Das One-Stop-Shop-Verfahren: Das musst du über die neue Regelung wissen

Was genau ist überhaupt ein One Stop Shop? Als Weiterentwicklung des Mini-One-Stop-Shop (MOSS) Verfahrens hat die EU am 1. April 2021 das One-Stop-Shop (OSS) Verfahren eingeführt. Es ist Teil des Mehrwertsteuer-Digitalpakets.

Das OSS-Verfahren erlaubt es Händlern, Waren und Dienstleistungen, die sie in Drittländer an Privatpersonen liefern und die eine Umsatzschwelle von 10.000 Euro überschreiten, in ihrem Sitzland zu melden und dort die Umsatzsteuer abzuführen. Das geschieht über das OSS-Portal, das die Umsatzsteuer aller Fernverkäufe auf die jeweiligen Staaten verteilt.

Auf Deutsch bedeutet One Stop Shop so viel wie einzige Anlaufstelle und findet auch im allgemeinen Sprachgebrauch Anwendung: Damit werden zentrale Stellen beschrieben, die sämtliche bürokratische Schritte vereinen.

Die One-Stop-Shop-Regelung hat besonders für Online-Händler große Auswirkungen. Solltest du dir noch unsicher sein, ob du das OSS-Verfahren für dein Unternehmen nutzen sollst, sind hier die bedeutendsten Vorteile zusammengefasst:

• Du kannst zulässige Umsätze in einem Portal gebündelt anmelden und die beim One Stop Shop anfallende Umsatzsteuer mit einer einzigen Zahlung begleichen.
• Die einheitliche Lieferschwelle für alle EU-Mitgliedstaaten von 10.000 Euro und einheitliche Abgabefristen verringern den bürokratischen Aufwand.
• Es ist keine Umsatzsteuerregistrierung im Empfängerland für Verkäufe ins EU-Ausland nötig.
• Wenn du bereits das MOSS-Verfahren nutzt, musst du dich nicht erneut für OSS registrieren, sondern nimmst automatisch daran teil.
• Wenn du kein Lager im Ausland hast, ist das One-Stop-Shop-Verfahren besonders vorteilhaft für dich.
• Die Pflicht zur Rechnungsstellung beim OSS-Verfahren entfällt. Dies soll als Anreiz dienen, das Verfahren zu verwenden. Wenn du also grenzüberschreitende Verkäufe im One-Stop-Shop-Verfahren anmeldest, bspw. wenn du als Fashion-Onlineshop Kleidung an Kunden in Frankreich schickst, musst du keine Rechnung mehr an deine Kunden ausstellen.

Aber auch für die Behörden und EU-Mitgliedstaaten bietet dieses Verfahren einen entscheidenden Vorteil: Es soll die Kommunikation zwischen ihnen vereinfachen und infolgedessen den Steuerbetrug von Unternehmen minimieren.

Für dich als Händler ist die Teilnahme am One-Stop-Shop-Verfahren freiwillig. Folgendes ist dabei gemäß des One-Stop-Shop-Prinzips zu beachten:

• Du hast weiterhin die Möglichkeit, deine Umsätze in den jeweiligen Ländern besteuern zu lassen.
• Die lokale Registrierung vereinfacht die EU mit einer einheitlichen Lieferschwelle: Demnach müssen Lieferungen an Privatkunden ab einem Nettoumsatz von 10.000 Euro im Bestimmungsland versteuert werden, darunter liegende Verkäufe weiterhin im eigenen Land.
• Im Rahmen der neuen One-Stop-Shop-Lieferschwelle gilt, dass jeder Umsatz im EU-Ausland mit dem dort gültigen Besteuerungsverfahren und Steuersatz berechnet werden muss.

Voraussetzung zur Teilnahme am OSS-Verfahren ist, dass du Fernverkäufe an Privatpersonen von Deutschland aus tätigst, also Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU versendest bzw. zur Verfügung stellst. Auch bei Lieferungen und Transaktionen über eine elektronische Schnittstelle ist das OSS-Verfahren gültig – zum Beispiel wenn du auf Online-Marktplätzen wie eBay oder bei Amazon verkaufst.

Auch Unternehmer aus dem EU-Ausland können sich für das OSS-Verfahren anmelden, sofern du beispielsweise ein Warenlager in der EU hast und von da aus innergemeinschaftliche Lieferungen an Privatpersonen tätigst.

In folgenden Situationen darfst du das One-Stop-Shop-Verfahren nicht nutzen:

• B2B-Verkäufe: Bist du als Händler im B2B-Bereich (Business to Business) tätig, bist du grundsätzlich vom OSS-Verfahren ausgeschlossen.
• Differenzbesteuerung: Das One-Stop-Shop-Verfahren ist bei Differenzbesteuerung nicht gestattet, also bei der Erklärung gebrauchter Gegenstände.
• Verbrauchsteuern: Außerdem kannst du Waren, die der Verbrauchsteuer unterliegen, nicht über eine One-Stop-Shop-Meldung deklarieren. Dazu zählen beispielsweise Gegenstände wie Kaffee, Alkohol oder Tabak.
• Kleinunternehmer: Da die Umsätze eines Kleinunternehmens laut Umsatzsteuergesetzt (UStG) nicht umsatzsteuerpflichtig sind, darfst du als Kleinunternehmer One-Stop-Shop nicht nutzen. Diese Situation liegt vor, wenn die Umsätze aus dem Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro betrugen und in dem aktuellen Jahr 100.000 Euro wahrscheinlich nicht übersteigen werden.
• Warenlager in einem anderen EU-Mitgliedsstaat: Für den Fall, dass ein Fulfillment-Center oder Warenlager in einem EU-Staat liegt und der Händler auch in dieses Land liefert, gilt das One-Stop-Shop-Verfahren nicht.

Die Registrierung für das OSS-Verfahren ist über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) möglich. Hast du bereits am MOSS-Verfahren teilgenommen, musst du dich nicht erneut registrieren, sondern bist automatisch angemeldet.

Bei der Anmeldung musst du zwingend deine Umsatzsteuer-ID bereithalten. Zudem hat jedes EU-Land eine eigene Anlaufstelle für OSS, so wie das BZSt in Deutschland zuständig ist.

Um im folgenden Quartal von der Sonderbesteuerung profitieren zu können, musst du dich spätestens zum Ende des vorherigen Quartals registrieren. Darüber hinaus hast du auch die Möglichkeit, deine Teilnahme 15 Tage vor Beginn des neuen Besteuerungszeitraumes zu widerrufen.

In einigen Fällen ist es nötig, deine Registrierung für das One-Stop-Shop-Verfahren lokal in anderen EU-Mitgliedsstaaten durchzuführen. Gründe sind beispielsweise:

• Beim Verkauf deiner Produkte über andere Länder durch schnelle Verfügbarmachung (auch Commingling genannt)
• Bei lokalen Lieferungen, die keine Fernverkäufe sind
• Bei innergemeinschaftlichem Erwerb oder innergemeinschaftlichen Lieferungen - so etwa, wenn es um Warenlagerfälle geht

Hier findest du wichtige Schritte für deine Steuererklärung im One-Stop-Shop-Verfahren:

• Zu deinen Pflichten zählt die vierteljährliche Meldung deiner Steuererklärung im One-Stop-Shop-Portal.
• Die OSS-Steuern überweist du an die Bundeskasse Trier und nicht wie üblich an dein lokales Finanzamt.
• Wenn du in einem Quartal keine Umsätze erzielt hast, musst du eine Nullmeldung abgeben.

In der Steuererklärung bist du außerdem dazu verpflichtet, die Umsätze den einzelnen Mitgliedstaaten mit den jeweils geltenden Steuersätzen zuzuordnen. Die Angaben musst du immer in Euro machen und dafür den Umrechnungskurs des letzten Quartaltages verwenden, den die Europäische Zentralbank zu dem Zeitpunkt ausgewiesen hat.

Zudem gilt eine Archivierungspflicht von zehn Jahren für alle Umsätze, die dem OSS-Verfahren zuzuordnen sind. Beachte jedoch, dass du weiterhin eine eigene Umsatzsteuererklärung für die Verkäufe in deinem Heimatland machen musst.