Zusammenfassung
Buchhaltung im Überblick
- Die Buchhaltung ist eine Abteilung im Unternehmen, die alle finanziellen Vorgänge strukturiert erfasst, dokumentiert und auswertet.
- Sie gehört zum Rechnungswesen und gliedert sich in Teilbereiche wie Finanz-, Lohn-, Debitoren- oder Anlagenbuchhaltung.
- Für die Gewinnermittlung gibt es zwei Methoden: die Bilanzierung(doppelte Buchführung) und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für nicht buchführungspflichtige Betriebe.
- Die Buchführungspflicht besteht für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind oder bestimmte Schwellenwerte überschreiten.
- Geschäftsvorfälle werden auf Soll- und Haben-Konten gebucht. Die Erstellung einer Bilanz und GuV ist Pflicht, wenn doppelt gebucht wird.
- Es gibt drei Bucharten: Grundbuch (chronologisch), Hauptbuch (sachlich) und Nebenbücher (ergänzend).
- Die GoB und GoBD regeln die ordnungsgemäße Buchführung. Zentrale Prinzipien sind: Belegpflicht, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit.
Definition
Was ist die Buchhaltung?
In der Buchhaltung oder in der Praxis der Buchführung werden alle geschäftsrelevanten Vorgänge erfasst, dokumentiert und archiviert. Geschäftsrelevant sind alle Vorgänge, die mit dem Vermögen des Unternehmens in Zusammenhang stehen. Das können beispielsweise Materialeinkäufe, Einnahmen, Lohnzahlungen oder Kredite sein. Alle Unternehmer und Freiberufler sind dazu verpflichtet, ihre Handelsgeschäfte systematisch und chronologisch zu führen.
Die Buchhaltung ist im Rechnungswesen verankert und ist dafür verantwortlich, den finanziellen Erfolg eines Unternehmens zu ermitteln. Dabei kann die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche untergliedert werden.
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Der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung
Die Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ werden oft synonym verwendet, was genau genommen nicht ganz korrekt ist.
- Unter „Buchführung“ versteht man eher die Tätigkeit, also die systematische Erfassung geschäftsrelevanter Vorfälle anhand von Belegen.
- „Buchhaltung“ dagegen meint die Methode bzw. Abteilung eines Unternehmens, die diese Tätigkeit durchführt.
Wer ist buchführungspflichtig?
Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind insbesondere die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen (gemäß § 238 HGB):
- Kapitalgesellschaften, wie beispielsweise die GmbH oder die AG
- Einzelunternehmen (solange sie keine festgelegten Schwellenwerte unterschreiten)
- Personengesellschaften, wie GmbH & Co. KG, OHG oder KG
Für jedes Unternehmen sind die Buchführung und das Rechnungswesen ein wichtiges Thema, denn das Finanzamt erwartet, dass der Gewinn korrekt ermittelt wird.
Für Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen und keine Kaufleute sind, genügt in der Regel eine einfache Gewinnermittlung (Einnahmenüberschussrechnung). Auch Kleingewerbetreibende können ihren Gewinn mit dieser einfachen Buchführung nachweisen. Später kann es jedoch sinnvoll sein, freiwillig auf die doppelte Buchführung umzusteigen, da diese mehr Übersicht und Sicherheit bietet.
Ob eine einfache Gewinnermittlung ausreicht oder eine Bilanzierung erforderlich ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG haben keine Wahl bei der Art Ihrer Buchführung und sind in der Buchhaltung zur Bilanzierung verpflichtet. Am Ende jedes Geschäftsjahres müssen sie eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen.
Eingetragene Kaufleute (e.K.) müssen bilanzieren, wenn sie einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro oder einen Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro erzielen.
Werden die Gewinn- und Umsatzgrenzen von eingetragenen Kaufleuten und Einzelunternehmern unterschritten, sind sie von der doppelten Buchführung befreit. Das heißt, sie müssen lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) abgeben.
Die einfache und doppelte Buchführung
Die Buchführung wird in sogenannten Büchern festgehalten. Hierbei unterscheidet man zwischen der einfachen und doppelten Buchführung.
| Einfache Buchführung | Doppelte Buchführung |
|---|---|
| Freiberufler und Kleingewerbetreibende | Handelsgesellschaften |
| Gewerbetreibende (nicht im Handelsregister eingetragen, Jahresumsatz unter 800.000 Euro, Jahresgewinn unter 80.000 Euro) | Gewerbetreibende (nicht im Handelsregister eingetragen, Jahresumsatz über 800.000 Euro, Jahresgewinn über 80.000 Euro) |
| Landwirtschaftliche Betriebe (Jahresgewinn unter 80.000 Euro) | Landwirtschaftliche Betriebe (Jahresgewinn über 80.000 Euro) |
Doch was unterscheidet die beiden Buchhaltungsarten? Bei der einfachen Buchführung wird jede Betriebsausgabe und -einnahme einzeln erfasst und gegenübergestellt, was zusammengezählt am Ende einen Gewinn- oder Verlustbetrag ergibt. Meist handelt es sich hierbei um eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Zur doppelten Buchführung sind alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen verpflichtet. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle auf mehrere – mindestens zwei Konten – gebucht. Die Buchung findet auf der Soll- und der Haben-Seite statt, um am Ende eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erhalten. Außerdem ist für jede Branche ein eigenes Buchungsverzeichnis, ein sogenannter Kontenrahmen, vorgesehen. Zunächst wird das Konto mit der Sollbuchung und dann das Konto mit der Habenbuchung erfasst.
Was bedeuten die Begriffe Soll und Haben
Die Buchhaltung besteht aus zwei Seiten: Der Soll- und der Haben-Seite. Auf der linken Seite befindet sich immer die Sollseite, während die rechte Seite des Kontos die Habenseite darstellt.
Die doppelte Buchführung erfordert, dass bei jeder Buchung die Formulierung „Soll an Haben“ verwendet wird. Auf beiden Seiten der Buchung muss dabei der gleiche Betrag eingetragen werden.
Wichtige Teilbereiche der Buchhaltung
In größeren Unternehmen gliedert sich die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche, für die oft unterschiedliche Abteilungen zuständig sind. Diese unterschiedlichen Teilbereiche lassen sich auch als Buchhaltungsarten bezeichnen. Doch welche Arten von Buchhaltung gibt es?
Die Finanzbuchhaltung
In diesem Teilbereich findet die Buchung aller wichtigen Vorgänge, die für die Feststellung des Gewinns, zur Bilanzierung und GuV relevant sind. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall
- gebucht,
- sachlich und zeitlich erfasst und
- dokumentiert.
Am Ende einer Rechnungsperiode müssen Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, eine Bilanz bzw. eine Gewinn– und Verlustrechnung (GuV) erstellen. Darin werden alle Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs für interne und externe Stellen übersichtlich dargestellt. Die Buchhaltung muss so geführt werden, dass das Finanzamt jederzeit Einsicht in die Unterlagen nehmen kann. Um all diese wichtigen Daten lückenlos zu erfassen und übersichtlich zu strukturieren, empfiehlt sich der Einsatz einer Buchhaltungssoftware.
Die Debitorenbuchhaltung
In der Debitorenbuchhaltung werden die Forderungen und Gutschriften eines Unternehmens gegenüber Kunden erfasst und verwaltet. Konkret befasst sie sich mit den laufenden Geschäftsvorfällen, die die Kundenbeziehungen betreffen. Auch das Forderungsmanagement wird in diesem Bereich der Buchhaltung geregelt.
Die Debitorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung, denn nur durch die Überwachung und das Eintreiben offener Forderungen können finanzielle Ausfälle vermieden werden. Auch hier setzen viele Unternehmen auf Buchhaltungssoftware, die offene Forderungen automatisch anzeigt und anmahnt.
Die Bilanzbuchhaltung
Hierbei werden alle geschäftsrelevanten Daten systematisch erfasst sowie interne Kennzahlen dargestellt. Sie beinhaltet zudem sowohl die Bilanz als auch die Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Kreditorenbuchhaltung
Das Pendant zur Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. In diesem Teilbereich werden kreditorische Eingangsrechnungen der Lieferanten erfasst und verwaltet. Die Mitarbeiter, die in diesem Bereich der Buchhaltung arbeiten, befassen sich also mit der Abwicklung von finanziellen und sonstigen Verpflichtungen gegenüber Lieferanten oder anderen Leistungserbringern. Typische Aufgaben sind:
- Rechnungsprüfung und Kontierung
- Erstellen von Daueranweisungen
- Kreditorenstammsatzpflege
- Veranlassen von Zahlungen
Dieser Bereich der Buchhaltung steht imengen Kontakt zu den Mitarbeitern des Einkaufs.
Eine Kreditorenbuchhaltung ist nicht vorgeschrieben. Sie ist jedoch für Unternehmen jeder Größe sinnvoll, um Verbindlichkeiten zu überwachen und zu begleichen.
Die Anlagenbuchhaltung
In der Anlagenbuchhaltung werden die Vermögensgegenstände Ihres Betriebs, die eine gewisse Nutzungsdauer haben, erfasst und verwaltet. Zuständige dieses Bereichs erfassen die Zu- oder Abgänge des Anlagevermögens und bewerten diese.
Auf diese Weise werden auch eventuelle Abschreibungen ermittelt. In der Buchführung werden die Anlagekonten als Sammelkonten geführt.
Die Lohnbuchhaltung
Im Rahmen der Lohnbuchhaltung werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihres Unternehmens abgewickelt sowie die Personalstammdaten und Meldungen der Mitarbeiter gepflegt. Das betrifft die:
- Lohnsteuer
- Krankenkasse
- Sozialversicherung
Zudem ist dieser Bereich der Buchhaltung für folgende Aufgaben verantwortlich:
- Führung der Jahreskonten
- Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelegen
In kleineren Unternehmen kann auch das Erstellen von Arbeitsverträgen zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung gehören.
Die Kosten- und Leistungsrechnung
Im betrieblichen Rechnungswesen stellt die Buchhaltung den Gegenpart zur Finanzbuchhaltung dar. Die Betriebsergebnisrechnung stellt, wie der Name schon sagt, Kosten und Leistungen gegenüber.
Die Lagerbuchführung
Anhand der Lagerbuchführung können Sie durchgängig die Zu- und Abgänge von Waren, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie von unfertigen und fertigen Erzeugnissen erfassen. Dies ist mit einer permanenten Inventur vergleichbar und hilft bei der Planung sowie bei der Vorhersage. Soll- und Ist-Bestände müssen in einer Inventur einmal im Geschäftsjahr verglichen werden.
Die Kassenbuchführung
Unternehmen, die eine Bilanz erstellen, müssen ihre Bareinnahmen täglich aufzeichnen und die Belege aufbewahren. Betriebe mit viel Barumsatz müssen ein Kassenbuch führen, das alle Bargeldbewegungen erfasst. Der Kassenbestand muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeld übereinstimmen, sonst gilt die Buchführung als fehlerhaft. Sie müssen zudem ausschließen, dass die Kassenführung manipuliert werden kann. Elektronische Kassen sind zwar nicht verpflichtend, können die Arbeit jedoch erleichtern. Bedenken Sie, dass diese der Meldepflicht unterliegen (Stichwort: TSE).
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Buchhaltungsaufgaben
Die Aufgabe der Buchhaltung ist die lückenlose Aufzeichnung aller Vorgänge, die sich auf die Vermögenslage eines Unternehmens auswirken. Dazu gehören bspw. die Einnahmen aus dem Verkauf, die Bezahlung von Rechnungen oder auch die Aufnahme von Krediten.
Jeder Geschäftsvorfall erfordert eine Buchung, die ganz nach dem Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ immer durch einen Beleg wie eine Rechnung oder Quittung nachgewiesen werden muss.
Für die Buchführung gibt es verschiedene gesetzliche Regelungen, die in zwei Gesetzestexten festgehalten sind:
- Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) gemäß § 238 HGB
- Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD).
Info
Erleichterung durch die Offene-Posten-Buchführung
Die Offene-Posten-Buchführung ist nach § 239 Abs. 4 HGB bzw. § 146 Abs. 5 AO zulässig und dient der vereinfachten Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle. Statt sämtliche Buchungen in Büchern vorzunehmen, können Belege systematisch – auch digital – archiviert werden. Wichtig ist dabei die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Die Methode ersetzt lediglich das Kontokorrentbuch, nicht jedoch die Hauptbuchführung. Unbezahlte Rechnungen werden getrennt nach Forderungen und Verbindlichkeiten sortiert und nach Zahlung entsprechend vermerkt und archiviert. Die genaue Umsetzung richtet sich nach Unternehmensgröße und -art.
Die Buchhaltungspflichten
Die Buchführungspflicht ist handelsrechtlich festgeschrieben (§238 HGB):
„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen…“
Grundsätzlich gibt das deutsche Handelsgesetzbuch den Rahmen für die Buchführung vor. Welche Pflichten im Einzelnen bestehen, hängt unter anderem von der Rechtsform des Unternehmens ab. So sind beispielsweise Einzelunternehmer unter bestimmten Bedingungen von der Buchführungspflicht befreit.
Entscheiden sich Einzelkaufleute im Rahmen ihres Wahlrechts gemäß §241 a HGB allerdings gegen eine freiwillige, handelsrechtliche Buchführung, müssen sie eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) anfertigen. Die gesetzlichen Buchführungsvorschriften des HGB werden bestimmt durch:
- Die GoB
- Die GoBD
Sie beschreiben die Grundsätze ordnungsgemäßer (elektronischer) Buchführung. Zu den damit verbundenen Pflichten gehören in der Regel die lückenlose, chronologische und sachliche Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – idealerweise in einem gewissenhaft geführten Kassenbuch. Außerdem gilt die Grundregel, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden darf.
Weitere Buchführungspflichten sind die Erstellung eines Jahresabschlusses und die Bilanzierungspflicht für Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrenzen – (800.000 Euro) und Jahresüberschussgrenzen (80.000 Euro) überschreiten. Darüber hinaus zeichnet sich eine ordnungsgemäße Buchhaltung durch eine vollständige, begründete und klare Dokumentation der relevanten Unterlagen in schriftlicher oder elektronischer Form aus.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) im Überblick
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) stellen die Leitlinien für die Buchhaltung dar und legen fest, wie Geschäftsvorfälle dokumentiert werden müssen. Wir wollen die wichtigsten Grundsätze kurz erläutern:
- Richtigkeit und Willkürfreiheit: Alle Geschäftsvorfälle müssen sachlich und rechnerisch richtig aufgezeichnet werden. Der Jahresabschluss ist auf Grundlage ordnungsgemäßer Belege zu erstellen.
- Vollständigkeit: Es dürfen keine Geschäftsvorfälle weggelassen oder hinzugefügt werden. Bei Änderungen muss der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleiben. Außerdem müssen Sie den Zeitpunkt der Korrektur in den Unterlagen vermerken. Das bedeutet: Nachträgliche Änderungen in der Buchhaltung müssen dokumentiert bzw. protokolliert werden. Damit sollen nachträgliche Manipulationen verhindert werden.
- Ordnungsmäßigkeit: Buchungen sind rechtzeitig und geordnet vorzunehmen – also zeitnah und in ihrer zeitlichen Reihenfolge.
- Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Geschäftsvorfälle sind so aufzuzeichnen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen. Besonders die Gliederung des Jahresabschlusses (Bilanz und GuV) ist hier entscheidend.
- Einzelbewertung: Vermögensgegenstände sind unabhängig voneinander zu bewerten und dürfen nur in Ausnahmefällen in Gruppen bewertet werden.
- Belegprinzip: Alle Geschäftsvorfälle müssen jederzeit durch Belege nachgeprüft werden können.
Die GoBD – Richtlinien für die elektronische Buchführung
In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) finden Unternehmer Richtlinien, welche sie beim Einsatz einer elektronischen Buchführung erfüllen müssen. Diese betreffen insbesondere die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Belege.
Achtung
Verstöße gegen die GoB und GoBD vermeiden
Bei Verstößen gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie GoBD droht eine Zuschätzung zum Gewinn und Umsatz durch das Finanzamt (meist im Rahmen einer Betriebsprüfung), was wiederum zu Steuernachzahlungen führt. Verletzungen der Buchführungspflicht können für Geschäftsführer oder gesetzliche Vertreter sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren und Geldstrafen bedeuten. Deshalb ist die oberste Priorität in der Buchhaltung die Einhaltung der GoB und GoBD.
Die Buchhaltungsgrundlagen
Die Buchhaltung wird dem betrieblichen Rechnungswesen zugeordnet und hat den Zweck, jeden Geschäftsvorfall zu erfassen und zu verarbeiten. Sie verfolgt folgende Ziele:
Dokumentation
Alle Geschäftsvorfälle werden sorgfältig dokumentiert. Das beinhaltet vor allem die Aufzeichnung und Aufbewahrung der Buchungsbelege für mindestens 10 Jahre.
Planung
Dies kann beispielsweise durch eine Planungsrechnung erfolgen, welche die Zahlen der Buchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung und Statistiken mit einbezieht. Daraus erstellen Sie eine Vorschaurechnung, anhand der Sie die betriebliche Entwicklung des Unternehmens abschätzen können. Dabei stehen Produktionsmengen oder Werteinschätzungen im Vordergrund.
Kontrolle
Eine ordentliche Buchführung bietet Kontrolle über die Finanzen und Abläufe im Unternehmen. Sie hilft dabei, Anpassungen vorzunehmen und Investitionen auf sinnvolle Weise zu platzieren.
Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 (1) HGB. Grundlegende Instrumente der Buchführung sind:
Das Inventar
Das Inventar eines Unternehmens ist in drei Bereiche unterteilt: Vermögen, Schulden, Eigenkapital in Form des Reinvermögens.
Im Inventar werden alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens aufgelistet. Die Erstellung erfolgt normalerweise durch eine Inventur.
Die Bilanz
Jedes Unternehmen, das zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, erstellt am Ende eines Geschäftsjahres eine Bilanz. Die Bilanz ist die Grundlage für den Jahresabschluss, der das Geschäftsjahr abschließt und Auskunft über den Erfolg und das Vermögen eines Betriebes gibt.
Eine Bilanz ist wichtig, um die finanziellen Mittel korrekt aufzuführen, zudem ist sie Teil der Steuererklärung für das Finanzamt.
Die Konten
Eine Buchführung besteht aus mehreren Konten, die jeweils einem bestimmten Aspekt im Unternehmen zugeschrieben sind. Das heißt, jeder Geschäftsvorfall betrifft bestimmte Konten.
Die Konten erfassen fortlaufend alle Bewegungen, die sich aus den Geschäftsvorfällen ergeben. Auf diese Weise zeigen die Konten immer den aktuellen Stand des jeweiligen Aspekts. Das betrifft alle wichtigen Faktoren wie die Verbindlichkeiten, die Vermögenswerte, das Eigenkapital und alles Weitere, was durch Geschäftsvorfälle beeinflusst wird.
Buchführungskonten bilden die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz.
Der dafür benötigte Kontenplan besteht aus einer Liste aller bestehenden Konten eines Unternehmens.
Die Berechnung des Gewinns
Über die Gewinn- und Verlustrechnung wird der Gewinn des Unternehmens berechnet. Ohne eine ordentliche Buchführung ist eine korrekte Berechnung nicht möglich.
Im Rahmen der Buchhaltungsgrundlagen ist zudem Folgendes wichtig:
- Aufwendungen sind im Soll zu buchen.
- Erträge müssen im Haben verbucht werden.
Die kaufmännischen Aufgaben von Freiberuflern oder Einzelunternehmen beschränken sich auf die einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Hierfür lohnt es sich, eine Buchhaltungssoftware einzusetzen, um die EÜR online ohne Hilfe von einem externen Buchhalter oder Steuerberater zu erledigen.
Buchhaltung für Freiberufler
Obwohl Freiberufler von der doppelten Buchführung befreit sind, sollten sie dennoch ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben transparent dokumentieren. Hierfür können die Belege gesammelt und beispielsweise in einer Excel-Liste nach Erlös- und Kostenarten sortiert werden.
Alternativ kann auch eine Buchhaltungssoftware verwendet werden, mit der die Belege einfacher sortiert, gebucht und verwaltet werden können. Die Einnahmen und Ausgaben werden dann in der EÜR zusammengefasst und an das Finanzamt übermittelt.
Buchhaltung für Kleinunternehmen
Kleinunternehmer haben wie Freiberufler keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung, können jedoch ihren Gewinn mit der EÜR ermitteln, die als Basis für die Einkommensteuer dient.
Auch hier müssen alle Belege als Nachweis sorgfältig aufbewahrt werden.
Buchhaltung für Gewerbetreibende
Unternehmer im gewerblichen Bereich müssen entweder die festgelegten Einkommensgrenzen überschreiten oder als Handelsgesellschaft (AG, GmbH, KG, OHG) eingetragen sein, um zur doppelten Buchführung verpflichtet zu sein.
Im Vergleich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist diese Methode der Gewinnermittlung deutlich anspruchsvoller und wird häufig von beauftragten Steuerberatern oder Buchhaltern durchgeführt.
Für einzelne gewerbliche Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, ist eine steuerliche Prüfung erforderlich, um festzustellen, ob sie ihren Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder durch die Erstellung einer Bilanz (doppelte Buchführung) abbilden müssen.
Gemäß § 4 Abs. 3 EStG genügt auch bei Gewerbetreibenden die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, wenn im vorherigen Jahr die Umsätze 800.000 Euro oder weniger betrugen und der Gewinn unter 80.000 Euro lag.
Gewerbliche Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag müssen erst ab dem 1.1. des folgenden Jahres bilanzieren, sofern das Finanzamt sie zur Umstellung von der EÜR auf die Bilanzierung auffordert.
Tipp
Wechsel von EÜR zur Bilanzierung
Beim Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung kann es durch die unterschiedlichen Steuerregeln dieser beiden Gewinnermittlungsarten zu einem Übergangsgewinn oder zu einem Übergangsverlust kommen. Diesen sollte unbedingt ein Steuerberater ermitteln.
Die Organisation der Buchhaltung
Die Buchführung eines Unternehmens wird in sogenannten Büchern festgehalten. Hierbei unterscheidet man:
- Grundbücher: Grundbücher werden auch als Journal bezeichnet. Hier werden die Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge eingetragen. Daher wird es oft auch als Tagebuch bezeichnet.
- Hauptbücher: Im Hauptbuch sind alle Sachkonten enthalten. Die Geschäftsvorfälle werden nach sachlichen Gesichtspunkten gebucht.
- Nebenbücher: Oft hat ein Unternehmen mehrere Nebenbücher, die die Hauptbuchkonten näher beschreiben.
Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst, während im Hauptbuch die Sachkonten geführt werden, die die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses bilden. Ergänzende Informationen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung können den Nebenbüchern entnommen werden. Der Organisationsplan für Konten wird als Kontenrahmen bezeichnet und bildet die Grundlage für einen unternehmensspezifischen Kontenplan. Der sogenannte Standardkontenrahmen wird auch als SKR bezeichnet. Dabei haben sich in der Praxis weitestgehend SKR 03 und SKR 04 durchgesetzt, die von der DATEV festgelegt und bereitgestellt werden. Diese SKR müssen grundsätzlich so aufgebaut sein, dass Prüfer oder Sachbearbeiter des Finanzamts alle Vorgänge nachvollziehen können.
Der Kontenplan aller Konten wird für eine übersichtliche Dokumentation benötigt.
Konten der Buchhaltung
Bei der Ermittlung des Gewinns durch Bilanzierung werden verschiedene Kontenarten in der Buchhaltung unterschieden:
- Bestandskonten: Diese Konten erfassen die Salden der Vermögens- und Kapitalbestände eines Unternehmens.
- Erfolgskonten: Auf diesen Konten werden die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens verbucht.
- Gewinn- und Verlustkonten: Hier werden die Erfolgskonten abgeschlossen, um den Gewinn oder Verlust des Unternehmens zu ermitteln.
- Steuerkonten (Umsatzsteuer/Vorsteuer): Die Umsatzsteuer aus Eigenleistungen oder die Vorsteuer aus erhaltenen Leistungen werden auf diesen Konten erfasst.
Darüber hinaus gibt es noch weitere Kontenarten in der Buchführung, wie Privatkonten, Kapitalkonten und das Eröffnungsbilanzkonto.
Mehr Effizienz mit Buchhaltungssoftware
Um Ihre einfache oder doppelte Buchhaltung leichter und gleichzeitig effizienter zu gestalten, verwenden viele Unternehmen mittlerweile eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office oder Lexware buchhaltung.
Diese bietet den entscheidenden Vorteil, dass viele Daten nur einmalig eingegeben werden müssen und dann automatisch vom Programm ergänzt werden. So kann die Verwaltung der Stammdaten oder die Zuordnung von Kundenrechnungen schneller erfolgen.
Außerdem können Kosten für Arbeitszeit und Arbeitsaufwand gespart und die Buchhaltung insgesamt übersichtlicher gestaltet werden. Auch rechtliche Neuerungen auf dem Gebiet werden in der Regel automatisch aktualisiert.
Es erleichtert das Führen der Bücher, Sie erhalten praktische Buchhaltungstipps und sind vielen Anwendern somit eine große Hilfe. Mittlerweile ist es in den meisten Unternehmen normal, die Buchhaltung automatisiert zu erledigen. Die Anbieter stellen Anwendern meist Serviceleistungen und zusätzliche Features zur Verfügung.
Hierzu gehört beispielsweise eine integrierte ELSTER-Schnittstelle für die direkte Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Steuererklärung an das Finanzamt.
Wichtiges zu beachten beim Einsatz von Buchhaltungssoftware
Wer sich einer effizienten Softwarelösung bedient, muss darauf achten, dass jeder Geschäftsvorfall des Unternehmens im Rahmen der Buchhaltung lückenlos erfasst wird und jederzeit von den Finanzbehörden eingesehen und kontrolliert werden kann.
Einmal erfolgte Buchungen dürfen rückwirkend nicht mehr verändert werden. Außerdem muss eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation sicherstellen, dass sie von Dritten problemlos nachvollzogen werden kann.
Bei der Nutzung einer Buchhaltungssoftware sollten Sie zudem eventuell verlängerte Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO beachten.
Dateien, die nur in den Programmen gespeichert sind, müssen den Finanzbehörden so zur Verfügung gestellt werden, dass sie ohne eine zusätzliche Technik gelesen werden können. Wer eine Software verwendet, unterliegt ebenfalls dem Belegprinzip. Dennoch genügt im Rahmen der Buchhaltung mittels eines Programms eine ordnungsgemäße Programmdokumentation.
Häufig gestellte Fragen zur Buchhaltung
Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung?
Bei der vorbereitenden Buchhaltung sammelt man alle Dokumente, die für die Steuer wichtig sind. Diese werden an den Steuerberater übergeben, der die Steuererklärung erledigt.
Wer muss Buchhaltung führen?
Buchführungspflichtig und damit zur Aufstellung einer Bilanz im Rahmen der doppelten Buchführung verpflichtet sind alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Einzelunternehmer sind ebenfalls dazu verpflichtet, wenn der Jahresumsatz bei mehr als 800.000 Euro oder der Jahresgewinn bei mehr als 80.000 Euro liegt.
Es empfiehlt sich aber in jedem Fall, dass alle Selbstständigen und Einzelunternehmer Buch über Geschäftsvorfälle führen. Selbstständige und Einzelunternehmer, die von der Buchführungspflicht befreit sind, müssen ihren Gewinn oder Verlust auf jeden Fall mit einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nachweisen.
Wer hat Interesse an der Buchführungspflicht?
Die Buchführungspflicht dient vor allem den Steuerbehörden, da alle Aufzeichnungen im Zuge der Buchführung und somit der Jahresabschluss die Grundlage für die Steuererklärung bilden. Aber auch für potenzielle Geschäftspartner, Wettbewerber und natürlich für Sie selbst sind Ihre Bücher eine essenzielle Informationsquelle für strategische Entscheidungen.
Wer ist berechtigt Buchhaltung zu betreiben?
Bei der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle erfasst. In großen Unternehmen werden Buchhaltungsaufgaben von Buchhaltern übernommen. Als Einzelunternehmer kann man das auch selbst erledigen.
Welche Buchhaltung gilt für Kleingewerbetreibende?
Als Kleingewerbetreibender ist es ausreichend, wenn Sie eine einfache Buchführung anwenden. Am Ende eines Geschäftsjahres ist die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) dem Finanzamt vorzulegen.
Was versteht man unter einem Geschäftsjahr?
Ein Geschäftsjahr ist der Zeitraum, für den ein Unternehmen seine finanziellen Berichte vorbereitet. Es ist häufig identisch mit dem Kalenderjahr, kann aber auch ein anderes 12-monatiges Intervall sein, das für das Unternehmen sinnvoll ist.
Wie kann ich meine Buchhaltung effizienter gestalten?
Sie können Ihre Buchhaltung durch die Automatisierung von Prozessen, das regelmäßige Überprüfen der Finanzberichte und das Aufrechterhalten gut organisierter Finanzunterlagen effizienter gestalten.
