BWA: Alles Wichtige zur betriebswirtschaftlichen Auswertung

Die kurzfristige Erfolgsrechnung oder auch „Standard-BWA“ ist die wichtigste und am häufigsten in der Praxis eingesetzte BWA-Variante. Mit ihr wird der wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens analysiert. Im Fokus dieser Erfolgsrechnung steht der Ertrag der jeweiligen Zeitperiode. Dabei werden Kosten und Erlöse aufgelistet und diese ins Verhältnis zu den Gesamtkosten bzw. den Gesamtumsätzen gesetzt.

Unter anderem stellt die BWA-Art „kurzfristige Erfolgsrechnung“ folgende Kennzahlen zur Auswertung zur Verfügung:

• Gesamtleistung (z. B. Umsatzerlöse und Bestandsveränderungen)
• Rohertrag (Gesamtleistung - Materialeinkauf)
• Sonstige betriebliche Erlöse (z. B. privater Nutzungsanteil von Firmenwagen und Diensthandy)
• Betrieblicher Rohertrag (Rohertrag + sonstige betriebliche Erlöse)
• Kostenarten (z. B. Personalkosten, Raumkosten, Abschreibungen, Werbe- und Reisekosten)
• Betriebsergebnis (vor Zinsen und Steuern)
• Neutraler Aufwand (z. B. Zinsen und Steuervorauszahlungen)
• Neutraler Ertrag (z. B. Steuererstattungen oder Mieterträge)
• Ergebnis vor Steuern (Betriebsergebnis - neutr. Aufwendungen + neutr. Erträge)
• Vorläufiges Ergebnis (Ergebnis vor Steuern - Steuern)

Die beiden wichtigsten Kennzahlen in der Finanzbuchhaltung sind hierbei das Betriebsergebnis und das vorläufige Ergebnis. Während das Betriebsergebnis den Erfolg der eigentlichen Geschäftstätigkeit darstellt, spiegelt das vorläufige Ergebnis den Verdienst des Betriebs wider.

Auch wenn die Standard-BWA einen Überschuss ausweist, kann es vorkommen, dass trotzdem kein Geld in der Kasse ist. Dann stellt sich die Frage, wo das Geld hingewandert ist. Einen Aufschluss hierüber kann die sogenannte Bewegungsbilanz geben. Sie weist aus, wo die finanziellen Mittel herkamen und wofür sie verwendet wurden.

Zentrale Daten der Bewegungsbilanz sind:

• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen
• Eigenkapital
• Verbindlichkeiten
• Umsatzsteuer
• Rückstellungen
• Einlagen
• Vorläufiges Ergebnis

Spricht man von einer statischen Liquidität bedeutet dies, dass die Liquidität zu einem bestimmten Abrechnungszeitpunkt betrachtet wird. Hierfür werden Zahlungsmittel und Forderungen den Verbindlichkeiten zeitpunktbezogen gegenübergestellt. Damit bietet diese BWA-Variante einen Überblick über die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens und eine gute Grundlage für die betriebswirtschaftliche Liquiditätsplanung.

In der BWA der statischen Liquidität werden u. a. die Barliquidität und die Liquidität 2. Grades ausgewiesen. Während anhand der Barliquidität ersichtlich wird, ob kurzfristige Verbindlichkeiten, z.B. aus Lieferungen und Leistungen durch flüssige Mittel gedeckt sind, umfasst die Liquidität 2. Grades zusätzlich zu den liquiden Mitteln noch Forderungen, die demnächst fällig werden. Grundsätzlich sollten deine flüssigen Mittel immer so hoch sein, dass du Rechnungen von Lieferanten und andere Verpflichtungen vollständig bezahlen kannst.

Wichtige Daten der statischen Liquidität sind:

• Bank
• Kasse
• Kurzfristige Forderungen
• Kurzfristige Verbindlichkeiten
• Weiteres Umlaufvermögen (Warenbestand oder Aufträge, die gerade in Arbeit sind)

Die größte Aussagekraft bekommen Daten immer dann, wenn sie in einen zeitlichen Vergleich miteinander gesetzt werden. Erst dann wird nämlich klar, ob die Zahlen steigen oder sinken, so dass du entsprechende Schlüsse mit Blick auf die Gesamtleistung ziehen kannst. Sinken beispielsweise die Umsatzerlöse im Vergleich zum Vorjahr, kann dies darauf schließen lassen, dass die Kaufbereitschaft der Kunden zurückgegangen ist oder dass du Kunden verloren hast.

Welche Daten bei dieser Art der BWA miteinander verglichen werden, kann jedes Unternehmen selbst entscheiden. Auch welche Zeiträume miteinander verglichen werden, bleibt dir überlassen. Neben dem Gesamtjahr kann es sich ebenfalls lohnen, Monats- oder Quartalszahlen miteinander zu vergleichen. Siehst du hier, dass bestimmte Monate umsatzstärker sind als andere, kannst du beispielsweise in diesen Monaten übergangsweise mehr Aushilfen einstellen.

Ziele sind für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung. Nur wenn du weißt, was du erreichen möchtest, kannst du dir schließlich das „Wie“ überlegen. Eine BWA kann hier helfen. So solltest du in einem ersten Schritt definieren, auf welche Kennzahlen du den Fokus legst und welche Ergebnisse diese Kennzahlen in einer bestimmten Zeitperiode erreichen sollen.

Anhand der BWA siehst du, ob sich beispielsweise die monatlichen Kennzahlen tatsächlich deinen Planungen entsprechend entwickelt haben. Ist dies nicht der Fall, siehst du dies auf einen Blick und kannst bei Bedarf rechtzeitig entgegensteuern.

Die sogenannte „BWA 01“ ist die am weitesten verbreitete Form der betriebswirtschaftlichen Auswertung und wird von DATEV als Standardbericht bereitgestellt. Sie liefert eine strukturierte Zusammenfassung wichtiger Finanzkennzahlen und zeigt auf, wie es um die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens steht. Diese Auswertung eignet sich für eine Vielzahl von Betrieben und dient häufig als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

Für kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler genügt oft eine einfachere BWA, die lediglich Einnahmen und Ausgaben erfasst. Die „BWA 43“ ist genau darauf ausgerichtet und bietet eine kompakte Übersicht über die finanzielle Entwicklung eines Unternehmens, ohne tiefere Detailanalysen.

Handwerksbetriebe haben besondere betriebswirtschaftliche Anforderungen, weshalb für sie die „BWA 20“ entwickelt wurde. Diese Variante geht auf die speziellen Gegebenheiten in handwerklichen Berufen ein und stellt relevante Kennzahlen dar, die für diesen Bereich besonders aussagekräftig sind.

Medizinische Praxen benötigen eine eigene Form der BWA, die auf die Besonderheiten des Gesundheitssektors abgestimmt ist. Die „BWA 02“ basiert auf einem speziellen Kontenrahmen und ermöglicht eine detaillierte Analyse der wirtschaftlichen Situation einer Praxis.

Neben diesen Standardauswertungen gibt es weitere BWA-Typen, die auf bestimmte Branchen oder Berufsgruppen zugeschnitten sind, beispielsweise für Steuerberater oder Controller. Darüber hinaus kann eine BWA individuell angepasst werden, um genau die finanziellen Kennzahlen abzubilden, die für ein Unternehmen besonders wichtig sind.

• Erträge
• Kosten
• Kostenarten
• Neutraler Aufwand
• Neutraler Ertrag
• Ergebnis vor Steuern

Damit eine betriebswirtschaftliche Auswertung ein realistisches Bild der finanziellen Situation eines Unternehmens liefert, müssen alle wesentlichen Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Je nach Branche sind dabei unterschiedliche Aspekte von Bedeutung. 

Beispiele: 

• Ein produzierender Betrieb sollte den Bestand an fertigen Erzeugnissen in die Auswertung einfließen lassen.
• Ein Handelsunternehmen muss zwingend den aktuellen Warenbestand berücksichtigen, um ein genaues Bild seiner finanziellen Lage zu erhalten. 

Zusätzlich gewinnt eine BWA an Aussagekraft, wenn Abschreibungen nicht erst zum Jahresende, sondern monatlich verbucht werden. Auch die unterjährige Erfassung von Darlehensverbindlichkeiten trägt dazu bei, ein realistischeres Bild der finanziellen Situation zu zeichnen. 

Allerdings gibt es Grenzen. Eine kurzfristige Erfolgsrechnung bildet zwar die finanzielle Lage eines Unternehmens ab, lässt jedoch häufig wichtige Faktoren wie Liquiditätsentwicklung, Prognosen oder bereichsspezifische Ergebnisse außer Acht. Dadurch fehlt in einigen Fällen eine fundierte Grundlage für weitergehende betriebswirtschaftliche Entscheidungen.

Mit etwas Fachwissen und einer modernen Software ist es nicht schwer, eine BWA zu erstellen. Um eine für dein Unternehmen anzufertigen, stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder du lässt die betriebswirtschaftliche Auswertung von deinem Steuerberater für dich erstellen oder du erstellst eine vorläufige (BWA) selbst.

Die Zahlen der BWA kommen aus der Buchhaltung. Deshalb sollte eigentlich jede gute Software über eine BWA-Funktion verfügen, mit der automatisch eine BWA-Auswertung erstellt werden kann. Was ist dabei der Vorteil gegenüber einer BWA vom Steuerberater? Diese Erstellung der BWA verursacht keine zusätzlichen Kosten.

Eine weitere kostengünstige Möglichkeit, die BWA selbst zu erstellen, ist die Nutzung einer BWA-Form 01-Vorlage – beispielsweise in Excel. Der Nachteil gegenüber der Buchhaltungssoftware: Hier musst du alle Zahlen selbst eintragen, um beispielsweise deinen BWA-Jahresabschluss zu generieren.

Lexware stellt dir eine BWA-Vorlage hier zum Download zur Verfügung. Das Muster bietet dir auch eine kumulierte Jahresübersicht und interaktive Verlaufsdarstellungen, dank der du sofort die Tendenz der Unternehmensentwicklung erkennst.

Für dich als Unternehmer ist es von größter Bedeutung, eine betriebswirtschaftliche Auswertung und ihren Aufbau zu verstehen. Sie ist ein unverzichtbares Instrument, um zu kontrollieren, ob du kostendeckend wirtschaftest. Ist dein Betriebsergebnis negativ, weißt du, dass etwas falsch läuft.