bei der Umsatzsteuer-ID handelt es sich ebenfalls um eine Steuernummer, die an Unternehmen in der Europäischen Union vergeben wird, um eine umsatzsteuerliche Zuordnung besser durchführen zu können. In der Europäischen Union benötigt jeder Unternehmer eine USt-IdNr., um am Dienstleistungs- und Warenverkehr in der EU teilzunehmen. Privatpersonen, die im Ausland Dienstleistungen oder Gegenstände erwerben, benötigen keine USt-IdNr.
Die Gültigkeit einer USt-IdNr. kannst du kostenlos über das EU-weite VIES-System(VAT Information Exchange System) online überprüfen. So stellst du sicher, dass deine Geschäftspartner über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen.
Diese Themen gibt es außerdem zu beachten: Umzug und Löschung
- Umzug: Wenn du deinen Firmensitz änderst, übermittelst du deine neue Adresse an das Finanzamt, das vor dem Umzug dein Ansprechpartner war. Dieses händigt deine eingereichten Unterlagen an das nach deinem Umzug für dich zuständige Finanzamt aus. Danach erhältst du eine neue Steuernummer.
- Löschung: Grundsätzlich kann eine Löschung der Steuernummer durch das Finanzamt ausgeführt werden. Du musst dir sicher sein, dass keine Steuerschuld mehr besteht. Die Steuernummer kann auch nur dann gelöscht werden, wenn dein Unternehmen selbst auch vollständig gelöscht ist. Die Löschung der Steuernummer musst du dann beim zuständigen Finanzamt beantragen.
Info
Muss ich meine alte Steuernummer abgeben?
Wenn du eine neue Steuernummer erhältst, etwa durch Umzug oder Wechsel des Finanzamts, musst du die alte Steuernummer nicht aktiv abgeben. Die Finanzämter stimmen sich in der Regel eigenständig ab, und die neue Steuernummer ersetzt automatisch die alte.
