Umsatzsteu­ererklärung: Das Wichtigste im Überblick

Jeder selbstständig tätige Kleinunternehmer in Deutschland ist verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung, abzugeben. Damit zählt die Umsatzsteuer zu den zentralen steuerlichen Pflichten für Selbstständige und Unternehmen. Im Umsatzsteuergesetz  (UStG) § 1 ist dabei genau aufgeführt, in welchen Fällen Umsatzsteuer anfällt und damit eine Umsatzsteuererklärung erstellt werden muss. Umsatzsteuerpflichtig bist du grundsätzlich dann, wenn du Leistungen oder Lieferungen im Inland gegen Entgelt erbringst oder ausführst.

Zu dieser Gruppe von Unternehmen gehören auch Freiberufler. Hier gibt es allerdings für die unterschiedlichen Berufe teilweise abweichende Regelungen bzgl. der Umsatzsteuerjahreserklärung. Ob eine Steuerbefreiung greift, sollte immer im Zweifelsfall individuell geprüft werden.

Kleinunternehmer weisen bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer für ihre Umsätze aus. Entsprechend entfällt in der Regel auch die Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmer über ELSTER. Jedoch besteht die Möglichkeit, freiwillig auf diese Regelung zu verzichten und die Regelbesteuerung zu wählen. In diesem Fall bist du als Kleinunternehmer verpflichtet, Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und diese an das Finanzamt abzuführen.
Steuerfreibeträge legen fest, bis zu welcher Höhe bestimmte Einnahmen steuerfrei bleiben oder welcher Betriebsausgabenabzug erlaubt ist. Liegt  das zu versteuernde Einkommen unter dem sogenannten Grundfreibetrag, entsteht keine Einkommensteuerschuld. Für das Jahr 2026 beträgt dieser Freibetrag 12.348 Euro (Singles) und 24.696 Euro bei zusammen veranlagten Steuerzahlern.

Stellt sich die Frage, ob die Abgabe einer Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmen dann überhaupt Pflicht ist. Bis einschließlich des Veranlagungszeitraums 2023 waren Kleinunternehmer tatsächlich zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Mit dem Wachstumschancengesetz  wurde diese Pflicht jedoch für Veranlagungszeiträume ab 2024 gestrichen. Somit sind umsatzsteuerliche Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG seither von der Abgabepflicht der Umsatzsteuerjahreserklärung befreit.

Eine Ausnahme gibt es: Das Finanzamt fordert sie explizit zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung auf.

Liegt der Umsatz deines Unternehmens regelmäßig über der Grenze, dann fällt für das laufende Geschäftsjahr die Umsatzsteuervoranmeldung an. Damit leistest du bereits während des Jahres monatlich oder vierteljährlich „Vorauszahlungen“ an das Finanzamt. Diese Vorauszahlungen werden später im Rahmen der Umsatzsteuererklärung zusammengefasst und auf die Umsatzsteuerschuld angerechnet.

In den meisten Fällen decken sich die Vorauszahlungen nicht mit der Umsatzsteuererklärung. Nach der Umsatzsteuererklärung bekommst du daher entweder Geld vom Finanzamt zurück oder musst den fehlenden Betrag nachzahlen. Die Umsatzsteuerjahreserklärung stellt somit die endgültige Abrechnung dar.

Die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung ist dabei an die Höhe des Umsatzes gebunden:

• Unternehmer mit einer Zahllast von > 9.000 Euro: Monatliche Abgabe
• Unternehmer mit einer Zahllast von 2.000 bis 9.000 Euro: Quartalsweise Abgabe

Unternehmer, deren Zahllast im vorangegangenen Steuerjahr weniger als 2.000 Euro betragen hat, werden von der Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen befreit. Dann reicht die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung. Eine solche Befreiung erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern nur nach Prüfung durch das Finanzamt. 

Für die Umsatzsteuererklärung gilt die gleiche Abgabefrist wie für die Einkommensteuererklärung: der 31.07. des Folgejahres. Lässt du deine Umsatzsteuererklärung von einem Steuerberater erstellen, verlängert sich die Frist für die Umsatzsteuererklärung bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Beachte diese Sonderregelungen: Die Abgabefristen für die Steuererklärung wurden wegen der Pandemie für einige Jahre verlängert. Diese Sonderregelungen sind inzwischen aber ausgelaufen.

Die Umsatzsteuererklärung wird online in elektronischer Form abgegeben. Dafür benötigst du ein entsprechendes ELSTER-Zertifikat. Die elektronische Abgabe ist heute der Regelfall und vereinfacht die Bearbeitung durch das Finanzamt erheblich.

Bei der konsolidierten Umsatzsteuererklärung handelt es sich um ein Formular, das für mehrere Unternehmen gültig ist. Der Begriff „konsolidiert“ bedeutet, dass die Umsätze aus mehreren Betrieben zusammengefasst und in einer einzigen Erklärung angegeben werden.

Du hast gleich zwei oder mehrere Gewerbe, die du als Selbstständiger betreibst. Dann musst du für alle Geschäftsbereiche zwar jeweils nur eine eigenständige Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Bilanz erstellen, aber nur eine Umsatzsteuererklärung. Die konsolidierte Umsatzsteuererklärung ist damit die „Sammelstelle“ für alle umsatzsteuerlich relevanten Umsätze, die du als Unternehmer in einem Jahr erzielst.

Die Umsatzsteuererklärung ist für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer grundsätzlich verpflichtend. Umsatzsteuervoranmeldungen sind je nach Zahllast monatlich oder quartalsweise fällig. Sie werden in der Jahreserklärung mit der tatsächlichen Steuerlast verrechnet, wodurch entweder eine Nachzahlung oder eine Erstattung entsteht. Die Abgabe erfolgt elektronisch über ELSTER. Belege müssen nicht mehr eingereicht werden, sollten aber in der Regel bis zu zehn Jahren aufbewahrt werden.