Was ist eine Lohnabrechnung?
Unter einer Lohnabrechnung verstehen wir grundsätzlich ein Dokument, welches Informationen darüber enthält, wie sich der Lohn eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum zusammensetzt. Meist werden Verdienstabrechnungen daher monatlich erstellt.
Die Abrechnung muss die erfolgte Zahlung im Detail aufschlüsseln, damit der Lohn für alle Beteiligten genau nachvollziehbar ist. Das sind:
- Arbeitnehmer,
- Arbeitgeber und das
- Finanzamt.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss eine Lohnabrechnung alle relevanten Zahlen rund um den Verdienst sowie die Abzüge und Steuern enthalten.
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Lohnabrechnung mit Lexware erstellen: So geht’s
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Pflicht als Arbeitgeber: Das Erstellen einer Lohnabrechnung
Sobald ein Unternehmen seinem ersten Mitarbeiter Lohn ausbezahlt, ist es gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) zur Ausstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Das heißt: Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, nimmt die Lohnbuchhaltung Zeit und Geld in Anspruch. Sie stehen dann nämlich nicht nur vor der Herausforderung, regelmäßig Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Angestellten zu erstellen. Sie sind ebenfalls dazu verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeitenden unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerklasse abzuführen.
Die GewO besagt zwar ebenfalls, dass die ordnungsgemäße Lohnabrechnung unterlassen werden kann, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten Abrechnung nicht geändert haben. Doch in der Praxis geschieht das meistens nicht: Jeder Mitarbeiter erhält eine monatliche Abrechnung in Papierform oder per E-Mail.
Info
Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?
Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen Lohn und Gehalt:
- Gehalt: Hierbei handelt es sich um ein festes, nicht abweichendes monatliches Einkommen.
- Lohn: Einen Lohn erhalten Arbeiter, die nach Stunden bezahlt werden und deren monatliches Einkommen sich dadurch ändert. Die endgültige Summe für die Lohnabrechnung errechnet sich meist auf Basis des Stundenlohns. Deshalb kann der Verdienst schwanken und muss nicht jeden Monat gleich hoch ausfallen (z. B. beim Baulohn).
Der entscheidende Unterschied der Berechnung liegt also darin, dass das Gehalt jeden Monat gleichbleibt, unabhängig von den gearbeiteten Stunden, während der Lohn sich aus den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden errechnet. Als Arbeitgeber müssen Sie in jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung klar aufzeigen, ob es sich bei der Auszahlung um Lohn oder Gehalt handelt.
Brutto- und Nettolohn korrekt berechnen
Der Unterschied zwischen Brutto- und Nettolohn kann - abhängig von bspw. Steuerklasse, Sozialabgaben oder Branche - bis zu 40 % betragen:
- Bruttoentgelt: Darunter versteht man die Gesamtvergütung vor Abzug der Steuern und Beiträge zur Sozialversicherung (SV-Beiträge).
- Nettolohn: Hierbei handelt es sich um das tatsächliche Entgelt, welches jedem Arbeitnehmer am Ende eines Monats ausbezahlt wird.
Es gibt aber noch weitere Posten, die wichtig sind, um die Lohnabrechnung korrekt zu berechnen.
Wie setzt sich der Bruttolohn zusammen?
Um den Bruttolohn zu berechnen, gilt es, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. In der Regel setzt sich der Bruttoverdienst aus den folgenden Bestandteilen zusammen:
- dem Grundlohn und
- variablen, leistungsbezogenen Entgeltbestandteilen, z. B. Zuschläge, Zulagen oder geldwerte Vorteile.
Arbeiternehmer können sich zusätzlich zum Grundlohn häufig über sogenannte Zuschläge und Zulagen freuen. Zuschläge sind bis zu bestimmten Grenzen steuer- und beitragsfrei, Zulagen, hingegen, werden dem Bruttolohn hinzugerechnet und daher auch versteuert – beispielsweise das Urlaubsgeld oder das Weihnachtsgeld.
Hier einige Beispiele für Zuschläge und Zulagen:
- Gefahrenzulagen,
- Überstundenzuschläge,
- Ausbilderzulagen,
- Nachtarbeitszuschläge,
- Überstunden-Zuschläge und
- Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit.
Info
Wann werden Zuschläge gezahlt?
Wenn ein Arbeitnehmer an Sonn- und Feiertagen bzw. nachts arbeitet, hat er zumindest einen Anspruch auf das in seinem Arbeitsvertrag vereinbarte Grundentgelt. Auf welche Zuschläge er darüber hinaus Anrecht hat, richtet sich danach, ob es einen Tarifvertrag, eine konkrete Betriebsvereinbarung oder eine einzelvertragliche Regelung für die Lohnberechnung gibt.
Weiterhin können Angestellte ihren Grundlohn durch leistungsbezogene Bonuszahlungen des Arbeitgebers aufstocken:
- Prämien oder Provisionen,
- geldwerte Vorteile (z. B. Dienstwagen) und
- andere Sonderleistungen (z. B. Jubiläumszuwendungen, Bonuszahlungen).
Alle genannten Möglichkeiten tragen dazu bei, dass sich das Grundentgelt um ein Vielfaches erhöhen kann und dadurch am Monatsende immer wieder unterschiedlich hohe Bruttolöhne zustande kommen. Die genaue Zusammensetzung des Bruttolohns wird für die Lohnabrechnung in Lohnlisten festgehalten.
Nettolohn berechnen
Grundsätzlich ergibt sich aus dem Bruttoentgelt abzüglich aller gesetzlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge das Nettoentgelt.
Diese Abgaben fallen bei jedem Angestellten an:
- Lohnsteuer,
- Beiträge zur Krankenversicherung,
- Beiträge zur Pflegeversicherung,
- Beiträge zur Rentenversicherung,
- Beiträge zur Arbeitslosenversicherung,
- ggf. Solidaritätszuschlag und
- ggf. Kirchensteuer.
All diese Posten unterliegen unterschiedlichen Besteuerungen und Beitragsbemessungsgrenzen, die für die Lohnabrechnung relevant sind. Beispielsweise hängt die Höhe der zu entrichtenden Lohnsteuer von der jeweiligen Lohnsteuerklasse des Beschäftigten ab.
Für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge gilt die Regelung, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Beiträge teilen: Eine Hälfte trägt der Arbeitgeber, die andere der Arbeitnehmer.
Achtung
Beachten Sie Ihre Pflichten als Arbeitgeber
Als Arbeitgeber sind Sie dafür zuständig, alle Sozialabgaben und Steuern für die monatliche Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeitenden korrekt zu berechnen. Anschließend haben Sie die Pflicht, diese fristgerecht an die zuständigen Einzugsstellen sowie das Finanzamt zu überweisen. Aus diesem Grund müssen Sie für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Hinzu kommt außerdem, dass Sie als Arbeitgeber auch für sich selbst Beiträge wie Lohnnebenkosten abführen müssen.
Wie berechnet man also eine Gehaltsabrechnung? Um Brutto- und Nettolohn korrekt zu ermitteln, können Sie sich an folgendes Schema zur Lohnberechnung halten:
| Bruttolohn | |
|---|---|
| + | Geldwerte Vorteile |
| + | Vermögenswirksame Leistungen |
| + | Zuschläge und Zulagen |
| + | Pauschal versteuerte Lohnbestandteile |
| + | Betriebliche Altersvorsorge |
| = | Gesamtbrutto |
| - | Betriebliche Altersvorsorge |
| = | Sozialversicherungsbrutto |
| - | Steuerfreibeträge |
| = | Steuerbrutto |
| - | Lohnsteuer |
| - | Kirchensteuer |
| - | Solidaritätszuschlag |
| - | Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherungsanteil des Arbeitnehmers |
| = | Nettoarbeitsentgelt |
| - | Sachbezüge |
| - | Vermögenswirksame Leistungen |
| - | Persönliche Abzüge (Aufwandsentschädigungen) |
| = | Auszahlungsbetrag |
Dieses praktische Beispiel zur Berechnung der Lohnabrechnung hilft dabei, die einzelnen Schritte und Abzüge noch besser nachzuvollziehen.
Lohnabrechnung erstellen: Diese Angaben müssen rechtsgültige Dokumente beinhalten
Wie muss eine Lohnabrechnung aussehen und was muss auf einer Lohnabrechnung stehen? – Diese Fragen stellen sich viele Arbeitgeber, die eine rechtssichere und vollständige Abrechnung für ihre Mitarbeitenden erstellen möchten. Wenn Sie einen Lohnzettel erstellen, sollten Sie immer sorgfältig arbeiten und sich keine Nachlässigkeiten erlauben. Die folgende Erklärung zur Lohnabrechnung zeigt Ihnen, welche Pflichtangaben enthalten sein müssen und worauf Sie beim Aufbau achten sollten. Der Grund: Machen Sie versehentlich falsche Angaben, kostet Sie das Ausbessern nicht nur Zeit, sondern es kann auch teuer für Sie werden. Wichtig ist, dass Sie sich an die aktuellen Vorgaben halten und die Dokumente mit allen Pflichtangaben versehen, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen.
Wie ist eine Lohnabrechnung aufgebaut?
Beim Erstellen der Lohnabrechnungen müssen Sie einem bestimmten Schema folgen und einige Pflichtangaben machen. Nur so sind sie auch vor den Behörden gültig. Die Unterlagen müssen mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts enthalten. In § 108 Abs. 3, Satz 1 GewO ist der Aufbau von Gehaltsabrechnungen festgelegt und welche Lohnabrechnungs-Daten in ein gesetzlich korrektes Formular hineingehören:
1. Allgemeine Pflichtangaben
- Vollständiger Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des Angestellten,
- Geburtsdatum des Angestellten,
- Steuer-ID, Steuerklasse und Versicherungsnummer des Angestellten,
- Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses und
- konkreter Zeitraum der Abrechnung,
2. Bestandteile des Entgelts
- Bruttolohn,
- Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers,
- steuerliche Abgaben (Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer, ggf. Soli),
- persönliche Abzüge,
- Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge,
- Vermögenswirksame Leistungen,
- Steuerfreibeträge,
- Geldwerte Vorteile/Sachbezüge,
- Zuschläge (z. B. Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit),
- Zulagen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) sowie
- Nettolohn und Auszahlungsbetrag.
Zum weiteren Inhalt von Lohnabrechnungen gehören ebenfalls die persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale wie:
- Steuerklasse,
- Konfession oder
- Kinderfreibetrag.
Info
Müssen Urlaubstage auf der Lohnabrechnung stehen?
Nein, es gibt keine gesetzliche Pflicht, dass Urlaubstage auf der Lohnabrechnung stehen müssen. Viele Arbeitgeber listen sie dennoch zur Transparenz auf, doch diese Angabe ist rechtlich nicht bindend und dient lediglich der Information.
Für Arbeitgeber kann es sogar ratsam sein, den Resturlaub nicht auf der Lohnabrechnung auszuweisen. Eine wiederholte Nennung könnte rechtlich so ausgelegt werden, dass Urlaubstage nicht verfallen. Die offizielle Urlaubsdokumentation erfolgt in der Regel getrennt über interne HR-Systeme.
Beispiel einer Lohnabrechnung
Dieses Beispiel zur Lohnabrechnung in Deutschland liefert Ihnen eine hilfreiche Orientierung. Die Musterlohnabrechnung zeigt anschaulich alle wichtigen Bestandteile, die auf einer Gehaltsabrechnung enthalten sein sollten, wie Bruttolohn, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge. Ein solches Beispiel für die Gehaltsabrechnung ist besonders hilfreich, um den Aufbau und die Berechnung der Abzüge nachvollziehen zu können. Ein Beispiel zur Entgeltabrechnung kann auch dabei unterstützen, typische Abzüge und Zuschläge besser zu verstehen.
Nutzen Sie dieses Beispiel der Gehaltsabrechnung als Vorlage, um Ihre eigene Lohnabrechnung sinnvoll und korrekt zu erstellen. Besonders für Einsteiger oder kleine Unternehmen ist ein Gehaltsabrechnungsmuster eine sinnvolle Arbeitshilfe, um alle Pflichtangaben übersichtlich zu erfassen und Fehler zu vermeiden.
Info
Gehaltsnachweis für Arbeitgeber
Ein Gehaltsnachweis – auch Vergütungsnachweis genannt – kann mehr Informationen als die reguläre Lohnabrechnung enthalten. Er umfasst zusätzlich Angaben wie Beschäftigungsdauer, Sonderzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld), Zuschläge, Jahressummen oder vereinbarte Gehaltserhöhungen.
Bedeutung der Abkürzungen in der Lohnabrechnung
In der Lohnabrechnung werden zahlreiche Abkürzungen verwendet, die für Außenstehende oft schwer zu verstehen sind. Diese Abkürzungen beziehen sich auf verschiedene Posten, die vom Bruttogehalt abgezogen oder zu diesem hinzugerechnet werden.
Gängige Abkürzungen in einer Lohnabrechnung und ihre Bedeutung sind:
- A = Abfindung,
- AV = Arbeitslosenversicherung,
- E = Einmalbezug,
- F = Frei,
- GB = Gesamtbrutto,
- H = Hinzurechnungsbeitrag (nur bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen),
- Ki. Frbtr. = Kinderfreibetrag,
- KiSt = Kirchensteuer,
- KK = Krankenkasse,
- KV = Krankenversicherung,
- L = Laufender Bezug,
- LSt = Lohnsteuer,
- M = Mehrjährige Versteuerung,
- MFB = Mehrfachbeschäftigung,
- N = Nachberechnung,
- P = Pauschalversteuerung (Pauschalierung),
- PGRS = Personengruppenschlüssel (d. h. besondere Beschäftigungsarten),
- PV = Pflegeversicherung,
- RV = Rentenversicherung,
- S = Sonstiger Bezug (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld),
- St = Steuerbrutto,
- StKl = Steuerklasse,
- SV = Sozialversicherung,
- V = Vorjahr,
- VKZ = Verarbeitungskennzeichen (relevant für Lohnbuchhaltung) und
- W = Wertguthaben (z. B. Zeitwertkonto).
Welche Besonderheiten gelten beim Erstellen von Lohnabrechnungen für geringfügige Beschäftigungen?
Unter einer geringfügigen Beschäftigung versteht man ein Arbeitsverhältnis, bei dem der Verdienst eine gesetzlich festgelegte Entgeltgrenze von 556 Euro nicht überschreitet. Man spricht in diesem Fall auch von einem sogenannten Minijob. Minijobber können bis zu 556 Euro pro Monat verdienen, ohne Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge entrichten zu müssen.
Aber auch als Arbeitgeber können Sie davon profitieren. Der Grund: Sie bezahlen für Minijobber lediglich die anfallenden Sozialversicherungsbeiträge in Form einer Pauschale von rund 31 % des Lohns an die Knappschaft-Bahn-See. Diese Summe setzt sich aus den folgenden Beitragssätzen zusammen:
Pauschalbeitrag des Arbeitgebers bei Minijobs (rund 31 % des Lohns)
Genau wie für jeden Vollbeschäftigen müssen Sie am Monatsende auch für Minijobber komplette Lohnabrechnungen erstellen. Diese beinhalten ebenfalls alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben und stellen Ihre pauschalen Sozialabgaben dar.
Wer macht die Lohnabrechnung?
Als Unternehmer und Dienstgeber sind Sie dafür verantwortlich, die Lohnabrechnung korrekt auszustellen. Kleinere und mittlere Unternehmen lassen diese Aufgabe häufig von einem externen Dienstleister (wie einem Lohnbüro oder dem Steuerberater) durchführen. Damit geht aber auch ein Verlust von Kontrolle und Flexibilität einher. Der größte Zeitfresser dabei ist oft die missverständliche Kommunikation. Außerdem steigen bei Korrekturbedarf die Kosten für das Outsourcing schnell an.
Auch kostenlose Muster und Vorlagen zur Lohnabrechnung aus dem Internet eignen sich oft nur für den Anfang. Sie helfen Ihnen zwar dabei, relevante Daten für die Lohnbuchhaltung zu erfassen, langfristig gesehen ist jedoch eine professionelle Lohnabrechnungssoftware die bessere Wahl für Ihr Unternehmen.
Moderne Software-Lösungen wie das Lohnprogramm von Lexware Office erlauben es Unternehmern, die komplette Lohnabrechnung für ihre Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse einfach selbst zu erstellen – auch auf einem Mac.
Der große Vorteil daran: Sie sparen auf Dauer einiges an Zeit und Geld. Für Großunternehmer lohnt es sich, ein eigenes Personalreferat mit Lohnbuchhaltung anzustellen. Sie müssen für jeden Dienstnehmer ein eigenes Lohnkonto führen. Auf sogenannten Lohnlisten wird eine Zusammenstellung des Gehalts und der Abzüge festgehalten. Die meisten Unternehmer greifen für die Erstellung der Lohnabrechnung jedoch auf computerunterstützte Systeme und Online-Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office zurück.
In der Lexware Office Lohnabrechnung steckt deutlich mehr als in einem einfachen Lohnrechner, der Ihnen die Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter automatisch berechnen kann. Die Software-Lösung ist dazu in der Lage, alle wichtigen gesetzlichen Vorgaben – wie die Beitragsbemessungsgrenzen – automatisch zu berücksichtigen. Auch die Lohnabrechnung für Minijobs, Angestellte und alle weiteren Beschäftigungsverhältnisse erstellen Sie einfach und ohne Vorkenntnisse.
Lexware Office kümmert sich dank einer in das Lohnabrechnungsprogramm integrierten ELSTER-Schnittstelle automatisch um einen reibungslosen Datenaustausch und ermöglicht automatische Meldungen an:
- Finanzamt,
- Krankenkassen und
- Berufsgenossenschaften.
Die Software lässt sich leicht bedienen und eignet sich auch für die mobile Nutzung mit Notebook und Tablet, wenn Sie insbesondere gerade geschäftlich unterwegs sind.
Wie ist die Aufbewahrungspflicht bei einer Lohnabrechnung?
Wie für alle wichtigen Belege in der Buchhaltung gibt es auch für Lohnabrechnungen gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Aus diesem Grund sollten Sie beim Entsorgen der Bescheinigungen nicht zu voreilig sein. Lohnkonten und Abrechnungsunterlagen sind in der Regel 6 Jahre lange aufzubewahren. Belege mit steuerlicher Relevanz müssen 10 Jahre archiviert werden.
Nur so sind Sie dazu in der Lage, bei Bedarf jederzeit das Brutto- und Nettogehalt Ihrer Angestellten sowie Abzüge für Versicherungen und Steuern nachweisen zu können. Andernfalls drohen Ihnen rechtliche Schwierigkeiten mit dem Finanzamt. Aber auch für kleinere Unternehmen lohnt es sich, die Dokumente aufzubewahren, falls sie einen Nachweis benötigen oder wenn unter anderem ein Angestellter seine eigenen Kopien der Lohnabrechnung verloren hat.
Überdies sollten ebenfalls Arbeitnehmer alle Lohnunterlagen bis zum Eintritt in die Rente gut aufbewahren, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche zu haben. Per se gilt für Arbeitnehmer jedoch nicht die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Lohnabrechnungen.
Welche Besonderheiten muss ich beim Erstellen von Lohnabrechnungen im Baulohn berücksichtigen?
Wenn Sie Baulohnabrechnungen erstellen, gibt es im Gegensatz zu herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen ebenfalls einige Besonderheiten zu beachten. Grundsätzlich sind Abrechnungen im Baugewerbe etwas komplizierter als in anderen Branchen, da man hier unter anderem zwischen Sommer- und Winterarbeitszeit unterscheidet. Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) sieht zwei verschiedene Möglichkeiten der Arbeitszeitverteilung vor:
- Dezember - März: 38 Wochenstunden und
- April - November: 41 Wochenstunden.
Sollten Sie diese Arbeitszeitverteilung in Ihrem Betrieb anwenden, bezahlen Sie Ihren Mitarbeitenden für die Wintermonate 164 Stunden und für die Sommermonate 178 Stunden pro Monat. Um die genauen Arbeitszeiten nachher korrekt in der Lohnabrechnung abzurechnen und festzuhalten, müssen Sie ein lückenloses Arbeitszeitkonto führen. Weiterhin gibt es verpflichtende Sozialkassen des Baugewerbes (SOKABAU). Dementsprechend müssen Sie als Arbeitgeber ein anderes Meldeverfahren berücksichtigen und die Sozialabgaben anders abführen.
Welche Konsequenzen drohen, wenn Sie fehlerhafte Lohnabrechnungen erstellen?
Haben Sie versehentlich zu viel Lohnsteuer für einen Ihrer Mitarbeiter entrichtet, können Sie sich diese wieder zurückholen. Bei anderen Posten, wie beispielsweise den Sozialabgaben, funktioniert das allerdings nicht ohne Weiteres. In so einem Fall müssen Sie die zu viel gezahlten Beiträge mit den Abgaben für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum verrechnen und den Anteil Ihres Mitarbeiters an diesen auszahlen. Ist eine Verrechnung nicht möglich, können Sie einen Antrag auf Erstattung stellen. Das kostet allerdings viel Zeit und Nerven.
Sollten Sie auf der Kehrseite einmal vergessen haben, fällige Beiträge (z. B. für die Kranken- oder Rentenkasse) fristgerecht zu entrichten, ist das strafbar. Sie dürfen fehlende Zahlungen lediglich innerhalb der folgenden drei Lohnzahlungen nachträglich einbehalten. Lassen Sie diese Frist verstreichen, droht Ihnen eine Geld- oder schlimmstenfalls sogar eine Freiheitsstrafe. Achten Sie deshalb stets auf ein fehlerfreies Ergebnis, damit Sie keine falsche Lohnabrechnung erstellen.
Brauche ich als Geschäftsführer eine Lohnabrechnung?
Als Geschäftsführer brauchen Sie keine Gehaltsabrechnung für sich selbst, außer wenn Sie sich selbst einstellen. Wenn Sie gleichzeitig Gesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH sind, spricht man von einem Gesellschafter-Geschäftsführer. In diesem Fall können Sie Ihr Einkommen als Betriebsausgabe geltend machen und die steuerlichen Vorteile daraus nutzen. Das Einkommen wird dann über eine Gehaltsabrechnung für Geschäftsführer in der Lohnabrechnung verarbeitet. Da dieses Einkommen als Einnahme aus nicht selbstständiger Arbeit angesehen wird, ist eine genaue Abrechnung erforderlich.
Im Unterschied zu freien Entnahmen durch Unternehmertätigkeit ist hierbei das Gehalt nicht frei wählbar. Vielmehr sind bestimmte Vorgaben zu beachten, um steuerliche Konsequenzen wie eine versteckte Gewinnausschüttung durch ein unangemessen hohes Gehalt zu vermeiden.
Das heißt, das Gehalt für die Chef-Position muss angemessen und nachvollziehbar sein. Dazu empfiehlt es sich, einen Arbeitsvertrag zu formulieren, der detailliert alle Bestandteile der Vergütung aufführt. Neben dem Basisgehalt zählen hierzu auch Zusatzleistungen wie Boni, Dienstwagen, Bonuszahlungen und Urlaubsgeld, die ebenfalls dokumentiert werden sollten.
Tipp
Im Zweifelsfall beraten lassen
Ob es von Vorteil ist, eine Lohnabrechnung als Geschäftsführer einer GmbH zu erstellen, ist nicht immer ersichtlich. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von Ihrer Steuerkanzlei beraten, um steuerliche Fallstricke zu vermeiden.
Lohnabrechnung auslagern: Wann ist das Outsourcen sinnvoll?
Als Arbeitgeber kommen im Bereich der Lohnbuchhaltung einige anspruchsvolle Aufgaben und Verpflichtungen auf Sie zu:
- Lohnsteuer und Sozialabgaben fristgerecht an die zuständigen Behörden abführen,
- entsprechende Bescheinigungen ausstellen,
- Lohnabrechnungen aufbewahren und entsprechende Aufbewahrungsfristen einhalten sowie
- Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt wahrnehmen.
Meist verfügen kleine und mittelständische Unternehmen nicht über die nötige Zeit oder das erforderliche Know-how, um sich selbst um ihre monatlichen Lohnabrechnungen zu kümmern. Dann kann es unter Umständen Sinn machen, die Lohnbuchhaltung und damit auch die Lohnabrechnungen auszulagern. Sie haben zwei Möglichkeiten, diese Aufgaben nach extern zu übergeben:
- an einen Steuerberater oder
- an ein Lohnbüro.
Welche Vorteile bietet mir das Auslagern der Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnungen auszulagern, bietet gerade kleinen und mittleren Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:
- Der zeitliche und finanzielle Aufwand fällt wesentlich geringer aus.
- Da das Einstellen eines oder einer Mitarbeitenden für diese Aufgabe nicht notwendig ist, entfallen Personalausgaben.
- Sie müssen sich nicht ständig mit veränderten Steuergesetzen befassen.
Wie funktioniert das Outsourcing der Lohnabrechnung?
Möchten Sie Ihre Lohnabrechnungen extern erledigen lassen, funktioniert das in der Regel recht unkompliziert:
- Sie erfassen einmalig alle relevanten Stammdaten Ihrer Angestellten.
- Sie legen Ihren gewünschten Zeitpunkt für die monatlichen Lohn- und Gehaltszahlungen in Ihrem Unternehmen fest.
- Kurz vor der Fälligkeit übermitteln Sie dem Dienstleister eine Mitarbeiterliste mit allen wichtigen Angaben für die Lohnabrechnung (z. B. geleistete Stunden und Überstunden).
Im Anschluss ist Ihr externes Lohnbüro bzw. Ihr Steuerberater mit der Bearbeitung am Zug. Sie sollten in der Regel innerhalb von zwei bis drei Tagen die in Auftrag gegebenen Lohnabrechnungen einschließlich aktueller Lohnauswertungen erhalten. Vergessen Sie nicht, diese für eine potenzielle Betriebsprüfung aufzuheben.
Welche Kosten kommen auf mich zu, wenn ich die Lohnabrechnung auslagere?
Wenn Sie Ihre Abrechnungen an externes Fachpersonal auslagern, ist diese Leistung mit entsprechenden Lohnabrechnungskosten verbunden. Deren Höhe richtet sich nach bestimmten Faktoren:
- Leistungsumfang des Lohnbüros und
Anzahl Ihrer beschäftigten Mitarbeiter.
Das heißt: Ausgelagerte Abrechnungen können mit der Zeit hohe zusätzliche Kosten für Ihr Unternehmen bedeuten.
Achtung
Verwaltungsaufwand trotz Auslagerung
Beachten Sie außerdem, dass trotz allem ein großer Teil des Verwaltungsaufwands weiterhin an Ihnen selbst hängen bleibt, auch wenn Sie die Lohnabrechnung auslagern.
Lohnabrechnung selbst erstellen: Welche Möglichkeiten habe ich?
Das Auslagern der Lohnabrechnung kann hohe Kosten verursachen. Dieses Geld können Sie sich sparen, indem Sie die Lohnabrechnungen selbst erstellen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
- Sie nutzen eine spezielle Vorlage.
- Sie setzen eine professionelle Lohnabrechnungssoftware ein.
1. Vorlagen
Sie können zum Beispiel eigene Vorlagen mit Excel oder Word erstellen. Ist Ihnen das zu viel Aufwand, haben Sie die Möglichkeit, vorgefertigte Lohnabrechnungsmuster aus dem Internet zu verwenden. Im Web finden Sie eine große Auswahl bereits fertiger Muster für die Lohnabrechnung, die Sie kostenlos herunterladen können. In der Regel enthalten diese bereits Felder mit allen wichtigen Pflichtangaben, sodass Sie nur noch die entsprechenden Daten aus Ihrer Lohnbuchhaltung eintragen müssen.
Achtung
Sie müssen alle Abzüge selbst berechnen
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnungen mit einer Vorlage erstellen, müssen Sie selbst alle steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge vom Bruttoentgelt korrekt berechnen. Daher ist diese Methode nur dann ratsam, wenn Sie in Ihrer Firma lediglich ein bis drei Angestellte beschäftigen, deren Löhne das ganze Jahr über gleich bleiben.
2. Lohnabrechnungssoftware
Beschäftigen Sie eine größere Mitarbeiterzahl in Ihrem Unternehmen oder schwanken die Löhne Ihrer Angestellten von Monat zu Monat, ist es sinnvoll, eine moderne Lohnbuchhaltungssoftware einzusetzen. Der Grund: Sie ist der einfachste und sicherste Weg, fehlerlose Abrechnungen selbst zu erstellen, die den aktuellen Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen.
Nachdem Sie alle Stammdaten Ihrer Mitarbeiter in ein solches Programm eingegeben haben, erstellt dieses automatisch jeden Monat die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Sie. Da die Anschaffung einer Lohnsoftware außerdem mit geringen monatlichen Kosten verbunden ist, ist der Einsatz eines modernen Programms die optimale Alternative für Unternehmen mit kleinem Budget.
Wie helfen mir moderne Software-Lösungen bei der Lohnabrechnung?
Ein gutes Lohnabrechnungsprogramm unterstützt Sie u. a. bei folgenden Aufgaben in der Lohnbuchhaltung:
- Alle Personaldaten zentral erfassen und aktuell abrufen,
- die Zuordnung und Verteilung aller Löhne und Gehälter auf einen Blick erkennen,
- das Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und
- den Überblick über die Personalkosten behalten.
Mit Hilfe einer effizienten Software müssen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter nur einmalig erfassen. Auf Basis der eingepflegten Daten kann das Programm anschließend alle Löhne und Gehälter automatisch berechnen und die monatliche Lohnabrechnung für Ihre Angestellten erstellen. Weiterhin können Sie damit den kompletten Zahlungsverkehr selbstständig erledigen und alle Unterlagen über die gesetzlich vorgeschriebene Dauer archivieren.
Als Arbeitgeber gehört es außerdem zu Ihren Aufgaben, alle Daten Ihrer Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern sowie die Lohnsteuer bei dem zuständigen Finanzamt zu melden. Eine moderne Lohnsoftware übernimmt auch diese Arbeiten für Sie. Zudem können Sie damit Arbeitszeitkonten führen sowie Urlaubs- und Krankentage übersichtlich verwalten.
Sinnvolle Funktionen und Schnittstellen einer Lohnabrechnungssoftware?
Am Markt gibt es eine Vielzahl verschiedener Lösungen zur Lohnabrechnung. Wenn Sie vor der Wahl einer Software stehen, sollten Sie unbedingt auf einige Funktionen achten, die Ihnen die Lohnabrechnung erleichtern.
Es empfiehlt sich, ein Lohnprogramm mit einer Funktion für das Online-Banking zu wählen. So können Sie die Überweisungen der Löhne und Gehälter unkompliziert aus der Software heraus tätigen.
Außerdem sollte die Lohnabrechnungssoftware die Möglichkeit bieten, Sonderfälle abzurechnen wie z. B.:
- Minijobs und Midijobs,
- Gleitzone im Niedriglohnbereich,
- Teilzeitmitarbeiter,
- Mehrfachbeschäftigte,
- Praktikanten und
- Auszubildende.
Abhängig von den unterschiedlichen Beschäftigungsarten in Ihrem Betrieb besitzen einige Programme spezielle Funktionen, um automatisch die entsprechenden Beitragssätze für die Sozialversicherungsträger und die Lohnsteuer nach den gesetzlichen Vorgaben zu errechnen. Auch das Meldewesen übernimmt die meisten Lösungen für Sie. Ermöglicht wird das durch eine integrierte Dakota-Funktion.
Darüber hinaus sind Programme für die Lohnabrechnung mit gängigen Schnittstellen wie ELSTER und ELStAM ausgestattet. Diese garantieren Ihnen einen reibungslosen Datenaustausch mit dem Finanzamt.
Die Vorteile von Programmen für die Lohnabrechnung im Überblick
- Komplette Lohnbuchhaltung einfach und flexibel selbst erledigen
- Fehlerwahrscheinlichkeit auf ein Minimum reduzieren
- Persönliche Fachkenntnisse erweitern
- Alle relevanten Lohndaten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter übersichtlich erfassen und verwalten
- Den Arbeitsaufwand in der Lohnbuchhaltung deutlich verringern und wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft sparen
- Auf Basis aktueller Gesetze und Datenschutzrichtlinien arbeiten
- Kosten für externes Fachpersonal vermeiden und damit Geld sparen
- Stets den umfassenden Überblick über die Unternehmensfinanzen behalten
- Mitarbeitern Auskünfte schneller erteilen und damit optimal beraten
Tipp
Geben Sie eine rechtssichere Lohnauskunft
Manchmal haben Mitarbeitende Fragen zu ihrer Lohnabrechnung. Oder sie möchten Informationen erhalten, was sich durch eine Veränderung der Lebensumstände für Auswirkungen auf Ihren Lohn ergeben. In solchen Fällen ist eine rechtssichere Auskunft Gold wert. Mit Lexware lohnauskunft erhalten Sie für jede Anfrage in wenigen Sekunden ein Ergebnis.
