Angebot schreiben – so geht's

Ein individuell zugeschnittenes Angebot mit einem verständlichen Einleitungstext kann der Schlüssel sein, um neue Geschäfte anzubahnen oder bestehende Beziehungen zu stärken. Dabei ist es klug, den Aufwand und die Kosten, die in ein solches Angebot fließen, gegen den möglichen Nutzen aufzurechnen. Dabei kann ein durchdachter Einleitungstext Interesse wecken und vermittelt bereits in den ersten Zeilen die wichtigsten Informationen zu deinem Angebot.

Das Angebotsschreiben
Verbindliches Angebot, freibleibendes Angebot oder Kostenvoranschlag? Um ein Angebot schreiben zu können, solltest du zunächst die unterschiedlichen Arten kennen. Wir zeigen, was du wissen solltest. 

Ein Kostenvoranschlag (KVA) und ein Angebot sind nicht das Gleiche! Ob du für deine Kunden ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag schreibst, hängt davon ab, was in deiner Branche üblich ist oder was zuvor mit dem Kunden abgesprochen wurde. Sowohl im Kostenvoranschlag als auch im Angebot ist genau anzugeben, welche Produkte und Dienstleistungen zu welchen Konditionen und Preisen offeriert werden.  Aber bedenke, dass bei der Angebotserstellung die Leistungen und Preise verbindlich sind.

Vom normalen Angebot ist die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (auch „invitatio ad offerendum“ genannt) zu unterscheiden, die rechtlich nicht bindend ist. Sie wendet sich nicht gezielt an eine bestimmte Person, sondern an eine Vielzahl von potenziellen Kunden. Beispiele für eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots sind Warenangebote im Supermarkt, auf Internetseiten oder in Werbeprospekten.

Wie schreibe ich ein Angebot? Angebotsplanung und -vorbereitung
Das Ziel, das du beim Schreiben des Angebots nicht aus den Augen verlieren solltest, ist, dass der Kunde dir den Auftrag erteilt. Du musst mit dem Angebot die Frage beantworten, warum er gerade dich beauftragen sollte. Von diesem Ziel solltest du dich bei der Planung und Erstellung des Angebots stets leiten lassen.

Das Ziel, das du beim Schreiben des Angebots nicht aus den Augen verlieren solltest, ist, dass der Kunde dir den Auftrag erteilt. Du musst mit dem Angebot die Frage beantworten, warum er gerade dich beauftragen sollte. Von diesem Ziel solltest du dich bei der Planung und Erstellung des Angebots stets leiten lassen.

Grundsätzlich gilt: Der Kunde steht im Mittelpunkt, er ist meist Laie und hat Beratungsbedarf. Gerade Handwerker legen häufig zu viel Wert auf die technischen Details eines Angebots – ein Kunde, der diese Details nicht nachvollziehen kann, ist ihnen ein Gräuel. Wie überzeugend dein Angebot ist, hängt oft davon ab, wie gut du deine Kunden verstehst, denn die Praxis zeigt, dass Kunden häufig bereit sind, einen höheren Preis zu akzeptieren, wenn sie sich verstanden und gut beraten fühlen. Je besser dein Angebot inhaltlich verständlich geschrieben ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass es angenommen wird. Dabei ist der Preis nicht das einzige Entscheidungskriterium innerhalb des Angebots.

Daher solltest du, bevor du ein Angebot schreibst, immer den persönlichen Kontakt suchen. 
Im Gespräch klärst du folgende Punkte ab:

• Welches Ergebnis erwartet der Kunde?
• Wie flexibel ist er in Bezug auf den Weg dorthin?
• Wie hoch ist seine Zahlungsbereitschaft? Gibt es eventuell Spielraum für günstigere/exklusivere Varianten?
• Welche Leistung ist ihm besonders wichtig (Bedingung), welche verzichtbar (Wunsch)?
• Kann der (preissensible) Kunde gegebenenfalls Teilleistungen selbst erledigen (z. B. Abriss- oder Vorarbeiten), die für dich umständlich wären und das Angebot entsprechend verteuern würden?
• Ist der Kunde liquide? Oder solltest du auf einer Bezahlung nach Arbeitsfortschritt bestehen, um Ärger zu vermeiden?

Bestandteile eines Angebots
Eines gleich vorab: Sorgfalt muss sein. Kein Kunde akzeptiert heutzutage ein Angebot mit offensichtlichen Kalkulationsfehlern, unklaren Artikelbezeichnungen oder gar einem unübersichtlichen Layout. 
Wenn der Kunde das Angebot nicht nachvollziehen kann, sortiert er es aus. Nachfragen wird er selten. Du solltest daher strukturierte, präzise und trotzdem individuelle Angebote schreiben.

Willst du ein Angebot schreiben, ist die richtige Formulierung entscheidend. Es gilt, formale, rechtliche und stilistische Aspekte beim Angebotstext zu beachten. Eine große Hilfe hierbei kann eine Softwarelösung bieten.

Oftmals benutzen Unternehmer eine Rechnungssoftware, um Angebotsanfragen zu schreiben und aus den Daten später auch direkt die Rechnung zu generieren. Das System ist dabei die zentrale Datenbank aller Belege. Auch der Abgleich zwischen Angebot und Rechnung wird dadurch erleichtert, dass es eine zentrale Drehscheibe gibt, die die Daten verwaltet.
Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich in solchen Systemen Mustervorlagen anlegen kann. Willst du ein Angebot schreiben, kannst du also Beispiele und Muster nutzen. Das spart Zeit, weil man bei der Angebotserstellung nur noch die individuellen Bestandteile anpassen und ein entsprechendes Anschreiben für das Angebot erstellen muss.

Denk bei der Angebotsformulierung immer an dein Ziel: den Auftrag zu bekommen. Je verständlicher und klarer das Angebot geschrieben ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde tatsächlich mit dem Anbieter in Kontakt tritt. Nimm nach der Erstellung des Angebots zudem stets eine Endkontrolle vor. Falls es formale Mängel aufweist, kann es durchaus sein, dass der Kunde nicht von deiner Qualität überzeugt ist.

Nimm auch kurz auf den entsprechenden Termin bzw. das Telefonat Bezug und zeige, dass du den Kunden verstanden hast. Das geht am einfachsten, indem du kurz das Ergebnis deines Gesprächs zusammenfasst. Dein Plus: Der Kunde fühlt sich dadurch, dass du ihm ein persönliches Angebot schreibst, verstanden und abgeholt –  er vertraut dir.
Falls du das Angebot unverbindlich formulieren möchtest, solltest du zudem Freizeichnungsklauseln verwenden. Wir zeigen dir in den folgenden Abschnitten, worauf du bei der Formulierung konkret achten musst, um ein Angebot, das deinen Vorstellungen entspricht, zu erstellen.

Genauso wichtig wie der Inhalt ist die Tonalität des Anschreibens: Denke, wenn du dein Angebot richtig schreiben möchtest, immer daran, positiv-freundlich, dabei verbindlich, seriös und nicht zu aufdringlich formulieren. Gib dem Kunden im Angebotsschreiben das Gefühl, den Auftrag sehr gerne auszuführen – ohne auf ihn angewiesen zu sein. Achte darauf, dass der Einleitungstext deines Angebots nicht zu technisch klingt – er sollte Emotion und Professionalität verbinden. 
Formulierungen wie: „… Aufgrund der saisonalen Auslastung gewähre ich dir einen Winterpreis für die Erstellung deines Carports …“ können im finalen Gespräch hilfreich sein, im schriftlichen Angebot haben sie nichts zu suchen.

Der Grund: Während sich solch ein Rabatt im Gespräch als spontanes Zugeständnis verkaufen lässt, erweckt er in einem schriftlich formulierten Angebot eher den Eindruck, du seiest in einer „Notsituation“ und auf Angebote angewiesen, die dir zumindest die Auslastung deiner Mitarbeiter und Maschinen sichern.

Wenn du das Angebot schreiben und zeitlich einschränken willst, ist eine Freizeichnungsklausel notwendig. Es empfiehlt sich dann eine Formulierung, welche die Gültigkeit des Angebots eindeutig befristet. Eine Beispielformulierung für ein befristetes Angebot ist: „Das Angebot ist gültig bis zum 30. April 2025.“

Wenn du das Angebot preislich einschränken möchtest, kannst du ebenfalls Freizeichnungsklauseln verwenden. Möglich sind Formulierungen wie „Preis freibleibend“ oder „Preisänderungen vorbehalten“. Damit legst du fest, dass sich die Preise deines Angebots noch ändern können.

Hast du noch Fragen zu unserem Angebot? Wir helfen dir gerne weiter! Du erreichst uns täglich von 9 bis 18 Uhr unter der Telefonnummer +491234567. Unter dieser Nummer kannst du uns selbstverständlich auch den Auftrag erteilen.