Laut Definition ist eine Betriebsprüfung schlicht eine Kontrolle, die vom Finanzamt im Außendienst durchgeführt wird und der Überprüfung der Buchführung steuerzahlender Personen und Firmen dient. Die Betriebsprüfung kommt hauptsächlich in Unternehmen sowie bei Freiberuflern und Selbstständigen zum Einsatz, in Ausnahmefällen auch bei Privatpersonen. Ziel ist die Bewertung der Verhältnisse der Steuerpflichtigen. Dabei unterliegt die Betriebsprüfung strengen Richtlinien, denn sie stellt einen schweren Eingriff in die Rechte der zu prüfenden Person dar.

Hierbei handelt es sich um eine allgemeine Verwaltungsvorschrift, welche die Regeln sowohl zur Organisation als auch zur Durchführung einer Betriebsprüfung beinhaltet (siehe § 193 Abs. 2 Abgabenordnung). Weiterhin finden sich darin Richtlinien für Außenprüfungen – insbesondere in Bezug auf die Ermessensvorschriften. Alle Bereiche der Betriebsprüfung sind gesetzlich durch die Betriebsprüfungsordnung geregelt.

(1) Eine Außenprüfung ist zulässig bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind und bei Steuerpflichtigen im Sinne des § 147a.

(2) Bei anderen als den in Absatz 1 bezeichneten Steuerpflichtigen ist eine Außenprüfung zulässig,

soweit sie die Verpflichtung dieser Steuerpflichtigen betrifft, für Rechnung eines anderen Steuern zu entrichten oder Steuern einzubehalten und abzuführen,
wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtsstelle nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist oder
wenn ein Steuerpflichtiger seinen Mitwirkungspflichten nach § 90 Absatz 2 Satz 3 nicht nachkommt.

Welche Unternehmen vom Finanzamt geprüft werden, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Der wichtigste Faktor für die Wahrscheinlichkeit (bzw. Häufigkeit) einer Betriebsprüfung sind jedoch die Größenklassen von Unternehmen. Wird ein Unternehmen im Finanzamt als Großbetrieb eingestuft, finden Außenprüfungen regelmäßig statt.

Einordnung eines Betriebs in die Größenklasse „Großbetrieb“ für die Großbetriebsprüfung

Handelsbetrieb

über 14 Mio. Euro Umsatz oder über 800.000 Euro steuerlicher Gewinn

Fertigungsbetrieb

über 12 Mio. Euro Umsatz oder über 950.000 Euro steuerlicher Gewinn

Freiberufler

über 5,6 Mio. Euro Umsatz oder über 700.000 Euro steuerlicher Gewinn

Anderer Leistungsbetrieb

über 14 Mio. Euro Umsatz oder über 1,2 Mio. Euro steuerlicher Gewinn

Die Sachbearbeiter des Finanzamts prüfen genau, welche Unternehmen für eine Betriebsprüfung infrage kommen. Dafür bedarf es eines konkreten Verdachtes, der die Prüfung rechtfertigt. Auch Unternehmen, die nicht als Großbetrieb beim Finanzamt erfasst sind, können aus den folgenden Gründen geprüft werden:

Auffälligkeit: Der Sachbearbeiter im Finanzamt, der Steuererklärungen bearbeitet, hat Zweifel an der Richtigkeit der erklärten Daten; oder bestimmte Sachverhalte sind so kompliziert, dass sie vom Schreibtisch aus nicht beurteilt werden können.
Zufallsprinzip: Einige Fälle landen auch per Zufallsprinzip auf dem Schreibtisch eines Betriebsprüfers. So möchte man erreichen, dass jedes Unternehmen – unabhängig von der Größenklasse – immer damit rechnen muss, geprüft zu werden.

Ist dein Unternehmen aufgrund der Umsätze und Gewinne nicht als Großbetrieb eingestuft, gibt es ein wichtiges Merkmal, das eine bevorstehende Betriebsprüfung ankündigen kann. Stehen nämlich sämtliche Bescheide unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO“ (in der Betreffzeile der Steuerbescheide zu finden), bereitet das Finanzamt häufig eine Prüfung vor. In der Regel werden dann drei zusammenhängende Jahre geprüft.

Sachbearbeiter des Finanzamtes prüfen sehr genau, welches Unternehmen für eine Betriebsprüfung infrage kommt. Hierfür muss ein konkreter Verdacht bestehen, der die Außenprüfung rechtfertigt. Eine Auffälligkeit in einem Jahr führt i. d. R. nicht gleich zu einer Prüfung. Häufen sich diese jedoch, ist Vorsicht geboten.

Hierzu zählen vor allem Unstimmigkeiten bei Umsatz, Gewinn und Kosten.
Wichtig ist auch, ob diese Zahlen zu den Vorjahreswerten passen und zu den Richtwerten für Betriebe der gleichen Größe und Branche.
Hohe Nachzahlungen bei vergangenen Betriebsprüfungen sowie ein Zuwachs des Vermögens ohne die erforderlichen Einnahmen oder starke Umsatzschwankungen ohne Grund lassen Sachbearbeiter ebenfalls aufhorchen.

Wie immer im Leben zählt auch der Gesamteindruck: Ordentliche Unterlagen und Belege machen einen guten Eindruck, ebenso wie eine übersichtliche Aufstellung der Zahlen, die einen Vergleich der Vorjahre einfach ermöglichen.

Oft vergessen wird, dass das Finanzamt eine Betriebsprüfung auch nach einer Geschäftsaufgabe oder einer Gewerbeabmeldung durchgeführt werden kann. Trotz Geschäftsaufgabe gibt es eventuell noch ausstehende Zahlungen. Es wird kontrolliert, ob auch wirklich alle Besteuerungen vorgenommen wurden. Selbst Erben müssen damit rechnen, dass das Finanzamt nach dem Tod des früheren Betriebsinhabers eine Betriebsprüfung für die Jahre durchführt, in denen er noch lebte.

Eine Betriebsprüfung muss dir keine schlaflosen Nächte bereiten. Wir zeigen dir in dieser Online-Schulung, wie du dich opti…

Im Normalfall kündigt der Betriebsprüfer den Besuch an. Ist es soweit, stellen sich zentrale Fragen. Wir haben die wichtigsten für dich zusammengefasst.

Mit einem Besuch durch das Finanzamt musst du immer rechnen: Das Finanzamt kann den Termin für eine Betriebsprüfung zu jeder Zeit festlegen. Die schriftliche Ankündigung in Form einer Prüfungsanordnung muss allerdings mit genügend Vorlaufzeit erfolgen, diese liegt in der Regel bei mindestens zwei Wochen. Der Rhythmus der Betriebsprüfungen richtet sich nach der Art und Größe des Unternehmens. Das gilt nicht nur für Finanzamtsprüfungen, sondern auch für die Sozialversicherungsprüfung, und wie oft solche Prüfungen stattfinden, hängt ebenfalls von verschiedenen Faktoren ab.

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Dauer einer Betriebsprüfung kann bei Kleinbetrieben lediglich 1 bis 2 Tage betragen. Die Zeit für eine Außenprüfung durch das Finanzamt bei großen Firmen erhöht sich natürlich. In diesen Fällen dauert sie oftmals einige Wochen.

Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird normalerweise der Zeitraum der letzten 3 zusammenhängenden Jahre geprüft. Der Prüfungszeitraum kann aber auch länger oder kürzer ausfallen (z. B. Prüfung der Jahre 2021 bis 2023 im Rahmen einer Betriebsprüfung, die 2026 beginnt). Allerdings darf der Prüfer nur die Jahre unter die Lupe nehmen, für die im Zeitpunkt des Erlasses der Prüfungsanordnung bereits Steuererklärungen beim Finanzamt eingegangen sind. Erlässt der Prüfer beispielsweise 2026 eine Prüfungsanordnung, und sind bisher nur die Jahre 2019 bis 2021 beim Finanzamt eingegangen, kann er auch nur diese Jahre prüfen. Der Prüfer darf mangels Erklärungseingang weder das Jahr 2022 mitprüfen, noch hat er das Recht, sich die laufende Buchhaltung des Jahres 2026 anzusehen.

Tipp: Eine Verlängerung des Prüfungszeitraums muss allerdings seitens der Prüfer durch eine Erweiterung der Prüfungsanordnung angekündigt werden. In der Regel erfolgt hierbei eine Spezifizierung auf einen bestimmten Sachverhalt oder einen Steuerprüfungszeitraum.

In der Prüfungsanordnung wird der Beginn der Prüfung an einem bestimmten Tag angekündigt. Bei Unternehmen mit der Betriebsgrößenklasse „Großbetrieb“ sollen zwischen Datum der Prüfungsanordnung und Beginn der Prüfung mindestens vier Wochen liegen. Das ist beabsichtigt, um dem Unternehmen etwas Zeit zu geben, die Buchhaltungsunterlagen für die Betriebsprüfung aufzubereiten. Kleineren Unternehmen (die nicht als Großbetrieb beim Finanzamt eingestuft sind) wird in der Regel eine Vorlaufzeit von zwei Wochen eingeräumt.

Achtung: Es kommt nicht selten bei einer Betriebsprüfung vor, dass Unterlagen verbrannt, vernichtet oder verloren sind und somit fehlen. In diesen Fällen musst du mit Sanktionen rechnen. Achte daher immer darauf, eine lückenlose Dokumentation vorzuweisen. Bei der Betriebsführung sollten also beispielsweise keine Kontoauszüge fehlen.

Bist du (oder dein Steuerberater) an dem in der Prüfungsanordnung vermerkten Prüfungsbeginn verhindert, teile dem Prüfer das am besten telefonisch mit und bitte ihn um einen Ausweichtermin. Sofern du die Betriebsprüfung nicht zu kurzfristig verschieben willst, wird das in der Regel kein Problem sein.

Viele Unternehmen stellen sich beim Ablauf die Frage, wie lange sie bei einer Betriebs- bzw. Steuerprüfung zurück geprüft werden können. Wie viele Jahre darf das Finanzamt rückwirkend kontrollieren? Im Allgemeinen gilt, dass Steueransprüche vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind, verjähren. Allerdings gibt es zahlreiche Umstände, die diese Verjährungsfrist hemmen. Dies kann z. B. der Beginn einer Betriebsprüfung oder der Antrag eines Steuerzahlers sein, die Betriebsprüfung auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen. Wird sie aus verwaltungsinternen Gründen des Finanzamtes verschoben, wird die Verjährung nicht gehemmt. Stellt der Prüfer eine Steuerhinterziehung fest, können die letzten zehn Jahre überprüft werden.

Bei einer Betriebsprüfung wird das Finanzamt bzw. der Betriebsprüfer (besonders in kleineren Unternehmen) meist alle Steuerarten prüfen, mit denen du als Unternehmer konfrontiert bist.

Umsatz- und Vorsteuer
Gewerbesteuer
Einkommensteuer
Lohnsteuer

Eine Ausnahme bildet die Lohnsteuerprüfung. Sie wird in aller Regel von einem auf Lohnsteuer spezialisierten Betriebsprüfer durchgeführt. In der Praxis wird immer häufiger auch die Grunderwerbsteuer beim Kauf einer Immobilie geprüft, weil es bei dieser Steuerart zahlreiche Fehlerquellen gibt. Achte darum ganz genau auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Nach der Betriebsprüfungsordnung soll die Betriebsprüfung in der Regel im Unternehmen stattfinden. Nur wenn du in deinem Unternehmen definitiv keinen Platz für den Prüfer hast (oder aus plausiblen Gründen überhaupt keine Zeit), sind zwei Alternativen denkbar:

Prüfung in der Kanzlei deines Steuerberaters. Vorteil: Der Steuerberater nimmt dir die Last der Betriebsprüfung durch das Finanzamt ab. Durch seine Erfahrungen mit Betriebsprüfern sicherlich nicht verkehrt. Nachteil: Die Betriebsprüfung beim Steuerberater ist meist kostspielig. Doch was kostet eine Betriebsprüfung? Die Kosten für einen Steuerberater variieren und sind abhängig vom Umfang sowie der Dauer der Prüfung. Die Beratungskosten, die auf dich zukommen, solltest du bei diesem Prüfungsort stets vorab vereinbaren.
Tipp: Es ist immer ratsam, Rückstellungen für eine Betriebsprüfung zu bilden. Bei der Berechnung der anfallenden Kosten kann dir dein Steuerberater helfen.
Prüfung im Finanzamt. Vorteil: Du bringst deine gesamten Buchhaltungsunterlagen ins Finanzamt und musst erst mal nur abwarten. Nachteil: Der Prüfer hat möglicherweise mehr Zeit zum Prüfen als bei dir vor Ort.

In jedem Fall gilt: Soll die Betriebsprüfung nicht in deiner Firma stattfinden, musst du die Gründe plausibel erläutern. Gerade bei Platzproblemen wird der Prüfer aber in der Regel kein Problem damit haben, einen anderen Prüfungsort zu akzeptieren.

Je nachdem, welchen Schwerpunkt das Finanzamt bei seinen Prüfungen setzt, hat es folgende Möglichkeiten:

Wie der Name schon sagt, beschränkt sich die Lohnsteuerprüfung ausschließlich auf die Lohnsteuer, die du für deine Mitarbeiter abgeführt hast. Ausführlichere Informationen findest du in unserem Beitrag über die Lohnsteuer-Außenprüfung.

Hierbei schaut sich der Prüfer des Finanzamts nur die korrekte Abführung der Umsatzsteuer und die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug an. Hier findest du weitere Informationen zur Umsatzsteuer.

Nach § 28 p SGB IV (Viertes Buch des Sozialgesetzbuches) kann auch die Rentenversicherung neben dem Finanzamt eine Betriebsprüfung veranlassen. Dabei wird die ordnungsgemäße Abführung folgender Beiträge von der Rentenversicherung in der Betriebsprüfung kontrolliert:

Sozialabgaben
Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung
Künstlersozialabgabe

Bei der Betriebsprüfung der deutschen Rentenversicherung werden zudem unter anderem folgende (eventuell fehlende) Unterlagen kontrolliert:

Entgeltunterlagen (z. B. Stundenzettel geringfügig Beschäftigter wie Minijobber etc.)
Beitragsabrechnungen
Beitragsnachweise
Meldungen
Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse

Eine Betriebsprüfung durch die deutsche Rentenversicherung kann übrigens auch nach Geschäftsaufgabe erfolgen, allerdings gibt es eine Verjährung von vier Jahren.

Überblick der wichtigsten Arten von Betriebsprüfungen

Unternehmen, die am Außenwirtschaftsverkehr teilnehmen, werden von Zollbehörden regelmäßig überprüft. Dabei werden nicht nur die Abgabenhöhen für Zölle und Verbrauchsteuern kontrolliert, sondern auch die Einhaltung anderer Außenhandelsvorschriften. Näheres haben wir dir in unserem Artikel „Betriebsprüfung durch den Zoll“ zusammengefasst.

Bei der seit 2018 neu eingeführten Kassen-Nachschau, können Prüfer des Finanzamtes unangekündigt zu einer Überprüfung der steuerlichen Kassenführung in das Unternehmen kommen. Dieses Vorgehen soll Kassenmanipulationen eindämmen.

Bei der Umsatzsteuerprüfung erscheint der Prüfer ebenfalls als „Überraschungsgast“ und nimmt die Unterlagen zu allen umsatzsteuerlichen Vorgängen unter die Lupe. Weiterführende Informationen zum Thema Umsatzsteuer-Nachschau haben wir in einem separaten Artikel für dich zusammengefasst:

Was bei der Umsatzsteuer-Nachschau wichtig ist und wie du immer gut vorbereitet bist. Jetzt hier informieren.

Eine Prüfungsanordnung ist ein Verwaltungsakt, gegen den du theoretisch innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe mit einem Einspruch vorgehen kannst. Nur bei der Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- und Kassen-Nachschau setzen die Prüfer auf das Überraschungsmoment, melden ihren Besuch weder telefonisch noch schriftlich an und geben dir so auch nicht die Möglichkeit, deine steuerlichen Unterlagen aufzubereiten.

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Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) für die Prüfungen der Rentenversicherung verpflichtend. Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Daten zur Entgeltabrechnung seitdem elektronisch an den Prüfenden übermittelt werden müssen. Obwohl das Verfahren bereits seit 2014 freiwillig genutzt werden konnte, ist es nun bindend. Unternehmen ohne geeignete Voraussetzungen (z. B. ein elektronisches Entgeltabrechnungsprogramm) können jedoch mittels eines formlosen Antrags eine Befreiung von der euBP bis maximal Ende 2026 erwirken.

Die euBP der Rentenversicherung läuft prinzipiell wie eine normale Betriebsprüfung ab, mit dem entscheidenden Unterschied, dass bestimmte Daten elektronisch übermittelt werden. Dazu zählen unter anderem Unterlagen zur Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers, zu erstattenden Meldungen, zum versicherungsrechtlichen Status im Rahmen einer Arbeitnehmerentsendung sowie zur Zugehörigkeit der Krankenkasse. Die elektronische Übermittlung beschleunigt den Prüfprozess erheblich und kann sogar dazu führen, dass eine Prüfung vor Ort entfällt, sofern sich aus den übermittelten Daten keine weiteren Prüfungsaspekte ergeben. Beachte, dass Unterlagen zur Finanzbuchhaltung nicht zwingend elektronisch übermittelt werden müssen, dies aber sinnvoll sein kann, um die Wahrscheinlichkeit einer Vor-Ort-Prüfung zu minimieren.

Um eine reibungslose elektronische Übermittlung zu gewährleisten, solltest du folgende Punkte beachten, da der Betriebsprüfer eine spezielle Software zum Auslesen der Daten nutzt:

Reiche jedes Dokument einzeln ein, nicht zusammengefasst in einem Dokument.
Stelle sicher, dass die Daten orts- und systemunabhängig aufgerufen werden können.
Datensätze der Krankenkasse müssen im von der Krankenkasse übermittelten Format gesendet werden. Für alle anderen Dokumente sind PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF als Formate erlaubt.
Der Dateiname darf eine Zeichenbegrenzung von 64 Zeichen nicht überschreiten und keine Sonderzeichen, Leerzeichen, Kommas, Punkte, ß sowie Umlaute enthalten.

Nimm frühzeitig Kontakt zu deinem Softwarehersteller auf. Dieser kann die notwendigen Voraussetzungen für eine problemlose Datenübermittlung an den Prüfer schaffen.

Seit dem 1.1.2023 ist die euBP Pflicht. Das musst du dazu wissen.

Im Gegensatz zu großen Unternehmen und Konzernen haben Kleinunternehmen und Selbstständige ohne Mitarbeiter mit angemeldetem Kleingewerbe den Vorteil, dass sie nicht turnusmäßig mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen. Solch eine regelmäßige Überprüfung ordnet das Finanzamt bei ihnen nicht an.

Tatsächlich werden pro Jahr nur etwa 10 % bis 20 % der Kleinunternehmer nach dem Zufallsprinzip für eine Steuerprüfung ausgewählt. Prinzipiell kann aber jeder Selbstständige davon betroffen sein. Häufig kommt es auch dann zur Betriebsprüfung, wenn das Finanzamt gute Gründe dafür sieht. Beispielsweise weil du die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) nicht eingehalten hast.

Eine Betriebsprüfung des Finanzamts kann in drei Phasen unterteilt werden. In jeder dieser Ablauf-Phasen hast du besondere Rechte und Pflichten.

Bis zum Eingehen der Prüfungsanordnung kannst du noch Selbstanzeige einreichen. Vorteil der Selbstanzeige: Du zahlst die Steuern und gegebenenfalls einen Zuschlag nach, bleibst dafür aber straffrei.

Damit das Finanzamt bei einer Selbstanzeige Straffreiheit gewährt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Du solltest daher unbedingt einen Steuerberater einschalten. Andernfalls droht wegen formaler Fehler der Verlust der Straffreiheit.

In der Prüfungsanordnung wird neben dem Prüfungszeitraum (meist drei Jahre) auch der Beginn der Betriebsprüfung und der Ort festgelegt, an dem der Prüfer die Buchhaltungsunterlagen während der Betriebsprüfung unter die Lupe nimmt. Bist du mit einzelnen Punkten der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, kannst du Einspruch einlegen. Dabei solltest du folgendermaßen vorgehen:

Lege nicht sofort Einspruch ein. Das vergiftet die Stimmung bereits im Vorfeld und dürfte zu einer sehr strengen, kleinlichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt führen. Erkläre dem Prüfer zunächst deine Bedenken oder Änderungswünsche telefonisch.
Bitte schriftlich um Verschiebung des Termins für die Betriebsprüfung. Begründe diese Bitte (z. B. Urlaub des Buchhalters oder des Steuerberaters, Großauftrag muss abgewickelt werden etc.).
Hast du in der Firma keinen Arbeitsplatz für den Prüfer, kann die Betriebsprüfung auch beim Steuerberater bzw. der Steuerberaterin oder im Finanzamt stattfinden. Auch hier sollte der Antrag auf Änderung des Prüfungsorts schriftlich begründet werden.

Lege fest, wer Auskünfte erteilen darf und lass dir die Feststellungen schriftlich mitteilen. Für den in der Prüfungsanordnung festgelegten Prüfungszeitraum solltest du vor dem Erscheinen des Betriebsprüfers die Buchhaltungsunterlagen so sortieren, dass der Prüfer angeforderte Rechnungen, Verträge oder andere steuerliche Unterlagen schnell erhalten kann. Der Grund: Findest du die angeforderten Unterlagen vor der Betriebsprüfung gar nicht oder nicht zeitnah, hat das für dich eventuell folgende Konsequenzen:

Der Prüfer kürzt den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
Der Prüfer schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz bestimmte Beträge dazu.
Der Prüfer setzt ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro fest. Nachteil: Sogar, wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld unverändert bestehen.

Fordere eine Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung und versuche, im Fall von unterschiedlichen Auffassungen einen Kompromiss zu finden. Die Höhe der Steuernachzahlungen ist oftmals verhandelbar.

Seit dem 01.01.2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung verpflichtend. Erfahre in dieser Online-Schulung, wel…

In der Prüfungsanordnung, die dir vor dem Besuch des Finanzamts per Post zugeschickt wird, findest du folgende Angaben:

Die Prüfungsanordnung bedarf der Schriftform und enthält im Wesentlichen folgende Angaben:

Umfang der Betriebsprüfung: Angabe zu den zu prüfenden Steuerarten
Prüfungszeitraum: meist drei zusammenhängende Jahre
Ort der Prüfung: meist beim Unternehmen
Prüfungsbeginn
Name des Prüfers

Bist du mit einzelnen Teilen der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, kannst du dagegen theoretisch formalen Einspruch gegen die Prüfungsanordnung einlegen. Die Betonung liegt auf „theoretisch“, denn wenn schon vor dem Beginn der Prüfung schlechte Stimmung herrscht, ist das nicht in deinem Sinne. Es droht eine kleinliche und nicht mehr objektive Prüfungsatmosphäre. Deshalb ist es besser, die Punkte offen anzusprechen, die dich stören.

Du vereinbarst mit dem Prüfer telefonisch, dass er aus Platz- und organisatorischen Gründen bei deiner Steuerberatung prüfen soll. In der Prüfungsanordnung besteht der Prüfer jedoch auf eine Betriebsprüfung vor Ort bei dir in der Firma. In diesem Fall ist es ratsam, das Gespräch mit dem Vorgesetzten des Prüfers zu suchen, plausible Gründe für eine Prüfung in den Räumlichkeiten bei der Steuerberatung zu nennen und eine formlose Änderung der Prüfungsanordnung zu beantragen. Bei einem formalen Einspruch muss der Prüfer dagegen eine Stellungnahme schreiben und hat einen erheblichen bürokratischen Aufwand.

Kompliziert wird es, wenn du mit dem Prüfer des Finanzamts nicht einverstanden bist. Du hast zwar keine formale Möglichkeit, den angesetzten Prüfer abzulehnen. Wenn es allerdings in der Vergangenheit bereits Vorfälle gegeben hat oder wenn der Prüfer z.B. mit einem deiner Konkurrenten verwandt ist, solltest du aktiv werden. In diesem Fall wendest du dich am besten schriftlich an den Leiter oder die Leiterin der Betriebsprüfungsstelle und schilderst du diesem sachlich deine Bedenken. Die Leitung wird meist Fingerspitzengefühl beweisen und einen anderen Prüfer beauftragen.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung spielt die sogenannte Verfahrensdokumentation eine zentrale Rolle. Dabei geht es um die lückenlose Beschreibung aller Abläufe, mit denen steuerlich relevante Daten in einem Unternehmen verarbeitet, archiviert und gesichert werden – insbesondere im digitalen Umfeld. Ob Rechnungsstellung, Buchhaltung oder Aufbewahrung: All diese Prozesse müssen nachvollziehbar und prüfbar dokumentiert sein. Wichtig ist dabei: Die Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – sie betrifft Selbstständige ohne Mitarbeiter genauso wie kleine und mittlere Betriebe. Wer hier unvorbereitet ist, riskiert im Ernstfall Nachfragen oder Beanstandungen durch das Finanzamt. Online findest du zur ersten Orientierung auch Verfahrensdokumentations-Muster.

Im Prüfungsalltag stellen Finanzbeamte häufig sehr konkrete Fragen zur praktischen Umsetzung der Buchführung. Typische Beispiele sind:

Wie genau werden Papierrechnungen digitalisiert?
Wo und wie lange werden digitale Belege gespeichert?
Welche Software wird eingesetzt – und ist deren Einsatz dokumentiert?

Mit einer sauberen Verfahrensdokumentation kannst du solche Fragen nicht nur souverän beantworten, sondern belegst auch, dass du die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) ernst nimmst. Eine gute Vorbereitung macht hier den entscheidenden Unterschied – und sorgt dafür, dass die Betriebsprüfung ohne unnötige Reibungspunkte verläuft.

Behandle den Prüfer während der Betriebsprüfung mit Respekt – wie einen Kunden auch. Bleib immer sachlich, auch wenn du wegen möglicher Steuerzahlungen einen Groll auf das Finanzamt hast.

Zu Beginn der Betriebsprüfung solltest du zusammen mit deiner Steuerberatung ein kurzes Einführungsgespräch führen. Die Anwesenheit des Steuerberaters ist empfehlenswert, weil dieser den Small Talk zu Beginn der Prüfung auf einer sachlichen Ebene halten kann.

Ohne Anwesenheit desselben drohen persönliche Fragen zu Urlaub, Hobbys oder zur Familie. Genau diese scheinbar unverfänglichen Fragen sind bereits Teil der Betriebsprüfung und können schlimmstenfalls gegen dich verwendet werden (die Geschäftsreise war ein privater Urlaub, der teure Firmenwagen ist dein Hobby und deine Frau oder dein Mann hat angesichts ihrer familiären Verpflichtungen gar keine Zeit, tatsächlich im Unternehmen mitzuarbeiten).

Während der eigentlichen Betriebsprüfung empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Nenne dem Betriebsprüfer die ausgewählten Ansprechpartner. Und nur an diese darf er sich mit Fragen wenden. Stell das unmissverständlich gleich zu Beginn der Prüfung klar.
Bitte darum, dass alle Anfragen schriftlich gestellt werden.
Der Ansprechpartner (z. B. Buchhalter) sollte die Anfragen des Prüfers an die Steuerberatung schicken und sich mit dieser abstimmen (worum es genau geht, welche Unterlagen vorzulegen sind etc.).

Die angeforderten Unterlagen sollten zügig vorgelegt werden. Lässt du den Prüfer zu lange warten, beschäftigt er sich vielleicht aus „Langeweile“ mit anderen Prüfungsfeldern – und entdeckt eventuell Unstimmigkeiten, die sonst gar nicht aufgefallen wären.

Am Tag der Betriebsprüfung ist es entscheidend, dass alle nötigen Unterlagen vorliegen. Leider kannst du auch von einer Prüfung überrascht werden. Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- oder Kassen-Nachschauen werden nicht angekündigt. Folgende Unterlagen müssen hier unmittelbar nach dem Erscheinen des Prüfers vorgelegt werden:

Import- / Exportbelege; USt-ID-Nummern der Geschäftspartner sowie deren Bestätigungen Eingangsrechnungen, Voranmeldungen, Buchungen

Datenexport der Kassendaten, Datenbeschreibungen, Steuerschlüssel, Programmierprotokolle, Verfahrensdokumentationen

Damit du bei der Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen erlebst, haben wir eine Checkliste zur Vorbereitung der Betriebsprüfung für dich erstellt.

Natürlich hat auch der Prüfer des Finanzamts während der Betriebsprüfung bestimmte Rechte und Pflichten. Folgende Rechte kann er durchsetzen:

Er entscheidet, welche Zeiträume (nur abgeschlossene Geschäftsjahre) und welche Steuerarten geprüft werden. Diese Informationen teilt er in der schriftlichen Prüfungsanordnung mit.
Er hat das Recht, Stellungnahmen, Unterlagen und den Zugriff auf die EDV-Buchhaltung anzufordern. Spielst du nicht mit, musst du mit Sanktionen rechnen (Verzögerungsgeld, Schätzung nach Aktenlage).
Der Prüfer hat auch Pflichten: Er darf nur die in der Prüfungsanordnung aufgeführten Steuerjahre und Steuerarten überprüfen. Wenn du ihm bestimmte Ansprechpartner nennst, darf er sich nicht an andere Personen mit seinen Fragen wenden. Der Prüfer unterliegt zudem dem Steuergeheimnis. Er darf niemanden erzählen, was er während der Prüfung gesehen und gehört hat.

Du hast während einer laufenden Betriebsprüfung durch das Finanzamt Rechte und Pflichten. Insbesondere die Folgenden solltest du kennen – und dein Recht gegebenenfalls durchsetzen:

Grundsätzliche Mitwirkungspflicht: Die wichtigste Pflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung ist für dich als Unternehmer die Mitwirkungspflicht. Du musst dem Prüfer des Finanzamts Antworten auf seine Fragen geben, einen Zugriff auf die Buchhaltung gewähren und Belege heraussuchen.
Zutritt/Belegvorlage: Der Betriebsprüfer hat keine Zutritts- oder Durchsuchungsrechte. Er kann also keinen Zutritt (z. B. zu bestimmten Räumen) erzwingen oder ohne deine Erlaubnis Belege einsehen. Ausnahme: Nur bei einer Steuerfahndungsprüfung können sich die Fahnder gegen deinen Willen Zutritt zu den Firmenräumen und -unterlagen verschaffen.
Auskunft: Stellt der Prüfer eine Frage, kannst du entscheiden, wer die Frage beantwortet. Empfehlenswert ist es, die Fragen direkt an die Steuerberatung weiterzuleiten, die dem Prüfer dann Rede und Antwort steht.
Unterbrechung: Du kannst die Prüfung unterbrechen – beispielsweise, wenn eine wichtige Auskunftsperson (Buchhalter) ausfällt oder der Steuerberater krank wird. Bleibt die Unterbrechung eine Ausnahme aus plausiblen Gründen, wird der Prüfer dies akzeptieren und keine negativen Schlüsse ziehen.
Daten-CDs: Der Prüfer muss nach Beendigung der Betriebsprüfung die ggfs. ausgehändigten Buchhaltungs-CDs oder andere Datenträger wieder zurückgeben.

Betriebsprüfung Finanzamt: Besondere Geschäftsvorfälle im Fokus. Schwerpunkte in Gastronomie, Heilberufen, Kfz-Handel erklärt.

Das Gesetz sieht 3 Möglichkeiten des Datenzugriffs vor: Z1, Z2 und Z3.

Beim Z1-Zugriff stellt das Unternehmen dem Prüfer einen PC bzw. ein Terminal zum Datenzugriff auf die Firmendaten zur Verfügung. Der Steuerprüfer selbst greift dann auf Daten zu und nimmt gegebenenfalls den Datenexport selbst vor. Hier muss sichergestellt werden, dass der Zugriff nur auf das Archivsystem freigegeben wird; (Fehl-) Eingriffe in das Produktivsystem sollten ausgeschlossen werden.
Die abgeschwächte Form ist der Z2-Zugriff. Hier benennt die Firma einen Mitarbeiter, der die Datenanforderungen des Steuerprüfers während der Betriebsprüfung umsetzt, Aufstellungen fertigt und die Exporte erledigt.
Beim Z3-Zugriff stellt das Unternehmen den Datenexport auf einem separaten Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung. Notwendig sind hier eine Datensatzbeschreibung (z. B. in einer „Index-xml“-Datei) und der Export in ein Datenformat, welches die maschinelle Auswertbarkeit (Sortieren, Filtern, s.o.) nicht einschränkt. Reine PDF-Formate sind hier in der Regel nicht ausreichend.

Stehen Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- oder Kassenprüfer des Finanzamts unangekündigt zu einer Nachschau vor der Tür, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

Lass dir bei der Ankunft des Prüfers seinen Prüferausweis zeigen.
Notiere den Namen des Prüfers und die Anschrift des Finanzamts.
Informiere deinen Steuerberater und bitte ihn, diese Lohnsteuer-, Umsatzsteuer oder Kassen-Nachschau zu betreuen.
Bitte den Prüfer zu warten, bis dein Steuerberater eintrifft. Der Prüfer hat keine Durchsuchungsbefugnis. Er bekommt nur das zu sehen, was du oder deine Steuerberatung ihm während der Betriebsprüfung vorlegst.
Kopiere die Unterlagen, die der Prüfer im Rahmen der Nachschau anfordert, und lass ihn nicht eigenständig Unterlagen einsehen oder kopieren.

Eine Umsatzsteuer-, Lohnsteuer oder Kassen-Nachschau wird regelmäßig durchgeführt, weil das Finanzamt einen Verdacht auf steuerliche Unregelmäßigkeiten hat. Deshalb ist es dringend empfehlenswert, dass du hier deine Steuerberatung einschaltest. Die Nachschau wird meist nur ein paar Stunden dauern, weil der Prüfer nur ganz bestimmte Unterlagen zu einem ganz bestimmten Sachverhalt einsehen möchte und dann wieder geht.

To-do-Liste für jede Betriebsprüfung

Termin mit Steuerberatung vereinbaren, dass diese zum Beginn der Prüfung anwesend ist und das Eröffnungsgespräch leitet
Auswahl der Ansprechpartner für den Prüfer während der Betriebsprüfung
Mündliche Unterweisung aller anderen Mitarbeiter, dass diese keine Fragen des Prüfers beantworten dürfen
Räumlichkeiten in der Firma für die Prüfungsdauer festlegen
Schriftliche Mitteilung an den Prüfer mit Benennung der Auskunftspersonen
Schriftliche Bitte an den Prüfer, Anfragen nur schriftlich zu formulieren und einer bestimmten Auskunftsperson auszuhändigen
Festlegung der Person, die das Heraussuchen der Unterlagen bzw. die Beantwortung der Anfragen koordiniert; diese Person vor der Betriebsprüfung entsprechend unterweisen
Regelmäßige Bitte an den Prüfer, bereits vorhandene Prüfungsfeststellungen mit Begründung und gesetzlichen Fundstellen schriftlich vorzulegen
Diskussion mit Steuerberatung zu den Prüfungsfeststellungen und Suche nach Gegenargumenten oder entlastenden Unterlagen

Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, solltest du eine Schlussbesprechung mit Abschlussbericht bzw. Betriebsprüfungsbericht beantragen. Das ist aus folgenden Gründen sinnvoll:

An der Schlussbesprechung sollte auch der Vorgesetzte des Prüfers teilnehmen. Dieser ist häufig an einem schnellen Ende der Betriebsprüfung interessiert und deshalb meist Kompromissen gegenüber aufgeschlossener als der Prüfer.
In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen) neu aufgerollt und abschließend diskutiert.
In der Schlussbesprechung kann der Steuerberater sein können zeigen und seine Erfahrungen ausspielen und manche Feststellungen mit gezielten Argumenten zu Fall bringen.

Eine Betriebsprüfung ohne Schlussbesprechung ist nicht zu empfehlen, da du dann keinerlei Einfluss auf das Ergebnis nehmen kannst und von den Inhalten überrascht wirst. Rechtzeitig vor der Schlussbesprechung solltest du den Prüfer bitten, dir seine Feststellungen schriftlich mit Fundstelle und Höhe der Steuernachzahlung mindestens eine Woche vor der Schlussbesprechung mitzuteilen. So hast du Zeit, dich gemeinsam mit deiner Steuerberatung vorzubereiten. Diese Zeit solltest du nutzen, um Argumente und Unterlagen bereitzustellen, mit denen du eventuell drohende Steuernachzahlungen minderst.

Ein mögliches Vorgehen ist: du drohst in der Schlussbesprechung damit, gegen sämtliche strittige Feststellungen mit einem Einspruch vorzugehen. Alternativ verzichtest du auf einen Einspruch, wenn der Prüfer einen Teil der strittigen Feststellungen fallen lässt. Da der Prüfer nach Abschluss der Betriebsprüfung eigentlich keine Zeit mehr hat, Stellungnahmen zu schreiben und sich mit neuen Argumenten auseinanderzusetzen, wird er meist für einen Kompromiss ohne Einspruch aufgeschlossen sein.

Auch wenn du in der Schlussbesprechung mit dem Prüfer eine Einigung erzielt hast, bist du an diesen Handschlag nicht gebunden. Findest du nach Eingang der geänderten Steuerbescheide bisher verloren geglaubte Belege oder hast du deine Meinung geändert, kannst du Einspruch einlegen und den Fall neu aufrollen.

Verdacht auf Steuerbetrug? Finanzamt führt Betriebsprüfung durch, Schlussbesprechung inklusive. Wie optimal nutzen? Mehr hier.

Kann der Steuerprüfer nach einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt fehlende Steuerbeiträge nachweisen, wird eine Nachzahlung fällig. Diese umfasst neben dem eigentlichen Fehlbetrag auch Zinsen. Der Zinslauf beginnt in der Regel 15 Monate nach dem Entstehen der Steuerschuld und der Zinssatz beträgt für Zinszeiträume ab 2019 0,15 % pro Kalendermonat (bis Ende 2018: 0,5 %). Stellt sich die Buchführung als fehlerhaft oder unzureichend heraus oder wird gar Steuerbetrug entdeckt, droht eine Geld- oder in schweren Fällen eine Freiheitsstrafe. Die Strafen richten sich nach der Höhe des Steuerschadens.

Fehler in der Buchhaltung können außerdem zu Hinzuschätzungen führen, die meist mit erheblichen Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen einhergehen. Für Schätzungen bei einer Betriebsprüfung spielen z. B. formelle Verstöße gegen die GoBD eine Rolle, das Fehlen bestimmter Aufzeichnungen oder die Weigerung des Unternehmens zur Mitarbeit bei der Klärung von Fragen und Problemen. Schätzungen fallen oft zu hoch aus. Daher ist es ratsam, alles beisammenzuhaben.

Gerade kleine Unternehmen können bei einer Betriebsprüfung ins Straucheln geraten, wenn eine hohe Nachzahlung auf sie zukommt. Eine Stundung ist aber möglich. Stelle einen schriftlichen Antrag und begründe ausführlich, warum du einen Stundungsplan benötigst. Der Stundungsantrag ist jedoch bei der Finanzkasse zu stellen und nicht beim Betriebsprüfer.

Viele Unternehmen nehmen das Thema Steuern bewusst oder unbewusst nicht ganz so ernst. Doch das kann fatale Auswirkungen haben. Denn deckt das Finanzamt im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder einer Nachschau Fehler oder Vergehen auf, die zu hohen Steuernachzahlungen, Nachzahlungszinsen oder sogar zu zivilrechtlichen Strafzahlungen führen, kann das zu existenzbedrohlichen finanziellen Engpässen führen. Wir haben hinter die Kulissen der Finanzämter geschaut und die Methoden, Tricks und Praktiken während einer Betriebsprüfung zusammengestellt.

Meldet sich der Prüfer des Finanzamts an, ist das Nachschreiben von Fahrtenbüchern keine Seltenheit. Achtung: Die Hersteller von Papier-Fahrtenbüchern verwenden jedes Jahr neue Deckblätter. Die Prüfer sind darüber im Bilde und erkennen, wenn sie hinters Licht geführt werden.
Folge: Sie stufen das Fahrtenbuch als unwirksam ein, weil es nicht zeitnah geführt wurde.

Mit einem elektronischen Fahrtenbuch sparst du dir nicht nur die ganze Schreibarbeit. Wenn das Tool vom Finanzamt akzeptiert ist wie z. B. Lexware elektronisches Fahrtenbuch, kannst du auch sicher sein, dass du allen Anforderungen der Behörde gerecht wirst.

Bietet ein Händler Ware über Online-Portale und Internet-Auktionshäuser an, wird das Finanzamt bei Unstimmigkeiten während der Betriebsprüfung Auskunftsersuchen an die Betreiber dieser Portale stellen. Auf diese Weise erhält der Betriebsprüfer alle notwendigen Informationen zu den Erlösen des Händlers. Doch nicht nur Händler sind hier im Visier des Finanzamts. Auch Handwerker, die ihre Leistungen beispielsweise über Online-Portale anbieten oder versteigern, müssen damit rechnen, dass das Finanzamt die aufgezeichneten Betriebseinnahmen mit den Daten aus Auskunftsersuchen abgleicht. Der Bundesfinanzhof hat es erlaubt, dass Finanzämter Sammelauskunftsverfahren an Betreiber von Online-Handelsplattformen wie zum Beispiel eBay stellen dürfen.

Wenn du sichergehen willst, dass der Betriebsprüfer nicht länger bleibt als unbedingt nötig – dann erleichterst du ihm die Arbeit. Das ist weniger widersprüchlich als es sich zunächst anhört. Ein Beispiel: Wenn der Prüfer sich deine archivierten Rechnungen und andere Buchhaltungs-Belege anschaut, beurteilt er zumindest unbewusst immer auch deine Prozesse und die allgemeine Sorgfalt, mit der in deinem Unternehmen gearbeitet wird. Wenn du also ein Zettelchaos während der Betriebsprüfung präsentierst, und er in mühevoller Kleinstarbeit Beträge und Belege zuordnen muss, wird das vermutlich eher für Misstrauen sorgen. Findet er die gesuchten Dokumente dagegen auf Knopfdruck, reduziert das nicht nur die Zeit, die für die Prüfung benötigt wird. Der Prüfer wird auch viel eher bereit sein, die Prüfung abzuschließen.

Mit Lexware archivierung bist du bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite, denn mit dem Archivierungsprogramm archivierst du alle buchungsrelevanten Dokumente wie Verträge, Belege oder Rechnungen revisionssicher. Das bedeutet, dass alle Änderungen dokumentiert werden und das Programm automatisch eine „Versionierung“ deiner Dateien vornimmt. Die Ursprungsdatei bleibt erhalten und du kannst bei der Betriebsprüfung jederzeit eine lückenlose Archivierung vorweisen.

Wenn ein Betriebsprüfer den Verdacht hat, dass ein Online-Händler in den vergangenen Jahren bestimmte Waren über einen Online-Shop angeboten hat, die korrespondierenden Einnahmen aber nicht aufgezeichnet wurden, ist leugnen meist zwecklos. Denn das Finanzamt kann eine digitale Betriebsprüfung durchführen und prüfen, wie der Online-Shop vor einigen Jahren ausgesehen hat. Möglich macht dies das Online-Portal archive.org. Dort werden Online-Portale aus aller Welt zu bestimmten Terminen ungefragt gescannt – und jeder kann mit Angabe der Domain nachsehen, wie eine Website zu einem früheren Zeitpunkt ausgesehen, oder welche Produkte ein Online-Shop angeboten hat.

Unternehmen, die nicht möchten, dass ihre Portale gescannt und für jedermann noch Jahrzehnte einsehbar sind, sollten bei archive.org einen schriftlichen Antrag stellen und der Archivierung widersprechen. Somit ist eine elektronische Betriebsprüfung nicht möglich.

Was tun bei einer Betriebsprüfung?

§ 193 Zulässigkeit einer Außenprüfung

Achte auf die Betreffzeile deiner Steuerbescheide

Eine Betriebsprüfung ist auch nach Geschäftsaufgabe möglich

Häufigkeit: Wann und wie oft findet eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt statt?

Dauer: Wie lange dauert eine Steuerprüfung bzw. Betriebsprüfung?

Zeitraum: Welche Zeiträume werden geprüft?

Beginn: Wie viel Vorlaufzeit gibt es?

Verjährung: Wie lange kann man rückwirkend geprüft werden?

Umfang: Was wird bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt geprüft?

Ort: Wo findet die Betriebsprüfung statt?

Bei den ersten vier Prüfungsvarianten muss sich der Prüfer vorab schriftlich ankündigen

Ein Beispiel: zum Umgang mit abweichendem Prüfungsort:

Umsatzsteuer-Nachschau

Kassen-Nachschau

Verabrede mit deiner Steuerberatung eine Strategie für die Schlussbesprechung

Beantrage bei hohen Nachzahlungen eine Stundung

Nutze ein elektronisches Fahrtenbuch

Geh bei der Archivierung auf Nummer sicher

Widersprich der Archivierung

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