Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: So klappt’s

Da manche Steuergesetze in den Bundesländern unterschiedlich ausfallen, kann es je nach Ort Ihrer Tätigkeit sein, dass Sie neben dem Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung auch noch andere Verpflichtungen erfüllen müssen, bevor Sie in die Selbstständigkeit starten können. Informieren Sie sich dazu am besten bei den zuständigen Finanzämtern oder beim jeweiligen Landesamt.

In diesem Abschnitt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung, den Sie ausfüllen müssen, gehören allgemeine Angaben zu Ihnen und Ihrem Unternehmen. Dazu gehören Name, Adresse und Kontaktdaten von Ihnen und gegebenenfalls vom Partner. Beschreiben Sie außerdem so gut wie möglich, was Sie in Ihrer Selbstständigkeit tun. Diese Informationen sollen ein klares Bild Ihrer persönlichen und geschäftlichen Verhältnisse zeichnen, um eine korrekte steuerliche Erfassung zu gewährleisten.

Ganz wichtig dabei ist die Bankverbindung. Im Fragebogen haben Sie die Option, zwischen „Personenerstattungen“ und „Betriebserstattungen“ zu unterscheiden (Punkt 1.5 Bankverbindung(en)). Diese Unterscheidung sollten Sie unbedingt vornehmen, denn dadurch können Sie Betriebserstattungen direkt auf Ihr Geschäftskontoverbuchen lassen – das ist übersichtlicher. So werden private und berufliche Einnahmen und Ausgaben nicht vermischt und das Finanzamt hat bei einer Betriebsprüfung keine Einsicht in Ihre privaten Finanzen.

In diesen Zeilen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung geht es beim Ausfüllen um Ihre Gründung bzw. um das neu gegründete Unternehmen. Hier machen Sie unter anderem Angaben zur Betriebsstätte. Wenn Sie Freiberufler sind und aus dem Homeoffice arbeiten, brauchen Sie zu „unternehmerische Betriebsstätten“ keine Angaben zu machen. Diese stimmen nämlich mit Ihrer Privatadresse überein.

Den BeginnIhrer selbstständigen Tätigkeit müssen Sie ebenfalls in diesem Abschnitt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Dabei handelt es sich um den Tag, an dem Sie den ersten Schritt für Ihr Unternehmen gemacht haben. Haben Sie also vor zwei Wochen Waren für Ihr Unternehmen eingekauft, ist das der Tag für den Beginn der Tätigkeit. Haben Sie vor sechs Wochen bereits Lagerräume gemietet, um Ihre Waren einzulagern, ist das entsprechende Datum der Beginn der Tätigkeit. Das Datum darf auch vor der Gewerbeanmeldung liegen.

Wenn Sie mehrere Betriebsstätten haben, müssen Sie diese im Abschnitt „2.3 Betriebsstätten“ separat angeben. Betriebsstätten sind unter anderem Verkaufsräume oder Werkstätten. Stellen Sie also ein Produkt an einem Ort her, verkaufen es aber an einem anderen, haben Sie zwei Betriebsstätten und müssen diese dementsprechend angeben. 

Im Fragebogen zur freiberuflichen Tätigkeit werden Sie zum Punkt „2.4 Handelsregistereintragung“ keine Angaben machen müssen, denn eine Eintragung brauchen Sie nicht. Vollziehen Sie die Neugründung des Unternehmens dagegen als Kaufmann, müssen Sie diesen Punkt beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ankreuzen. Haben Sie bereits eine Handelsregisternummer, geben Sie diese und das zuständige Registergericht an. Ansonsten kreuzen Sie an, dass der Eintrag ins Handelsregister geplant ist oder ein Antrag bereits gestellt wurde.

Beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung müssen Sie ebenfalls die Gründungsform angeben, also ob das Unternehmen neu gegründet, verlegt, übernommen oder mit einem anderen Unternehmen verschmolzen wurde. In den meisten Fällen handelt es sich um eine Neugründung. Dann müssen Sie nicht viel eintragen. In allen anderen Fällen müssen Sie alle abgefragten Daten zum anderen Unternehmen angeben, inklusive Steuernummer.

Falls es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Beteiligung an anderen Gesellschaften handelt, müssen diese Informationen ebenfalls im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angegeben und die entsprechenden Felder ausgefüllt werden. Sie haben innerhalb der letzten fünf Jahre bereits ein Unternehmen geführt oder waren selbstständig? Dann dürfen diese Angaben zu den bisherigen betrieblichen Verhältnissen im Abschnitt 2.6 nicht fehlen.

Die Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen (z. B. Einkommenssteuer und Gewerbesteuer) in dem nun folgenden Abschnitt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung sind für Sie als Unternehmer oder Freiberufler nicht mehr ganz so einfach auszufüllen wie die beiden vorausgegangenen. In diesen Zeilen geht es nämlich hauptsächlich darum, Ihre Einnahmen und Gewinne und somit auch Ihre Umsätze im ersten sowie im Folgejahr realistisch abzuschätzen. Aufgrund Ihrer Schätzung und Angaben, die Sie z. B. über das ELSTER Online-Portal abgeben, wird das Finanzamt nämlich die Höhe der Vorauszahlungen festsetzen.

Das gilt nicht nur für hauptberufliche Gründungen – auch wer ein Nebengewerbe anmeldet, sollte seine Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen sorgfältig machen, um spätere Nachzahlungen zu vermeiden. Auch beim Kleingewerbe sind die Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen wichtig – gerade zu Beginn hilft eine realistische Einschätzung der Umsätze.

Und das kann beachtliche Auswirkungen auf die Liquidität haben:

• Schätzen Sie die Höhe Ihrer Gewinne und Einnahmen nicht hoch genug ein, fallen Ihre Vorauszahlungen niedriger aus. Das bedeutet, dass Sie am Ende des Jahres mit einer saftigen Nachzahlung rechnen müssen.
• Liegen Sie mit Ihrer Schätzung dagegen weit über Ihren tatsächlichen Einkünften, kann auch das zu finanziellen Problemen führen. Dann ist die Vorauszahlung unter Umständen nämlich höher, als Sie finanziell stemmen können.

Bei der Schätzung Ihrer Umsätze sollten Sie auch mögliche Steuerabzüge und die voraussichtliche Höhe der Sonderausgaben berücksichtigen, um die Angaben beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung möglichst realistisch anzugeben.

Die Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen (wie Einkommensteuer oder Gewerbesteuer) sind für viele erklärungsbedürftig – nutzen Sie daher bei Unklarheiten unbedingt die „Hilfe zum Begriff anzeigen“-Funktion in ELSTER.

Dieser Abschnitt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist zwar recht kurz, sollte deshalb aber nicht leichtfertig ausgefüllt und beantwortet werden. Diese Zeilen befassen sich mit den Angaben zur Art der Gewinnermittlung – und auch die kann weitreichende Auswirkungen auf Ihre Selbstständigkeit haben.

Für Freiberufler bietet sich dabei in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) an, denn diese Form der Gewinnermittlung ist schneller und einfacher durchzuführen als die Bilanzierung. Firmieren Sie jedoch als Kaufmann nach HGB, müssen Sie bilanzieren. Zusätzlich zur Einkommensteuer müssen gewerbliche Unternehmer auch die Gewerbesteuer berücksichtigen, die basierend auf dem Gewinn des Unternehmens berechnet wird.

Auch dieser Abschnitt zu den Steuerabzugsbeträgen ist im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung recht schnell auszufüllen.  Viele Selbstständige fragen sich, was Steuerabzugsbeträge sind bzw. wen sie betreffen. In der Praxis gilt dies vor allem für Tätige im Baugewerbe. Diese können unter diesem Punkt beantragen, sich von Steuerabzügen freistellen zu lassen.

Dieser Abschnitt des steuerlichen Erfassungsbogens betrifft Sie nur dann, wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen – also Einkünfte aus nicht-selbständiger Arbeit bei anderen anfallen. In diesem Zusammenhang sind keine Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen für nicht-selbständige Arbeit erforderlich, da diese bereits über die Lohnsteuer abgegolten werden. In diesem Fall können Sie sich also in diesem Abschnitt für den passenden Anmeldezeitraum für die voraussichtlich zu zahlende Lohnsteuer entscheiden.

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen Sie dann die Felder ausfüllen, in welcher Betriebsstätte die zuvor angegebenen Mitarbeiter tätig sein werden.

Bei diesem Punkt des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung haben Sie als Geschäftsleitung die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung für Ihr Unternehmen zu beantragen. Das können Sie tun, wenn Sie im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 25.000 Euro erwirtschaftet haben und im laufenden Kalenderjahr vermutlich weniger als 100.000 Euro einnehmen werden. Die Regel zur Besteuerung als Kleinunternehmer kann erhebliche steuerliche Vorteile bieten und sollte sorgfältig geprüft werden.

Sollten Sie dagegen Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen, können Sie sich in diesem Abschnitt des Fragebogens außerdem zwischen Soll- und Ist-Versteuerung entscheiden. Wenn Sie gerade dabei sind, lohnt es sich zudem, sich über die verschiedenen Steuersätze zu informieren. Diese liegen entweder bei 19 % oder 7 %.

Wenn Sie Geschäftskontakte im Ausland haben, sollten Sie ebenfalls daran denken, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen. Diese brauchen Sie nämlich, wenn Sie Rechnungen ins Ausland stellen. Da die Beantragung der Umsatzsteuer-ID weder Nachteile hat noch etwas kostet, können Sie in dieser Zeile ein Häkchen setzen, wenn Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. So haben Sie die Nummer zur Hand, falls Sie in Zukunft ins Ausland expandieren.

Ist Ihr Unternehmen Organträger, müssen Sie das hier in Abschnitt „7.4 Organschaft“ angeben. Organträger bedeutet, dass Ihr Unternehmen die Muttergesellschaft anderer Organgesellschaften ist und Ihr Unternehmen somit die Umsatzsteuerlast für alle Tochtergesellschaften mitträgt.

Die One-Stop-Shop-Besteuerung ist für Sie interessant, wenn Sie Waren in andere EU-Länder verkaufen. Diese Art der Besteuerung soll den Umgang mit der Umsatzsteuer vereinfachen, da die Regelungen in allen Ländern unterschiedlich sind.