Definition
Was sind Rückstellungen in der Bilanz?
Bei Rückstellungen handelt es sich um ungewisse Verbindlichkeiten oder Posten, die bei deinem Unternehmen nach dem Bilanzstichtag zu einer Gewinnminderung führen können (Verbindlichkeitsrückstellungen). Rückstellungen sind also noch zu erwartende, in der Höhe unbestimmte Ausgaben oder mit in anderen Worten, sie sind Schulden bzw. Fremdkapital. Ihr Hauptmerkmal ist, dass sie zum Zeitpunkt des Eintrags in die Bilanz noch nicht sicher sind. Charakteristika der Rückstellungen sind drei entscheidende Punkte:
- Die Höhe ist unklar
- Wann sie fällig werden, ist nicht festgelegt bzw. sicher
- Ob sie generell bestehen ist nicht klar ersichtlich
Verbindlichkeiten dieser Art stammen meist aus dem vergangenen Geschäftsjahr – beispielsweise entstehen sie durch fehlende Forderungen im Rechnungswesen oder noch ausstehende Gerichtsentscheide. Auch Pensionen oder Steuern können dazu zählen. Die Rückstellungen werden in der Bilanz abgebildet und gelten als gewinnmindernd.
Achtung
Aufbewahrungspflicht für Rückstellungen
Auch für Rückstellungen als Teil der Geschäftsunterlagen gilt die Aufbewahrungspflicht. Dadurch wird sichergestellt, dass auch später die Buchhaltung eines Unternehmens nachvollziehbar ist.
Da sich die Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen 2024 von zehn auf acht Jahre vermindert hat, kann es notwendig werden, die Rückstellung für Aufbewahrungsfrist neu zu berechnen.
Wofür müssen Rückstellungen gebildet werden?
Laut § 249 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sind Rückstellungen drohende Verluste aus schwebenden Geschäften und müssen daher zwingend gebildet werden. Andernfalls ist die komplette Bilanz verzerrt und das Unternehmen kann nicht mehr komplett abgebildet werden.
Die Bewertung von Rückstellungen ist ein wichtiger Bestandteil der Bilanzierung, da sie die Höhe der in Zukunft zu erfüllenden Verpflichtungen realistisch abbilden. Bei dieser Bewertung der Rückstellungen gelten klare gesetzliche Vorgaben, wie zum Beispiel das Vorsichtsprinzip oder die Abzinsungspflicht.
Info
Rückstellungen verzinsen
Die Höhe der Rückstellung sollte nach bestem Gewissen geschätzt werden (HGB § 253). Zudem müssen Rückstellungen, die mehr als ein Jahr zurückliegen, verzinst werden.
Unterschied zwischen Rücklagen und Rückstellungen
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Rückstellungen und Rücklagen oft synonym verwendet. Aber was sind Rücklagen und Rückstellungen überhaupt? Und wie unterscheiden sich Rückstellungen von Rücklagen? Der primäre Unterschied ist die Frage, um welche Form von Eigenkapital es sich handelt und ob sie Einfluss auf den Gewinn eines Unternehmens haben.
- Rückstellungen gehören zum Fremdkapital. Sie werden gebildet, um die Begleichung von künftigen Verbindlichkeiten zu gewährleisten. Weil die Höhe dieser Verbindlichkeiten ungewiss ist, kann der Rückstellungsbetrag geschätzt werden. Sie stellen einen Aufwand dar, der den Unternehmensgewinn mindert und werden in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen.
- Rücklagen dagegen stellen Eigenkapital dar und werden in der Bilanz auch als solches ausgewiesen. Ihre Bildung beruht entweder auf einer gesetzlichen Vorschrift oder ergibt sich aus der Satzung eines Unternehmens. Sie können auch als offenen Rücklagen in der Bilanz ausgewiesen werden, was bedeutet, dass sie für jeden einsehbar sind. Eine Rücklage im Unternehmen dient als finanzielle Reserve für zukünftige Investitionen oder zur Absicherung gegen wirtschaftliche Schwankungen.
Info
Welche Unterschiede gibt es zwischen Rückstellungen und Rücklagen?
Rückstellungen sind Passivposten für zukünftige Ausgaben oder Verluste, deren Eintritt unsicher ist. Demgegenüber sind Rücklagen Eigenkapitalbestandteile, die aus dem Gewinn gebildet werden, um eigene Mittel des Unternehmens zu stärken. Ob du eine Rücklage oder eine Rückstellung bildest, hängt also davon ab, ob du für ungewisse Verbindlichkeiten vorsorgst oder dein Eigenkapital stärken willst.
Rückstellungen in der Bilanz
Rückstellungen werden also stets in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen, wenn ungewiss ist, ob, wann und in welcher Höhe Zahlungen auf den Betrieb zukommen. Die Entstehung muss zudem wahrscheinlich sein. Mit der Bilanzierung einer Rückstellung minderst du deinen Gewinn schon heute.
Achtung
Gewinn ermitteln
Ermittelst du deinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), ist die Bildung von gewinnmindernden Rückstellungen ausgeschlossen. Bei dieser Gewinnermittlungsmethode zählen nur die tatsächlichen Zu- und Abflüsse von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Wechselst du jedoch von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung, kannst du dem Finanzamt für deine betrieblichen Risiken Rückstellungen in der Eröffnungsbilanz präsentieren und so deinen wegen der Wechsels der Gewinnermittlungsart zu ermittelnden Übergangsgewinn deutlich mindern.
Eine Rückstellung ist ausgeschlossen, wenn es sich bei den ungewissen Zahlungsverpflichtungen um aktivierungspflichtige Kosten handelt. Konkret: Du bildest eine Rückstellung, weil du an deinem Firmengebäude einen Anbau planst. Zwar ist die Höhe der Kosten am Bilanzstichtag noch ungewiss. Trotzdem muss der Anbau bei Fertigstellung aktiviert und abgeschrieben werden, die Bildung einer Rückstellung für diese Kosten ist nicht möglich.
Rückstellungsarten
Im Steuerrecht gibt es unterschiedliche Rückstellungsarten. Im Handelsgesetzbuch (HGB) findest du Richtlinien, für welche Verbindlichkeiten Rückstellungen gebildet werden können. Insgesamt kennt das deutsche Steuerrecht verschiedene Arten, die für jeweils unterschiedliche Posten genutzt werden können. Diese werden zunächst in zwei Kategorien gegliedert:
- Schuldrückstellungen (z.B. ungewisse Verbindlichkeiten, Drohverlustrückstellungen)
- Aufwandsrückstellungen (z.B. Instandhaltungsrückstellungen)
Pensionsrückstellungen
Dazu gehören alle Rückstellungen, die aufgrund der Verpflichtung zur betrieblichen Altersvorsorge deiner Mitarbeiter getätigt werden (§ 6 EStG, § 266 Abs. 3 HGB). Sie werden oft auch Personalrückstellungen genannt. Sie zählen zu den höchsten Rückstellungen, je nach Anzahl der Mitarbeiter und Konditionen im jeweiligen Unternehmen. Laut der Passivierungspflicht im HGB bist du bei einer Zusage zur Deckung der Altersvorsorge verpflichtet, Rückstellungen dafür zu bilden.
Steuerrückstellungen
Die Steuerrückstellungen gelten als die häufigste Art. Diese Position betrifft vor allem Rückstellungen für Steuern aus dem vergangenen Geschäftsjahr, deren Höhe noch nicht klar ist. Beispiele sind Rückstellungen für die Körperschaftsteuer oder die Gewerbesteuerrückstellungen, wenn sich deine Firma weiterentwickelt hat und die Summe der Gewerbesteuer zu gering bezahlt wurde. Sobald die Steuernachzahlungen getätigt wurden, löst sich die Rückstellung auf.
Info
Langfristige Rückstellungen
Langfristige Rückstellungen, deren Laufzeit mehr als ein Jahr beträgt, müssen abgezinst werden, um künftige Kostensteigerungen zu berücksichtigen. Ein typisches Beispiel sind Garantierückstellungen, die für Reparaturkosten eingeplant werden. Haben diese Rückstellungen zum Beispiel eine Laufzeit von 10 Jahren und steigen die Kosten jährlich um 2 %, ist eine Abzinsung erforderlich, um den späteren Betrag zur Deckung der Verpflichtung bereitzuhalten.
Die dafür verwendeten Abzinsungssätze werden von der Deutschen Bundesbank vorgegeben.
Sonstige Rückstellungen
In diese Kategorie fallen alle Rückstellungen, die nicht im Zusammenhang mit Pensions- oder Steuerrückstellungen stehen. Dazu gehören beispielsweise:
Drohverlustrückstellungen
Damit sind langfristige Rückstellungen für Verluste aus schwebenden Geschäften gemeint, die im vergangenen Geschäftsjahr nicht abgeschlossen wurden. Bei schwebenden Geschäften wurde der Vertrag noch nicht vollständig unterschrieben. Drohverlustrückstellungen müssen in der Handelsbilanz passiviert werden.
Wichtig: Steuerbilanziell ist die Bildung solcher Rückstellungen jedoch ausgeschlossen (§5 Abs. 4a EStG). Es muss bei einer handelsrechtlich passivierten Drohverlustrückstellung also eine zur Handelsbilanz abweichende Steuerbilanz bzw. eine Überleistungsrechnung nach § 60 Abs. 2 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung ans Finanzamt übermittelt werden.
Garantie- bzw. Gewährleistungsrückstellungen
Garantierückstellungen sind Beispiele für ungewisse Verbindlichkeiten. Sie beschreiben nicht abschätzbare Gewährleistungsansprüche von Geschäftspartnern für Dienstleistungen oder Produkte. Es ist unsicher, wie hoch der genaue Betrag ist oder wann der Zeitpunkt der Zahlung stattfindet. Hier empfiehlt es sich, detaillierte Aufzeichnungen zu führen, wie hoch die Aufwendungen für Garantiearbeiten in der Vergangenheit waren. Ohne plausible Aufzeichnungen droht hier eine Kürzung der Rückstellung durch das Finanzamt.
Aufwandsrückstellungen
Diese Rückstellungsart fokussiert sich auf unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen und die daraus möglicherweise entstehenden Kosten, wie Reparaturen.
Prozesskostenrückstellungen
Mit diesem Rückstellungstyp können höchstwahrscheinlich verlorene Gerichtsprozesse bereits im laufenden Jahr abgedeckt werden. Allerdings ist diese Art der Rückstellung nur dann möglich, wenn tatsächlich noch kein abschließendes Urteil gefällt worden ist.
Urlaubsrückstellungen
Rückstellungen dieser Art beziehen sich auf nicht genommene Urlaubstage der Mitarbeiter.
Rückstellungen für Aufbewahrungspflichten
Diese Art der Rückstellungen kann erforderlich sein, um Kosten für die gesetzliche Aufbewahrung von schriftlichen oder digitalen Unterlagen zu decken, die deine Geschäftsvorgänge dokumentieren. Dies gilt insbesondere, wenn ein Steuerberater diese Unterlagen für die Erstellung des Jahresabschlusses bearbeitet. Aufgrund einer Gesetzesänderung, nach der Buchungsbelege nur noch acht statt wie bisher zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, kann es in den Jahresabschlussarbeiten für Geschäftsjahre ab 2024 notwendig werden, die Rückstellung für Aufbewahrungspflichten anzupassen (hier: zu mindern).
Abraumbeseitigungsrückstellungen
Nach den Vorgaben des HGB musst du Rückstellungen für Abraumbeseitigung bilden, wenn diese im laufenden Geschäftsjahr nicht durchgeführt werden, aber im folgenden Jahr nachgeholt werden sollen.
Info
So berechnest du Urlaubsrückstellungen
Es gibt zwei Arten, um Urlaubsrückstellungen zu berechnen: die Individualberechnung (einzelne Mitarbeiter) und die Durchschnittsberechnung (Gruppe).
Die Formel für die Individualberechnung sieht wie folgt aus:
- Maßgebliches Urlaubsentgelt / Tatsächliche Arbeitstage x offene Urlaubstage
Beispiel: Hr. Müller erhält ein Jahresbruttogehalt von 45.000 €, 3.000 € Urlaubsgeld und die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung betragen 5.250 €. Er hat noch 9 Resturlaubstage übrig. Bei 250 tatsächlichen Arbeitstagen ergibt sich folgende Berechnung:
Urlaubsrückstellung = 250 Tage / 45.000€ + 3.000€ + 5.250€ × 9 Tage = 250 Tage 53.250€ × 9 Tage = 1.917€
Die Formel für die Durchschnittsberechnung lautet hingegen wie folgt:
Durchschnittliches Urlaubsentgelt pro Tag (Gruppe) × Summe der offenen Urlaubstage
Beispiel: Fünf Mitarbeiter (selbe Gehaltsgruppe) verfügen zusammen über ein maßgebliches Urlaubsentgelt von 267.550 €. Sie arbeiteten, wie Hr. Müller auch, 250 Tage im Jahr. Zusammen haben die Mitarbeiter noch 35 offene Urlaubstage.
Durchschnittliches Urlaubsentgelt pro Tag = 250 Tage / 267.550€ = 1.070,20€/Tag
Urlaubsrückstellung (Gruppe) = 1.070,20€ / Tag × 35 Tage = 37.457€
Rückstellungen buchen und bilden
Lieferst du Waren aus und hast gegenüber den Abnehmern ein Garantierisiko, darfst du hierfür Rückstellungen in der Bilanz ausweisen. Die Höhe der Rückstellung hängt von deinen eigenen Erfahrungswerten zu Garantieleistungen oder von der durchschnittlichen Garantieleistung der Branche ab, in der du tätig bist. Die wichtigste Grundlage für die Bildung von Rückstellungen ist die Absehbarkeit. Das heißt du musst am Bilanzstichtag wissen, dass die Verbindlichkeit auf dich zukommt.
Tipp
Rückstellungen - brutto oder netto?
Rückstellungen werden immer netto gebucht. Das heißt, ohne die gesetzliche Mehrwertsteuer.
Die Höhe der Verbindlichkeit ist dir nicht bekannt. Das bedeutet, dass du deine Schätzung nach bestem Gewissen durchführen sollst, so das HGB. Hier orientierst du dich an dem Vorsichtsprinzip.
Die Buchung der Rückstellung führt zu einem Aufwand im Aufwandskonto (GuV) im Jahr der erstmaligen Bilanzierung der Rückstellungen und zu einer neutralen Verbuchung, wenn es zum Verbrauch (Aufwand für Garantien) der Rückstellungen kommt. Tritt die erwartete Zahlungsverpflichtung nicht ein, werden die bereits gebildeten Rückstellungen erfolgswirksam wieder aufgelöst – du erhöhst dann den Gewinn in dem Jahr, in dem sie aufgelöst werden. Sprich: Die Rückstellungen lassen sich dann nicht buchen.
Achtung
Bildung von Rückstellungen am Jahresende
Eine Rückstellung am Geschäftsjahresende darf nur gebildet werden, wenn es sich dabei nicht lediglich um ein Geschäftsrisiko handelt.
Die Schritte der Rückstellungsbildung im Detail
Schritt 1: Aufwandsbuchung bei Bildung der Rückstellungen
Aufwand für Garantieleistungen => Rückstellungen für Garantieleistungen
Schritt 2: Neutrale Buchung (Verbrauch der Rückstellungen)
Rückstellungen für Garantieleistungen => Bank/Kasse
Schritt 3: Gewinnwirksame Buchung (bei Auflösung der Rückstellungen)
Rückstellungen für Garantieleistungen => Aufwand für Garantieleistungen
Nachweise und Checkliste für die Bildung von Rückstellungen
Weist du in der Bilanz gewinnmindernde Rückstellungen aus, solltest du dich gegen kritische Nachfragen des Finanzamts zum Jahresabschluss mit folgenden Aufzeichnungen und Nachweisen wappnen:
- Grund für die Rückstellungen: Halte den Grund für die Rückstellungen in der Bilanz schriftlich fest (zum Beispiel zu erwartende Garantieleistungen; drohende Inanspruchnahme wegen Patentverletzungen, drohende Zahlungsverpflichtungen aus einem Prozess etc.).
- Höhe der Rückstellungen: Konntest du das Finanzamt dem Grunde nach von der Bildung der Rückstellungen überzeugen, ist das erst die halbe Miete. Nun geht es um deren Höhe. Bewahre hierzu Nachweise wie Erfahrungswerte aus der Vergangenheit, Erfahrungswerte aus der Branche, Höhe der Schadensersatzforderungen etc. auf.
- Dauer der Rückstellungen: Ist der Grund für die Bilanzierung von Rückstellungen weggefallen, musst du diese gewinnerhöhend wieder auflösen. Sonst wird das Finanzamt auch die Bildung weiterer Rückstellungen anzweifeln oder kürzen und dir unterstellen, dass die Rückstellungen nur als Instrument zur Steuerersparnis eingesetzt werden.
Rückstellungen: Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibung
Mit Rückstellungen kannst du nicht nur den Gewinn deines Unternehmens gezielt mindern und Steuern sparen. Du kannst damit auch gezielt den Wert deines Gewinns herabsetzen. Durch die Bildung von Rückstellungen kannst du beispielsweise den Wert deines Gewinns eventuell unter 200.000 Euro drücken. Dadurch winken folgende Vergünstigungen:
- Investitionsabzugsbetrag: Beträgt der Gewinn vor Abzug des Investitionsabzugsbetragsnicht mehr als 200.000 Euro, kannst du in diesem Jahr für geplante Investitionen 50 Prozent der voraussichtlichen Investitionskosten vom Gewinn abziehen.
- Sonderabschreibung: Beträgt der Gewinn des Vorjahrs nicht mehr als 200.000 Euro, darf bei Kauf von beweglichem Anlagevermögen neben der linearen Abschreibung noch eine Sonderabschreibung von 40 Prozent vorgenommen werden.
Tipp
Steuertipp: Rückstellung für Gewerbesteuer
Du solltest unbedingt auch für die Gewerbesteuer für Jahre von 2008 an auf die Bildung einer Rückstellung pochen. Zwar ist die Gewerbesteuer von 2008 an nicht mehr als Betriebsausgabe abziehbar. Trotzdem ist die Bildung einer Rückstellung obligatorisch. Der Steuerbilanzgewinn mindert sich um diese Rückstellung und du schaffst es dadurch möglicherweise, den Gewinn von 200.000 Euro zu unterschreiten. In diesem Fall profitierst du möglicherweise vom Investitionsabzugsbetrag oder von der Sonderabschreibung nach § 7g EStG.
Diese Auffassung ist jedoch umstritten. Nach Auffassung des Finanzamts ist als Gewinn im Sinn von § 7g EStG (Investitionsabzugsbetrag/Sonderabschreibung) der Steuerbilanzgewinn korrigiert um außerbilanzmäßige zu- und Abrechnungen. Das bedeutet: Nur eine Gewerbesteuerrückstellung würde nach Auffassung der Finanzverwaltung den Gewinn nicht mindern, weil dem Steuerbilanzgewinn außerbilanzmäßig der zurückgestellte Gewerbesteueraufwand wieder hinzuzurechne ist. Ob das Finanzamt hier im Recht ist, klärt aktuell der Bundesfinanzhof (Revisionsverfahren beim BFH, Az. III R 38/23 und X R 17/23).
Beispiele für Rückstellungen
Anhand der Beispiele wird erklärt, wie es zur Entstehung von Rückstellungen kommen kann:
- Arbeiten über das Geschäftsjahr hinaus: Wenn du an einer Maschine Wartungsarbeiten durchführst, die im Dezember beginnen, aber erst im Januar abgeschlossen werden, überschreiten diese das Ende deines Geschäftsjahres. Da die Rechnung bis zum Bilanzstichtag nicht bezahlt werden kann, legst du Rückstellungen an. Diese decken die Verbindlichkeiten ab, die du im Januar mit der Beendigung der Arbeiten begleichst.
- Fehlende Rechnung: Erhältst du am Ende des Geschäftsjahres eine Warenlieferung, aber die Rechnung fehlt, wird eine Rückstellung für die Lieferung gebildet.
- Verzögertes Gerichtsurteil: Ein Beispiel für eine Rückstellung ist der Schadensersatz. Wirst du von einer anderen Firma auf Schadensersatz verklagt und der Rechtsstreit ist noch nicht entschieden, werden auch hier Rückstellungen gebildet. Die Rückstellungen decken hier den Fall ab, wenn die Rechtsstreitigkeiten zu deinem Nachteil ausgehen.
- Abdeckung von Garantie: Die Erfahrung zeigt, dass einige deiner Produkte kaputtgehen, was Kosten verursacht. Um diese zu decken, werden bereits Rückstellungen gebildet.
Beispiel: Rückstellung der Gewerbesteuer
Situation: Der Gewinn von Marvin Müllers Einzelunternehmen beträgt zum 31. Dezember 220.000 Euro. Zwar kann er die Gewerbesteuer für dieses Jahr nicht mehr als Betriebsausgabe abziehen. Dennoch bildet er eine Rückstellung für Gewerbesteuer in Höhe von 33.000 Euro.
Folge: Da der Gewinn durch die Bildung dieser Rückstellung auf 187.000 Euro sinkt, profitiert Müller in diesem Jahr von den Vergünstigungen rund um den Investitionsabzugsbetrag und im nächsten Jahr von der 40-prozentigen Sonderabschreibung. Auf das zu versteuernde Einkommen hat die Bildung der Gewerbesteuerrückstellung keine Auswirkung. Zwar mindert sich der Gewinn durch die Gewerbesteuerrückstellung in der Bilanz, diese 33.000 Euro sind dem Gewinn jedoch außerhalb der Bilanz wieder hinzuzurechnen.
Tipp
Das Finanzamt kann diese Ansicht kippen mit Hinweis auf die Revisionsverfahren beim BFH (Revisionsverfahren beim BFH, Az. III R 38/23 und X R 17/23) kippen. In diesem Fall Einspruch gegen nachteilige Steuerbescheide einlegen und ein Ruhen des Einspruchsverfahrens beantragen.
Rückstellungen auflösen
Die Rückstellung darfst du nur unter der Bedingung auflösen, dass die tatsächliche Höhe der Verbindlichkeit final feststeht oder der Grund der jeweiligen Rückstellung entfallen ist, z. B. weil die Verbindlichkeit nicht mehr existiert.
Wichtig zu wissen ist, dass es vier verschiedene Fälle bei der Auflösung der Rückstellung zu beachten gibt. Je nach Szenario hat dies unterschiedliche Auswirkungen auf die Bilanz.
Rückstellung größer als Rechnungsbetrag
Die getätigte Rückstellung ist höher als die tatsächliche Verbindlichkeit, die fällig wird. Das hat zur Folge, dass der überschüssige Restbetrag, also die Differenz, als betrieblicher Ertrag zu Buche schlägt. Das heißt, der Gewinn des Unternehmens wird erhöht.
Beispiel nach Standardkontenrahmen SKR03:
- Die Rückstellung ist mit 2.000 Euro verbucht, der Rechnungsbetrag ist 1.500 Euro
Buchungssatz:
- Von 0977: Rückstellung für Abschluss- und Prüfungskosten
- An 1200: Bank mit dem Rechnungsbetrag 1.500 Euro
- An 2735: Erträge aus der Auslösung von Rückstellungen mit 500 Euro
Rückstellung geringer als Rechnungsbetrag
Der geplante Rückstellungsbetrag deckt die tatsächliche Verbindlichkeit nicht vollständig ab. Das heißt, der restliche Betrag muss noch aufgebracht werden. Er wird daher als betrieblicher Aufwand gewertet. Es entsteht ein Verlust in der Bilanz. Dadurch sinkt der steuerpflichtige Gewinn deines Unternehmens.
Beispiel nach Standardkontenrahmen SKR03:
- Rechnungsbetrag liegt bei 2.500 Euro, die Rückstellung allerdings nur bei 2.000 Euro
Buchungssatz:
- Von 0977: Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten
- Von 2020: Periodenfremde Aufwendungen mit 500 Euro
- An 1200: Bank mit 2.500 Euro
Rückstellung gleicht dem Rechnungsbetrag
Der Rechnungsbetrag und die dafür geplante Rückstellung sind identisch. Dadurch erfolgt die Auflösung der Rückstellung komplett erfolgsneutral.
Beispiel nach Standardkontenrahmen SKR03:
- Rechnungsbetrag 2.000 Euro, Rückstellung 2.000 Euro
Buchungssatz:
- Von 0977 Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten an 1200 Bank
Info
Verjährung von Rückstellungen
Rückstellungen haben eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Somit entfällt der Grund für die Verbindlichkeit zum 31.12. des dritten Jahres.
Der Aufwand findet nicht statt
Die geplante Rückstellung wird hinfällig. Das heißt, es findet kein Aufwand statt. Der komplette Rückstellungsbetrag wird daher als betrieblicher Ertrag verbucht.
Beispiel nach Standardkontenrahmen SKR03:
- Es findet kein Aufwand statt, Rückstellung 2.000 Euro
Buchungssatz:
- von 0977: Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten
- an 2735: Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen
Info
Rückstellung nicht jedes Jahr auflösen und neu bilden
In vielen Fällen lassen sich Rückstellungen nicht jedes Mal auflösen und neu bilden. Diese Rückstellungen bleiben einfach stehen. Beispielsweise kann dann die Rechnung des Steuerberaters direkt als Ausgabe eingetragen werden. Das sollte auf jeden Fall mit dem Steuerberater abgeklärt werden, da die Bewertung der Rückstellung sich dabei nicht verändern darf.
Das Nachholen von Rückstellungen
Wenn du eine passivierungspflichtige Rückstellung nicht gebildet und nicht in der Bilanz erfasst hast, ist diese fehlerhaft und muss korrigiert werden. Falls eine Berichtigung aufgrund einer verbindlichen Steuerfestsetzung nicht mehr möglich ist, musst du die Rückstellung im ersten offenen Jahr gewinnmindernd nachtragen.
Wurde die Rückstellung bewusst nicht gebildet, um unrechtmäßige Steuervorteile zu erzielen und kann das betreffende Jahr nicht mehr korrigiert werden, muss die Rückstellung im ersten offenen Jahr erfolgsneutral über das Eigenkapital eingebucht werden. Dabei wird der Bilanzenzusammenhang durchbrochen, was bedeutet, dass die Anfangsbilanz eines Geschäftsjahres nicht mehr mit der Schlussbilanz des Vorjahres übereinstimmt.
Abzinsung von Rückstellungen
Laut HGB war die Abzinsung von Rückstellungsbeträgen bis 2010 nicht vorgesehen, da es gegen das Realisationsprinzip verstoßen würde. Allerdings gibt es eine Ausnahme: Wenn die zugrunde liegende Verbindlichkeit für die eine Rückstellung eingetragen ist, einen Zinsanteil enthält, darf die Rückstellung abgezinst werden (§ 253 Abs. 1 HGB).
Wie hoch die Abzinsung sein muss, wird demnach entschieden, ob du die Rückstellung nach dem Handels- oder dem Steuerrecht vornimmst. Bei Rückstellungen, die dem Handelsrecht - also der Handelsbilanz - zugeordnet werden, besteht die Pflicht zur Abzinsung.
Seit 2010 sind Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr allerdings nicht mehr als Rückzahlungsbetrag anzusetzen. Stattdessen gehören sie nun zu den Erfüllungsbeträgen von Rückstellungen. Das bedeutet, dass gemäß § 253 Abs. 2 S. 1 HGB diese Rückstellungen abgezinst werden müssen. Die Abzinsung erfolgt dabei zum durchschnittlichen Marktzinssatz der letzten 7 Jahre mit Beachtung der Restlaufzeit der jeweiligen Rückstellung. Die Deutsche Bundesbank veröffentlicht monatlich die aktuellen Zinssätze – derzeit liegt dieser zwischen 4 und 6 %. Die Veröffentlichungsregelungen sind in der Rückstellungsabzinsungsverordnung (RückAbzinsV) festgelegt.
Was bedeuten Rückstellungen für eine GmbH?
Bei der Erstellung des GmbH-Jahresabschlusses stellt sich jedes Jahr wieder die Frage, ob und in welchem Umfang Rückstellungen gebildet werden. Die Entscheidung für eine Rückstellung und die Ermittlung der jeweiligen Höhe sind wichtige Aspekte und liegen in der Verantwortung des Geschäftsführers. Dabei kommt es immer wieder zu Konflikten mit den Gesellschaftern.
Argumentationshilfen für dich als Geschäftsführer
Rückstellungen führen dazu, dass vom erwirtschafteten Gewinn des betreffenden Jahres ein Teil einbehalten wird und damit nicht für die Ausschüttung an die Gesellschafter zur Verfügung steht. Daher sind die Gesellschafter möglicherweise mit der Bildung der Rückstellung bzw. mit der Höhe nicht einverstanden und versuchen, den Geschäftsführer dazu zu bewegen, Zugeständnisse zu machen.
In der Diskussion mit den Gesellschaftern kannst du als Geschäftsführer auf folgende Aspekte hinweisen:
- Es besteht eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung, Rückstellungen zu bilden. Verletzungen dieser Verpflichtung können zu Schadensersatzansprüchen gegen dich persönlich, aber auch zu einer strafrechtlichen Verfolgung führen.
- Auch die Gesellschafter würden sich gegebenenfalls schadenersatzpflichtig machen und möglicherweise wegen Eingehungsbetrug verfolgt werden. Nämlich dann, wenn sie im Zusammenhang mit der Veräußerung ihres Gesellschaftsanteils bilanziell ausgewiesene Werte des Unternehmens zugrunde legen, die wegen einer unterlassenen oder zu niedrigen Rückstellungsbildung zu hoch ausgewiesen sind.
- Auch zwischen den Gesellschaftern sorgt eine zutreffende Rückstellungsbildung für Sicherheit. Wird nämlich Gewinn an die Gesellschafter ausgeschüttet, der bei korrekter Rückstellungsbildung nicht zur Ausschüttung zur Verfügung gestanden hätte, führt dies zu einem Rückforderungsanspruch der GmbH gegen die Gesellschafter. Wenn einzelne Gesellschafter dann diesen Gewinn nicht mehr zurückführen können, steht die Mithaftung der anderen Gesellschafter gegenüber der Gesellschaft im Raum. Dieser Anspruch steht spätestens dann zur Diskussion, wenn die Gesellschaft in Insolvenz gerät und der Insolvenzverwalter versucht, Vermögen in die Gesellschaft zurückzuholen.
Achtung
Grenzen der Rückstellung
Für alle Risiken, die sich wertmäßig nicht erfassen lassen, können keine Rückstellungen gebildet werden. Die Rede ist von folgenden Risiken:
Umsatz- und Gewinneinbrüche, die sich beispielsweise durch den Weggang des Geschäftsführers einstellen könnten
Verteuerung von Löhnen
Wachsende Materialkosten
Möglichkeit von Umsatzeinbrüchen
Fehlerhafte Rückstellungen in der GmbH vermeiden
Beschränke dich nicht darauf, nur für die errechnete Steuerlast im jeweiligen Geschäftsjahr eine Rückstellung zu bilden. Prüfe stattdessen, ob in der GmbH mögliche Gefahrensituationen schlummern, die in Form einer Rückstellung in die Bilanz aufzunehmen sind.
Tipp
Steuerberater informiert halten
Das Wissen über solche Fälle hast oft nur du, nicht aber dein Steuerberater. Daher ist es besonders wichtig, dass du als GmbH-Geschäftsführer alle Rückstellungsmöglichkeiten identifizierst. Denn wenn die GmbH zum Beispiel wegen eines Gewährleistungsfalles in Anspruch genommen wird, kann dies der Steuerberater nur dann berücksichtigen, wenn er ausdrücklich darüber informiert wird.
