Wie mache ich eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Wenn ein Unternehmen dazu verpflichtet ist, die Umsatzsteuer abzugeben, muss es in den meisten Fällen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, welche laut Definition eine Vorauszahlung der Steuer ist. Damit möchte der Staat verhindern, dass Firmen die jährliche Steuer auf einmal zahlen müssen. 

Dieses Vorgehen bedeutet zwar Aufwand, es kommt Ihnen aber auch zugute, da Sie die Umsatzsteuerzahllast somit über das ganze Jahr verteilen. Gleichzeitig vermeiden Sie etwaige Zahlungsschwierigkeiten am Anfang des folgenden Jahres.

Der Abgabetermin für die Umsatzsteuervoranmeldung ist immer der zehnte Tag im Monat. Fällt dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag bzw. Feiertag verschiebt sich der Stichtag auf den nächsten Werktag.

Grundsätzlich gilt: Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, auch Freiberufler, müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Einzige Ausnahme: Sie fallen unter die Kleinunternehmerregelung.

Allerdings gibt es große Unterschiede bei der Regelung, was die Häufigkeit der USt-Voranmeldungen angeht, die das Finanzamt von Ihnen laut Umsatzsteuergesetz erwartet. Über die Dauerfristverlängerung haben Sie außerdem die Möglichkeit, einen Aufschub für die Abgabe der monatlichen und vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen zu erreichen. 

Vor allem in Kombination mit der Ist-Versteuerung ist die Dauerfristverlängerung ein wirksames Instrument, um die gesetzliche Fälligkeit der Umsatzsteuer für Sie als Unternehmer positiv zu gestalten und Ihre Liquidität zu sichern.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss online über das ELSTER-Portal abgegeben werden. Am einfachsten geht das mit einer zuverlässigen Buchhaltungssoftware, mit der Sie die Umsatzsteuervoranmeldung problemlos selber machen und via ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt übermitteln.

Mit Lexware Office ist dies beispielsweise dank der integrierten ELSTER-Schnittstelle mit einem Klick möglich.

Alternativ können Sie auch das zweiseitige UStVA-Formular mit der Finanzamt-Steuersoftware ELSTER ausfüllen und übermitteln. Das geht so:

1. In ElsterOnline anmelden und im privaten Bereich unter Formulare/Umsatzsteuer die Umsatzsteuervoranmeldung auswählen.
2. Steuernummer, Voranmeldezeitraum, Unternehmensangaben und Umsätze eingeben.
3. Plausibilitätsprüfung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt.

Allerdings hat ELSTER einige Schwächen bei der Umsatzsteuervoranmeldung: Bei den Umsätzen verlangt das Programm beispielsweise Nettoumsätze ohne Umsatzsteuer und bei der Vorsteuer darf nur der Steuerbetrag eingetragen werden. Außerdem können bei einer Übertragung der Buchhaltungsdaten immer Fehler passieren. Es ist deshalb besser und einfacher, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus einer Buchhaltungssoftware zu übermitteln.

Sie wollen Ihre Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen? Wir schauen uns das ELSTER-Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung jetzt Schritt für Schritt an und erklären Ihnen, was Sie beachten müssen.

1. Angaben zum Unternehmen

Wie üblich bei Steuerformularen, müssen Sie zunächst die wichtigsten Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer selbstständigen Tätigkeit angeben. Die Seite ist selbsterklärend.

2. Lieferungen und sonstige Leistungen (einschließlich unentgeltlicher Wertabgaben)

Hier beginnt die eigentliche Umsatzsteuervoranmeldung. Sie müssen die Angaben in Euro machen. Fremde Währungen müssen also umgerechnet werden. Runden Sie immer auf den vollen Euro auf.

Die steuerpflichtigen Umsätze sind bereits in 19 und 7 Prozent unterteilt. Sie müssen also nur noch die entsprechenden Beträge eintragen. Für andere Steuersätze sind ebenfalls entsprechende Felder vorgegeben.

Die steuerfreien Umsätze mit Vorsteuerabzug beziehen sich vor allem auf den innergemeinschaftlichen Erwerb, also Geschäfte im EU-Ausland.

3. Innergemeinschaftliche Erwerbe

Hier sind die steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerbe aufgeführt. Bedenken Sie immer, dass Privatpersonen auch im In- und Ausland keine Umsatzsteuer ausweisen oder zahlen.

Außerdem ist hier noch einmal die Erinnerung wichtig, dass bei umsatzsteuerpflichtigen Geschäften im Ausland nur die Empfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer im eigenen Land zahlen. Die Rechnungssteller weisen die Umsatzsteuer nur auf der Rechnung aus, zahlen Sie aber nicht.

4. Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Hier tragen Sie die Beträge ein, die Sie als Empfänger für Auslandsgeschäfte an das Finanzamt zahlen mussten.

5. Ergänzende Angaben zu Umsätzen

Hierbei handelt es sich um weitere Geschäfte im EU-Ausland, deren Umsätze nicht steuerbar sind, die im Inland aber der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Hier können auch die unterschiedlichen Umsatzsteuergesetze in den Ländern eine Rolle spielen, da nicht auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung in jedem Land eine Umsatzsteuer erhoben wird. 

Kaufen Sie beispielsweise ein Produkt im EU-Ausland, auf das dort keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, in Deutschland aber schon, müssen Sie das hier eintragen.

6. Abziehbare Vorsteuerbeträge

Den Vorsteuerabzug haben wir weiter oben bereits erwähnt. Hier gelten nur Umsatzsteuerbeträge nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz.

7. Andere Steuerbeträge

Ändert sich die Besteuerungsform oder der Steuersatz und es entstehen dadurch Nachzahlungen, müssen Sie diese hier eintragen.

Fälschlicherweise oder falsch in Rechnungen ausgestellte Umsatzsteuer gehört ebenfalls hierhin.

8. Vorauszahlung/Überschuss

Hier rechnen Sie alle Summen zusammen.

9. Ergänzenden Angaben zu Minderungen

Hier können Sie Berichtigungen angeben, falls sich in bestimmten Fällen die Bemessungsgrundlage verändert hat.

Die genauen Regelungen dazu können Sie im UStG § 17 Absatz 1 und Absatz 2 nachlesen.

10. Sonstige Angaben

Wollen Sie, dass der Erstattungsbetrag verrechnet wird, können Sie das hier angeben. Wenn Sie das eingerichtete Lastschriftmandat widerrufen möchten, ist das ebenfalls hier anzugeben.

Haben Sie ergänzende Angaben, können Sie sie zum Schluss eintragen.

Werfen Sie hierfür einen Blick in die Umsatzsteuererklärung des Vorjahres. Denn die Häufigkeit der Voranmeldungen hängt von der im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer ab. Diese Belastung ergibt sich aus der Differenz zwischen der ermittelten Umsatzsteuer und der abziehbaren Vorsteuer. Als Regel gilt: Je mehr Umsatzsteuer Sie zahlen, desto häufiger müssen Sie melden. 

Seit dem 1. Januar 2025 gelten die folgenden Grenzen:

• Mehr als 9.000 Euro Zahllast: monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
• 2.000 - 9.000 Euro Zahllast: vierteljährliche Voranmeldung der Umsatzsteuer
• bis 2.000 Euro Zahllast: keine Voranmeldung; es genügt eine Jahresumsatzsteuererklärung (hierbei handelt es sich um eine sogenannte „Kann“-Vergünstigung, die entweder auf Antrag oder auch stillschweigend – also ohne Antrag – gewährt werden kann)

Doch auch bei den Intervallen gibt es einige Ausnahmen. Die Häufigkeit verhält sich sowohl für bestimmte EU-Umsätze als auch für Existenzgründer anders. In diesen Fällen ist Folgendes zu beachten:

Wenn Sie:

• Waren aus der EU kaufen (=innergemeinschaftliche Erwerbe tätigen),
• als Leistungsempfänger umsatzsteuerpflichtig sind, weil Sie sonstige Leistungen aus einem EU-Staat beziehen, Werkleistungen aus dem Ausland erhalten oder ein Grundstück erwerben,
• an innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften beteiligt sind oder
• Fahrzeuge in die EU liefern

müssen Sie für das Vierteljahr, in dem die Umsätze getätigt wurden, eine Voranmeldung abgeben.

Im Jahr der Neugründung müssen Sie Ihre Umsatzsteuerzahllast schätzen. Weil bei einer Neugründung keine Zahlen zur Steuerschuld existieren, entscheidet das Finanzamt über die Höhe der Vorauszahlungen anhand des geschätzten Umsatzes auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Diesen Fragebogen müssen Sie bei der Gründung eines Unternehmens oder der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit ausfüllen und an das Finanzamt übermitteln.

Abhängig von der geschätzten Zahllast müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung entweder vierteljährlich oder monatlich einreichen. Diese Regelung wurde 2021 für fünf Jahre festgelegt. Nach Ablauf der Zeit wird entschieden, ob die Regelung weiterhin gilt oder nicht. 

Mussten Sie im Vorjahr 20.000 Euro Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen und bekamen 15.000 Euro davon als Vorsteuer erstattet, liegt die Umsatzsteuerzahllast des Vorjahrs bei 5.000 Euro. In diesem Fall können Sie von der monatlichen zur vierteljährlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen wechseln.

Grundsätzlich können Sie außerdem vorzeitig einen Wechsel des Zeitraums beantragen. So können Sie, wenn sich bei derzeit quartalsweiser Voranmeldung abzeichnet, dass Ihre Umsatzsteuerzahllast höher sein wird, einen Antrag auf monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Andersherum können Sie bei monatlichem Voranmeldezeitraum die quartalsweise Voranmeldung beantragen.

Achten Sie darauf, dass Sie die Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung immer einhalten. Versäumen Sie eine Frist, kann das schnell teuer werden. 

Wenn die Umsatzsteuervoranmeldung verspätet oder nicht abgegeben wird, kann ein Verspätungszuschlag von bis zu 10 Prozent der Umsatzsteuerzahllast erhoben werden, maximal 25.000 Euro.

Der 10. Tag im Monat ist der spätmöglichste Termin, an dem Sie die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen dürfen. Insbesondere wenn es gut im Betrieb läuft, haben Sie andere Dinge im Kopf als das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung. Damit Sie diese nicht unter Zeitdruck erledigen müssen, gibt es den Ausweg der Dauerfristverlängerung, die in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) geregelt ist.

Mithilfe der Dauerfristverlängerung können Sie Ihre Frist jeweils um einen Monat nach hinten verschieben. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie ein Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder quartalsweise abgeben.

Wurde Ihnen einmal die Dauerfristverlängerung genehmigt, gilt diese unbegrenzt für die folgenden Kalenderjahre. Erhalten Sie keine Ablehnung vom Finanzamt, ist die Dauerfristverlängerung automatisch weiterhin gültig (Abschn. 18.4 Abs. 1 Satz UStAE).

Sie benötigen keine Begründung für den Antrag, den Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt mittels des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes bzw. ELSTER-Vordrucks USt 1H beantragen können. Dieser darf jedoch nur elektronisch eingereicht werden, postalische Anträge akzeptiert das Finanzamt nur sehr selten.

Es gibt für den Antrag auf Dauerfristverlängerung zwei verschiedene Fristen, damit dieser für das bereits laufende Kalenderjahr gilt:

• Sind Sie verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzugeben, müssen Sie diesen spätestens zum 10. Februar einreichen.
• Müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich einreichen, ist es ausreichend, wenn Sie den Antrag bis spätestens 10. April abgeben.

Beantragen Sie die Dauerfristverlängerung, müssen Sie eine Sondervorauszahlung anmelden. Das gilt aber nur für die Betriebe, die die USt-Voranmeldung monatlich abgeben. Diese Vorauszahlung beträgt 1/11 Ihrer gesamten Umsatzsteuervorausanmeldung des Vorjahres.

Wichtig: Die Sondervorauszahlung ist nicht verloren. Sie wird Ihnen mit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des laufenden Jahres durch Abzug von der Umsatzsteuerschuld erstattet.

Wenn Sie die Voranmeldung quartalsweise abgeben, müssen Sie keine Sondervorauszahlung leisten. Dafür sind Sie dazu verpflichtet, eine sogenannte 0-Meldung abzugeben.

Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, sollten Sie die letzte Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres unbedingt bis zum 10. Januar des Folgejahres ans Finanzamt übermitteln und dem Finanzamt eine Lastschrifteinzugsermächtigung geben. Denn dann dürfen Sie die Umsatzsteuer auch dann noch bei den Betriebsausgaben des Vorjahres abziehen, wenn das Finanzamt die Umsatzsteuerzahllast für Dezember oder das vierte Quartal des Vorjahres beispielsweise erst am 15. Januar abbucht.

Hier geben wir Ihnen hilfreiche Infos und Tipps, die Ihnen bei der Umsatzsteuervoranmeldung zusätzlich Arbeit bzw. Ärger ersparen können.

Als Gewerbetreibender müssen Sie Ihre Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, sobald Sie eine Rechnung gestellt haben. Lag Ihr Vorjahresumsatz jedoch nicht über 800.000 Euro, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Ist-Versteuerung stellen. 

Vorteil: Die Umsatzsteuer ist bei der Ist-Versteuerung erst dann zu leisten, wenn Ihr Kunde seine Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Kombiniert mit einer Dauerfristverlängerung wird die Umsatzsteuer im Vergleich zur gesetzlichen Fälligkeit ohne diese beiden Vergünstigungen erst Monate später fällig.

Es passiert schon mal, dass man Belege vergisst oder einen Fehler bei der Berechnung macht. Stellen Sie fest, dass Sie einen oder mehrere Fehler in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung gemacht, diese aber bereits versendet haben, können Sie diese Fehler korrigieren. Dazu erstellen Sie einfach eine neue USt-Voranmeldung und machen auf der Startseite einen Haken bei „berichtigte Anmeldung“. 

Beachten Sie, dass auch Korrekturen innerhalb der Abgabefrist gemacht werden müssen. Ansonsten können Sie die Fehler zwar im Rahmen der Umsatzsteuererklärung korrigieren. Aber es ist besser, die Korrekturen nicht erst mit der Umsatzsteuerjahreserklärung richtigzustellen, sondern das zeitnah mit einer berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung zu erledigen.

Wichtig ist, dass bei der berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung alle Angaben richtig eingefügt sind. Denn aus rechtlicher Sicht kann die Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung als eine Selbstanzeige gewertet werden und bei erneuten Fehlern Konsequenzen haben.

Sie sind in der Pflicht. Waren Sie bisher von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreit und erfüllen aufgrund zu hoher Umsätze die Bedingungen dafür nicht mehr, dann reden Sie zu Beginn des Folgejahres mit Ihrem Finanzamt. Warten Sie nicht ab, bis die Änderung durch die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung sichtbar wird. Denn das Finanzamt fordert sonst ggf. die Steuern von Ihnen nach.

Das Ausfüllen des elektronischen Vordrucks für die Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht schwierig. Sie brauchen Daten wie:

• Steuernummer
• Adresse des Finanzamts
• Adresse Ihres Unternehmens
• den Zeitraum, den Sie melden müssen
• die Beträge für die Vorsteuer und Umsatzsteuer

Durch die authentifizierte Übermittlung mit Zertifikat werden die Daten mit einer Art digitalem Schlüssel übertragen, was die Datensicherheit erhöht.