Was ist eine Vorkalkulation bzw. Angebotskalkulation?
Vielleicht fragen Sie sich, warum Sie überhaupt im Vorfeld Angebote unter Berücksichtigung der Kosten- und Marktchancen kalkulieren sollten? Folgende Hintergründe sind für diese Maßnahme wichtig: Grundsätzliches Ziel der Angebotskalkulation ist es, sämtliche Ausgaben und Selbstkosten zu ermitteln, um letztlich die Gewinnmarge zu berechnen. Alle Aufwendungen, die für die Herstellung eines Produkts oder bei der Ausführung einer Dienstleistung anfallen, müssen am Ende gedeckt sein. Zudem muss ein bestimmter Geldbetrag übrigbleiben, damit Unternehmen am Ende auch einen Gewinn erzielen.
Grundlagen der Angebotskalkulation
Einflussfaktoren: Schaffen Sie zuerst die Kalkulationsbasis
Um ein Angebot zu erstellen, werden für die Angebotskalkulation vor allem Informationen rund um die Herstellung des Produkts oder den Ablauf der Dienstleistung benötigt. Folgende Komponenten dienen dem Kalkulationsschema als Grundlage:
- Genauer Kundenwunsch (Basis für alle weiteren Punkte, sonst sind realistische Kalkulationen nicht möglich)
- Materialkosten/-preise
- Kosten für Fremdleistungen
- Anzahl benötigter Arbeitsstunden (ggf. Maschinenstunden)
- Kosten für Arbeits-/Maschinenstunden (ohne Material und Fremdleistungen)
- Sonstige Kosten, die zusätzlich berechnet werden, z. B. Fahrt, Verpackung, Gebühren, Fracht
- Termine (mind. Auftragsbeginn/–ende, ggf. Meilensteine)
- Bonitätsinformationen von Kunden
- Kapazitätsprüfung (kann ein Auftrag im geplanten Zeitrahmen erledigt werden)
Angebotskalkulation richtig durchführen
Ist mit dem Kunden geklärt was er will, können Sie im nächsten Schritt das Angebot berechnen. Die Angebotskalkulation ist ein internes Dokument, das der Kunde i.d.R. nicht zu sehen bekommt. Daher können und sollen hier alle Positionen „im Klartext“ festgehalten werden. Im Angebot steht später lediglich, wie hoch z. B. Material-, Fremdleistungs- und Lohnkosten sind.
In die Angebotskalkulation sollten Sie zunächst allgemeine Daten eintragen. Diese können sein:
- Kundeninformationen
- Auftragsbezeichnung
- wesentliche Termine
- Zahlungsbedingungen
Im Anschluss geben Sie mögliche Materialkosten sowie evtl. Fremdleistungskosten ein. Hierzu sollten Sie mit Lieferanten und Subunternehmern vorab klären, ob Lieferfähigkeit besteht bzw. ob die gewünschten Termine von Subunternehmern eingehalten werden können. Daher sollten Sie bereits im Vorfeld eine genaue Lieferantenauswahl durchführen. Zudem sollten Sie prüfen, ob Sie selbst ausreichende Kapazitäten zur Verfügung haben.
Erst wenn Sie alle Kalkulationsdaten für Angebote ermittelt haben, können Sie Kunden verbindliche Start- und Endtermine zusagen. Parallel sollten Sie, anhand der mit dem Kunden getroffenen Vereinbarungen, die Stundenzahl je Mitarbeiter planen.
Grundsätzlich ist es sinnvoll, eine Position für Unvorhergesehenes einzusetzen, um bei Verzögerungen o. ä. eine Reserve zu haben. Das ist natürlich nur möglich, wenn Sie sich in einem Umfeld bewegen, in dem Sie zumindest kleine Spielräume zur Preisgestaltung haben.
Rabatt und Skonto: Achten Sie auf Gewinnzuschlag
Je nach Branche und Gepflogenheiten sollten Sie im Schema Ihrer Verkaufskalkulation bestimmte Kosten, z. B. Fahrt, Verpackung oder Fracht, separat berechnen. Der Auftragswert ergibt sich, indem Sie Kosten, Gewinn und mögliche Nachlässe addieren.
Bei allen Positionen sollten Sie in der Kalkulation mit Gewinn sowie mit Aufschlägen für evtl. Skonto und Rabatte rechnen, um später für die Angebotserstellung „Umrechnungen“, z. B. von einem reinem Kosten-Stundensatz auf einen Satz mit Gewinnzuschlag zu vermeiden.
Wer z. B. mit einem Kosten-Stundensatz von 50 Euro kalkuliert und mit jeder Stunde 10 % Gewinn erzielen möchte, sollte in der Vorkalkulation bereits mit 55 Euro rechnen, um nachher nicht aus 50 Euro netto pro Stunde und Position in das Angebot übertragen zu müssen.
Achtung
Rabatte und Skonto müssen im Hundert berechnet werden
Wird ein Nachlass nur aufgeschlagen, führt die fehlerhafte Kalkulation dazu, dass Sie nicht den Gewinn erzielen, den Sie sich vorstellen. Beträgt der Auftragswert z. B. 1.000 Euro und wollen Sie 10 % Rabatt gewähren, erhalten Sie bei Rechnung auf Hundert 1.100 Euro, bei Rechnung im Hundert 1.111,11 Euro. Werden pro Jahr z. B. 50 Aufträge erledigt, reduziert sich der Gewinn um fast 560 Euro.
Wie sieht das Schema einer Angebotskalkulation aus?
Sie wissen, dass Sie sämtliche Einflussfaktoren wie Ausgaben, Skonto und Rabatte in die Berechnung eines Angebots integrieren müssen.
Die Kalkulation eines Angebots lässt sich in einem Schema visualisieren, das sich aus den oben gelisteten Kosten zusammensetzt und in drei Schritte gliedern lässt:
- Schritt 1: Fertigungsmaterial + Materialgemeinkosten = Materialkosten
- Schritt 2: Personalkosten/Fertigungslöhne + Fertigungsgemeinkosten = Fertigungskosten
- Schritt 3: Materialkosten + Fertigungskosten = Herstellungskosten + Verwaltungsgemeinkosten + Vertriebsgemeinkosten = Selbstkosten + Gewinn = Barverkaufspreis + Skonto + Provision = Zielverkaufspreis + Rabatt = Angebotspreis
Risikoabwägung bei der Angebotskalkulation
Bevor Sie ein Angebot abgeben, sollte Sie sich über mögliche Risiken und Abhilfemaßnahmen Gedanken machen. Die Übersicht zeigt ausgewählte betriebswirtschaftliche Risiken sowie Ideen für Maßnahmen, mit denen sich die Risiken vermeiden oder reduzieren lassen.
Risikofaktoren und Lösungsoptionen
- Ausfallwahrscheinlichkeit: Bonitätsprüfung, z. B. mittels Creditreform, Schufa, Bankauskunft, bei Neukunden immer, bei Stammkunden jährlich
- Mangelnde Übereinstimmung Bestellung und Angebot: Kritische eigene Prüfung vor Ab-gabe, ggf. Besprechung mit Kunden
- Fristgerechter Zahlungseingang, v. a. bei größeren Aufträgen/Projekten: Vereinbarung von Anzahlungen, (Firmen-)Lastschriften, Vorabzahlungen, kurze Zahlungsziele, Skonto o. ä.
- Termineinhaltung: Prüfung, ob Waren vorrätig sind, Abgleich benötigter Kapazitäten mit vorhandenen Kapazitäten, Anfrage bei Lieferanten/Fremdleistern nach Lieferterminen
- Preiskampf, „Rabattschlacht“: Alleinstellungs-/Differenzierungsmerkmal erarbeiten, versuchen, mehr über Leistungsmerkmale, weniger über den Preis zu sprechen, Angebot individualisieren, um Vergleiche zu erschweren
Nachkalkulation: Auftragserfolg nachträglich prüfen
Ist ein Auftrag abgewickelt, sollte Sie diesen ab einer festgelegten Größe, z. B. 500 Euro, immer nachkalkulieren. Nachkalkulation bedeutet, dass Sie die Planwerte der Angebotskalkulation (bzw. Vorkalkulation) den tatsächlichen Werten gegenüberstellen. Dazu können Sie das gleiche Schema wie bei der Angebotskalkulation verwenden. So ist sichergestellt, dass Sie sofort erkennen, wo Abweichungen entstanden sind und können nach den Ursachen suchen.
Tipp
Finden Sie heraus, wie es zu positiven Abweichungen kam
Auch bei positiven Abweichungen sollten Sie sich überlegen, warum es besser gelungen ist als gedacht. Konnte ein Auftrag z. B. schneller erledigt werden als geplant, sollten Sie prüfen, woran das gelegen hat. Dann ist es künftig u. U. möglich, mehr Aufträge zu erledigen und den Gewinn zu steigern. Auch stabile Auftragspreise haben positive Folgen für die Gewinnentwicklung.
Praxisfall: Angebotskalkulation im Garten- und Landschaftsbau
Herbert Müller betreibt einen Garten- und Landschaftsbaubetrieb. Er beschäftigt 8 Mitarbeiter und arbeitet mit einer Stundensatzkalkulation. Er hat es sich zur Gewohnheit gemacht, alle Aufträge zu kalkulieren und sich hierfür ein Schema erarbeitet (s. Abb. 1). In dieses trägt er zuerst Daten wie Kundenname, Auftragsbezeichnung und gewünschte Termine ein.
Um einen Auftrag in hoher Qualität zur Zufriedenheit des Kunden durchführen zu können, führt er mit ihnen mindestens zwei Gespräche. Aus den Kundenwünschen erstellt er eine Kalkulation. Beispielsweise plant er Materialeinsatz, Fremdleistungen für Arbeiten, die er selbst nicht umsetzen kann, etwa größere Erdarbeiten sowie die voraussichtlich benötigten Arbeitsstunden. Nach Möglichkeit sieht er hier eine Pufferposition vor, um bei auftretenden Problemen eine Reserve zu haben.
Schema für eine Auftragskalkulation
Da es in seiner Branche üblich ist, den Kunden bestimmte Kosten separat zu berechnen, hat er in seiner Kalkulation vorgesehen, u. a. Fahrtkosten und Frachten, gesondert auszuweisen. Müller hat in allen Kostenpositionen einen Gewinnzuschlag von 10 % sowie einen Aufschlag für Skonto von 2 % eingebaut. Am Ende wird auf den Netto-Angebotswert noch die Mehrwertsteuer aufgeschlagen.
Bei Aufträgen ab 500 Euro führt Müller immer eine Nachkalkulation durch. Dazu verwendet er das gleiche Schema wie bei der Angebotskalkulation (Abb. 2). In die Nachkalkulation trägt er alle Istwerte ein und legt die beiden Schemata nebeneinander. Änderungen gegenüber den Angebotswerten markiert er gelb und notiert sich die Ursachen.
