Gehaltsabrechnungen korrekt erstellen: Wichtige Infos und Tipps

Es ist wichtig, die Gehaltsabrechnung zu verstehen. Denn du brauchst sie auch, um die Einkommensteuer korrekt zu berechnen. Das Formular zeigt die Höhe des Brutto- und Nettolohns unter Berücksichtigung aller monatlichen Abzüge, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge:

• Lohnsteuer,
• Solidaritätszuschlag,
• ggf. Kirchensteuer und
• Abgaben zur Sozialversicherung (Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung).

Aus diesem Grund dient die Gehaltsabrechnung in vielerlei Hinsicht als wichtiger Einkommensnachweis für Dritte, den sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei Bedarf vorlegen können.

Eine Gehaltsabrechnung erstellen du grundsätzlich nach diesem Schema:

1. Gesamtbruttolohn ermitteln,
2. Anfallende Steuern aus dem Steuerbrutto berechnen,
3. Sozialversicherungsbeiträge aus dem Sozialversicherungsbrutto ermitteln,
4. Nettogehalt bzw. Nettolohn berechnen und
5. Auszahlungsbetrag ermitteln.

• Versicherungspflicht der Angestellten prüfen
• Angestellte bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse fristgerecht an- und abmelden
• Versicherungsnummern für Arbeitnehmer bei der Krankenkasse beantragen
• Sozialabgaben (Renten-, Kranken- Pflege- und Arbeitslosenversicherung) berechnen und fristgerecht überweisen
• Arbeitsunterbrechungen an die Krankenkasse und die Rentenversicherung melden
• Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Beschäftigten erstellen
• Beschäftigte bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anmelden
• Gehalt der Angestellten bei Krankheit bzw. im Mutterschutz weiter ausbezahlen.

Die beiden Begriffe werden genau wie Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung häufig synonym gebraucht. Lohn bzw. Gehalt bezeichnet grundsätzlich die Bezahlung eines Angestellten für dessen geleistete Arbeit. Allerdings kann man hier noch weiter differenzieren:

• Lohn: Den Lohn berechnest du auf Grundlage der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit eines Angestellten. Meist erhalten beispielsweise Schreiner Lohn von ihrem Arbeitgeber. Je nach Umfang der geleisteten Stunden bzw. je nach Monat kann die Höhe des Auszahlungsbetrags dementsprechend schwanken.
• Gehalt: Hierunter versteht man einen Festbetrag, den du monatlich auf das Konto des oder der Angestellten überweist. Egal, wie viele Überstunden er oder sie gearbeitet oder wie viele Tage ein Monat hat – das Gehalt bleibt immer gleich.

Wenn du eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erstellst, musst du vermerken, wie du den Angestellten bezahlst. Es gibt aber keinen gravierenden Unterschied zwischen den beiden Formularen. Je nachdem ob du deine Beschäftigten mit Lohn oder Gehalt entlohnst, musst du in der Abrechnung jeweils alle erforderlichen Informationen und Pflichtangaben korrekt aufführen.

Diese Übersicht zeigt, dass Arbeitnehmer durchschnittlich 59 % des Bruttogehalts als Nettogehalt erhalten. Wie hoch die Abgaben bei jedem Einzelnen sind, steht auf der Gehaltsabrechnung.

Folgende Posten musst du berücksichtigen, wenn du das Gehalt berechnest:

• Lohnsteuer: Alle deutschen Arbeitnehmer müssen monatlich Lohnsteuer abführen. Deutschland hat die Lohnsteuer progressiv aufgebaut. Das heißt, dass der Steuersatz steigt, wenn das Gehalt steigt. Im Jahr 2026 liegt der Eingangssteuersatz bei 14 %, der Spitzensteuersatz bei 42 % und der Höchststeuersatz bei 45 %. Du findest diese Werte in der jeweils geltenden Einkommensteuer-Grundtabelle. Wenn du die Lohnsteuer berechnest, ist ein weiteres entscheidendes Kriterium die Lohnsteuerklasse:

Eine wichtige Rechengröße im Sozialversicherungsrecht sind die Beitragsbemessungsgrenzen. Sie legen einen Höchstbetrag des Einkommens fest. Die Sozialversicherungen beziehen sich prozentual auf diesen Betrag, wenn sie die Beiträge berechnen. Das heißt: Den Anteil, den ein Arbeitnehmer über dem Höchstbetrag verdient, berücksichtigen die Sozialversicherungen dabei nicht. Jedes Jahr beschließt die Bundesregierung jeweils einen Höchstbetrag für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Bei der Rentenversicherung unterscheidet die Bundesregierung bei der Beitragsbemessungsgrenze immer noch zwischen Ost und West.

Dieses Schema einer Gehaltsabrechnung gibt dir Aufschluss über folgende Punkte:

1. Personenbezogene Daten Arbeitnehmer: Hier befinden sich die erforderlichen Daten des Angestellten, wie zum Beispiel das Eintrittsdatum ins Unternehmen, das Geburtsdatum, die Krankenversicherung, die Steuerklasse oder die Steuertage.

2. Urlaub: An dieser Stelle listet die Gehaltsabrechnung den aktuellen Stand des Urlaubsanspruchs auf.

3. Anschrift von Arbeitnehmer und Arbeitgeber

4. Brutto-Bezug: Hier gibst du sowohl die Lohnart als auch den Brutto-Betrag an. Je nach Arbeitsvertrag kommen noch weitere Beträge hinzu. Dazu gehören zum Beispiel diese:

• Vermögenswirksame Leistungen (Arbeitgeberanteil),
• Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld,
• Sachbezüge (z. B. Pkw-Nutzung),
• Abfindungen,
• Feiertags- und Wochenendzuschläge,
• Jubiläumszuwendungen,
• Leistungsprämien,
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall,
• Lohnnachzahlungen,
• Tantiemen und
• Überstundenzuschläge.

5. Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abzüge: Dieser Teil listet die gesetzlichen Abzüge im Bereich Steuer und Sozialversicherung auf.

6. Nettoentgelt: Das Nettoentgelt ist der Betrag, der nach den gesetzlichen Abzügen vom Bruttogehalt übrigbleibt. Dieser ist nicht immer identisch mit dem Auszahlungsbetrag.

7. Netto-Bezüge/ Netto-Abzüge: Hier führst du Zuschüsse vom Arbeitgeber und Abzüge auf, die den Arbeitnehmer betreffen. Sie vermindern oder erhöhen den Auszahlungsbetrag.

8. Auszahlungsbetrag: An dieser Stelle der Gehaltsabrechnung steht der Betrag, den du tatsächlich am Ende des jeweiligen Monats auszahlst.

9. Abgelaufene Jahreswerte: Diese Übersicht zeigt sämtliche Brutto-Werte und Beträge der gesetzlichen Abzüge, die bis zum Zeitpunkt der Gehaltsabrechnung im laufenden Abrechnungsjahr angefallen sind.

10. Bankverbindung des Mitarbeiters zur Auszahlung des monatlichen Gehalts

11. Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung: Die Fußzeile enthält Erklärungen zu allen Abkürzungen, die auf der Lohnabrechnung erscheinen. Außerdem findest du hier den Hinweis, dass du die Entgeltbescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt hast.

Hin und wieder schleicht sich vielleicht einmal ein Rechenfehler ein. Dadurch ziehst du einem Mitarbeiter beispielsweise zu hohe oder zu niedrige Steuerbeträge vom Verdienst ab. Zwar darfst du bei der Gehaltsabrechnung als Arbeitgeber so entstandene Fehler innerhalb von drei Monaten korrigieren und rückwirkend korrekt verrechnen, allerdings kommt dann zeitintensiver Papierkram auf dich zu.

Um die Gehaltsabrechnungen deiner Angestellten zu erstellen, hast du folgende Möglichkeiten:

• Die Abrechnungen auslagern (z. B. an ein externes Lohnbüro oder einen Steuerberater).
• Die Gehaltsabrechnung selbst erstellen (z. B. in einer eigenen Abteilung für die Lohnbuchhaltung oder mit spezieller Lohnsoftware).

Egal, für welche Lösung du dich entscheidest – du solltest deine Gehaltsabrechnungen in jedem Fall pünktlich erstellen. Andernfalls kann das zu Frust und Motivationsmangel bei deinen Mitarbeitern bzw. sogar zu einer Klage vor dem Arbeitsgericht führen.

Die Lohnbuchhaltung ist zeitintensiv und komplex. Deshalb gehört sie in den meisten Unternehmen zu den eher ungeliebten Aufgaben. Hinzu kommt, dass Firmeninhaber oft nicht das nötige Know-how besitzen, um monatlich eigenständig abzurechnen. Daher sehen viele Betriebe die geeignetere Alternative darin, die Gehaltsabrechnung auszulagern. Hierfür geben sie die Arbeit zum Beispiel an einen externen Experten:

• Steuerberater
• Lohnbuchhalter
• Online-Lohnbüro

Die Gehaltsabrechnung auszulagern, kann für größere Unternehmen mit dem entsprechenden Budget eine echte Erleichterung sein. Viele Steuerberater und Lohnbüros arbeiten mit DATEV – einer Software, die vor allem auf die Bedürfnisse von Steuerkanzleien und größeren Firmen zugeschnitten ist. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist DATEV jedoch oft zu komplex und teuer. Eine Alternative bietet Lexware lohn+gehalt: Die Software richtet sich gezielt an Betriebe mit bis zu 50 Mitarbeitern, die ihre Lohnabrechnung einfach und eigenständig erledigen möchten – ohne tiefgehendes Fachwissen. Dank der integrierten DATEV-Schnittstelle kannst du deine Daten bei Bedarf trotzdem direkt an deinen Steuerberater übermitteln.

Wenn du mit dem Gedanken spielst, externe Fachleute zu engagieren, die deine Gehaltsabrechnungen erstellen, dann beachte, dass dieser Service mit hohen Kosten verbunden ist. Dafür kannst du dir durch das Outsourcing der Gehaltsabrechnung sicher sein, dass du keine Gesetzesänderungen verpasst. Vorausgesetzt natürlich, du gerätst an einen zuverlässigen Lohnservice, wie es zum Beispiel bei deinem Steuerberater der Fall ist. Sobald du die Gehaltsabrechnung in fremde Hände gibst, betrifft das ebenfalls hochsensible Mitarbeiterdaten. Wähle externe Fachleute daher immer mit Bedacht aus.

Oft kann eine interne Lösung für die Gehaltsabrechnung sinnvoll sein. Du kannst diese Option für dein Unternehmen in Betracht ziehen, wenn folgende Kriterien auf dich zutreffen:

• Du hast gerade erst gegründet bzw. leitest ein kleines Unternehmen. Sowohl der Arbeitsaufwand als auch die Anzahl deiner Mitarbeitenden hält sich noch in Grenzen und dir fehlt es am nötigen Kleingeld, um die Gehaltsabrechnung auszulagern.
• Du möchtest die Kosten in deinem Betrieb reduzieren, um erfolgreich zu bleiben. Im Zuge dessen bringt es für deine Firma finanzielle Vorteile mit sich, wenn du die Gehaltsabrechnung selbst erstellst.

Wenn einer oder mehrere dieser Punkte auf dich zutreffen, solltest du dich ernsthaft darüber nachdenken, deine Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen. Hierfür hast du folgende Möglichkeiten:

• Excel-Tabellen: Wer Grundkenntnisse mitbringt, wie man Gehälter abrechnet, und sich mit Excel auskennt, kann das Programm nutzen, um Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen.
• Lohnrechner: Du hast die Möglichkeit, spezielle Lohnrechner im Internet zu verwenden, welche dir das Gehalt deiner Beschäftigten online ausrechnen.
• Gehaltsabrechnungsmuster: Du bist dafür verantwortlich, alle Lohndaten deiner Angestellten in einer Abrechnung einzutragen und ihnen diese anschließend auszuhändigen. Damit darauf alle wichtigen Informationen und Pflichtangaben enthalten sind, kannst du zum Beispiel vorgefertigte Vorlagen aus dem Web für die Gehaltsabrechnung verwenden.

Kleinbetriebe mit 1 bis 3 Mitarbeitern können fertige Vorlagen als Alternative zu einem Lohnprogramm verwenden. Dann sollten allerdings folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Die Bruttogehälter bleiben das gesamte Jahr hindurch gleich. Lediglich das Datum für den jeweiligen Monat musst du dann anpassen.
• Ein Steuerberater hat zu Jahresbeginn alle Eingaben und Ergebnisse überprüft. Achtung: Dafür entstehen Kosten, die du einkalkulieren musst.
• Bei jedem Jahreswechsel besorgst du dir beim Finanzamt und den Sozialkassen alle neuen Berechnungsschlüssel und passt die Formulare entsprechend an.

Sobald sich das Gehalt ändert, stehen der Zeitaufwand, um die Formulare erneut anzupassen, und die geringe Kostenersparnis im Vergleich zu einer Lohnbuchhaltungssoftware in keinem Verhältnis mehr. Wirklich flexibel, rechtssicher, stets aktuell und erheblich komfortabler sind Gehaltsabrechnungen, die ein Lohnbuchhaltungsprogramm automatisch erstellt.

Wenn du die passende Lohnsoftware wählst, achte darauf, dass diese alle Basis-Funktionen enthält, die du brauchst, um sämtliche gängigen Beschäftigungs- und Lohnarten in deinem Betrieb leicht abzurechnen. Neben Angestellten mit einem festen Monatsgehalt gehören unter anderem diese Sonderfälle dazu:

• Minijobs,
• öffentlicher Dienst,
• Geringverdiener,
• Gleitzone im Niedriglohnbereich,
• Mehrfachbeschäftigte und
• Praktikanten.

Als Arbeitgeber verpflichtet dich der Gesetzgeber, den zuständigen Ämtern und Sozialversicherungsträgern alle Änderungen in den Beschäftigungsverhältnissen deiner Angestellten sofort mitzuteilen:

• Neueinstellungen,
• Kündigungen,
• Krankheitsfälle und
• Mutterschutz.

Hierfür besitzen Programme wie Lexware Office Lohn & Gehalt ein integriertes Meldeverfahren, mit dem du Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen und sonstige Bescheinigungen bequem an die zuständigen Behörden übermittelst. Außerdem bietet dir unser Programm die Möglichkeit, die Stamm- und Abrechnungsdaten deiner Mitarbeiter zentral und effizient zu verwalten, um die digitalen Gehaltsabrechnungen noch einfacher zu erstellen.

Viele Software-Lösungen punkten beispielsweise nicht nur mit allen wichtigen Funktionen für gesetzlich korrekte Gehaltsabrechnungen, sondern auch mit zahlreichen praktischen Zusatz-Features. Hierzu zählen unter anderem Schnittstellen für den Datenimport und -export. Zum Beispiel ist unsere Gehaltssoftware Lexware lohn+gehalt mit ELSTER und ELStAM ausgestattet, damit du komfortabel Daten mit dem Finanzamt oder deinem Steuerberater austauschen kannst.

ELStAM bietet dir als Arbeitgeber den Vorteil, dass du deine Angestellten elektronisch in der Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern anmelden kannst. Dank der dort zentral gespeicherten Steuerabzugsmerkmale kannst du den Lohnsteuerabzug deiner Mitarbeiter bequem berechnen. Via ELSTER hast du die Möglichkeit, die Lohnsteuer deiner Angestellten an das Finanzamt zu übermitteln.

Die monatlich fälligen Sozialabgaben ziehen hingegen die gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) ein. Hierfür besitzt die Software für Gehaltsabrechnungen ein GKV-Zertifikat. Dieses garantiert dir, dass die Software alle Beiträge sicher an die zuständigen Behörden übermittelt. Dank regelmäßiger Updates kannst du dich außerdem darauf verlassen, dass du stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung arbeitest und die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherungsträger berücksichtigst.