Die Buchhaltung ist eine Abteilung im Unternehmen, die alle finanziellen Vorgänge strukturiert erfasst, dokumentiert und auswertet.
Sie gehört zum Rechnungswesen und gliedert sich in Teilbereiche wie Finanz-, Lohn-, Debitoren- oder Anlagenbuchhaltung.
Für die Gewinnermittlung gibt es zwei Methoden: die Bilanzierung (doppelte Buchführung) und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für nicht buchführungspflichtige Betriebe.
Die Buchführungspflicht besteht für alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind oder bestimmte Schwellenwerte überschreiten.
Geschäftsvorfälle werden auf Soll- und Haben-Konten gebucht. Die Erstellung einer Bilanz und GuV ist Pflicht, wenn doppelt gebucht wird.
Es gibt drei Bucharten: Grundbuch (chronologisch), Hauptbuch (sachlich) und Nebenbücher (ergänzend).
Die GoB und GoBD regeln die ordnungsgemäße Buchführung. Zentrale Prinzipien sind: Belegpflicht, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit.

In der Buchhaltung oder in der Praxis der Buchführung erfassen, dokumentieren und archivieren Sie alle geschäftsrelevanten Vorgänge. Geschäftsrelevant sind alle Vorgänge, die mit dem Vermögen des Unternehmens in Zusammenhang stehen. Das können beispielsweise Materialeinkäufe, Einnahmen, Lohnzahlungen oder Kredite sein. Alle Unternehmer und Freiberufler sind dazu verpflichtet, ihre Handelsgeschäfte systematisch und chronologisch zu führen.
Die Buchhaltung ist im Rechnungswesen verankert und ist dafür verantwortlich, den finanziellen Erfolg eines Unternehmens zu ermitteln. Dabei gliedert sich die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche.

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Die Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ werden oft synonym verwendet, was genau genommen nicht ganz korrekt ist.

Unter „Buchführung“ versteht man eher die Tätigkeit, also die systematische Erfassung geschäftsrelevanter Vorfälle anhand von Belegen.
„Buchhaltung“ dagegen meint die Methode bzw. Abteilung eines Unternehmens, die diese Tätigkeit durchführt.

Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind insbesondere die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen (gemäß § 238 HGB):

Kapitalgesellschaften, wie beispielsweise die GmbH oder die AG
Einzelunternehmen (solange sie keine festgelegten Schwellenwerte unterschreiten)
Personengesellschaften, wie GmbH & Co. KG, OHG oder KG

Für jedes Unternehmen sind die Buchführung und das Rechnungswesen ein wichtiges Thema, denn das Finanzamt erwartet, dass Sie den Gewinn korrekt ermitteln.

Für Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen und keine Kaufleute sind, genügt in der Regel eine einfache Gewinnermittlung (Einnahmenüberschussrechnung). Auch Kleingewerbetreibende können ihren Gewinn mit dieser einfachen Buchführung nachweisen. Später kann es jedoch sinnvoll sein, freiwillig auf die doppelte Buchführung umzusteigen, da diese mehr Übersicht und Sicherheit bietet.

Ob eine einfache Gewinnermittlung ausreicht oder eine Bilanzierung erforderlich ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG haben keine Wahl bei der Art ihrer Buchführung und müssen in der Buchhaltung bilanzieren. Am Ende jedes Geschäftsjahres müssen sie eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen.

Eingetragene Kaufleute (e.K.) müssen bilanzieren, wenn sie einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro oder einen Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro erzielen.

Unterschreiten eingetragene Kaufleute und Einzelunternehmer die Gewinn- und Umsatzgrenzen, sind sie von der doppelten Buchführung befreit. Das heißt, sie müssen lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) abgeben.

Die Buchführung wird in sogenannten Büchern festgehalten. Hierbei unterscheidet man zwischen der einfachen und doppelten Buchführung. Welche Form Sie brauchen, ergibt sich aus Ihrer Rechtsform und Unternehmensgröße:

Einfache Buchführung	Doppelte Buchführung
Freiberufler und Kleingewerbetreibende	Handelsgesellschaften
Gewerbetreibende (nicht im Handelsregister eingetragen, Jahresumsatz unter 800.000 Euro, Jahresgewinn unter 80.000 Euro)	Gewerbetreibende (nicht im Handelsregister eingetragen, Jahresumsatz über 800.000 Euro, Jahresgewinn über 80.000 Euro)
Landwirtschaftliche Betriebe (Jahresgewinn unter 80.000 Euro)	Landwirtschaftliche Betriebe (Jahresgewinn über 80.000 Euro)

Doch was unterscheidet die beiden Buchhaltungsarten? Bei der einfachen Buchführung wird jede Betriebsausgabe und -einnahme einzeln erfasst und gegenübergestellt, was zusammengezählt am Ende einen Gewinn- oder Verlustbetrag ergibt. Meist handelt es sich hierbei um eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Zur doppelten Buchführung sind alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen verpflichtet. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle auf mehrere – mindestens zwei Konten – gebucht. Die Buchung findet auf der Soll- und der Haben-Seite statt, um am Ende eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erhalten. Außerdem ist für jede Branche ein eigenes Buchungsverzeichnis, ein sogenannter Kontenrahmen, vorgesehen. Zunächst wird das Konto mit der Sollbuchung und dann das Konto mit der Habenbuchung erfasst.

Die Buchhaltung besteht aus zwei Seiten: Der Soll- und der Haben-Seite. Auf der linken Seite befindet sich immer die Sollseite, während die rechte Seite des Kontos die Haben-Seite darstellt.

Die doppelte Buchführung erfordert, dass Sie bei jeder Buchung die Formulierung „Soll an Haben“ verwenden. Auf beiden Seiten der Buchung müssen Sie dabei den gleichen Betrag eintragen.

In größeren Unternehmen gliedert sich die Buchhaltung in mehrere Teilbereiche, für die oft unterschiedliche Abteilungen zuständig sind. Diese unterschiedlichen Teilbereiche lassen sich auch als Buchhaltungsarten bezeichnen. Doch welche Arten von Buchhaltung gibt es?

In diesem Teilbereich buchen Sie alle wichtigen Vorgänge, die für die Feststellung des Gewinns, zur Bilanzierung und GuV relevant sind. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall

gebucht,
sachlich und zeitlich erfasst und
dokumentiert.

Am Ende einer Rechnungsperiode müssen Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, eine Bilanz und eine Gewinn– und Verlustrechnung (GuV) erstellen. Darin stellen sie alle Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs für interne und externe Stellen übersichtlich dar. Sie müssen die Buchhaltung so führen, dass das Finanzamt jederzeit Einsicht in die Unterlagen nehmen kann. Um all diese wichtigen Daten lückenlos zu erfassen und übersichtlich zu strukturieren, empfiehlt sich der Einsatz einer Buchhaltungssoftware.

In der Debitorenbuchhaltung erfassen und verwalten Sie die Forderungen und Gutschriften eines Unternehmens gegenüber Kunden. Konkret befasst sie sich mit den laufenden Geschäftsvorfällen, die die Kundenbeziehungen betreffen. Auch das Forderungsmanagement regeln Sie in diesem Bereich der Buchhaltung.

Die Debitorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung, denn nur durch die Überwachung und das Eintreiben offener Forderungen können Sie finanzielle Ausfälle vermeiden. Auch hier setzen viele Unternehmen auf Buchhaltungssoftware, die offene Forderungen automatisch anzeigt und anmahnt.

Hierbei erfassen Sie alle geschäftsrelevanten Daten systematisch und stellen interne Kennzahlen dar. Sie beinhaltet zudem sowohl die Bilanz als auch die Gewinn- und Verlustrechnung.

Das Pendant zur Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. In diesem Teilbereich erfassen und verwalten Sie kreditorische Eingangsrechnungen der Lieferanten. Die Mitarbeiter, die in diesem Bereich der Buchhaltung arbeiten, befassen sich also mit der Abwicklung von finanziellen und sonstigen Verpflichtungen gegenüber Lieferanten oder anderen Leistungserbringern. Typische Aufgaben sind:

Rechnungsprüfung und Kontierung
Erstellen von Daueranweisungen
Kreditorenstammsatzpflege
Veranlassen von Zahlungen

Dieser Bereich der Buchhaltung steht imengen Kontakt zu den Mitarbeitern des Einkaufs. Eine Kreditorenbuchhaltung ist nicht vorgeschrieben. Sie ist jedoch für Unternehmen jeder Größe sinnvoll, um Verbindlichkeiten zu überwachen und zu begleichen.

In der Anlagenbuchhaltung erfassen und verwalten Sie Vermögensgegenstände Ihres Betriebs, die eine gewisse Nutzungsdauer haben. Die Zuständigen dieses Bereichs erfassen die Zu- oder Abgänge des Anlagevermögens und bewerten diese.

Auf diese Weise ermitteln Sie auch eventuelle Abschreibungen. In der Buchführung führen Sie die Anlagekonten als Sammelkonten.

Im Rahmen der Lohnbuchhaltung wickeln Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihres Unternehmens ab und pflegen die Personalstammdaten und Meldungen der Mitarbeiter. Das betrifft die:

Zudem ist dieser Bereich der Buchhaltung für folgende Aufgaben verantwortlich:

Führung der Jahreskonten
Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelegen

In kleineren Unternehmen kann auch das Erstellen von Arbeitsverträgen zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung gehören.

Im betrieblichen Rechnungswesen stellt die Kosten- und Leistungsrechnung den Gegenpart zur Finanzbuchhaltung dar. Die Betriebsergebnisrechnung stellt, wie der Name schon sagt, Kosten und Leistungen gegenüber.

Anhand der Lagerbuchführung können Sie durchgängig die Zu- und Abgänge von Waren, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie von unfertigen und fertigen Erzeugnissen erfassen. Dies ist mit einer permanenten Inventur vergleichbar und hilft bei der Planung sowie bei der Vorhersage. Soll- und Ist-Bestände müssen in einer Inventur einmal im Geschäftsjahr verglichen werden.

Unternehmen, die eine Bilanz erstellen, müssen ihre Bareinnahmen täglich aufzeichnen und die Belege aufbewahren. Betriebe mit viel Barumsatz müssen ein Kassenbuch führen, das alle Bargeldbewegungen erfasst. Der Kassenbestand muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeld übereinstimmen, sonst gilt die Buchführung als formell fehlerhaft. Sie müssen zudem ausschließen, dass die Kassenführung manipuliert werden kann. Elektronische Kassen sind zwar nicht verpflichtend, können die Arbeit jedoch erleichtern. Bedenken Sie, dass diese der Meldepflicht unterliegen (Stichwort: TSE).

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Die Aufgabe der Buchhaltung ist die lückenlose Aufzeichnung aller Vorgänge, die sich auf die Vermögenslage eines Unternehmens auswirken. Dazu gehören bspw. die Einnahmen aus dem Verkauf, die Bezahlung von Rechnungen oder auch die Aufnahme von Krediten. Jeder Geschäftsvorfall erfordert eine Buchung, die ganz nach dem Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“ immer durch einen Beleg wie eine Rechnung oder Quittung nachgewiesen werden muss.

In der Praxis folgen diese Aufgaben einem festen monatlichen Ablauf. Belege erfassen, Geschäftsvorfälle buchen, Konten abstimmen und steuerliche Meldungen vorbereiten – viele Schritte wiederholen sich regelmäßig.

Die Offene-Posten-Buchführung ist nach § 239 Abs. 4 HGB bzw. § 146 Abs. 5 AO zulässig und dient der vereinfachten Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle. Statt sämtliche Buchungen in Büchern vorzunehmen, können Sie Belege systematisch – auch digital – archivieren. Wichtig ist dabei die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Die Methode ersetzt lediglich das Kontokorrentbuch, nicht jedoch die Hauptbuchführung. Unbezahlte Rechnungen sortieren Sie getrennt nach Forderungen und Verbindlichkeiten und vermerken und archivieren Sie nach Zahlung entsprechend. Die genaue Umsetzung richtet sich nach Unternehmensgröße und -art.

Die Buchführungspflicht ist handelsrechtlich festgeschrieben (§238 HGB):

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen…“

Grundsätzlich gibt das deutsche Handelsgesetzbuch den Rahmen für die Buchführung vor. Welche Pflichten im Einzelnen bestehen, hängt unter anderem von der Rechtsform des Unternehmens ab. So sind zum Beispiel Einzelunternehmer unter bestimmten Bedingungen von der Buchführungspflicht befreit.

Entscheiden sich Einzelkaufleute im Rahmen ihres Wahlrechts gemäß §241 a HGB allerdings gegen eine freiwillige, handelsrechtliche Buchführung, müssen sie eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) anfertigen. Die gesetzlichen Buchführungsvorschriften des HGB werden bestimmt durch:

Die GoB
Die GoBD

Sie beschreiben die Grundsätze ordnungsgemäßer (elektronischer) Buchführung. Zu den damit verbundenen Pflichten gehören in der Regel die lückenlose, chronologische und sachliche Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls – idealerweise in einem gewissenhaft geführten Kassenbuch. Außerdem gilt die Grundregel, dass Sie keine Buchung ohne Beleg vornehmen dürfen.

Weitere Buchführungspflichten sind die Erstellung eines Jahresabschlusses und die Bilanzierungspflicht für Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrenzen – (800.000 Euro) und Jahresüberschussgrenzen (80.000 Euro) überschreiten. Darüber hinaus zeichnet sich eine ordnungsgemäße Buchhaltung durch eine vollständige, begründete und klare Dokumentation der relevanten Unterlagen in schriftlicher oder elektronischer Form aus.

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Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) stellen die Leitlinien für die Buchhaltung dar und legen fest, wie Sie Geschäftsvorfälle dokumentieren müssen.
Die wichtigsten Grundsätze im Überblick:

Richtigkeit und Willkürfreiheit: Sie müssen alle Geschäftsvorfälle sachlich und rechnerisch richtig aufzeichnen. Den Jahresabschluss erstellen Sie auf Grundlage ordnungsgemäßer Belege.
Vollständigkeit: Sie dürfen keine Geschäftsvorfälle weglassen oder hinzufügen. Bei Änderungen muss der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleiben. Außerdem müssen Sie den Zeitpunkt der Korrektur in den Unterlagen vermerken. Das bedeutet: Nachträgliche Änderungen in der Buchhaltung müssen Sie dokumentieren bzw. protokollieren. Damit sollen nachträgliche Manipulationen verhindert werden.
Ordnungsmäßigkeit: Buchungen müssen Sie rechtzeitig und geordnet vornehmen – also zeitnah und in ihrer zeitlichen Reihenfolge.
Klarheit und Übersichtlichkeit: Sie müssen die Geschäftsvorfälle so aufzeichnen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen können. Besonders die Gliederung des Jahresabschlusses (Bilanz und GuV) ist hier entscheidend.
Einzelbewertung: Bewerten Sie Vermögensgegenstände unabhängig voneinander. Nur in Ausnahmefällen dürfen Sie sie in Gruppen bewerten.
Belegprinzip: Alle Geschäftsvorfälle müssen jederzeit durch Belege nachgeprüft werden können.

Die GoBD beschreiben, welche Vorgaben Sie einhalten müssen, wenn Sie Bücher, Aufzeichnungen und Belege elektronisch erfassen, verarbeiten und aufbewahren. Diese betreffen insbesondere die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Belege.

Bei Verstößen gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie GoBD droht eine Zuschätzung zum Gewinn und Umsatz durch das Finanzamt (meist im Rahmen einer Betriebsprüfung), was wiederum zu Steuernachzahlungen führt. Verletzungen der Buchführungspflicht können für Geschäftsführer oder gesetzliche Vertreter sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren und Geldstrafen bedeuten. Deshalb hat die Einhaltung der GoB und GoBD in der Buchhaltung oberste Priorität.

Die Buchhaltung gehört zum betrieblichen Rechnungswesen und hat den Zweck, jeden Geschäftsvorfall zu erfassen und zu verarbeiten. Sie verfolgt folgende Ziele:

Die Buchhaltung dokumentiert alle Geschäftsvorfälle sorgfältig. Das beinhaltet vor allem die Aufzeichnung und Aufbewahrung der Buchungsbelege für mindestens 8 Jahre.

Dies kann beispielsweise durch eine Planungsrechnung erfolgen, welche die Zahlen der Buchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung und Statistiken mit einbezieht. Daraus erstellen Sie eine Vorschaurechnung, anhand der Sie die betriebliche Entwicklung des Unternehmens abschätzen können. Dabei stehen Produktionsmengen oder Werteinschätzungen im Vordergrund.

Eine ordentliche Buchführung bietet Kontrolle über die Finanzen und Abläufe im Unternehmen. Sie hilft dabei, Anpassungen vorzunehmen und Investitionen auf sinnvolle Weise zu platzieren.

Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 (1) HGB. Grundlegende Instrumente der Buchführung sind:

Das Inventar eines Unternehmens teilt sich in drei Bereiche: Vermögen, Schulden, Eigenkapital in Form des Reinvermögens.
Im Inventar listet das Unternehmen alle Vermögensgegenstände und Schulden in einer Inventarliste auf.
Die Erstellung erfolgt normalerweise durch eine Inventur.

Jedes Unternehmen, das zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, erstellt am Ende eines Geschäftsjahres eine Bilanz. Die Bilanz ist die Grundlage für den Jahresabschluss, der das Geschäftsjahr abschließt und Auskunft über den Erfolg und das Vermögen eines Betriebes gibt.

Eine Bilanz ist wichtig, um die finanziellen Mittel korrekt aufzuführen, zudem ist sie Teil der Steuererklärung für das Finanzamt.

Eine Buchführung besteht aus mehreren Konten, die jeweils einem bestimmten Aspekt im Unternehmen zugeschrieben sind. Das heißt, jeder Geschäftsvorfall betrifft bestimmte Konten.

Die Konten erfassen fortlaufend alle Bewegungen, die sich aus den Geschäftsvorfällen ergeben. Auf diese Weise zeigen die Konten immer den aktuellen Stand des jeweiligen Aspekts. Das betrifft alle wichtigen Faktoren wie die Verbindlichkeiten, die Vermögenswerte, das Eigenkapital und alles Weitere, was durch Geschäftsvorfälle beeinflusst wird.

Buchführungskonten bilden die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz.

Der dafür benötigte Kontenplan besteht aus einer Liste aller bestehenden Konten eines Unternehmens.

Über die Gewinn- und Verlustrechnung berechnen Sie den Gewinn des Unternehmens. Ohne eine ordentliche Buchführung ist eine korrekte Berechnung nicht möglich.
Im Rahmen der Buchhaltungsgrundlagen ist zudem Folgendes wichtig:

Aufwendungen buchen Sie im Soll.
Erträge müssen Sie im Haben verbuchen.

Die kaufmännischen Aufgaben von Freiberuflern oder Einzelunternehmen beschränken sich auf die einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Hierfür lohnt es sich, eine Buchhaltungssoftware einzusetzen, um die EÜR online ohne Hilfe von einem externen Buchhalter oder Steuerberater zu erledigen.

Obwohl Freiberufler von der doppelten Buchführung befreit sind, sollten Sie in diesem Fall dennoch Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben transparent dokumentieren. Hierfür können Sie die Belege sammeln und beispielsweise in einer Excel-Liste nach Erlös- und Kostenarten sortieren.
Alternativ können Sie auch eine Buchhaltungssoftware verwenden, mit der Sie Belege einfacher sortieren, buchen und verwalten. Die Einnahmen und Ausgaben fassen Sie dann in der EÜR zusammen und übermitteln diese an das Finanzamt.

Fotografin Sarah Möller arbeitet seit zwei Jahren als Freiberuflerin und sortiert ihre Belege monatlich in eine Excel-Tabelle. Mit wachsender Kundenzahl stößt sie jedoch an ihre Grenzen: Mehr Rechnungen, mehr Belege, unterschiedliche Umsatzsteuersätze. Als sie eine Umsatzsteuervoranmeldung verpasst und einen Verspätungszuschlag erhält, stellt sie auf Lexware Office um.

Seitdem erfasst sie Belege direkt per Lexware App, übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung über die integrierte ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt und erstellt ihre EÜR am Jahresende mit wenigen Klicks. Der Fristenkalender erinnert sie rechtzeitig an alle Abgaben und über den Steuerberaterzugang teilt sie ihre Unterlagen direkt mit ihrem Steuerberater.

Kleinunternehmer haben wie Freiberufler keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung, können jedoch ihren Gewinn mit der EÜR ermitteln, die als Basis für die Einkommensteuer dient.

Auch hier müssen Sie alle Belege als Nachweis sorgfältig aufbewahren.

Als Kleinunternehmer müssen Sie unter bestimmten Voraussetzungen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Das müssen Sie dazu wissen.

Unternehmer im gewerblichen Bereich müssen entweder die festgelegten Einkommensgrenzen überschreiten oder als Handelsgesellschaft (AG, GmbH, KG, OHG) eingetragen sein, um zur doppelten Buchführung verpflichtet zu sein.

Im Vergleich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist diese Methode der Gewinnermittlung deutlich anspruchsvoller und mit mehr Aufwand verbunden. Deshalb beauftragen viele Unternehmen einen Steuerberater oder Buchhalter damit. Für einzelne gewerbliche Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, ist eine steuerliche Prüfung erforderlich, um festzustellen, ob sie ihren Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder durch die Erstellung einer Bilanz (doppelte Buchführung) abbilden müssen.

Gemäß § 4 Abs. 3 EStG genügt auch bei Gewerbetreibenden die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, wenn im vorherigen Jahr die Umsätze 800.000 Euro oder weniger betrugen und der Gewinn unter 80.000 Euro lag. Gewerbliche Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag müssen erst ab dem 1.1. des folgenden Jahres bilanzieren, sofern das Finanzamt sie zur Umstellung von der EÜR auf die Bilanzierung auffordert.

Beim Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung kann es durch die unterschiedlichen Steuerregeln dieser beiden Gewinnermittlungsarten zu einem Übergangsgewinn oder zu einem Übergangsverlust kommen. Diesen sollte unbedingt ein Steuerberater ermitteln. Entsteht ein Übergangsgewinn, kann dieser auf Antrag über drei Jahre verteilt besteuert werden.

Die Buchführung eines Unternehmens halten Sie in sogenannten Büchern fest. Hierbei unterscheidet man:

Grundbücher: Grundbücher werden auch als Journal bezeichnet. Hier tragen Sie die Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge ein. Daher wird es oft auch als Tagebuch bezeichnet.
Hauptbücher: Im Hauptbuch sind alle Sachkonten enthalten. Die Geschäftsvorfälle buchen Sie nach sachlichen Gesichtspunkten.
Nebenbücher: Oft hat ein Unternehmen mehrere Nebenbücher, die die Hauptbuchkonten näher beschreiben.

Im Grundbuch erfassen Sie Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge, während Sie im Hauptbuch die Sachkonten führen, die die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses bilden. Ergänzende Informationen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung können Sie den Nebenbüchern entnehmen. Der Organisationsplan für Konten wird als Kontenrahmen bezeichnet und bildet die Grundlage für einen unternehmensspezifischen Kontenplan. Der sogenannte Standardkontenrahmen (SKR) hat sich in der Praxis weitestgehend in den Varianten SKR 03 und SKR 04 durchgesetzt, die die DATEV festlegt und bereitstellt. Diese SKR müssen grundsätzlich so aufgebaut sein, dass Prüfer oder Sachbearbeiter des Finanzamts alle Vorgänge nachvollziehen können.
Den Kontenplan aller Konten benötigen Sie für eine übersichtliche Dokumentation.

Bei der Ermittlung des Gewinns durch Bilanzierung unterscheiden Sie verschiedene Kontenarten in der Buchhaltung:

Bestandskonten: Diese Konten erfassen die Salden der Vermögens- und Kapitalbestände eines Unternehmens.
Erfolgskonten: Auf diesen Konten verbuchen Sie die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens.
Gewinn- und Verlustkonten: Hier schließen Sie die Erfolgskonten ab, um den Gewinn oder Verlust des Unternehmens zu ermitteln.
Steuerkonten (Umsatzsteuer/Vorsteuer): Auf diesen Konten erfassen Sie die Umsatzsteuer aus Eigenleistungen oder die Vorsteuer aus erhaltenen Leistungen.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Kontenarten in der Buchführung, wie Privatkonten, Kapitalkonten und das Eröffnungsbilanzkonto.

Um Ihre einfache oder doppelte Buchhaltung leichter und gleichzeitig effizienter zu gestalten, verwenden viele Unternehmen mittlerweile eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office oder Lexware buchhaltung.

Diese bietet den entscheidenden Vorteil, dass Sie viele Daten nur einmalig eingeben müssen – das Programm ergänzt sie dann automatisch. So verwalten Sie Stammdaten schneller oder ordnen Kundenrechnungen zügiger zu.
Außerdem können Sie Kosten für Arbeitszeit und Arbeitsaufwand sparen und die Buchhaltung insgesamt übersichtlicher gestalten. Auch rechtliche Neuerungen auf dem Gebiet aktualisiert die Software in der Regel automatisch.
Sie erleichtert das Führen der Bücher, liefert praktische Buchhaltungstipps und ist vielen Anwendern somit eine große Hilfe. Mittlerweile ist es in den meisten Unternehmen normal, die Buchhaltung automatisiert zu erledigen. Die Anbieter stellen Anwendern meist Serviceleistungen und zusätzliche Features zur Verfügung. Hierzu gehört beispielsweise eine integrierte ELSTER-Schnittstelle für die direkte Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Steuererklärung an das Finanzamt.

KI übernimmt zunehmend wiederkehrende Aufgaben wie Belegerkennung, automatische Kontierung und Anomalie-Erkennung. Laut der KPMG-Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2025/2026" nutzen in der deutschen Wirtschaft bereits 53 % der Unternehmen KI im Rechnungswesen oder führen sie gerade ein. Für Gründer und kleine Unternehmen bedeutet das: Moderne Buchhaltungssoftware nimmt Ihnen immer mehr Routinearbeit ab, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Auch wenn Sie eine effiziente Buchhaltungssoftware nutzen, gelten die gesetzlichen Vorschriften: Sie müssen jeden Geschäftsvorfall des Unternehmens im Rahmen der Buchhaltung lückenlos erfassen, und die Finanzbehörden müssen jederzeit Einsicht nehmen bzw. kontrollieren können.

Einmal erfolgte Buchungen dürfen rückwirkend nicht mehr verändert werden. Außerdem muss eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation sicherstellen, dass sie von Dritten problemlos nachvollzogen werden kann. Bei der Nutzung einer Buchhaltungssoftware sollten Sie zudem eventuell verlängerte Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO beachten.

Dateien, die nur in den Programmen gespeichert sind, müssen den Finanzbehörden so zur Verfügung gestellt werden, dass sie ohne eine zusätzliche Technik gelesen werden können. Wer eine Software verwendet, unterliegt ebenfalls dem Belegprinzip. Dennoch genügt im Rahmen der Buchhaltung mittels eines Programms eine ordnungsgemäße Programmdokumentation.

Bei der vorbereitenden Buchhaltung sammeln Sie alle Dokumente, die für die Steuer wichtig sind. Diese übergeben Sie an den Steuerberater, der die Steuererklärung erledigt.

Buchführungspflichtig und damit zur Aufstellung einer Bilanz im Rahmen der doppelten Buchführung verpflichtet sind alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Einzelunternehmer sind ebenfalls dazu verpflichtet, wenn der Jahresumsatz bei mehr als 800.000 Euro oder der Jahresgewinn bei mehr als 80.000 Euro liegt.

Es empfiehlt sich aber in jedem Fall, dass alle Selbstständigen und Einzelunternehmer Buch über Geschäftsvorfälle führen. Selbstständige und Einzelunternehmer, die von der Buchführungspflicht befreit sind, müssen ihren Gewinn oder Verlust auf jeden Fall mit einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nachweisen.

Die Buchführungspflicht dient vor allem den Steuerbehörden, da alle Aufzeichnungen im Zuge der Buchführung und somit der Jahresabschluss die Grundlage für die Steuererklärung bilden. Aber auch für potenzielle Geschäftspartner, Wettbewerber und natürlich für Sie selbst sind Ihre Bücher eine essenzielle Informationsquelle für strategische Entscheidungen.

Grundsätzlich ist jeder berechtigt, seine Buchhaltung selbst zu führen. In großen Unternehmen übernehmen das in der Regel ausgebildete Buchhalter. Als Anfänger, Freiberufler, Kleinunternehmer oder Einzelunternehmer können Sie Ihre Buchhaltung jedoch selbst erledigen – besonders wenn Sie nur eine EÜR erstellen.

Als Kleingewerbetreibender reicht es aus, wenn Sie eine einfache Buchführung anwenden. Am Ende eines Geschäftsjahres legen Sie die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) dem Finanzamt vor.

Die Kosten hängen davon ab, wie Sie die Buchhaltung in Ihrer Firma organisieren. Wer einen Steuerberater mit der kompletten Buchführung beauftragt, zahlt deutlich mehr als jemand, der die laufende Buchhaltung selbst mit einer Software erledigt. Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office starten bereits ab 7,90 € pro Monat. So übernehmen Sie viele Aufgaben eigenständig und reduzieren die Kosten für den Steuerberater auf das Wesentliche – etwa den Jahresabschluss oder die Steuererklärung.

Ein Geschäftsjahr ist der Zeitraum, für den ein Unternehmen seine finanziellen Berichte vorbereitet. Es ist häufig identisch mit dem Kalenderjahr, kann aber auch ein anderes 12-monatiges Intervall sein, das für das Unternehmen sinnvoll ist.

Sie können Ihre Buchhaltung durch die Automatisierung von Prozessen, das regelmäßige Überprüfen der Finanzberichte und das Aufrechterhalten gut organisierter Finanzunterlagen effizienter gestalten.

Hier die wichtigsten Fristen in der Buchhaltung im Überblick:

Umsatzsteuervoranmeldung: Bis zum 10. des Folgemonats, entweder monatlich oder vierteljährig
Lohnsteueranmeldung: Bis zum 10. des Folgemonats
Steuervorauszahlungen: Vierteljährlich (März, Juni, September, Dezember)
Sozialversicherungsbeiträge: Drittletzter Bankarbeitstag des Monats
Steuererklärung ohne Steuerberater: Bis zum 31. Mai des Folgejahres
Steuererklärung mit Steuerberater: Bis zum 31. Dezember des Folgejahres

Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office erinnern Sie mit einem integrierten Fristenkalender automatisch an alle wichtigen Termine.

Ob Sie einen Steuerberater brauchen, hängt von der Komplexität Ihrer Buchhaltung ab. Eine einfache EÜR können Freiberufler und Kleinunternehmer oft selbst mit einer Buchhaltungssoftware wie Lexware Office erledigen.

Sobald Sie jedoch zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, lohnt sich ein Steuerberater – diese Methode ist deutlich anspruchsvoller. Besonders wichtig wird professionelle Unterstützung beim Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung: Hier kann durch unterschiedliche Steuerregeln ein Übergangsgewinn oder -verlust entstehen, den ein Steuerberater ermitteln sollte.
Lexware Office erleichtert die Zusammenarbeit mit einer integrierten DATEV-Schnittstelle, über die Sie alle Buchhaltungsdaten direkt an Ihren Steuerberater übermitteln.

Welche Software für Ihre Buchhaltung sinnvoll ist, hängt von Ihren Anforderungen ab. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Punkte:

Die Software sollte GoBD-konform sein und Ihre Buchführungsform unterstützen – also EÜR, doppelte Buchführung oder beides.
Für die Kommunikation mit dem Finanzamt brauchen Sie eine ELSTER-Schnittstelle, für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater eine DATEV-Anbindung.
Praktische Features wie eine Belegerfassung per App und ein automatischer Zahlungsabgleich sparen im Alltag viel Zeit.
Achten Sie darauf, dass die Software regelmäßig aktualisiert wird, damit Gesetzesänderungen automatisch einfließen.

Viele Anbieter bieten auch eine kostenlose Testphase an – nutzen Sie diese, bevor Sie sich entscheiden.

Für Geschäftsunterlagen gelten je nach Belegart unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:

6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Verträge, Versicherungspolicen
8 Jahre: Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen)
10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV), Eröffnungsbilanzen, Steuererklärungen, Kontoauszüge und Bankunterlagen

Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde. Wichtig: Die Belege müssen jederzeit lesbar und für das Finanzamt zugänglich sein – bei Verstößen drohen Zuschätzungen oder Strafen.

Fehler in der Buchhaltung können ernsthafte Konsequenzen haben. Bei fehlerhaften oder unvollständigen Aufzeichnungen drohen Steuernachzahlungen, Säumniszuschläge und im schlimmsten Fall eine Schätzung durch das Finanzamt, die meist höher ausfällt als die tatsächliche Steuerschuld. Wiederholte oder grobe Fehler erhöhen zudem das Risiko einer Betriebsprüfung.

Häufige Fehlerquellen sind Zahlendreher, falsche Kontierungen, fehlende Belege oder ein falscher Umsatzsteuersatz. Entdecken Sie solche Fehler, sollten Sie diese zeitnah korrigieren und bei Bedarf das Finanzamt oder Ihren Steuerberater informieren. So vermeiden Sie den Vorwurf der Steuerhinterziehung.

Wer Fehler bewusst ignoriert, riskiert auch strafrechtliche Konsequenzen wie Geldstrafen oder sogar eine Freiheitsstrafe ohne Bewährung.

Wichtig: Die Verantwortung für eine korrekte Buchhaltung liegt immer beim Unternehmer selbst, auch wenn Sie einen externen Buchhalter beauftragen. Nur bei der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater können Sie sich im Fehlerfall auf dessen Fachkenntnis berufen.

Ob bei der Steuer oder im Personalbereich: Mit unserem Unternehmerkalender entgeht Ihnen kein Termin!

Buchhaltung

Buchhaltung im Überblick

Was ist die Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung mit Lexware Office

Die Finanzbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung

Die Bilanzbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung

Die Kosten- und Leistungsrechnung

Die Lagerbuchführung

Die Kassenbuchführung

Erleichterung durch die Offene-Posten-Buchführung

Verstöße gegen die GoB und GoBD vermeiden

Was muss ich bei einem Wechsel von EÜR zur Bilanzierung beachten?

Wie verändert KI die Buchhaltung?

Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung?

Wer muss Buchhaltung führen?

Wer hat Interesse an der Buchführungspflicht?

Kann ich meine Buchhaltung selbst machen?

Welche Buchhaltung gilt für Kleingewerbetreibende?

Was kostet Buchhaltung für ein kleines Unternehmen?

Was versteht man unter einem Geschäftsjahr?

Wie kann ich meine Buchhaltung effizienter gestalten?

Welche Fristen darf ich nicht verpassen?

Wann brauche ich einen Steuerberater?

Welche Software für die Buchhaltung ist sinnvoll?

Welche Belege muss ich aufbewahren und wie lange?

Was passiert bei Fehlern in der Buchhaltung?

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