Was ist die Lieferantenauswahl und warum ist sie für Unternehmen so wichtig?
Viele Unternehmen sind auf Zulieferer angewiesen, um die Herstellung der eigenen Produkte oder die Ausübung ihrer Dienstleistungen zu gewährleisten. Für einen reibungslosen Ablauf ist es daher enorm wichtig, eine adäquate Lieferantenauswahl zu treffen. Hierbei handelt es sich um einen Teilbereich des Lieferantenmanagements – explizit um den Prozess, den du unternimmst, um Lieferanten zu vergleichen, anhand eines Lieferantenauswahlverfahrens zu bewerten und anschließend auszuwählen. Dieses Vorgehen tritt im Übrigen nicht nur dann ein, wenn du dich in der Lieferantenakquise befindest, sondern ebenfalls bei der Lieferantenpflege.
Notwendig ist eine Lieferantenauswahl, damit du jederzeit das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erreichst – schließlich musst du als Unternehmer gewinnorientiert und wirtschaftlich denken.
Qualitative Kriterien für die Lieferantenauswahl: Das zeichnet einen guten Lieferanten aus
Ein guter Lieferant sollte nicht nur günstige Preise und Konditionen – zum Beispiel hohe Nachlässe oder lange Zahlungsziele – bieten, sondern auch in anderer Hinsicht punkten können. Diese Bewertungskriterien solltest du bei der Lieferantenauswahl beachten:
- Hohe Qualität der Waren
- Geringe Fehlerquote
- Ausgeprägtes Kulanzverhalten des Lieferanten, wenn es zu Beanstandungen kommt
- Ständige Lieferbereitschaft
- Hohe Liefertermintreue, strikte Einhaltung zugesagter Lieferzeiten
- Gute Erreichbarkeit und feste Ansprechpartner beim Lieferanten
- Hohe Flexibilität (ermöglicht schnelle Reaktion, z. B. auf Kundenwünsche)
- Preisgarantien (wie lange werden verhandelte Preise zugesagt)
- Wenige bzw. gut begründete oder nur moderate Preiserhöhungen in der Vergangenheit
- Langfristige Verträge mit dem Lieferanten (v. a. dann, wenn du wichtige Produkte bei Anbietern beziehst, für die du nur von geringer wirtschaftlicher Bedeutung bist)
- Gute Bonitätsbewertung (z. B. über Creditreform oder Schufa)
- Angebotstransparenz (keine versteckten Kosten, Gebühren oder Mindestmengen)
Vor der Auswahl kommt die Lieferantenermittlung
Beschränke dich bei der Lieferantenauswahl nicht nur auf die Kandidaten, mit denen du bereits zusammenarbeitest, sondern wirf auch einen Blick auf die Konkurrenz. Nutze hierfür alle Informationsquellen, die dir zur Verfügung stehen:
Interner Datenpool
Fachzeitschriften
Messen
Ausstellungen
Industrie- und Handelskammer
Etc.
Eine weitere Option stellt dein eigenes Netzwerk dar. Frage bei Geschäftspartnern nach, mit welchen Lieferanten sie bereits gute Erfahrungen gemacht haben. Anhand dieser Details erstellst du ein Lieferantenverzeichnis.
Verschiedene Lieferanten bei der Lieferantenauswahl vergleichen
1. Einkaufsportfolio ansehen und Lieferanten identifizieren
Sieh dir bei der Lieferantenauswahl zunächst dein Einkaufsportfolio an und identifiziere die Lieferanten, die für dich und deinen Geschäftserfolg besonders wichtig sind. Frag dich bei jedem Anbieter, was passiert, wenn er ausfällt oder wenn du bestimmte Güter unpünktlich, in schlechtem Zustand oder zu hohen Preisen und schlechteren Konditionen erhältst. Nimm im Rahmen einer Lieferantenanalyse eine grobe Klassifizierung vor, z. B. in „unverzichtbare“, „wichtige“ und „weniger wichtige“ Lieferanten. Für die Lieferer der ersten, eventuell auch der zweiten Kategorie lohnt sich eine Bewertung in jedem Fall. Wenn du neue bzw. potenzielle Lieferer bewerten willst, stell dir die gleichen Fragen.
Also: Was passiert, wenn der neue Lieferant nicht oder schlecht liefert oder in kurzen Abständen die Preise anhebt?
2. Einsparpotenziale und Versorgungsrisiken erkennen
Lieferanten, die keine für deinen Erfolg wichtigen Güter liefern, z. B. Büro- oder Verbrauchsmaterialien, brauchst du nicht zu bewerten, weil es hier kaum Einsparpotenzial oder Versorgungsrisiken gibt. Daher musst du hier bei der Lieferantenauswahl keine unnötige Zeit investieren.
3. Definition von Lieferantenauswahlkriterien
Definiere die für dich wichtigen Lieferantenauswahlkriterien (z. B. Preis, andere Lieferkonditionen, Qualität, Termintreue, Flexibilität etc.). Definiere maximal 8-10 Entscheidungskriterien für die Lieferantenauswahl, um den Arbeitsaufwand zu begrenzen.
4. Gewichtung der Lieferantenauswahlkriterien
Gewichte die Kriterien. Lege beispielsweise fest, dass der Preis zu 20 Prozent, die Konditionen zu 15 Prozent etc. in die Bewertung einfließen sollen. Die Summe aller Prozentwerte der Gewichtungen muss 100 Prozent ergeben.
5. Lieferantendaten pflegen
Trage für Lieferanten, mit denen du bereits eine Geschäftsbeziehung hast, die notwendigen Daten zusammen. In der Regel sind dir Preise, Konditionen, Qualität und Lieferterminzuverlässigkeit bekannt.
6. Umgang mit neuen Anbietern
Bei neuen Anbietern kannst du nur begrenzt auf bekannte Daten zurückgreifen. Preise und Konditionen kannst du erfragen, bei Qualität und Lieferterminzuverlässigkeit kannst du versuchen, Referenzkunden des Anbieters zu befragen oder ihn dazu zu bewegen, dir vertraglich eine bestimmte Qualität und Zuverlässigkeit zu garantieren. Bei der Bewertung solltest du bei Kriterien, bei denen du keine Erfahrungswerte zum Lieferanten hast, keine guten, sondern neutrale Punkte vergeben.
7. Auswahlkriterien auf qualitativer und strategischer Ebene
Definiere jedes Kriterium sowohl für die qualitative als auch für die strategische Lieferantenauswahl eindeutig und überprüfe das. (Handelt es sich wirklich bei allen Anbietern um den Nettopreis nach Abzug der Umsatzsteuer?)
8. Ausprägungen der Kriterien vergleichen
Vergleiche die Ausprägungen der Kriterien bei den Lieferanten, die du bewertest. Vergib für sehr gute Leistungen 10 Punkte je Kriterium, und staffle die Punkte in Abständen von 0,5 oder 1,0 Punkten.
Beispiel: Der Lieferant, der dir die günstigsten Preise bietet, erhält 10, der zweitbeste 9, der drittbeste 8 Punkte usw. Erläutere in Stichworten, welche Ausprägungen ein Kriterium gehabt hat. (Beispiel Zahlungskonditionen: Hier kannst du festhalten, welche Nachlässe und Zahlungsziele ein Lieferant gewährt.) So kannst du später noch nachvollziehen, warum du einem Lieferer wie viele Punkte gegeben hast.
9. Multiplikation der Punkte
Multipliziere die Punkte mit der jeweiligen Gewichtung und addiere die erreichten Punkte aller Kriterien.
Beispiel: Ein Anbieter, der immer 10 Punkte je Kriterium erreicht, erhält am Ende insgesamt 100 Punkte.
10. Faustregel bei Punktevergabe nutzen
Mit Anbietern, die Gesamtpunktwerte von 80 und mehr erzielen, solltest du die Geschäftsbeziehung beibehalten oder ausbauen. Mit Lieferanten, die zwischen 60 und 80 Punkten liegen, kannst du grundsätzlich zusammenarbeiten, weil sie solide, aber keine sehr guten Leistungen bringen. Hier solltest du eventuell nachverhandeln, beispielsweise um bessere Konditionen oder eine höhere Lieferterminzuverlässigkeit zu erreichen. Von Anbietern, die weniger als 50 oder 60 Gesamtpunkte erreichen, solltest du dich trennen – es sei denn, es gelingt dir, verlässliche Zusagen zu erhalten, dass der Lieferant sich künftig deutlich verbessern wird.
Tipp
Bewährungszeit für neue Lieferanten
Neue Lieferanten werden selten hohe Gesamtpunktzahlen erreichen, weil du nur wenige Erfahrungswerte besitzt und die Anbieter daher mit mittleren Noten versiehst. Hier solltest du ggf. befristete Aufträge erteilen, um Erfahrungen zu sammeln. Bewährt sich ein Anbieter, kannst du die Geschäftsbeziehung intensivieren, andernfalls beenden.
Bei der Lieferantenauswahl auch an Ersatzlieferanten denken
Gerade bei Artikeln, die für dich wichtig sind, solltest du mehr auf Aspekte wie Qualität oder Lieferterminzuverlässigkeit statt auf den Preis achten. Außerdem darfst du dich bei diesen Produkten nicht nur auf einen Lieferanten verlassen. Zwar führt eine Bündelung von Bestellungen dazu, dass du günstigere Preise und Konditionen erhältst. Was aber tust du, wenn dieser Anbieter Insolvenz anmeldet oder dich aus anderen Gründen nicht mehr beliefern will? Hast du dann keine Alternative „in der Hinterhand“, musst du kurzfristig einen neuen Lieferanten finden. Das ist schwierig, und es ist meist nicht möglich, gute Konditionen mit einem Ersatzanbieter auszuhandeln, weil dieser u. U. deine Notlage ausnutzt.
Tipp: Auf Ersatzlieferanten achten. Halte dir bei wichtigen Bestellgütern immer einen, bei sehr kritischen Gütern zwei Anbieter in Reserve und bestelle gelegentlich auch bei diesen Firmen, selbst wenn die Konditionen schlechter sind als bei deinem Stammlieferanten. Der Grund: Sollte dieser ausfallen, hast du sofort Ersatz.
Tipp
Auf Ersatzlieferanten achten
Halte dir bei wichtigen Bestellgütern immer einen, bei sehr kritischen Gütern zwei Anbieter in Reserve und bestelle gelegentlich auch bei diesen Firmen, selbst wenn die Konditionen schlechter sind als bei deinem Stammlieferanten.
Der Grund: Sollte dieser ausfallen, hast du sofort Ersatz.
Lieferantenauswahl: Beispiel aus der Praxis
Möbelschreiner Peter Huber hat von einigen Lieferanten die Mitteilung erhalten, dass diese die Preise für wichtige Hölzer und andere Rohstoffe erhöhen. Huber weiß von anderen Schreinern, dass es hier erst kürzlich zu Preissenkungen gekommen ist. Er kontaktiert einen Schreiner, um in Erfahrung zu bringen, ob das mit den Preissenkungen tatsächlich richtig ist. Der Kollege bestätigt ihm, dass das der Fall ist, weist aber darauf hin, dass beide Anbieter wenig zuverlässig sind und z. B. zugesagte Liefertermine häufiger nicht einhalten. Außerdem gebe es immer wieder Probleme mit der Qualität.
Huber beschließt, seine Lieferanten mit einem Punktwertsystem mittels mehrerer Kriterien zu bewerten, um die gesamte Leistungsfähigkeit beurteilen zu können und ein Schema zu haben, mit dem er mögliche neue Anbieter umfassend bewerten kann.
- Er stellt zunächst einen Katalog mit 8 Kriterien zusammen, in den neben Preis und Lieferkonditionen auch Qualität, Termintreue und Kulanz einfließen.
- Dann fragt er sich, wie wichtig ihm die Kriterien jeweils sind. Der Preis soll nach seiner Ansicht ein Gewicht von 25 Prozent, die Konditionen von 20 Prozent bekommen, ebenso Qualität und Termintreue. Die Kulanz erhält ein Gewicht von 15 Prozent.
- Für sehr gute Ausprägung eines Kriteriums will er 10, für sehr schlechte 1 Punkt vergeben. Ein optimaler Lieferant kann durch die Gewichtung insgesamt 100 Punkte erreichen.
Die Bewertung will Huber nur für die aus seiner Sicht wichtigen Anbieter durchführen. Wichtig sind Lieferanten, die ihm Materialen liefern, ohne die er seine Möbel nicht bauen kann. Derzeit hat er 8 Anbieter, die er bei der Lieferantenauswahl bewerten möchte. Huber stellt eine Tabelle mit Kriterien und Lieferanten auf und hält Punkt für Punkt fest, welche Ausprägungen die Lieferer bei den Kriterien haben, multipliziert diese mit den Gewichtungen und erhält folgende Aufstellung:
- 5 Anbieter einen Gesamtpunktwert von 80 und mehr Punkten erreichen.
- Ein Anbieter erhält 70.
- Die beiden anderen bekommen 50 Punkte bei der Lieferantenauswahl.
Durch die Bewertung mit mehreren Kriterien erkennt Huber bei der Lieferantenauswahl jetzt viel besser als früher, dass der Preis nur ein Aspekt unter mehreren ist. Er beschließt, sich mittelfristig von den Lieferanten mit 50 Punkten zu trennen und sich 2 neue Anbieter zu suchen. Außerdem hat die Untersuchung ergeben, dass er für das für ihn besonders wichtige Tropenholz nur einen Lieferanten hat. Hier will er, um das Risiko eines Ausfalls eines wichtigen Zulieferers zu begrenzen, mithilfe des Bewertungsverfahrens einen neuen Anbieter als Alternative aufbauen.
