Die Bewirtungsbeleg Vorlage erleichtert deinen Arbeitsalltag
Geschäftsessen bieten die Möglichkeit, Geschäftsbeziehungen zu Businesspartnern, Lieferanten sowie Kunden aufzubauen und zu pflegen. Schließlich fällt es in diesem Kontext oftmals leichter, laufende oder zukünftige Projekte zu besprechen. Die für die Bewirtung anfallenden Kosten können Unternehmer von der Steuer absetzen – vorausgesetzt, sie reichen einen Bewirtungsbeleg ein. Darauf werden sämtliche Speisen, Getränke sowie das Trinkgeld aufgelistet. Möchtest du dich zum Thema Bewirtungsbeleg umfassend informieren? Sämtliche Informationen zur Thematik kannst du hier nachlesen. Im Folgenden findest du nicht nur eine Bewirtungsbeleg-Vorlage im odt-Format und docx-Format, sondern auch eine ausführliche Anleitung, wie du diese korrekt ausfüllst.
Info
Ist ein Bewirtungsbeleg Pflicht?
Die Erfassung von Bewirtungskosten ist in Deutschland Pflicht. Wenn der Gastgeber sämtliche Informationen bereitstellt und einen entsprechenden Nachweis einreicht, kann eine steuerliche Entlastung bewilligt werden. Kommt er dieser Pflicht nicht nach oder reicht er Kosten in unangemessener Höhe ein, ist die Bewirtung nicht abzugsfähig – der Gastgeber muss demnach die Umsatzsteuer in voller Höhe entrichten und der Betriebsausgabenabzug ist tabu. Das willst du sicherlich unbedingt vermeiden – und wir helfen dir dabei! Das nächste Essen in einem Restaurant deiner Wahl steht an? Dann druckst du zunächst unsere Bewirtungskostenbeleg-Vorlage aus.
Wie muss ein Bewirtungsbeleg aussehen?
Ein Bewirtungsbeleg muss die folgenden Angaben enthalten.
- Name des Restaurants
- Anschrift des Restaurants
- Unternehmen und Namen der Gäste
- Bewirtungs- beziehungsweise Rechnungsdatum
- Anlass der Bewirtung
- Verzehrte Speisen und Getränke
- Detaillierte Bewirtungskosten, beziehungsweise der Netto- und Bruttobetrag sowie die anfallende Umsatzsteuer
- Unterschrift des Bewirtenden
- Trinkgeld, das bestenfalls quittiert wird. Das im Bewirtungsbeleg angegebene Trinkgeld kann zu 70 Prozent als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Bei Rechnungen, die sich auf über 250 Euro belaufen, muss ein Bewirtungsbeleg außerdem die folgenden Angaben enthalten:
- Name des gastgebenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-ID des Restaurants
- Rechnungsnummer.
Was schreibe ich auf den Bewirtungsbeleg?
Lade unseren Bewirtungsbeleg-Vordruck herunter und drucke diesen anschließend aus.
- Gib zunächst den Ort und den Anlass sowie das Datum des Geschäftsessens an.
- Trage nun Name und Anschrift des Restaurants sowie deines Unternehmens ein.
- Nenne nun das Unternehmen sowie den Namen deiner Gäste beziehungsweise der Personen, die bewirtet wurden.
Tipp: Befinden sich unter den Anwesenden Personen, deren Anwesenheit aus betrieblichen Gründen nicht erforderlich ist, sollten sie und die von ihnen konsumierten Speisen und Getränke nicht aufgeführt werden. - Trage nun Speisen und Getränke ein.
- In einem weiteren Feld kannst du den Netto- und Bruttobetrag der Rechnung, die anfallende Umsatzsteuer sowie das Trinkgeld angeben.
- Überprüfe nochmals alle Angaben.
- Unterschreibe die Bewirtungsbeleg-Vorlage.
- Den originalen Beleg kannst du dem Vordruck beifügen.
- Kopiere den ausgefüllten Bewirtungsbeleg. Damit gehst du immer auf Nummer sicher.
- Bezahle höhere Rechnungen – wenn möglich – mit deiner EC- oder Kreditkarte, um die tatsächliche Entrichtung der Bewirtungskosten beweisen zu können. Schließlich werden illegale, ausgefüllte Bewirtungsbeleg-Vorlagen mittlerweile im Internet verkauft.
Info
Bewirtungsbeleg versus Rechnung
Am Beispiel unseres Bewirtungsbelegs erläutern wir, welche Angaben Pflicht sind. Da einige Informationen auch auf einer herkömmlichen Restaurant-Rechnung vorhanden sind, fragst du dich vielleicht, ob die beiden nicht ein und dasselbe sind. In der Tat sind Rechnungen und Bewirtungsbelege nicht dasselbe. Manche Restaurants geben Rechnungen aus, auf deren Rückseite sich bereits ein Bewirtungsbeleg-Vordruck befindet. Auch diesen musst du selbstständig ausfüllen, bevor du ihn beim Finanzamt einreichst.
Unser Tipp: Da einige Rechnungen auf Thermopapier gedruckt werden und dieses mit der Zeit verblasst, solltest du diese umgehend kopieren.
Sollte sich auf der Rechnungsrückseite kein Vordruck zum Nachweis der Bewirtungskosten befinden, kannst du den Wirt um einen separaten Bewirtungsbeleg bitten oder selbst eine entsprechende Vorlage mitführen. Im Gegensatz zur Rechnung gibt ein Bewirtungsbeleg Auskunft über die bewirteten Personen, deren Unternehmen, den Anlass der Bewirtung sowie den elementaren Informationen zum Gastgeber.
Wie prüft das Finanzamt Bewirtungsbelege?
Hierbei ist auch die Höhe der Bewirtungskosten ausschlaggebend. Betragen diese brutto und demnach inklusive Umsatzsteuer bis 250 Euro, wird der Beleg als Kleinstbetragsrechnung bezeichnet. Belaufen sich die Bewirtungskosten inklusive Umsatzsteuer auf über 250 Euro, müssen Name und Adresse des Gastgebers angegeben werden. Erläutert wird diese Voraussetzung auch im R 4. 10 Abs. 8 Satz 4 EStR. Wird sie nicht erfüllt, kann das Finanzamt die Anerkennung des Bewirtungsbelegs verweigern.
Weist der Bewirtungsbeleg sämtliche erforderlichen Angaben auf, sind die Bewirtungskosten zu 70 % abzugsfähig.
Indem du unsere Bewirtungsbeleg-Vorlage nutzt, gehst du auf Nummer sicher. Denn: Der Vordruck entspricht den rechtlichen Vorgaben und kann in kürzester Zeit ausgefüllt werden. Indem du die Vorlage nutzt, wirst du keine Angaben vergessen oder hierdurch riskieren, dass deine Bewirtungsrechnung nicht anerkannt wird. Plus: Unseren Vordruck kannst du individuell anpassen.
