Urlaubsgeld: Das müssen Arbeitgeber zur Sonderzahlung wissen

Egal, ob Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Sonderzuschläge – manchmal ist es nicht ganz einfach, den Überblick darüber zu behalten, was genau deinen Angestellten zusteht. 2025 veröffentlichte die Hans-Böckler-Stiftung (WSI-Institut) neue Erkenntnisse zum Thema Urlaubsgeld. Unter anderem kam sie zu folgenden Ergebnissen:

• Etwas weniger als die Hälfte aller Beschäftigten in der Privatwirtschaft erhält Urlaubsgeld.
• Die meisten aufgrund eines Tarifvertrags.
• In den westlichen Bundesländern eher als in den östlichen.
• In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden wird wesentlich häufiger Urlaubsgeld gezahlt als in solchen mit weniger als 100 Beschäftigten.

Urlaubsentgelt ist die Lohn- und Gehaltsfortzahlung, die du an deine Mitarbeitenden während deren Urlaubs leistest. Dabei handelt es sich um einen gesetzlichen Anspruch, den jeder Arbeitgeber zu erfüllen hat. Wie es zu berechnen ist, ergibt sich aus § 11 Bundesurlaubsgesetz.

Zusätzliches Urlaubsgeld ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers an die Beschäftigten Auf Urlaubsgeld besteht also auch kein gesetzlicher Anspruch. D. h. du entscheidest als Arbeitgeber selbst, ob, wann und wie viel Urlaubsgeld du zahlen möchtest. Wichtig ist in jedem Fall, dass du Sondervergütungen schriftlich festhältst.

Nein, Urlaubs- und Weihnachtsgeld müssen voll versteuert werden. Hierbei handelt es sich nämlich um ein zusätzliches Einkommen und es zählt damit zu den sonstigen Bezügen. Neben der Steuer fallen auch Sozialversicherungsabgaben für das Urlaubs- und Weihnachtsgeld an.

Eine steuerfreie Alternative ist die sogenannte Erholungsbeihilfe. Arbeitgeber dürfen diese jährlich auszahlen. Sie beträgt pro Jahr 156,00 Euro. Dazu kommen 104,00 Euro für Ehepartner und 52,00 Euro pro Kind. Die Erholungsbeihilfe darf allerdings nur für zwei Kinder geltend gemacht werden.  

Arbeitgeber versteuern die Erholungsbeihilfe pauschal mit 25 Prozent. 

Wenn im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag eine entsprechende Regelung fehlt, besteht grundsätzlich kein gesetzlicher Anspruch auf Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Dennoch kann sich für Unternehmen aus anderen Gründen eine Pflicht zur Zahlung ergeben. Ein Anspruch auf Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld kann beruhen auf

• einem Tarifvertrag
• einer Betriebsvereinbarung
• dem Arbeitsvertrag
• einer Zusage des Arbeitgebers
• dem sogenannten Gleichbehandlungsgrundsatz

Trifft einer dieser Punkte auf dein Unternehmen zu, muss Urlaubsgeld gezahlt werden.

Ist dein Betrieb tarifgebunden oder wurde der Tarifvertrag für deine Branche und dein Bundesland für allgemeinverbindlich erklärt, kann das Urlaubsgeld verpflichtend sein.

Die Regelung von Urlaubsgeld in einer Betriebsvereinbarung kommt in der heutigen Praxis selten vor. Häufiger ist eine freiwillige Zusage von Arbeitgebern, die sie nach Bedarf ändern oder streichen können.

Wie sieht es bei Beamten aus? Wie für andere Beschäftigte auch, haben Angestellte im öffentlichen Dienst keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld. Die Zahlung von Urlaubsgeld richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD). Dementsprechend können Beamte ein tarifliches Urlaubsgeld einfordern, wenn dieses vertraglich zugesichert wird.

Die Zahlung von Urlaubsgeld kann im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Ein „freiwilliges“ Urlaubsgeld ist aber in Arbeitsverträgen kaum zu finden. Grund: Die Rechtsprechung macht es fast unmöglich, ein Urlaubsgeld im Arbeitsvertrag vorzusehen, ohne einen ständigen Anspruch zu schaffen. Selbst die mehrfache Betonung der Freiwilligkeit schützt nicht davor, sich unbeabsichtigt für alle Zeit zur Zahlung zu verpflichten. Hierzu gibt es mehrere Urteile des Bundesarbeitsgerichts, zuletzt vom 20.02.2013. Zu lesen ist das komplette Urteil mit Begründung hier.

Auch, wenn vertraglich kein Urlaubsgeld vereinbart wurde, kann es sein, dass du Arbeitnehmern Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld zahlen musst. Und zwar dann, wenn Arbeitgeber regelmäßig Urlaubsgeld an ihre Mitarbeiter auszahlen. Zahlen Arbeitgeber eine Sonderzahlung wie z. B. Urlaubsgeld mehrfach ohne Freiwilligkeitsvorbehalt, kann er oder sie sich also ungewollt verpflichten. Es entsteht ein Anspruch auf Urlaubsgeld aus betrieblicher Übung. Man spricht dann auch von einem Gewohnheitsrecht.

Ein solches Recht entsteht, wenn eine unveränderte Sonderzahlung dreimal in Folge geleistet wurde.

Das heißt, Beschäftigte können und dürfen davon ausgehen, dass der Arbeitgeber immer zahlt. Das Problem: Eine einmal entstandene betriebliche Übung ist kaum mehr rückgängig zu machen. Arbeitgeber können dieses Recht jedoch umgehen, indem sie vorab schriftlich einen Vorbehalt äußern. Versieh deine freiwillige Zusage daher jedes Mal mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt.

Mit einer freiwilligen Zusage kannst du jedes Jahr von Neuem entscheiden, ob und in welcher Höhe du ein Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld zahlen kannst bzw. möchtest. Je nachdem wie die Geschäfte laufen und die Umsätze schwanken, kannst du von einem Urlaubsgeld absehen oder eine andere Summe gewähren.

Die freiwillige Zusage erfolgt am besten durch ein persönliches Schreiben an alle Mitarbeiter. Wichtig ist, dass du jedes Mal mit einem sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt darauf hinweist, dass es sich beim Urlaubsgeld um eine freiwillige Zahlung ohne zukünftigen Anspruch handelt. Nur so kannst du die sogenannte „betriebliche Übung“ ausschließen.

Der Gleichbehandlungsgrundsatz des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetztes macht deutlich: Es ist für Arbeitgeber unzulässig, einzelne oder Gruppen von Angestellten schlechter zu stellen als andere. Ausnahme: Er oder sie hat einen sachlichen Grund. Eine Zahlung nur an Vollzeitkräfte ist danach nicht erlaubt.

Möglich sind zum Beispiel:

• entsprechend der Arbeitszeit geringere Zahlungen an Teilzeitkräfte
• Zahlungen erst ab 6 Monaten Betriebszugehörigkeit

Inwieweit in der Probezeit oder im Rahmen einer Ausbildung ein Anspruch auf Urlaubsgeld besteht, ist in der Regel klar im entsprechenden Anstellungs- oder Ausbildungsvertrag geregelt. 

Urlaubsgelder in Tarifverträgen sind je nach Branche sehr unterschiedlich bemessen. Auch bei der Berechnung sind zahlreiche Möglichkeiten verbreitet, wie beispielsweise:

• ein pauschaler Betrag pro Jahr
• ein fester Betrag pro Urlaubstag
• ein prozentualer Aufschlag auf das Urlaubsentgelt

Wenn du das Urlaubsgeld berechnen möchtest, solltest du folgende Dinge berücksichtigen:

• Wie hoch ist die Wochenarbeitszeit deiner Belegschaft?
• Zahlst du deinen Mitarbeitern einen Wochen- oder Monatslohn?
• Waren Beschäftigte das ganze Jahr über in deinem Unternehmen angestellt? Ist dies nicht der Fall, musst du das Urlaubsgeld nur anteilig auszahlen. 

Wie viel Urlaubsgeld deinen Angestellten zusteht, lässt sich grob mit folgender Formel (je nach Wochenarbeitstagen) berechnen:

• 5-Tage-Woche: Gehalt / 22 x auszuzahlende Urlaubstage
• 6-Tage-Woche: Gehalt / 26 x auszuzahlende Urlaubstage

Zur besseren Übersicht für deine Angestellten kannst du den genauen Betrag ebenfalls im entsprechenden Arbeitsvertag vermerken.

Ist die Zahlung von Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld arbeitsvertraglich festgelegt, haben in der Regel alle Beschäftigten Anspruch auf diese Sondervergütung. Doch wie sieht es mit Beschäftigten aus, die ein Kind erwarten, krankheitsbedingt länger ausfallen oder ihre Kündigung eingereicht haben? Hier kommen die Antworten:

Das Urlaubsgeld gehört in jedem Fall zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Bei einmaliger Zahlung erfolgt die Versteuerung als sogenannter „sonstiger Bezug“. Steuerfrei ist es also grundsätzlich nicht.

In der Sozialversicherung gilt: Da das Urlaubsgeld nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt wird, ist es als „Einmalzahlung“ zu behandeln. Die Zahlung ist dem Monat zuzuordnen, in dem das Urlaubsgeld gezahlt wird. Keine Einmalzahlung liegt vor, wenn das Urlaubsgeld z. B. jeweils als Zuschlag zum Urlaubsentgelt ausgezahlt wird. Beachte jedoch, dass du Einmalzahlungen richtig vereinbaren musst.  

Wird das Urlaubsgeld versteuert, fällt der entsprechende Steuersatz – und im Zuge dessen auch die Lohnsteuer – meist viel höher aus als im Vergleich zum normalen Monatslohn. Grund ist die Lohnsteuer, die beim Urlaubsgeld einbehalten wird. Aufgrund dieses zusätzlichen Betrags steigt die Steuerprogression und infolgedessen eben auch der Steuersatz.  

Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn du die Sonderzahlung als regelmäßigen Zuschlag monatlich zahlst. Dann erfolgt die Versteuerung des Urlaubsgeldes als laufender Arbeitslohn.

Urlaubsgeld kann praktisch in jeder Art von Firma gezahlt werden, egal ob klein, mittelständisch oder groß. Laut einer Studie des WSI wird jedoch nicht einmal in 50 % der deutschen Betriebe Urlaubsgeld gewährt.

Eine Tarifbindung erhöht die Aussicht auf zusätzliche Urlaubsvergütung signifikant: 69 % tarifgebundener gegenüber 36 % nicht gebundener Betriebe zahlen es aus. Größere Unternehmen sind eher bereit, Urlaubsgeld zu zahlen als kleinere: Über 500 Mitarbeiter zählen 60 % Urlaubsgeldzahler, bei 100 – 500 sind es 53 % und selbst unter kleinen Firmen mit bis zu 100 Angestellten zahlt noch über ein Drittel.

Auch der Unternehmensstandort spielt eine Rolle, wobei in westdeutschen Firmen häufiger (47 %) als in ostdeutschen (35 %) Urlaubsgeld genehmig wird. Bei der Geschlechterverteilung erhalten Männer mit 50 % öfter Urlaubsgeld als Frauen mit 41 %, was teilweise auf Unterschiede in den Berufsfeldern zurückzuführen ist.

Die Höhe des Urlaubsgelds variiert je nach Unternehmen, da es dafür keine gesetzlichen Richtlinien gibt. In tarifgebundenen Industriebetrieben fällt das Urlaubsgeld häufig überdurchschnittlich hoch aus. Die WSI-Studie liefert jedoch Durchschnittswerte für verschiedene Branchen, die einen Anhaltspunkt bieten, wie umfangreich das Urlaubsgeld sein kann.