Typische Fehler bei der Umsatzsteuererklärung vermeiden

Die Umsatzsteuererklärung kann für viele Unternehmer eine Herausforderung darstellen. Es gibt zahlreiche Details zu beachten, und Fehler können schnell passieren. Um dir zu helfen, diese Fallstricke zu vermeiden, haben wir die häufigsten Problemfelder zusammengestellt und erläutert. Beachte die folgenden Punkte sorgfältig, um deine Umsatzsteuererklärung korrekt zu erstellen:

1. Unternehmerstatus und Entgeltlichkeit: Prüfe zunächst, ob du im Sinne des Umsatzsteuerrechts als Unternehmer giltst und ob deine Lieferungen oder Leistungen tatsächlich entgeltlich sind. Dies ist grundlegend für deine Umsatzsteuerpflicht.
2. Mängel in der Buchführung: Achte auf eine sorgfältige und zeitnahe Buchführung. Falsche Kontierungen, fehlerhafte Belege oder verspätete Buchungen können zu einer zu geringen oder verspäteten Umsatzsteuerzahlung führen. Stelle sicher, dass alle Belege den korrekten Steuerausweis enthalten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Eine präzise Buchführung hilft dir, finanzielle Nachteile zu vermeiden.
3. Handhabung der Kleinunternehmerregelung: Prüfe sorgfältig, ob die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung oder die Option zur Regelbesteuerung für dich vorteilhafter ist. Eine falsche Entscheidung kann zu verpassten finanziellen und organisatorischen Vorteilen führen. Lass dich im Zweifel von einem Steuerberater beraten, um die für dich optimale Lösung zu finden.
4. Zeitpunkt der Versteuerung: Achte darauf, die Umsatzsteuer im richtigen Monat zu melden. Maßgeblich ist in der Regel der Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht der Rechnungsstellung oder des Zahlungseingangs.
5. Sachleistungen an Mitarbeiter: Wenn du deinen Mitarbeitern Firmenwagen zur privaten Nutzung oder Waren aus deinem Bestand überlässt, entsteht daraus Umsatzsteuer. Berücksichtige dies in deiner Erklärung.
6. Änderungen der Bemessungsgrundlage: Preisnachlässe oder Forderungsausfälle können die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer nachträglich ändern. Passe in solchen Fällen deine Umsatzsteuerberechnung entsprechend an.
7. Vorsteuerrückzahlung: Prüfe, ob du möglicherweise Vorsteuer zurückzahlen musst, die zuvor erstattet wurde. Dies kann beispielsweise bei Änderungen der Nutzung von Wirtschaftsgütern der Fall sein.
8. Rechnungsberichtigungen: Achte auf korrekt ausgestellte und empfangene Rechnungen. Fehlerhafte Rechnungen müssen berichtigt werden, was Auswirkungen auf die Umsatzsteuer und den Vorsteuerabzug haben kann.
9. Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs: Sei vorsichtig bei der Geltendmachung von Vorsteuer aus Eingangsrechnungen, die erst im neuen Jahr eingehen. Es ist üblich, Rückstellungen zum 31.12. zu bilden und Eingangsrechnungen bis Mitte Januar zu erfassen. Jedoch darf die Vorsteuer erst in dem Voranmeldungszeitraum geltend gemacht werden, in dem du im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung bist. Eine verfrühte Geltendmachung der Vorsteuer kann das Finanzamt zu genaueren Prüfungen veranlassen. Achte daher auf eine korrekte zeitliche Zuordnung des Vorsteuerabzugs.

Fazit: Fehler in der Umsatzsteuererklärung, ob aus Unwissenheit oder Zeitdruck, können das Finanzamt aufmerksam machen. Im schlimmsten Fall droht eine unangekündigte Umsatzsteuer-Nachschau oder sogar eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Um solche Situationen zu vermeiden, ist es ratsam, sich gründlich über Umsatzsteuer und Vorsteuer zu informieren. Nutze dafür verlässliche Quellen wie unsere Themenseite zur Umsatzsteuer:
 

Grundsätzlich musst du die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) elektronisch an dein Finanzamt übermitteln und hierfür ein Zertifikat für die authentifizierte Datenübermittlung beantragen. Das Zertifikat wird als Datei auf deinem PC hinterlegt und bei jeder Übertragung – über ELSTER – automatisch vom Programm eingelesen. Mit einer Signaturkarte, einem Sicherheitsstick oder dem Personalausweis und einem Lesegerät ist die elektronische Übermittlung der UStVA auch möglich.

Von deiner im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer hängt ab, wie oft du die UStVA abgeben musst. Faustregel: Je mehr Umsatzsteuer du zahlst, desto häufiger musst du melden.

• Beträgt die Zahllast (Umsatzsteuer ./. Vorsteuer) im Kalenderjahr bis zu 2.000 EUR, genügt eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
• Bei 2.000,01 – 9.000 EUR Jahressteuer muss zukünftig vierteljährlich und bei mehr als 9.000 EUR monatlich gemeldet werden.

Ist bei einer Existenzgründung kein Vorjahresumsatz vorhanden, musst du im Jahr der Existenzgründung und im Folgejahr, unabhängig von der Jahressteuer, immer monatlich voranmelden. Zur Entlastung von Bürokratiekosten für Existenzgründer wird diese Regelung von 2021 bis 2026 ausgesetzt.

Die Voranmeldung muss unabhängig vom Vormeldungszeitraum bis spätestens zum 10. Tag nach Ende jedes Voranmeldungszeitraumes abgegeben werden. Beispiel: Bei einer UStVA für März spätestens bis zum 10. April.

Damit du nicht von einer unangenehmen Prüfung überrascht wirst, solltest du möglichst keine Fehler bei deiner Umsatzsteuervoranmeldung machen. Im Folgenden haben wir vier typische Fehler für dich zusammengestellt, die du vermeiden solltest:

• Abweichende Beträge: Weicht die Summe der vorangemeldeten Umsätze von den Zahlen deiner Umsatzsteuerjahreserklärung ab - etwa, wenn sich höhere Umsätze ergeben als in den Voranmeldungen - entsteht der Verdacht, dass du dir billigen Kredit vom Finanzamt besorgen wolltest. Wenn dieser Fehler häufiger auftritt, ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung vorprogrammiert. Empfehlung: Prüfe deine Voranmeldungen akribisch und erkläre die Umsätze im richtigen Voranmeldungszeitraum.
• Falsche Umsatzsteuersätze: Je nach Lieferung oder Leistung werden 7 % oder 19 % Umsatzsteuer erhoben. Bestimmte Leistungen (z. B. Heilbehandlungen) sind ganz von der Umsatzsteuer befreit. Tauchen bei der Umsatzsteuervoranmeldung Sätze von 7 % statt bisher immer korrekt 19 % auf, werden diese Fälle nach einer elektronischen Plausibilitätsprüfung vom Computer aussortiert. Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung vor Ort kann die Folge sein.
• Zu späte Abgabe: Nimm die Abgabetermine deiner UStVA unbedingt ernst. Schon ein Tag Verspätung kann verhängnisvoll sein. In diesen Fällen wird ein Verspätungszuschlag festgesetzt. Wenn sich leichte oder größere Verspätungen häufen, ziehst du „magisch“ eine Außenprüfung an.
• Falsches Timing: Wenn du, weil du im Zeitdruck bist, für die UStVA eine Dauerfristverlängerung beantragst, muss dir klar sein, dass in diesem Falle die Vorsteuererstattung auch entsprechend später kommt.