Öffentliche Ausschreibungen für Kleinunternehmer: So kannst du profitieren

Grundsätzlich können alle privaten Unternehmen an öffentlichen Ausschreibungen für Groß- und Kleinunternehmer teilnehmen, unabhängig von Branche oder Größe. Allerdings solltest du dir genau überlegen, ob du dich auf eine Ausschreibung bewirbst, bei der du mit großen Unternehmen konkurrierst oder bei denen erhebliche Risiken bestehen (z. B. große Bauvorhaben). Zwar werden die meisten Großaufträge in Lose (Abschnitte) aufgeteilt, damit auch kleinere Unternehmen zum Zuge kommen können. Hier musst du aber im Einzelfall genau prüfen, ob überhaupt die Möglichkeit einer Chance besteht, an einen solchen Teilauftrag zu gelangen.

Für die meisten Kleinunternehmen sind kommunale Ausschreibungen oder Ausschreibungen anderer lokaler Träger häufig interessanter; auch deshalb, weil Städte, Gemeinden oder Schulen häufig Firmen aus der Region bevorzugen und diese Vorhaben häufig auch vollständig von kleinen Betrieben „zu stemmen“ sind. Außerdem gibt es für kleinere Aufträge oft weniger Wettbewerber. Achte darauf, dass du dich bei einem Großprojekt finanziell nicht übernimmst. Mit einem Liquiditätsplaner  stellst du sicher, dass dein Geldfluss nicht versandet. 

Öffentliche Auftraggeber sind gehalten, Aufträge grundsätzlich auszuschreiben, also öffentlich bekannt zu machen; eine direkte Vergabe einer öffentlichen Ausschreibung für einzelne Kleinunternehmer, z. B. durch eine Schule, ist bei diesem Verfahren nicht möglich. Ziel des Verfahrens ist es, sicherzustellen, dass alle Interessenten gleiche Chancen haben, einen Auftrag zu erhalten.

Von dieser Regel gibt es 2 wichtige Ausnahmen: 

• die beschränkte Ausschreibung
• die freihändige Vergabe

Diese Formen der Auftragsvergabe können vom Auftraggeber gewählt werden, wenn bestimmte Wertgrenzen unterschritten werden: Die Wertgrenzen sind auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene unterschiedlich und müssen von dir erfragt bzw. gesucht werden. Gib in eine Suchmaschine z. B. die Begriffe „öffentliche Ausschreibung“ und „Wertgrenze“ ein, oder nimm Kontakt zum potenziellen Auftraggeber auf. Die beiden Verfahren im Detail:

• Bei der beschränkten Ausschreibung werden mindestens 3 geeigneten Firmen Ausschreibungsunterlagen zugesandt, mit der Aufforderung, ein Angebot abzugeben. Beschränkte Ausschreibungen werden auch vorgenommen, wenn z. B. eine vorherige „normale“ öffentliche Ausschreibung erfolglos war oder wenn es sich um besonders dringende Arbeiten handelt.
• Bei der freihändigen Vergabe musst du keine besonderen Vorschriften beachten, sondern kannst über die Angebotsinhalte verhandeln. Eine freihändige Vergabe kann aus den gleichen Gründen vorgenommen werden wie die beschränkte Ausschreibung, oder auch dann, wenn nur eine bestimmte Firma in der Lage ist, eine Aufgabe zu erfüllen.

Ab einem bestimmten Auftragsvolumen (sog. Schwellenwert) müssen öffentliche Ausschreibungen europaweit erfolgen; das bedeutet in der Regel, dass du es mit noch mehr Wettbewerbern zu tun bekommst. Bei klassischen öffentlichen Auftraggebern liegen die Schwellenwerte bei normalen Dienstleistungen bei 215.000 EUR, bei Bauleistungen bei 5,38 Mio. EUR.

Um an öffentliche Ausschreibungen zu gelangen, solltest du als Kleinunternehmer daher schrittweise vorgehen. Suche auf deutschen Ausschreibungsportalen, etwa der Hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD), nach der Vergabe öffentlicher Aufträge. Auch beim Bund (bund.de) kannst du öffentlichen Ausschreibungen entdecken.

Schritt 1: Verschaffe dir einen Überblick

Leider gibt es keine zentrale Stelle, in der alle öffentlichen Ausschreibungen gelistet werden. Daher musst du dich selbst darum kümmern, die für dich interessanten Ausschreibungen zu finden. Eine gute Recherche-Quelle ist das Internet. Die elektronische Suche und Vergabe ist inzwischen bei nahezu allen Auftraggebern obligatorisch. Die wichtigsten Datenbanken sind:

• https://www.evergabe-portal.de
• www.evergabe-online.de
• www.deutsches-ausschreibungsblatt.de
• www.vergabereport.de
• www.subreport.de

Hier findest du auch genaue Anweisungen oder Demos, aus denen du sehen kannst, wie du bei der Ausschreibung im Einzelfall vorgehen musst. Findest du auf diesen Vergabeplattformen keine geeigneten Ausschreibungen, wende dich am besten an die Beratungsstellen deiner Kammer und lass dir weitere Alternativen nennen.

Schritt 2: Lass dich registrieren

Wenn du potenzielle öffentliche Auftraggeber gefunden hast, solltest du möglichst telefonisch Kontakt mit den Vergabestellen aufnehmen und erfragen, was du genau tun musst, um dich als neuer Auftragnehmer registrieren zu lassen, und welche Daten hierfür notwendig sind. Meist musst du dich persönlich oder schriftlich vorstellen oder du musst einen Fragebogen ausfüllen. In jedem Fall werden deine persönlichen Daten und dein Produktions- oder Dienstleistungsangebot sowie ggf. Tätigkeitsschwerpunkte abgefragt. Einige Stellen verlangen schon für die Registrierung weitere Unterlagen, etwa

• Unbedenklichkeitserklärungen vom Finanzamt oder von der Berufsgenossenschaft
• einen Nachweis zur Betriebshaftpflicht oder deine Umsätze der vergangenen 2 bis 3 Geschäftsjahre

Schritt 3: Beachte mögliche Ausschlusskriterien

Wenn du dich um öffentliche Aufträge bewirbst, musst du dich strikt an die Vergaberichtlinien halten. Das bedeutet auch, dass du als Kleinunternehmer wissen musst, wann du von der Vergabe für eine öffentlichen Ausschreibung ausgeschlossen wirst. Die wichtigsten Kriterien, die zu einem Ausschluss führen, sind:

• Verspätete Angebotsabgabe
• Fehlende Rechtsverbindlichkeit (keine persönliche Unterschrift)
• Abgabe des Angebots in einem nicht verschlossenen Umschlag
• Fehlerhaftes oder unvollständiges Angebot, z. B. ohne Preise oder genaue Leistungsbezeichnung
• Unerlaubte Änderungen an den Verdingungsanlagen
• Nicht eindeutige Änderungen an deinen Eintragungen
• Nachweis unzulässiger Preisabsprachen mit anderen Bietern
• Einreichung unzulässiger Änderungen oder Nebenangebote
• Unzulässige oder falsche Angaben zu deiner Tätigkeit und/oder Leistungsfähigkeit
• Einreichung eines zugelassenen Nebenangebots zusammen mit den anderen Unterlagen sowie fehlender Kennzeichnung des Nebenangebots (vgl. Schritt 4)

Darüber hinaus kannst du ausgeschlossen werden, wenn du nicht bei der Berufsgenossenschaft gemeldet bist, wenn du Steuern oder Abgaben nicht bezahlt hast, wenn du Insolvenz anmelden musst bzw. sich dein Betrieb in Liquidation befindet.

Schritt 4: Wähle nur geeignete Ausschreibungen aus

Nimm besser nur an öffentlichen Ausschreibungen für Kleinunternehmer teil, die du auch umsetzen kannst. Das gilt sowohl für die fachliche Qualifikation als auch wirtschaftlich. Als Faustregel gilt: Bewirb dich nur um Aufträge, die 20-30 Prozentdeines aktuellen Jahresumsatzes nicht überschreiten. Mit der Begrenzung vermeidest du, dass du zu sehr von einem einzelnen Auftraggeber abhängst. Nimmt dich der öffentliche Auftrag auch zeitlich zu sehr in Anspruch, kannst du dich nicht mehr in ausreichendem Maß um andere Aufträge und/oder die Kundenakquise neuer Klienten kümmern. Bekommst du dann keine öffentlichen Anschlussaufträge mehr, drohen Umsatz- und Gewinneinbrüche und meist auch Probleme mit der Liquidität.