Was ist Finanzbuchhaltung?
Per Definition handelt es sich bei der Finanzbuchhaltung (kurz: Fibu) um einen Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, die Vermögensverhältnisse eines Unternehmens und deren Veränderungen zu dokumentieren und am Ende jedes Wirtschaftsjahres das Gesamtergebnis in Form des Jahresabschlusses zu ermitteln. Der Jahresabschluss setzt sich aus Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie der Bilanz zusammen. Die Finanzbuchhaltung wird auch als externes Rechnungswesen bezeichnet, da sie sich hauptsächlich nach außen richtet: Sie informiert externe Dritte, wie Investoren, Banken oder das Finanzamt, über die Vermögensverhältnisse eines Unternehmens.
Finanzbuchhaltung vs. Betriebsbuchhaltung – was ist der Unterschied?
Im Grunde wird das betriebliche Rechnungswesen in zwei Buchhaltungsbereiche unterteilt:
- Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen: lückenlose Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle im Unternehmen zur Gewinnermittlung)
- Betriebsbuchhaltung (internes Rechnungswesen: Kosten- und Leistungsrechnung zur Analyse und Steuerung betrieblicher Prozesse)
Die Fibu repräsentiert die Vermögenslage nach außen hin und ist für viele Unternehmen gesetzlich verpflichtend. Die Abgrenzung der Finanzbuchhaltung zur Betriebsbuchhaltung liegt darin, dass Letztere in erster Linie für den internen Nutzen erstellt wird. Sie umfasst innerbetriebliche Vorgänge und ist nicht verpflichtend. Wird jedoch häufig zur Kostenrechnung und Kostenkalkulation genutzt.
Welche Formen und Teilbereiche der Buchhaltung gibt es außerdem noch?
Außer in die Betriebs- und die Finanzbuchhaltung kann man die Buchhaltung in folgende Teilbereiche untergliedern:
- Debitorenbuchhaltung: Diese listet alle offenen Forderungen auf und beschäftigt sich außerdem mit Reklamationen, Ratenzahlungen und Rechnungen.
- Kreditorenbuchhaltung: Im Rahmen dessen werden alle Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten erfasst. Das bedeutet, es geht um die Rechnungen, deren Beträge du als Unternehmen zu zahlen hast.
- Anlagenbuchhaltung: Mit dieser listest du dein gesamtes Anlagevermögen mittels Anlagekarten auf.
- Lohnbuchhaltung: Du bezahlst Gehälter und Sozialleistungen deiner Mitarbeiter. Jeder Zahlungsvorgang findet im Rahmen der Lohnbuchhaltung statt.
- Bilanzbuchhaltung: Die Informationen, die du mittels der anderen Buchhaltungsformen ermittelt hast, werden in der Bilanzbuchhaltung ausgewertet und für den Jahresabschluss verwendet.
Finanzbuchhaltung einfach erklärt: Die wichtigsten Grundlagen und Inhalte
Die Buchungen aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens bilden die Grundlage der Finanzbuchhaltung. Die Erfassung muss in chronologischer Reihenfolge und in sachlicher Ordnung nach Art des unternehmerischen Vorgangs erfolgen. Gewährleistet wird dies durch das Buchen auf Konten und durch die Verwendung von Standard- sowie branchenspezifischer Kontenrahmen.
Rechtliche Grundlagen der Finanzbuchhaltung sind:
- die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
- das Handelsgesetzbuch (HGB)
Was gehört zur Finanzbuchhaltung?
Um dies zu verstehen, musst du zunächst zwischen Bilanz, Jahresabschluss sowie GuV unterscheiden.
- Bilanz: Hierbei werden die einzelnen Posten in Aktiva und Passiva gegenübergestellt. Auf der Aktiva-Seite stehen unter anderem das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen; auf der Passiva-Seite das Eigenkapital und das Fremdkapital.
- GuV: Im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung werden alle anfallenden Aufwendungen den Erträgen gegenübergestellt und miteinander verrechnet. Daraus ergibt sich entweder ein Überschuss oder ein Verlust.
- Jahresabschluss: Am Ende jedes Wirtschaftsjahres erstellst du den Jahresabschluss. Die sogenannte Abschlussbilanz besteht aus der Bilanz und der GuV und ist notwendig, um Auskunft über alle Geschäftsvorfälle zu geben.
Zweck der Finanzbuchhaltung
Im Grunde dient die Fibu einzig und allein der Ermittlung der Vermögensverhältnisse eines Unternehmens im Laufe einer Rechnungsperiode. Diese beträgt den Zeitraum zwischen zwei Abschlüssen. Weiterhin ist sie relevant für das Finanzamt, da sie ebenfalls als Besteuerungsgrundlage dient. Anhand der Finanzbuchhaltung wird demnach ersichtlich, wie hoch die Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer und die Gewerbesteuer ausfällt. Die Finanzbuchhaltung hat zudem eine Informationsfunktion gegenüber Gläubigern, Anteilseignern und sonstigen externen Dritten.
Wer ist zur Finanzbuchführung verpflichtet?
Alle buchführungspflichtigen Unternehmen sind zur doppelten Buchführung im Rahmen der Finanzbuchhaltung verpflichtet und somit zur Offenlegung ihrer finanziellen Situation gegenüber Gläubigern oder Anteilseignern. Dazu zählen:
- Aktiengesellschaften (AG)
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Offene Handelsgesellschaften (oHG)
- Kommanditgesellschaften (KG)
Hinzu kommen Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind und jährlich mehr als 80.000 Euro Gewinn oder mehr als 800.000 Euro Umsatz erwirtschaften.
Sobald du als GmbH, OHG, KG oder AG firmierst, bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet — eine Buchhaltungssoftware für KMU automatisiert die Pflichtprozesse und skaliert mit Mitarbeitenden und Komplexität mit.
Info
Wer ist nicht buchführungspflichtig?
Alle Selbstständigen und Freiberufler, die diese Einkommensgrenzen unterschreiten, sind lediglich zur einfachen Buchführung verpflichtet.
Termine und Fristen in der Finanzbuchhaltung
Folgende Termine sind für dich bereits als Gründer auf jeden Fall, allerdings immer abhängig von der Art deiner Firma, einzuhalten:
- Umsatzsteueranmeldung
10. des Folgemonats (monatlich oder quartalsweise) - Einkommens-, Körperschafts- und Gewerbesteuervorauszahlung
10.3., 10.6., 10.9. und 10.12 - Lohnsteueranmeldung
vierteljährlich bis zum 10. des Folgemonats - Zahlung der Beiträge für die Sozialversicherung
drittletzter Bankarbeitstag des Monats
Was bedeutet doppelte Buchführung?
Eine Art der Gewinnermittlung eines Unternehmens ist die doppelte Buchführung. Hierbei wird der betriebliche Erfolg zweifach ermittelt: durch die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Außerdem werden alle Geschäftsvorfälle doppelt erfasst: durch die Buchung auf ein Konto und ein Gegenkonto. Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber-Artikel zur doppelten Buchführung:
Was bedeutet einfache Buchführung?
Wie der Name schon sagt, ist diese Form der Buchhaltung sehr simpel gehalten. Die einfache Buchführung, auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) genannt, gilt für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer, die von der Buchführungspflicht befreit sind. Hierbei musst du lediglich die Einnahmen und Ausgaben einander gegenüberstellen. Die Differenz ergibt deinen Gewinn bzw. deinen Verlust. Vergiss aber nicht, welche Anforderungen du als Kleinunternehmer im Rahmen der Kleinunternehmerregelung erfüllen musst!
Die wichtigsten Aufgaben der Finanzbuchhaltung im Überblick
Den Sinn und Zweck der Finanzbuchhaltung haben wir dir bereits erklärt. Doch welche Aufgaben hat sie eigentlich? Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
- Dokumentation: Alle Geschäftsvorfälle musst du lückenlos dokumentieren. Hierbei dient die Finanzbuchhaltung als Nachweis.
- Bilanzaufstellung: Um die Bestände zu ermitteln, stellst du die Schulden dem Vermögen gegenüber.
- Bestandsveränderungen: Im Rahmen der Finanzbuchhaltung ermittelst du, inwiefern sich dein Bestand verändert hat – sowohl positiv als auch negativ.
- Erfolgsermittlung: Das Ergebnis zählt. Wenn du alle Posten einander gegenübergestellt hast, wird ersichtlich, ob das Geschäftsjahr für dich gut oder schlecht verlaufen ist.
- Besteuerungsgrundlage: Wie bereits erwähnt, dient die Finanzbuchhaltung als Grundlage für die Besteuerung.
Finanzbuchhaltung selbst machen oder doch besser outsourcen?
Die Finanzbuchhaltung stellt nicht unbedingt eine Aufgabe dar, um die sich Unternehmer reißen. Oftmals mangelt es sowohl an Lust als auch an Know-how, obwohl selbstverständlich jedem der Sinn hinter der Tätigkeit klar ist. Trotzdem stellt sich oft die Frage, ob man die Finanzbuchhaltung nicht an einen Finanzbuchhalter auslagern kann.
Welche Möglichkeiten gibt es, um die Finanzbuchhaltung auszulagern?
Wenn du die Finanzbuchhaltung an einen Experten outzusourcen willst, hast du diese Möglichkeiten:
- Steuerberater: Dieser nimmt dir viel Arbeit ab. Denn er kann nicht nur deine komplette Buchführung übernehmen, sondern auch die Kommunikation mit dem Finanzamt – inklusive Übermittlung der nötigen Daten. Wichtig ist hierbei aber: Der Steuerberater ist trotzdem auf deine Mithilfe angewiesen. Denn ohne deine Belege funktioniert es nicht. Daher ist es immer ratsam, diese gut sortiert zu übermitteln. Dann fallen die Kosten auch nicht so hoch aus.
- Buchhaltungsbüro: Auch das Buchhaltungsbüro kann deine Finanzbuchhaltung übernehmen, dich allerdings nicht hinsichtlich steuerlicher Themen beraten. Es erfolgt lediglich eine Dokumentation und Auswertung deiner Unterlagen. Bei steuerlichen Fragen musst du dich dennoch an einen Experten, wie einen Steuerberater, wenden.
Wenn du über wenig Know-how und Expertise verfügst, empfiehlt sich durchaus ein Fachmann für Steuerrecht. Hast du aber ausreichend Grundwissen, spricht eigentlich nichts dagegen, die Buchhaltung selbst zu machen – zum Beispiel mit einer entsprechenden Software.
Vorteile professioneller Software für die Finanzbuchführung
Finanzbuchhaltung für Anfänger funktioniert nicht? Doch, das tut sie! Denn eine papierlose und automatisierte Finanzbuchhaltung ist beispielsweise mit unserer Buchhaltungssoftware Lexware Office sowie Lexware buchhaltung ganz einfach. Die Möglichkeit, Fehler zu machen, ist bei einer digitalen Finanzbuchhaltung deutlich geringer, als wenn du dich deiner Zettelwirtschaft gegenüber siehst. Zudem hilft dir ein solches Programm dabei, falsche Eingaben komplett zu vermeiden. In den meisten Systemen erscheint bei einer fehlerhaften Eingabe ein Hinweis, was dir wiederum die Möglichkeit gibt, diese zu korrigieren. Für die Finanzbuchhaltung hat eine Software aber noch weitere Vorteile:
- Übersichtlichkeit
- Vorlagen
- Schnelle Erfassung aller Zahlungseingänge und -ausgänge
- Unkomplizierte Bearbeitung wiederkehrender Aufträge
- Kosten- und Zeitersparnis
- Immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung
