Wann kann man von einem Geschäftsessen reden?
Damit du ein Betriebsessen steuerlich absetzen kannst, muss es bestimmte Bedingungen erfüllen.
- Ausgangslage: Du musst nachweisen können, dass dieses Essen mit einem geschäftlichen Anlass verbunden ist.
- Zuordnung: Im Grunde fallen alle geschäftlichen Termine, die in einem Restaurant stattfinden, unter die Bezeichnung „Geschäftsessen“.
- Teilnehmende: Du kannst zu einem Geschäftsessen Businesspartner aus externen Unternehmen oder Freelancer einladen.
- Als Businesspartner gelten:
- Geschäftspartner, mit denen du Verträge schließt
- Freelancer, die du für Dienstleistungen einstellst
- Vertreter aus bürokratischen Institutionen
- Journalisten und weitere Personen, die du in Verbindung mit der Öffentlichkeitsarbeit einlädst
- Wirtschafts- und Finanzprüfer
- Steuerberater
- Anwälte
- Notare
Treffen alle genannten Kriterien zu, kannst du als Selbstständiger die Bewirtungskosten als Betriebsausgaben beim Finanzamt absetzen.
Welche Bewirtungskosten sind absetzbar?
Unter Bewirtungsaufwendungen versteht man im Steuerrecht ausnahmslos Aufwendungen, die für die Bewirtung von Kunden, Zulieferern, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern und Geschäftsfreunden anfallen. Mitarbeiter bzw. Arbeitnehmer sind hier nicht eingeschlossen.
Bewirtung wird der Vorgang immer dann genannt, wenn es vorrangig um Verzehr geht. Wenn du beispielsweise beim Meeting mit dem Kunden Kaffee und Kekse servierst, kannst du diese Kosten als Werbe- oder Repräsentationskosten absetzen.
Willst du ein Essen mit einem Kunden absetzen, musst du beim Finanzamt mit einem detaillierten Bewirtungsbeleg nachweisen, dass die Kosten bei der Bewirtung von Geschäftspartnern o.Ä. entstanden sind. Das heißt, ein Kassenbeleg oder eine Rechnung reichen nicht aus. Damit die Angaben auf dem Bewirtungsbeleg den rechtlichen Vorgaben entsprechen, kannst du eine Bewirtungsbeleg-Vorlage nutzen.
Rechnungen unter 150 Euro heißen Kleinbetragsrechnungen. Ab 150 Euro aufwärts werden sie ganz normal als Rechnung bezeichnet. Für Kleinbetragsrechnungen gelten weniger formale Anforderungen, aber folgende Angaben dürfen auch auf Bewirtungsbelegen bis 150 Euro nicht fehlen:
- Namen aller Teilnehmer des Bewirtungsanlasses inklusive eigenen Namen
- Genaue Bezeichnung des Bewirtungsanlasses: Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Projektbesprechung“ reichen nicht, es muss präziser benannt werden und einen Zusammenhang zu einem geschäftlichen Vorgang erkennen lassen
- Datum und Ort der Bewirtung
- Unterschrift des Bewirtenden
Info
Welche Kosten umfasst ein Geschäftsessen?
Diese Kosten gehören zum Geschäftsessen:
- Rechnung für Speisen und Getränke: Hierzu zählen auch Bier, Wein oder Schnaps
- Trinkgeld
- Garderobengebühr
- Die Zigarrenrunde nach dem Essen
- Unterhaltungskosten
Für das Finanzamt gibt es beim Geschäftsessen zwei unterschiedliche Bewirtungsarten:
1. Bewirtungen aus betrieblichem Anlass
Ein Geschäftsessen mit Mitarbeitern oder eine Betriebsfeier ordnet das Finanzamt in die Kategorie „Betrieblich veranlasste Bewirtungen“. Alle Kosten, die hierfür anfallen, können zu 100 % als Bewirtungskosten abgesetzt werden. Hier ist pro teilnehmendem Angestellten ein Betrag von 110 Euro festgelegt.
2. Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass
Unter diesen Punkt fallen die typischen Arbeitsessen mit Geschäftspartnern. Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) sind für solche Termine 70 % der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar. Die verbleibenden 30 % musst du selbst aus eigener Tasche bezahlen.
Das folgende Beispiel zeigt, wie du die Bewirtungskosten eines Geschäftsessens, das du wie eine Betriebsfeier steuerlich absetzen möchtest, berechnen kannst:
Du lädst den externen Marketing-Manager Paul zum Abendessen ein, da du mit ihm die nächsten Kampagnen besprechen willst und einen günstigeren Preis verhandeln möchtest. Hierfür gehst du mit ihm in ein gutes Lokal. Die gemeinsame Rechnung beträgt insgesamt 95 € (100 %). 70 % hiervon (66,50 €) darfst du absetzen, 30 % (33,50 €) musst du selbst bezahlen. Das bedeutet, dass du bei der Steuererklärung 66,50 € als Bewirtungskosten absetzen kannst.
Wer darf ein Firmenessen steuerlich absetzen?
Für Unternehmer, Selbstständige, aber auch Arbeitnehmer können Geschäftsessen absetzbar sein. Wichtig ist, dass das Geschäftsessen aus einem beruflich notwendigen Grund entstanden ist.
Es gibt unterschiedliche Anlässe, bei denen die Bewirtungskosten abzugsfähig sind:
- Vertragsunterzeichnungen
- Projektverhandlungen
- Besprechungen mit Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern
- Einladung zur Betriebsfeier
Als Selbstständiger lädst du selbst zu Geschäftsessen ein, während in größeren Unternehmen solche Termine von führenden Personen eines Unternehmens ausgehen, wie z. B. Geschäftsführenden oder Abteilungsleitern.
Selbstständige ohne Mitarbeiter können lediglich Treffen aus geschäftlichem Anlass absetzen, da sie aufgrund ihrer Selbstständigkeit keine Mitarbeitenden beschäftigen.
Info
Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann die Vorsteuer auf Bewirtungskosten zu 100 Prozent absetzen.
Was musst du beim Bewirtungsbeleg beachten?
Damit du ein Betriebsessen von der Steuer absetzen kannst, muss der Bewirtungsbeleg mit den richtigen Angaben ausgefüllt sein. Achte darauf, dass du die Informationen so genau wie möglich angibst. Das Finanzamt achtet auf jede Ungenauigkeit. Den kleinsten Fehler bewerten die Beamten und du zahlst das gesamte Geschäftsessen aus einer Tasche.
Diese Angaben gehören auf den Bewirtungsbeleg:
- Zeitpunkt: Wann hat das Geschäftsessen stattgefunden? Gib das genaue Datum und den zeitlichen Rahmen an.
- Ort: Wo hat die Bewirtung stattgefunden? Trage die genaue Anschrift des Restaurants ein.
- Gastgeber: Wer lädt ein? Hier vermerkst du deinen Namen und alle Angaben zu deiner Firma.
- Bewirtete Person(en): Wen lädst du ein? Gib den korrekten Namen deines Gastes und die Anschrift der Firma an. Lädst du mehrere Personen ein, musst du alle bewirteten Gäste auflisten.
- Grund: Trage den genauen Anlass für das Geschäftsessen ein.
- Speisen und Getränke: Hier müssen alle Getränke und Speisen mit jeweiligen Preisen einzeln aufgelistet sein.
- Trinkgeld: Dieses gibst du in einem separaten Feld an.
- Kosten: Zum Schluss vermerkst du alle Kosten, aufgeteilt in Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag.
- Unterschrift: Vergiss nicht, den Beleg zu unterzeichnen. Willst du auf Nummer sicher gehen, lässt du auch deinen Gast unterschreiben. Stempel und Unterschrift des Lokals sind ebenfalls hilfreich.
Die Bewirtungsbelege solltest du zehn Jahre aufheben. Für sämtliche Belege innerhalb eines Unternehmens gelten spezielle Aufbewahrungsfristen.
Tipp
Konkreten Anlass des Geschäftsessens angeben
Bei der Angabe „Anlass“ sind allgemeine Bezeichnungen wie „Geschäftsessen“ oder „Kundenakquise“ nicht ausreichend. Du solltest ein genaues Projekt oder eine konkrete Vertragsverhandlung angeben, die du im Notfall auch mit entsprechenden Dokumenten belegen kannst.
Das solltest du zur Angemessenheit wissen
Das Betriebsessen sollte sich immer in einem angemessenen Rahmen abspielen. Das Finanzamt kontrolliert genau, ob die Gegebenheiten des Arbeitsessens verhältnismäßig oder überzogen sind.
Beachte diese Kriterien, wenn du ein Geschäftsessen planst:
- Wie groß ist dein Unternehmen bzw. wie viel Umsatz macht es?
- Was ist für die Bewirtung in deiner Branche üblich?
- Ist es notwendig, dass du in ein nobles Restaurant einlädst oder ist ein Lokal von mittlerer Preisklasse ausreichend?
- Steht die Menge/Anzahl von Speisen und Getränken in Relation zu der Anzahl der eingeladenen Gäste? Als Richtwert gilt: Aufwendungen bis zu 100 Euro pro Gast sind absolut vertretbar.
- Zu was für einem Termin lädst du ein? Wie wichtig ist es, dass du aus dem Geschäftstermin ein Geschäftsessen machst?
- Wie häufig veranstaltest du ein Business-Essen?
Achtung: Je höher der Betrag ist, den du in deiner Steuererklärung als Bewirtungskosten absetzt, desto genauer prüft das Finanzamt deine Angaben.
Wann kannst du ein Geschäftsessen nicht absetzen?
Die Finanzbehörde prüft deinen Bewirtungsbeleg genau. Sie kontrolliert auf jeden Fall, an welchem Wochentag dein Geschäftsessen stattgefunden hat. Planst du von Montag bis Freitag ein Essen mit einem Businesspartner, bist du auf der sicheren Seite. Es ist realistisch, dass du geschäftliche Verhandlungen an einem Werktag führst. Legst du dein Geschäftsessen auf das Wochenende oder gar einen Feiertag, wird es problematisch. Diese Tage erkennt die Finanzbehörde nicht als Werktage an und daher ist es schwierig, diese Bewirtungskosten abzusetzen.
Was machst du mit Bewirtungskosten bei Dienstreisen?
Du verreist geschäftlich, um einen Kunden oder Mandanten zu besuchen? In diesem Fall musst du wahrscheinlich in einem Lokal zu Mittag oder zu Abend essen. Hierdurch entsteht für dich ein Verpflegungsmehraufwand. Da dieser aus betrieblichem Anlass zustande kommt, sind Bewirtungsspesen jedes Jahr in deiner Einkommensteuererklärung als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Weitere Bestandteile der Reisekosten sind neben der Verpflegungspauschale:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Info
Bewirtungskosten auf Geschäftsreise oder vor Ort sind:
Ausgaben für Garderobe
Trinkgeld
Tischdekoration
Es ist egal, ob du Geschäftspartner vor Ort oder auf einer Geschäftsreise einlädst. Hältst du die Aufwendungen hierfür im Verhältnis geringer als den Gesamtpreis, gelten diese als Bewirtungskosten und sind als Betriebsausgabe zu 70 % absetzbar. Nebenkosten, die unverhältnismäßig hoch sind, solltest du von den Bewirtungskosten trennen und vollständig als Betriebsausgabe abziehen.
Wo stehen Bewirtungskosten in der Steuererklärung?
Innerhalb der Steuererklärung fallen Bewirtungskosten unter die Kategorie Betriebsausgaben und werden in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Gewinn- und Verlust-Rechnung erfasst. Damit sind alle Aufwendungen gemeint, die direkt in Verbindung mit deiner beruflichen Tätigkeit entstanden sind. Hierunter fallen auch Bewirtungs- bzw. Verpflegungskosten. Bist du beruflich dazu verpflichtet, zwei Haushalte zu führen, kannst du für deine Verpflegungsaufwendungen die ersten drei Monate steuerlich als Betriebsausgaben absetzen.
Info
Geschäftsessen absetzen: Das Wichtigste zusammengefasst
Ein Geschäftsessen kannst du als Betriebsausgabe absetzen, wenn du Businesspartner aufgrund eines geschäftlichen Anlasses zum Essen einlädst.
Zu den Bewirtungskosten zählen alle Ausgaben, die im Rahmen dieses Arbeitsessens anfallen.
Hierbei kannst du 70 % der Kosten bei der Steuererklärung angeben, 30 % zahlst du selbst.
Beachte, dass du hierfür einen ausführlichen Bewirtungsbeleg ausfüllen musst.
Halte die Auswahl des Lokals und die Kosten in einem angemessenen, realistischen Rahmen.
Plane ein Geschäftsessen immer an einem Wochentag. Am Feiertag kannst du die Ausgaben nicht absetzen.
