Umsatzsteuerprüfung: Diese Anlässe gibt es
Das Finanzamt kann die Umsatzsteuer auf 3 verschiedenen Wegen prüfen, in Ausnahmefällen sogar unangekündigt. Denkbar sind folgende Fälle:
- Betriebsprüfung. Die Umsatzsteuerprüfung findet im Rahmen einer Betriebsprüfung statt. In der Prüfungsanordnung zur Betriebsprüfung wird die Umsatzsteuer hier einfach neben den anderen zu prüfenden Steuerarten aufgeführt.
- Umsatzsteuersonderprüfung. Das Finanzamt kann auch eine eigenständige Umsatzsteuerprüfung anordnen. Hier werden jedoch nicht mehrere Jahre geprüft, sondern meist nur ein Jahr oder einige Monate. Hier unterscheidet das Finanzamt zwischen Erstprüfung und Bedarfsprüfung. Erstprüfungen betreffen vor allem neu gegründete Unternehmen. Sie liegen im Interesse des Unternehmers, da das Finanzamt Fehler frühzeitig beheben möchte, die zu fehlerhaften Umsatzsteuervoranmeldungen führen können. Bedarfsprüfungen dagegen ordnet das Finanzamt an, wenn bereits Auffälligkeiten feststellt.
- Umsatzsteuernachschau. Hat das Finanzamt erhebliche Zweifel an einer Umsatzsteuervoranmeldung oder an einer Umsatzsteuerjahreserklärung, darf es auch eine Umsatzsteuernachschau durchführen. Größter Unterschied zur Betriebs- und Umsatzsteuersonderprüfung: Der Prüfer steht unangekündigt vor der Tür und gibt Ihnen keine Chance, Ihre Buchhaltung vorzubereiten.
Tipp
Umsatzsteuersonderprüfung und Umsatzsteuernachschau nur bei Ungereimtheiten
Die Umsatzsteuersonderprüfung oder die Umsatzsteuernachschau erfolgen nicht routinemäßig, sondern nur bei Ungereimtheiten oder ggf. Neugründung (Erstprüfung). Mit anderen Worten: Sorgen Sie für genügend Transparenz bei Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuerjahreserklärung, lässt sich eine Umsatzsteuersonderprüfung möglicherweise vermeiden. Wenn Sie sich im Vorfeld gut über die Details zur Umsatzsteuer und Vorsteuer informieren, können Sie sicherer sein, alles richtig gemacht zu haben und müssen das Finanzamt nicht fürchten.
Finanzamt und Umsatzsteuer: So vermeiden Sie eine Umsatzsteuersonderprüfung oder -nachschau
Die Vorbereitung auf eine Prüfung der Umsatzsteuer beginnt ausnahmsweise nicht mit der Zustellung der Prüfungsanordnung, sondern bereits einen Schritt davor. Hier muss es heißen: Vermeiden Sie die Umsatzsteuerprüfung!
Das geht am besten, indem Sie eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt nicht nur einreichen, sondern bei erheblichen Abweichungen von den bisher eingereichten Umsatzsteuervoranmeldungen auch erklären. Sie können beispielsweise die Gründe dafür in einem Schreiben an das Finanzamt erläutern. Das ist etwa dann sinnvoll, wenn anstatt umsatzsteuerpflichtiger Umsätze auf einmal nur noch steuerfreie Ausfuhrlieferungen getätigt werden. Haben Sie hohe Investitionen getätigt und beantragen deshalb die Erstattung hoher Beträge aus der Vorsteuer, sollten Sie zur Erläuterung die Kopien der betreffenden Rechnungen ans Finanzamt schicken. Diese Mehrarbeit macht sich meist bezahlt. Der Grund: Wenn keine Fragen offenbleiben, muss das Finanzamt die Angaben der Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung nicht vor Ort prüfen.
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Umsatzsteuerprüfung: So reagieren Sie auf die Prüfungsanordnung
Kommt es zu einer Prüfungsanordnung für die Umsatzsteuer, müssen Sie deren Inhalte auf folgende Fragen abklopfen:
Prüfungsbeginn
- Haben Sie nicht mindestens 2 Wochen Vorbereitungszeit oder schlichtweg keine Zeit für den Prüfer, sollten Sie schriftlich eine Verschiebung des Prüfungstermins beantragen.
Prüfungsort
- Ist in der Firma kein Platz für den Prüfer, gibt es 2 Möglichkeiten: Die Prüfung findet in den Kanzleiräumen Ihres Steuerberaters statt oder im Finanzamt.
Datenträger
- Häufig findet sich in der Prüfungsanordnung ein Passus, wonach der Prüfer vor offiziellem Beginn der Prüfung um Aushändigung eines Datenträgers mit den Umsatzsteuerdaten bittet. Dazu sind Sie aber nicht verpflichtet. Teilen Sie mit, dass dem Prüfer diese Daten-CD zum Prüfungsbeginn bereitgestellt wird.
Wie eine Prüfungsanordnung bei der Umsatzsteuerprüfung aufgebaut sein könnte, kann einem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnommen werden (BMF, Schreiben v. 22.4.2024, Az. III C 5 - S 7420-a/21/10001 :001).
Umsatzsteuer: Darauf achtet der Prüfer besonders
Vorsteuer
- Überprüfung der Rechnungsinhalte bei Eingangsrechnungen.
Sind die Angaben nicht vollständig, kippt der Vorsteuerabzug.
Ausland
- Überprüfung der Voraussetzungen für eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung.
Anzahlungen
- Haben Sie Anzahlungen erhalten, interessiert sich der Prüfer brennend für die Schlussrechnung. Wurde beim Abzug der Anzahlungen die Umsatzsteuer nämlich nicht ausgewiesen, schulden Sie die Umsatzsteuer ein zweites Mal.
Umsätze
- Ist der richtige Umsatzsteuersatz ausgewiesen (insbesondere beim Handel mit Lebensmitteln)?
Buchführung
- Ist die Belegablage systematisch und übersichtlich geordnet? Ist die Buchführung auf dem aktuellen Stand oder sind Buchungsrückstände vorhanden?
Spielen Sie in den Tagen vor dem Termin die bevorstehende Prüfung durch. Das bedeutet: Benennen Sie Mitarbeiter, die dem Prüfer während der Umsatzsteuerprüfung Auskünfte erteilen dürfen, und klären Sie, welche Rolle Ihr Steuerberater spielen soll (Übernahme der kompletten Prüfung, Hinzuziehung bei Problemen und bei der Schlussbesprechung etc.); außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass die Unterlagen für den Prüfungszeitraum zeitnah vorgelegt werden können.
Umsatzsteuersonderprüfung Ablauf für Existenzgründer
Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben und die Sonderprüfung – die Erstprüfung – vor der Tür steht, werden vor allem folgende Punkte untersucht:
- Welche Tätigkeit liegt vor?
- Seit wann wird sie ausgeübt?
- In welchem Umfang sind Vorsteuern aus Investitionen entstanden?
- Müssen Vorsteuern aufgeteilt werden?
Tipp
Feststellungen in der Schlussbesprechung
Signalisieren Sie dem Prüfer in der Schlussbesprechung, dass Sie gegen fragwürdige Feststellungen Einspruch einlegen, muss der Prüfer Stellungnahmen und Neuberechnungen aufbereiten, was eine zeitliche Belastung bedeutet. Meist wird der Prüfer deshalb zu einem Kompromiss bereit sein und einige Feststellungen fallen lassen.
So reagieren Sie auf eine Umsatzsteuernachschau
Bei einer Umsatzsteuernachschau kündigt das Finanzamt seinen Besuch bewusst nicht durch eine Prüfungsanordnung an. Steht der Beamte unangekündigt vor der Tür, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- Schicken Sie den Prüfer nicht einfach weg. Denn das zieht in der Regel eine offizielle, deutlich umfangreichere und vor allem kritischere Umsatzsteuerprüfung oder Betriebsprüfung nach sich.
- Lassen Sie sich den Ausweis des Prüfers zeigen und informieren Sie umgehend Ihren Steuerberater.
- Dem Prüfer sollten Unterlagen nur im Beisein des Steuerberaters oder eines Mitarbeiters ausgehändigt werden.
- Möchte der Umsatzsteuerprüfer Kopien, machen Sie diese Kopien und fertigen Sie sich auch eine Kopie an. So wissen Sie genau, wonach der Prüfer sucht und welche Unterlagen Sie ihm ausgehändigt haben.
- Sie müssen dem Prüfer bei einer Umsatzsteuernachschau auch Zugriff auf digitale Daten gewähren, also eine Daten-CD aushändigen oder ihm einen Direktzugriff auf Ihre Buchhaltung gewähren.
Beispiel aus der Praxis: Deal mit dem Finanzamt
Der Prüfer des Finanzamts stellt bei einer Umsatzsteuerprüfung der Müller GmbH eine Nachzahlung von 15.000 EUR fest. Strittig sind Nachzahlungen in Höhe von 5.000 EUR. Zugleich stecken in dem Nachzahlungsbetrag auch Vorsteuerkürzungen von 6.000 EUR, weil Geschäftsführer Müller in erteilten Gutschriften die Umsatzsteuernummer des Empfängers (= leistender Unternehmer) nicht angegeben hatte.
Herr Müller signalisiert dem Umsatzsteuerprüfer, dass er die strittigen Feststellungen ohne Einspruch akzeptiert, wenn er von der Vorsteuerkürzung wegen der Gutschriften absieht. Begründung: Die Vorsteuer aus den Gutschriften erhält er bei Ausstellung einer berichtigten Rechnung ohnehin wieder zurück (rückwirkende Rechnungsberichtigung – z.B. im Einspruchsverfahren).
