Lohnabrechnung: Das Wichtigste für Sie als Arbeitgeber zusammengefasst

Die Erklärung ist ganz simpel: Unter einer Lohnabrechnung verstehen wir grundsätzlich ein Dokument, welches Informationen darüber enthält, wie sich der Lohn eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum zusammensetzt. Meist werden Verdienstabrechnungen daher monatlich erstellt.
Das Formular muss die erfolgte Zahlung im Detail aufschlüsseln, damit der Lohn für alle Beteiligten genau nachvollziehbar ist:

• Arbeitnehmer
• Arbeitgeber
• Finanzamt

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss eine Lohnabrechnung alle relevanten Zahlen rund um den Verdienst sowie die Abzüge und Steuern enthalten.

Sobald ein Unternehmen seinem ersten oder seiner ersten Mitarbeitenden Lohn ausbezahlt, ist es gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) zur Ausstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Das heißt: Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, nimmt die Lohnbuchhaltung Zeit und Geld in Anspruch. Sie stehen dann nämlich nicht nur vor der Herausforderung, regelmäßig Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Angestellten zu erstellen. Sie sind ebenfalls dazu verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeitenden unter Berücksichtigung der jeweiligen Steuerklasse abzuführen.

Die GewO besagt zwar ebenfalls, dass die ordnungsgemäße Lohnabrechnung unterlassen werden kann, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten Abrechnung nicht geändert haben. Doch in der Praxis geschieht das meistens nicht: Jeder Mitarbeiter erhält eine monatliche Abrechnung in Papierform oder per E-Mail.

Wenn Sie den Lohn berechnen, können sich – abhängig von der Branche - Brutto- und Nettolohn eines Arbeitnehmers um bis zu 40 Prozent unterscheiden. Doch was ist unter diesen wichtigen Bestandteilen der Lohnabrechnung zu verstehen?

• Bruttoentgelt: Darunter versteht man die Gesamtvergütung vor Abzug der Steuern und Beiträge zur Sozialversicherung (SV-Beiträge).
• Nettolohn: Hierbei handelt es sich um das tatsächliche Entgelt, welches jedem Arbeitnehmer am Ende eines Monats ausbezahlt wird.

Es gibt aber noch weitere Posten, die wichtig sind, um die Lohnabrechnung korrekt zu berechnen.

Um den Bruttonlohn zu berechnen, gilt es, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. In der Regel setzt sich der Bruttoverdienst aus diesen Bestandteilen zusammen:

1. dem Grundlohn
2. variablen, leistungsbezogenen Entgeltbestandteilen, z. B. Zuschläge, Zulagen oder geldwerte Vorteile

Arbeiternehmer können sich zusätzlich zum Grundlohn häufig über sogenannte Zuschläge und Zulagen freuen. Während für Zuschläge keine Steuern bezahlt werden müssen, werden Zulagen dem Bruttolohn hinzugerechnet und daher auch versteuert – beispielsweise Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld.

Hier einige Beispiele für Zuschläge und Zulagen:

• Gefahrenzulagen
• Überstundenzuschläge
• Ausbilderzulagen
• Nachtarbeitszuschläge
• Überstunden-Zuschläge
• Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit

Weiterhin können Angestellte ihren Grundlohn durch leistungsbezogene Bonuszahlungen des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin aufstocken:

• Prämien oder Provisionen
• Geldwerte Vorteile (z. B. Dienstwagen, Essensgeld etc.)
• Andere Sonderleistungen (z. B. Jubiläumszuwendungen, Bonuszahlungen)

Alle genannten Möglichkeiten tragen dazu bei, dass sich das Grundentgelt um ein Vielfaches erhöhen kann und dadurch am Monatsende immer wieder unterschiedlich hohe Bruttolöhne zustande kommen. Die genaue Zusammensetzung des Bruttolohns wird für die Lohnabrechnung in Lohnlisten festgehalten.

Diese Abgaben fallen bei jedem oder jeder Angestellten an:

• Lohnsteuer
• Beiträge zur Krankenversicherung
• Beiträge zur Pflegeversicherung
• Beiträge zur Rentenversicherung
• Beiträge zur Arbeitslosenversicherung
• ggf. Solidaritätszuschlag
• ggf. Kirchensteuer

All diese Posten unterliegen unterschiedlichen Besteuerungen und Beitragsbemessungsgrenzen, die für die Lohnabrechnung relevant sind. Beispielsweise hängt die Höhe der zu entrichtenden Lohnsteuer von der jeweiligen Lohnsteuerklasse des oder der Beschäftigten ab.
Für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge gilt die Regelung, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Beiträge teilen: Eine Hälfte trägt der Arbeitgeber, die andere der Arbeitnehmer.

Wenn Sie Lohnzettel erstellen, sollten Sie immer sorgfältig arbeiten und sich keine Nachlässigkeiten erlauben. Der Grund: Machen Sie versehentlich falsche Angaben, kostet Sie das Ausbessern nicht nur Zeit. Es kann auch teuer für Sie werden. Wichtig ist, dass Sie sich an die aktuellen Vorgaben halten und die Dokumente mit allen Pflichtangaben versehen, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen.

Beim Erstellen der Lohnabrechnungen müssen Sie einem bestimmten Schema folgen und einige Pflichtangaben machen. Nur so sind sie auch vor den Behörden gültig. Die Unterlagen müssen mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts enthalten. In § 108 Abs. 3, Satz 1 GewO ist der Aufbau festgelegt wird und welche Lohnabrechnungs-Daten in ein gesetzlich korrektes Formular hineingehören:

1. Allgemeine Pflichtangaben

• Vollständiger Name und Anschrift des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin sowie des oder der Angestellten
• Geburtsdatum des oder der Angestellten
• Steuer-ID, Steuerklasse und Versicherungsnummer des oder der Angestellten
• Beginn bzw. Ende des Beschäftigungsverhältnisses
• Konkreter Zeitraum der Abrechnung
• Firmenstempel, Unterschrift o. Ä.

2. Bestandteile des Entgelts

• Bruttolohn
• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
• Steuerliche Abgaben (Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer, ggf. Soli)
• Persönliche Abzüge
• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Steuerfreibeträge
• Geldwerte Vorteile/Sachbezüge
• Zuschläge (z. B. Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit)
• Zulagen (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)
• Nettolohn und Auszahlungsbetrag

Zum weiteren Inhalt von Lohnabrechnungen gehören ebenfalls die persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale wie:

• Steuerklasse
• Konfession
• Kinderfreibetrag

Genau wie für jeden Vollbeschäftigen müssen Sie am Monatsende auch für Minijobber komplette Lohnabrechnungen erstellen. Diese beinhalten ebenfalls alle gesetzlich vorgeschrieben Pflichtangaben und stellen Ihre pauschalen Sozialabgaben dar.

Wenn Sie Baulohnabrechnungen erstellen, gibt es im Gegensatz zu herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen ebenfalls einige Besonderheiten zu beachten. Grundsätzlich sind Abrechnungen im Baugewerbe etwas komplizierter als in anderen Branchen, da man hier unter anderem zwischen Sommer- und Winterarbeitszeit unterscheidet. Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) sieht zwei verschiedene Möglichkeiten der Arbeitszeitverteilung vor:

• Dezember - März: 38 Wochenstunden
• April - November: 41 Wochenstunden

Sollten Sie diese Arbeitszeitverteilung in Ihrem Betrieb anwenden, bezahlen Sie Ihren Mitarbeitenden für die Wintermonate 164 Stunden und für die Sommermonate 178 Stunden pro Monat. Um die genauen Arbeitszeiten nachher korrekt in der Lohnabrechnung abzurechnen und festzuhalten, müssen Sie ein lückenloses Arbeitszeitkonto führen. Weiterhin gibt es verpflichtende Sozialkassen des Baugewerbes (SOKABAU). Dementsprechend müssen Sie als Arbeitgeber ein anderes Meldeverfahren berücksichtigen und die Sozialabgaben anders abführen.

Haben Sie versehentlich zu viel Lohnsteuer für einen Ihrer Mitarbeiter entrichtet, können Sie sich diese wieder zurückholen. Bei anderen Posten, wie beispielsweise den Sozialabgaben, funktioniert das allerdings nicht ohne Weiteres. In so einem Fall müssen Sie die zu viel gezahlten Beiträge mit den Abgaben für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum verrechnen und den Anteil Ihres Mitarbeiters an diesen auszahlen. Ist eine Verrechnung nicht möglich, können Sie einen Antrag auf Erstattung stellen. Das frisst allerdings viel Zeit und Nerven.

Sollten Sie auf der Kehrseite einmal vergessen haben, fällige Beiträge (z. B. für die Kranken- oder Rentenkasse) fristgerecht zu entrichten, ist das strafbar. Sie dürfen fehlende Zahlungen lediglich innerhalb der folgenden drei Lohnzahlungen nachträglich einbehalten. Lassen Sie diese Frist verstreichen, droht Ihnen eine Geld- oder schlimmstenfalls sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren. Deshalb raten wir Ihnen dazu, stets auf ein fehlerfreies Ergebnis zu achten, damit Sie keine falsche Lohnabrechnung erstellen.

Als Arbeitgeber kommen im Bereich der Lohnbuchhaltung einige anspruchsvolle Aufgaben und Verpflichtungen auf Sie zu:

• Lohnsteuer und Sozialabgaben fristgerecht an die zuständigen Behörden abführen
• Entsprechende Bescheinigungen ausstellen
• Lohnabrechnungen aufbewahren und entsprechende Aufbewahrungsfristen einhalten
• Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt wahrnehmen

Meist verfügen kleine und mittelständische Unternehmen nicht über die nötige Zeit oder das erforderliche Know-how, um sich selbst um ihre monatlichen Lohnabrechnungen zu kümmern. Dann kann es unter Umständen Sinn machen, die Lohnbuchhaltung und damit auch die Lohnabrechnungen auszulagern. Sie haben zwei Möglichkeiten, diese Aufgaben nach extern zu übergeben:

1. an einen Steuerberater
2. an ein Lohnbüro

Die Lohnabrechnungen auszulagern, bietet gerade kleinen und mittleren Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

• Der zeitliche und finanzielle Aufwand fällt wesentlich geringer aus.
• Da das Einstellen eines oder einer Mitarbeitenden für diese Aufgabe nicht notwendig ist, entfallen Personalausgaben.
• Sie müssen sich nicht ständig mit veränderten Steuergesetzen befassen.

Möchten Sie Ihre Lohnabrechnungen extern erledigen lassen, funktioniert das in der Regel recht unkompliziert:

• Sie erfassen einmalig alle relevanten Stammdaten Ihrer Angestellten.
• Sie legen Ihren gewünschten Zeitpunkt für die monatlichen Lohn- und Gehaltszahlungen in Ihrem Unternehmen fest.
• Kurz vor der Fälligkeit übermitteln Sie dem Dienstleister eine Mitarbeiterliste mit allen wichtigen Angaben für die Lohnabrechnung (z. B. geleistete Stunden, Überstunden etc.).

Im Anschluss ist Ihr externes Lohnbüro bzw. Ihr Steuerberater mit der Bearbeitung am Zug. Sie sollten in der Regel innerhalb von zwei bis drei Tagen die in Auftrag gegebenen Lohnabrechnungen einschließlich aktueller Lohnauswertungen erhalten. Vergessen Sie nicht, diese aufzuheben für eine potentielle Betriebsprüfung.

Wenn Sie Ihre Abrechnungen an externes Fachpersonal auslagern, ist diese Leistung mit entsprechenden Lohnabrechnungskosten verbunden. Deren Höhe richtet sich nach bestimmten Faktoren:

• Leistungsumfang des Lohnbüros
• Anzahl Ihrer beschäftigten Mitarbeiter

Es gibt günstige Lohnbüros, die Ihnen Ihre Lohnabrechnungen bereits ab sieben Euro pro Monat pro Abrechnung erstellen.
Das heißt: Ausgelagerte Abrechnungen können mit der Zeit hohe zusätzliche Kosten für Ihr Unternehmen bedeuten.

Das Auslagern der Lohnabrechnung kann hohe Kosten verursachen. Dieses Geld können Sie sich sparen, indem Sie die Lohnabrechnungen selbst erstellen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie nutzen eine spezielle Vorlage.
2. Sie setzen eine professionelle Lohnabrechnungssoftware ein.

Sie können zum Beispiel eigene Vorlagen mit Excel oder Word erstellen. Ist Ihnen das zu viel Aufwand, haben Sie die Möglichkeit, vorgefertigte Lohnabrechnungsmuster aus dem Internet zu verwenden. Im Web finden Sie eine große Auswahl bereits fertiger Formulare, die Sie sich kostenlos herunterladen können. In der Regel enthalten diese bereits Felder mit allen wichtigen Pflichtangaben, sodass Sie nur noch die entsprechenden Daten aus Ihrer Lohnbuchhaltung eintragen müssen.

Beschäftigen Sie eine größere Mitarbeiterzahl in Ihrem Unternehmen oder schwanken die Löhne Ihrer Angestellten von Monat zu Monat, ist es sinnvoll, eine moderne Lohnbuchhaltungssoftware einzusetzen. Der Grund: Sie ist der einfachste und sicherste Weg, fehlerlose Abrechnungen selbst zu erstellen, die den aktuellen Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen.

Nachdem Sie alle Stammdaten Ihrer Mitarbeiter in ein solches Programm eingegeben haben, erstellt dieses automatisch jeden Monat die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Sie. Da die Anschaffung einer Lohnsoftware außerdem mit geringen monatlichen Kosten verbunden ist, ist der Einsatz eines modernen Programms die optimale Alternative für Unternehmen mit kleinem Budget.

Ein gutes Lohnabrechnungsprogramm unterstützt Sie u. a. bei folgenden Aufgaben in der Lohnbuchhaltung:

• Alle Personaldaten zentral erfassen und aktuell abrufen
• Die Zuordnung und Verteilung aller Löhne und Gehälter auf einen Blick erkennen
• Das Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Den Überblick über die Personalkosten behalten

Mit Hilfe einer effizienten Software müssen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter nur einmalig erfassen. Auf Basis der eingepflegten Daten kann das Programm anschließend alle Löhne und Gehälter automatisch berechnen und die monatliche Lohnabrechnung für Ihre Angestellten erstellen. Weiterhin können Sie damit den kompletten Zahlungsverkehr selbstständig erledigen und alle Unterlagen über die gesetzlich vorgeschriebene Dauer archivieren.

Als Arbeitgeber gehört es außerdem zu Ihren Aufgaben, alle Daten Ihrer Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern sowie die Lohnsteuer bei dem zuständigen Finanzamt zu melden. Eine moderne Lohnsoftware übernimmt auch diese Arbeiten für Sie. Zudem können Sie damit Arbeitszeitkonten führen sowie Urlaubs- und Krankentage übersichtlich verwalten.

Lohnabrechnungen ohne fremde Hilfe erledigen. Da viele Lohnprogramme mit einer Funktion für das Online-Banking ausgestattet sind, tätigen Sie die Überweisungen der Löhne und Gehälter ebenfalls unkompliziert aus der Software heraus.
Außerdem sollte die Lohnabrechnungssoftware die Möglichkeit bieten, Sonderfälle abzurechnen wie z. B.:

• Minijobs und Midijobs
• Gleitzone im Niedriglohnbereich
• Teilzeitmitarbeiter
• Mehrfachbeschäftigte
• Praktikanten
• Auszubildende

Abhängig von den unterschiedlichen Beschäftigungsarten in Ihrem Betrieb besitzen Programme außerdem spezielle Funktionen, um automatisch die entsprechenden Beitragssätze für die Sozialversicherungsträger und die Lohnsteuer nach den gesetzlichen Vorgaben zu errechnen. Auch das Meldewesen übernehmen die meisten Lösungen für Sie. Ermöglicht wird das durch eine integrierte Dakota-Funktion.

Darüber hinaus sind Programme für die Lohnabrechnung mit gängigen Schnittstellen wie ELSTER und ELStAM ausgestattet. Diese garantieren Ihnen einen reibungslosen Datenaustausch mit dem Finanzamt.

• Komplette Lohnbuchhaltung einfach und flexibel selbst erledigen
• Fehlerwahrscheinlichkeit auf ein Minimum reduzieren
• Persönliche Fachkenntnisse erweitern
• Alle relevanten Lohndaten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter übersichtlich erfassen und verwalten
• Den Arbeitsaufwand in der Lohnbuchhaltung deutlich verringern und wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft sparen
• Auf Basis aktueller Gesetze und Datenschutzrichtlinien arbeiten
• Kosten für externes Fachpersonal vermeiden und damit Geld sparen
• Stets den umfassenden Überblick über die Unternehmensfinanzen behalten
• Mitarbeitern Auskünfte schneller erteilen und damit optimal beraten