Definition
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Bei einem Bewirtungsbeleg handelt es sich um ein Dokument, das vom betreffenden Restaurant ausgestellt werden muss. Dieser Bewirtungsbeleg wird auf Englisch als „Entertainment Receipt“ bezeichnet. Der Beleg umfasst sämtliche Bewirtungskosten, die während des Restaurantbesuchs anfallen.
Kassenbeleg ist nicht gleich Bewirtungsbeleg
Es handelt sich bei einem Bewirtungsbeleg nicht um den Kassenbeleg. Stattdessen erhältst du vom Restaurant einen zusätzlichen Bewirtungsnachweis, der auf einem Vordruck oder einer Vorlage basiert. Diese werden maschinell gedruckt oder befinden sich bereits auf der Rückseite deines Kassenbons. In beiden Fällen solltest du darauf achten, dass die Bewirtungsrechnung vollständig ausgefüllt und neben den Bewirtungsaufwendungen sämtliche Informationen eingetragen werden.
Tipp
Bewirtungsbeleg kopieren
Um deinen Bewirtungsnachweis sicher bei der Steuer einzureichen, solltest du ihn kopieren – insbesondere, wenn er auf Thermopapier gedruckt wurde. Thermopapier ist eine spezielle Papierart mit einer temperaturempfindlichen Beschichtung. Diese kann durch äußere Einflüsse beschädigt werden, wodurch der Druck mit der Zeit verblassen oder unleserlich werden kann. Daher ist es ratsam, die Bewirtungsrechnung frühzeitig zu kopieren.
"Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Pflichtangaben
Damit der Betriebsausgabenabzug funktioniert, müssen bestimmte Angaben im Bewirtungsbeleg enthalten sein. Denn: Nur vollständige Bewirtungsrechnungen können auch beim Finanzamt eingereicht und berücksichtigt werden. Die folgenden Informationen sind demnach ein absolutes Muss:
- Bewirtungsdatum
- Ort der Bewirtung, i. d. R. Name des Restaurants
- konkreter Anlass der Bewirtung
- Name und Unternehmen des Gastgebenden
- Name und Unternehmen der bewirteten Personen
- Höhe der Aufwendungen
- Trinkgeld – sollte möglichst von dem Empfänger quittiert werden
Ein Bewirtungsbeleg, der nur das Essen ausweist, kann beim Finanzamt nicht geltend gemacht werden. Außerdem geht es um die Bewirtung von Geschäftspartnern, entsprechend müssen immer mindestens zwei Personen bei der Bewirtung anwesend sein.
Bewirtungsbelege: Was musst du beim Anlass der Bewirtung beachten?
Bei welchen Anlässen wird der Bewirtungsbeleg ausgestellt? In der Regel bei sämtlichen geschäftlichen Anlässen, die der Vertiefung der Geschäftsbeziehung oder Mitarbeitermotivation dienen. Die Angabe, dass es sich bei der Bewirtung um ein „Geschäftsessen“ handelt, genügt jedoch nicht. Stattdessen solltest du konkrete Informationen inkludieren – beispielsweise ein gemeinsames Projekt und den Projektnamen. Ein Beispiel für einen solchen Anlass der Bewirtung könnte wie folgt lauten: „Gespräch zur Organisation des Tags der offenen Tür 2026“. Nur dann kannst du die Bewirtung von der Steuer als Geschäftsessen absetzen.
Allgemein werden Bewirtungskosten in zwei Kategorien unterteilt:
- Geschäftlich veranlasste Kosten: Geschäftlich veranlasste Kosten entstehen zum Beispiel bei der Bewirtung von Kunden oder Lieferanten, also bei Geschäftspartnern.
- Betrieblich bedingte Bewirtungskosten: Betrieblich bedingte Bewirtungsausgaben entstehen, wenn Mitarbeiter oder deren Ehepartner bewirtet werden.
Zur ersten Kategorie zählt insbesondere das klassische Geschäftsessen. Dieser Fall ist dann gegeben, wenn ein geschäftlicher Bewirtungsgrund vorliegt, externe Businesspartner teilnehmen und ein Bewirtungsbeleg vorliegt. Im Falle einer Bewirtung von Kunden können bis zu 70 Prozent der Bewirtungskosten von der Steuer abgesetzt werden.
Zur zweiten Kategorie zählen Bewirtungen anlässlich besonderer Jubiläen oder Betriebsfeiern. Werden Mitarbeiter oder ihre Angehörigen eingeladen, sind die entstehenden Kosten für die Bewirtung vollständig abzugsfähig. Die Bewirtung deiner Mitarbeiter kannst du also durchaus buchen.
Die einzigen Ausnahmen bilden Bewirtungskosten, die sich auf mehr als 60 Euro pro Person belaufen (beispielsweise im Rahmen einer Dienstreise) oder Bewirtungskosten über 110 Euro inklusive Umsatzsteuer pro Person (beispielsweise im Rahmen einer Betriebsfeier). Trifft einer der letzten beiden Ausnahmefälle zu, müssen Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil versteuern. Auch ab der dritten Betriebsfeier im Jahr müssen die Mitarbeiter die Bewirtungskosten als geldwerten Vorteil versteuern.
Tipp
Was passiert, wenn Angaben auf dem Bewirtungsbeleg fehlen?
Sollte dein Bewirtungsbeleg unvollständig sein, kann der Gastwirt diesen nachträglich ergänzen. Wurde die Bewirtungsrechnung beim Finanzamt eingereicht und ist diese weiterhin unvollständig, wird sie in der Regel abgelehnt.
Bewirtungsbelege: Die wichtigsten Sonderfälle
Zunächst fallen Bewirtungsbelege aufgrund der Höhe der Aufwendungen in eine der beiden folgenden Kategorien:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Rechnungen über 250 Euro
Die Höhe der Aufwendungen ist ein ausschlaggebender Faktor hinsichtlich der erforderlichen Daten.
| Angaben für Bewirtungskosten bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV) | Angaben für Bewirtungskosten ab 250 Euro |
|---|---|
| Name und Anschrift des Restaurants | Name und Anschrift des Restaurants |
| Datum | Datum |
| Konkreter Anlass des Geschäftsessens | Konkreter Anlass des Geschäftsessens |
| Auflistung der Speisen und Getränke | Auflistung der Speisen und Getränke |
| Trinkgeld | Trinkgeld |
| Netto- und Bruttobetrag | Netto- und Bruttobetrag |
| Steuersatz | Steuersatz |
| Namen der Teilnehmenden | Namen der Teilnehmenden |
| Unterschrift des Bewirtenden | Unterschrift des Bewirtenden |
| Name und Anschrift des Gastgebenden bzw. des Unternehmens | |
| Rechnungsnummer | |
| Steuernummer oder USt.-ID-Nr. des Restaurants |
Bewirtungsbelege aus dem Ausland
Die zuvor genannten Erfordernisse müssen auch bei einer ausländischen Bewirtungen erfüllt werden. Die einzige Ausnahme: Der Steuerpflichtige kann nachweisen, dass im betreffenden Staat einige Nachweis-Erfordernisse nicht gelten.
Wird ein handgeschriebener Bewirtungsbeleg steuerlich anerkannt?
Handschriftliche Bewirtungsbelege werden nicht anerkannt. Die einzige Ausnahme bilden hier handgeschriebene Bewirtungsbelege, die im Ausland erstellt wurden. Dafür musst du nachweisen, dass es in dem jeweiligen Staat keine Pflicht gibt, elektronische oder maschinell erstellte Belege zu nutzen.
Bewirtungsbelege vom Liefer- und Catering-Service
Möchtest du bei Lieferservices wie Lieferando einen Bewirtungsbeleg anfordern? Die meisten Lieferdienste verweisen hier auf das Restaurant, bei dem das Essen über die Plattform bestellt wird. Wende dich in diesem Fall an das Personal des Restaurants. Deine Anfrage kannst du dann bei der Bestellung in den Kommentaren eingeben. Dennoch kann es vorkommen, dass du keinen Bewirtungsbeleg erhältst. Wir empfehlen dir daher, schon vor der Bestellung mit dem Restaurant-Betreiber abzuklären, dass du eine Bewirtungsrechnung benötigst.
Solltest du einen Catering-Service beauftragt haben, kannst du ebenfalls einen Bewirtungsbeleg anfordern. Vorausgesetzt, es handelt sich um eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass – dann sind bis zu 70 Prozent der Bewirtungskosten abzugsfähig.
Bewirtungsbelege: Sind die Bewirtungskosten angemessen?
Inwiefern die Kosten der Bewirtung angemessen sind und diese in einem zulässigen Verhältnis zum Anlass stehen, entscheidet das Finanzamt je nach Einzelfall. Hierfür wurde keine betragsmäßige Grenze festgelegt. Demnach können gastgebende Unternehmen zunächst frei wählen, welche Bewirtungsangebote sie wählen.
Eine klare Grenze zieht das Finanzamt jedoch bei Bewirtungen in Nachtclubs oder vergleichbaren Lokalitäten. Nicht selten sind Speisen und Getränke in solchen Etablissements so bepreist, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht mehr gerechtfertigt werden kann. Demnach werden Bewirtungsbelege, die hier ausgestellt werden, vom Finanzamt abgelehnt und als unzulässige Bewirtungskosten gewertet.
Bewirtungsbelege richtig verbuchen
Wie verbucht man einen Bewirtungsbeleg korrekt, damit dieser auch steuerlich absetzbar ist?
Damit ein Bewirtungsbeleg steuerlich anerkannt wird, kommt es sowohl auf den Inhalt des Belegs als auch auf die korrekte Buchung an. Hier findest du die wichtigsten Punkte im Überblick.
- Der Bewirtungsbeleg muss richtig ausgefüllt sein (s. o.).
- Das Geschäftsessen muss steuerlich richtig behandelt werden.
Bei geschäftlicher Bewirtung gilt:
- 70 % der Bewirtungskosten sind als Betriebsausgabe absetzbar.
- 100 % der Vorsteuer sind abzugsfähig (sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist).
- 30 % der Kosten gelten als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe.
In deiner Buchhaltungssoftware wählst du dafür die passende Kategorie, z. B.
„Bewirtungskosten (abzugsfähig 70 %)“. Die Aufteilung erfolgt in der Regel automatisch im Hintergrund.
Tipp
Automatische Verbuchung von Bewirtungsbelegen in Lexware Office
Für die Verbuchung eines Geschäftsessens, wähle die Kategorie Bewirtungskosten (mit Geschäftspartnern). Die Aufteilung in abziehbare (70%) und nicht abziehbare (30%) Bewirtungskosten erfolgt automatisch.
Bewirtungsbeleg buchen: Ein Beispiel
Du gehst mit deinen Geschäftspartnern etwas Kleines essen und trinken. Die Rechnung beträgt mit Umsatzsteuer 129 Euro.
Speisen/Getränke netto: 100,00 €
Umsatzsteuer 19 %: 19,00 €
Trinkgeld: 10,00 €
Gesamtzahlung: 129,00 €
Da es sich um einen geschäftlichen Anlass mit externen Teilnehmern handelt, sind 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Abziehbare Bewirtung (70 % von 110,00 €): 77,00 €
Nicht abziehbare Bewirtung (30 % von 110,00 €): 33,00 €
Vorsteuer: 19,00 €
An Bank/Kasse: 129,00 €
Typische Konten in SKR 03 und SKR 04 sind:
SKR03:
4650 Bewirtungskosten abzugsfähig: 77,00 €
4654 Bewirtungskosten nicht abzugsfähig: 33,00 €
1576 Vorsteuer 19 %: 19,00 €
an Bank/Kasse: 129,00 €
SKR04:
6640 Bewirtungskosten abzugsfähig: 77,00 €
6644 Bewirtungskosten nicht abzugsfähig: 33,00 €
1406 Vorsteuer 19 %: 19,00 €
an Bank/Kasse: 129,00 €
