Definition
Was sind Betriebskosten?
Bei Betriebskosten handelt es sich um alle Ausgaben, die im Rahmen der Gebäudebewirtschaftung entstehen. Gemäß Betriebskostenverordnung bedeutet das:
„Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks entstehen.“ (§ 1 BetrKV)
Unterteilt werden sie in indirekte und direkte Betriebskosten, die du in der Steuererklärung absetzen kannst:
- Indirekte Betriebskosten: Ausgaben, die sich nicht einer Maßnahme zuordnen lassen.
- Direkte Betriebskosten: Diese kannst du explizit einem Posten zuordnen.
Achtung: Betriebskosten nicht mit Betriebsausgaben verwechseln
Im steuerlichen Rahmen ist von Betriebsausgaben die Rede. Hierbei handelt es sich um alle Ausgaben, die du tätigst, um die Aufrechterhaltung deines Betriebs zu gewährleisten. Darunter fallen auch die Betriebskosten für betriebliche angemietete Räume, die du in der Steuererklärung absetzen kannst. Obwohl beide Begriffe oftmals synonym verwendet werden, handelt es sich doch um unterschiedliche Dinge. Betriebsausgaben werden nämlich folgendermaßen unterteilt:
- Uneingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben: Mieten, Versicherungen, Reparaturen, Löhne und Gehälter usw.
- Teilweise bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben: In dieser Kategorie kannst du u. a. deine Bewirtungskosten absetzen. Dabei ist es wichtig, alle Belege der Bewirtungskosten zu sammeln und aufzubewahren. Hier wird schnell ersichtlich, dass die Betriebskosten, die du in der Steuererklärung absetzen kannst, nur ein Teil deiner Betriebsausgaben sind.
Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?
Jeder Vermieter hat regelmäßige Ausgaben für sein Eigentum. Diese werden als umlagefähige Betriebskosten bezeichnet, denn der Vermieter kann sie sich von seinen Mietern durch die Betriebskostenabrechnung zurückholen. Und du kannst diese Posten als Betriebskosten in der Steuererklärung absetzen. Es gibt aber auch Nebenkosten, die nicht umgelegt werden dürfen und die du somit nicht steuerlich absetzen kannst. Darauf solltest du in deiner nächsten Abrechnung unbedingt achten!
Das sind die Grundsätze für deine Nebenkosten
Wenn du für dein Unternehmen eine gewerblich genutzte Immobilie wie z. B. eine Wohnung, ein Lager oder ein Büro anmietest, wird im Mietvertrag üblicherweise zwischen Kaltmiete und Nebenkosten unterschieden. Letztere werden monatlich als Vorauszahlungen geleistet. Die rechtlichen Grundlagen dazu finden sich in § 556 BGB, der auch die Verjährungsfristen für die Nebenkostenabrechnung regelt.
Im Folgejahr ist der oder die Vermieter verpflichtet, eine formgerechteNebenkostenabrechnung zu erstellen. Diese muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Gesamte Nebenkostenaufstellung für das Gebäude (wenn es mehrere Mieter gibt)
- Eine Erklärung, wie die Kosten verteilt wurden (Verteilerschlüssel)
- Eine genaue Berechnung deines Kostenanteils
- Eine Gegenüberstellung mit den bereits gezahlten Abschlägen
Nur wenn diese Angaben vollständig sind, kann die Abrechnung steuerlich anerkannt werden – und die Nebenkosten können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Welche Nebenkostenabrechnung muss ich in der Steuererklärung angeben und in welchem Jahr kann ich diese absetzen?
In deiner Steuererklärung gibst du die Nebenkostenabrechnung an, die du im jeweiligen Steuerjahr für dein Gewerbe bezahlt hast. Es bezieht sich also nicht auf die, die sich auf das Jahr der Abrechnung bezieht. Du kannst deine Nebenkostenabrechnung also immer in dem Jahr steuerlich geltend machen, in dem du auch die Zahlung geleistet hast.
Hier gilt: Wenn du deine angemietete Fläche ausschließlich betrieblich nutzt, kannst du 100 % der Nebenkosten als gewinnmindernde Betriebsausgaben absetzen.
Die Nebenkosten in der Steuererklärung
Wenn du deinen Gewinn über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelst, kannst du die gesamte Warmmiete in Zeile 39 der Anlage EÜR 2025 eintragen.
Falls du stattdessen bilanziell arbeitest, ist es sinnvoll, die Miete und Nebenkosten getrennt zu buchen:
- Buchungssatz 1: Miete an Bank
- Buchungssatz 2: Nebenkosten an Bank
In der Praxis ist es zwar möglich, beides in einem einzigen Buchungssatz zusammenzufassen. Für die Gewerbesteuerberechnung kann es jedoch besser sein, die Kosten in der Nebenkostenabrechnung aufzuteilen. Denn nur die Miete, nicht aber die Nebenkosten, werden bei der Gewerbesteuer unter bestimmten Voraussetzungen (nach § 8 Nr. 1d GewStG) anteilig wieder hinzugerechnet. Die steuerlich geltend gemachten Nebenkosten sind dem Gewerbeertrag dagegen nicht anteilig wieder hinzuzurechnen. Eine getrennte Erfassung erleichtert also die steuerlich korrekte Behandlung.
Umfrage zu Betriebskosten
Diese Betriebskosten kannst du absetzen
Hast du für deine beruflichen Tätigkeiten beispielsweise Büroräume angemietet, kannst du einige Posten von der Nebenkostenabrechnung absetzen. Sobald du von deinem Vermieter eine Nebenkostenabrechnung für deine privaten Räume erhältst, solltest du diese unbedingt genau prüfen. Denn haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen kannst du problemlos in deiner Steuererklärung aufnehmen. Doch welche Kosten aus der Betriebskostenabrechnung für die Privatwohnung sind steuerlich absetzbar? Grundsätzlich alle Ausgaben, die von den Mietern bezahlt werden – unabhängig davon, dass der Vermieter sie in Auftrag gegeben hat. Wichtig ist hierbei nur, dass es sich um haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen im Sinn von § 35a EStG handelt. Dazu gehören unter anderem folgende Aufwendungen:
- Gebäudereinigung
- Gartenpflege
- Winterdienst
- Wartung der Feuermelder
- Austausch von Verbrauchszählern
- Arbeiten des Schornsteinfegers
- Heizungswartung
- Hausmeister
- Ungezieferbekämpfung
- Straßenreinigung
Betriebskosten korrekt absetzen: Darauf musst du als privater Mieter achten
Bei den Betriebskosten ist es im Grunde egal, ob du Mieter einer Wohnung bist oder Räumlichkeiten für dein Gewerbe gemietet hast – die Vorgaben, um Betriebskosten in der Steuererklärung abzusetzen, sind für alle gleich:
- Du darfst als privater Mieter nicht die kompletten Nebenkosten von der Steuer absetzen. Anfallende Materialkosten sind nicht abzugsfähig, sondern lediglich die Personal- und Lohnkosten.
- Bei den Betriebskosten darfst du nur maximal 20 Prozent der Ausgaben absetzen. In die Steuererklärung trägst du jedoch den kompletten Betrag der abgerechneten Arbeitsleistung zuzüglich Umsatzsteuer ein. Das Finanzamt ermittelt anschließend 20 Prozent davon.
- Anrechenbar für Handwerkerleistungen in der Nebenkostenabrechnung für den privaten Haushalt sind 20% der abgerechneten Arbeitsleistung maximal 1.200 Euro. Alles, was darüber hinausgeht, ist für die Steuererklärung irrelevant.
- Handelt es sich um haushaltsnahe Dienstleistungen, die in der privaten Nebenkostenabrechnung stehen, sind 20% der Arbeitsleistung, maximal 4.000 Euro pro Jahr absetzbar.
Info
Beantrage beim Vermieter eine kostenlose Aufschlüsselung
Oftmals ist in der Betriebskostenabrechnung nicht ersichtlich, wie hoch der Anteil der Materialkosten jedes Postens ist. Setz dich mit deinem Vermieter in Verbindung und frag nach einer detaillierten Auflistung. Diese darf er dir weder verweigern, noch darf er dir dafür Kosten in Rechnung stellen. Mit dem neuen Dokument kannst du problemlos alle relevanten Betriebskosten wie z. B. Energiekosten (Stromkosten) sowie weitere umlagefähige Nebenkosten deine Selbstständigkeit in der Steuererklärung angeben und absetzen. Bei Bedarf kannst du den Nachweis nachreichen. Er wird in der Regel vom Finanzamt anerkannt.
Wichtig: Die Steueranrechnung für Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen winkt nur für die „private“ Nebenkostenabrechnung. Sobald Betriebskosten aus der Nebenkostenabrechnung als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen, scheidet eine zusätzliche Steueranrechnung aus.
Betriebskosten als Unternehmen absetzen
Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Betriebskosten um einen kleinen Teil der Betriebsausgaben einer Firma. Alle anfallenden Ausgaben mindern zunächst einmal deinen Gewinn, denn sie werden von deinem erwirtschafteten Umsatz abgezogen. Daher ist es für dich wichtig, deine Betriebskosten in der Steuererklärung abzusetzen. Du holst dir quasi einen Teil der Beträge vom Finanzamt wieder.
Nebenkosten richtig abschreiben
Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es in der Steuererklärung allerdings einen Punkt, den du beachten musst. Zwar sind Mieten für Geschäftsräume oder auch Ladenlokale zu 100 Prozent abzugsfähig, anders sieht es aber aus, wenn du im Homeoffice arbeitest und nur ein häusliches Arbeitszimmer deiner Privatwohnung nutzt. In diesem Fall musst du nachweisen, dass der Raum wirklich nur für gewerbliche oder freiberufliche Zwecke verwendet wird, sonst wird es schwierig, das Arbeitszimmer abzusetzen.
Ein weiterer Faktor, den es zu beachten gilt, sind Büromaterialien. In Unternehmen werden diese mit Betriebskosten gleichgesetzt. Als Selbstständiger musst du in Bezug auf deine Nebenkosten immer kenntlich machen, dass jeder Gegenstand wirklich nur wegen geschäftlicher Zwecke erworben wurde. Erst dann kannst du die Betriebskosten zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Achte darauf, dass es sich hierbei um geringwertige Wirtschaftsgüter handelt, die du je nach Anschaffungskosten anders abrechnest:
- Kaufpreis bis 250 Euro: Direkt als Betriebsausgaben absetzbar
- Kaufpreis zwischen 250 Euro und 800: entweder Sofortabzug oder als Sammelposten absetzbar
- Kaufpreis zwischen 250 Euro bis Höchstbetrag 1000 Euro: als Sammelposten über fünf Jahre verteilt absetzbar
Betriebskosten in der Steuererklärung: Wo musst du sie eintragen?
Das A und O bei der Steuererklärung ist es, dass du alle Angaben richtig einträgst. Ansonsten kann es passieren, dass dir das Finanzamt Probleme macht. In der Einkommenssteuererklärung ist eine bestimmte Anlage wichtig. Denn die Steueranrechnung für Arbeiten im Privathaushalt bekommst du, wenn du Angaben in der Anlage „Haushaltsnahe Aufwendungen“ zu deiner Steuererklärung machst.“
Wenn du deine Betriebskosten wie beispielsweise die anfallenden Stromkosten deines Gewerbes in der Steuererklärung absetzen möchtest, musst du die Kosten in diesem Posten bei ELSTER in der Anlage EÜR eintragen. Betriebskosten wie Wasser und Heizung, sowie Arbeitskosten für Reinigung des Hauses werden als Betriebsausgaben geltend gemacht. Das klingt zunächst sehr kompliziert, ist es aber eigentlich gar nicht. Gerade in der Anfangsphase haben Gründer Probleme mit der Steuererklärung. Es lohnt sich daher, sich Hilfe bei einem Steuerberater zu holen, der bei allen Belangen hilft. Oder du entscheidest dich für eine Buchhaltungssoftware. Sie zeigt dir an, was du wo eintragen musst und führt dich fachkundig durch dein Vorhaben, deine Betriebskosten abzusetzen.
Betriebskosten berechnen: Das solltest du wissen
Wie Vermieter die Betriebskosten berechnen, ist für Mieter nicht immer klar ersichtlich. Unabhängig davon, ob du deine Betriebskosten in der Steuererklärung absetzen möchtest, solltest du die Formalitäten wissen, nach denen sich Vermieter richten müssen. Das hilft dir dabei, nicht in eine Kostenfalle zu tappen.
- Abrechnungszeitraum: Eine Nebenkostenabrechnung erhältst du einmal im Jahr. Sie umfasst die Höhe der angefallenen Nebenkosten wie z.B. Energiekosten der letzten zwölf Monate.
- Frist: Der Vermieter hat zwölf Monate Zeit, dir deine Betriebsnebenkostenabrechnung zuzustellen. Wichtig ist hier der Abrechnungszeitraum. Handelt es sich um das Jahr 2025 (Januar bis Dezember), dann solltest du die Abrechnung bis spätestens Ende 2026 erhalten.
- Abrechnung: Die einzelnen Kostenpunkte müssen nachvollziehbar sein. Eine bereinigte Angabe reicht hierbei aus. Der Verteiler- und Umlageschlüssel muss für den Mieter ebenfalls ersichtlich sein. Ebenso wie der Anteil des Mieters. Sonst kannst du deine Betriebskosten nicht korrekt in der Steuererklärung absetzen. Zudem sind die Vorauszahlungen zu berücksichtigen.
Wenn du dich bei deiner Abrechnung unsicher bist und nicht genau weißt, welche umlagefähigen Nebenkosten du absetzen kannst, hol dir auf jeden Fall Hilfe. Denn oft kommt es zu formellen oder inhaltlichen Fehlern, durch die du sprichwörtlich Geld draufzahlst.
Häufig gestellte Fragen zum Absetzen von Neben- bzw. Betriebskosten
Ich habe meine Miete im Voraus bezahlt und ermittle meinen Gewinn nach der EÜR. Wann und wie kann ich die Nebenkosten steuerlich absetzen?
Wenn du deine Buchführung nach der Einnahmen-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG durchführst, zählt grundsätzlich der Zeitpunkt, wann du das Geld tatsächlich bezahlt hast. Man spricht vom Abflussprinzip. Das bedeutet, dass wenn du die Miete oder Nebenkosten in einem bestimmten Jahr bezahlst, du diese in diesem Jahr als Betriebsausgabe setzen kannst. Erfolgt die Zahlung innerhalb der letzten 10 Tage eines Jahres und ist eigentlich für das nächste Jahr gedacht, werden die Ausgaben im neuen Jahr abgesetzt.
Ich habe meine Miete im Voraus bezahlt und bilanziere meinen Gewinn. Was muss ich hier nun in Bezug auf die Absetzung der Nebenkosten beachten?
Wenn du bilanziell buchst, dann zählt nicht einfach nur, wann du etwas bezahlt hast. Stattdessen musst du beachten, für welches Jahr die Zahlung bestimmt ist. Das bedeutet bei Vorauszahlungen und Nebenkosten, dass du eine sogenannte aktive Rechnungsabgrenzung durchführst. Die Mietvorauszahlung, die du beispielsweise im Dezember 2025 für das Jahr 2026 geleistet hast, wird nicht sofort als Betriebsausgabe abgebucht. Stattdessen wird sie vorgemerkt (abgegrenzt; in der Bilanz wird ein Abgrenzungsposten gebildet) und erst im Jahr 2026 berücksichtigt.
Allerdings gilt: Liegt der Betrag unter 1.000 Euro netto, musst du ihn nicht abgrenzen.
Ich arbeite zu Hause in meinem häuslichen Arbeitszimmer. Kann ich diese Nebenkosten anteilig absetzen?
Ja, das geht grundsätzlich. Aber nur, wenn dein Arbeitszimmer Mittelpunkt deiner gesamten beruflichen oder selbstständigen Tätigkeit ist. In diesem Fall darfst du dann anteilig die Nebenkosten, die auf diesen Raum entfallen, als Betriebskosten absetzen.
Bringt es bei der Gewerbesteuer Vorteile, wenn ich Miete und Nebenkosten getrennt verbuche?
In bestimmten Fällen kann dies sinnvoll sein. Vor allem dann, wenn du mit deinen Aufwendungen den Freibetrag der Gewerbesteuer überschreitest. Nach § 8 GewStG müssen sie beispielsweise 20 % der Miete für Immobilien zum Gewinn hinzurechnen. Dies erhöht deinen Gewerbesteuerbeitrag. Nebenkosten müssen hingegen nicht hinzugerechnet werden und sie wirken sich steuerlich voll aus.
