So gelingt rechtssichere Buchhaltung im Unternehmen

Per Definition versteht man unter Buchhaltung im Rechnungswesen einen Organisationsbereich oder eine Abteilung in einem Unternehmen, wo die Buchführung abgewickelt wird. Elementare Aufgaben der Buchhaltung sind die systematische und chronologische Erfassung von Geschäftsvorfällen sowie Wertveränderungen innerhalb des Geschäftsjahres eines Unternehmens.

Umgangssprachlich werden die Begriffe Buchhaltung und Buchführung synonym verwendet. Es gibt jedoch Unterschiede:

• Unter Buchführung versteht man die geordnete Erfassung von betrieblichen Geschäftsvorfällen auf der Basis vorhandener Belege. 
• Die Buchhaltung ist die Abteilung des Unternehmens, die diese im Rahmen der Buchführung chronologisch und lückenlos erfassten Geschäftsvorfälle dokumentiert und auswertet.

Bei der Buchführung wird zwischen der einfachen Buchführung und der doppelten Buchführung unterschieden.

• Unter einfacher Buchführung versteht man eine Liste, in der die einzelnen Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen erfasst und gegenübergestellt werden. Am Ende ergibt sich ein Gewinn oder ein Verlust. In der Regel handelt es sich hierbei um eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
• Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten gebucht. Ziel ist, am Ende eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz zu erhalten. Das System der doppelten Buchführung ermöglicht eine Plausibilitätskontrolle der Buchhaltung. 

Buchführungspflichtig und somit zur Aufstellung einer Bilanz im Rahmen einer doppelten Buchführung verpflichtet, sind vor allem folgende Unternehmen, die ins Handelsregister eingetragen sind (§ 238 HGB):

• Kapitalgesellschaften wie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder die Aktiengesellschaft (AG)
• Personengesellschaften wie die Kommanditgesellschaft (KG), die offene Handelsgesellschaft (OHG) oder die Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Co. Kommanditgesellschaft (GmbH & Co. KG)
• Einzelunternehmen, es sei denn, sie unterschreiten bestimmte Schwellwerte)

Einzelunternehmer mit Eintrag im Handelsregister sind nach Handelsrecht von der doppelten Buchhaltung (Bilanzierung) befreit, wenn in zwei aufeinander folgenden Jahren die folgenden Schwellenwerte unterschritten werden (§ 241a HGB):

• Umsatzerlöse: 800.000 Euro
• Jahresüberschuss: 80.000 Euro

Auch gelten für Unternehmer, die keine Kaufleute und nicht im Handelsregister eingetragen sind, vereinfachte Gewinnermittlungsvorschriften. Sie dürfen ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln statt mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Als Kleinunternehmer sind Sie gemäß §4 Abs. 3 EStG lediglich zur einfachen Buchführung verpflichtet. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht vollkommen aus. Zudem können Sie von der Kleinunternehmerregelung  Gebrauch machen und so für noch weniger Bürokratie im Unternehmensalltag sorgen. In Sachen Buchhaltung gibt es dennoch ein paar Dinge zu beachten. 

Freiberufler haben in der Buchhaltung ein Privileg. Egal, wie hoch ihr Umsatz ist und egal, wie hoch der Gewinn ausfällt, ein Freiberufler darf seinen Gewinn immer im Rahmen der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Eine Pflicht zur Bilanzierung gibt es bei Freiberuflern nicht.

Natürlich kann ein Freiberufler freiwillig von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung wechseln. Dieser Schritt in der Buchhaltung ist immer dann empfehlenswert, wenn sich aus der freiberuflichen Tätigkeit Haftungsrisiken ergeben. Denn nur im Rahmen der Bilanzierung können solche Haftungsrisiken durch Passivierung einer Rückstellung gewinnmindernd berücksichtigt werden.

Für gewerbliche Einzelunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, muss steuerlich geprüft werden, ob diese innerhalb ihrer Buchhaltung ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder mittels einer Bilanz ermitteln müssen. 

Bei Gewerbetreibenden genügt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, wenn die Umsätze im Vorjahr nicht über 800.000 Euro und der Gewinn im Vorjahr nicht über 80.000 Euro lagen. 

Zur Bilanzierung sind gewerbliche Einzelunternehmer ohne Eintrag ins Handelsregister erst ab dem 1. Januar des Folgejahrs verpflichtet, wenn das Finanzamt den Unternehmer zum Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung auffordert.

Die Buchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle, die sich auf das Vermögen des Unternehmens beziehen. Sie versetzt Sie in die Lage, das Vermögen und die Schulden Ihres Unternehmens festzustellen. Zur Erfassung der Geschäftsvorfälle werden in der Buchhaltung Belege benötigt. Das sind Verträge, Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Für jeden Beleg, der in die Buchhaltung kommt, ist eine entsprechende Buchung veranlasst.

Die Buchungen müssen gemäß den GoBD-Richtlinien vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Dabei sind Besonderheiten in der Buchhaltung zu beachten. Diese finden Sie in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

• Bei Änderungen muss der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleiben. Außerdem müssen Sie den Zeitpunkt der Korrektur in den Unterlagen vermerken. Das bedeutet: Nachträgliche Änderungen in der Buchhaltung müssen dokumentiert bzw. protokolliert werden. Damit sollen nachträgliche Manipulationen verhindert werden.
• Wenn Sie Ihre Buchhaltung mithilfe einer Software erstellen, müssen Sie die elektronischen Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar machen können. Eine revisionssichere Archivierung ist dabei unabdingbar, wenn Sie die Aufbewahrungspflicht korrekt umsetzen wollen. Helfen kann Ihnen hierbei eine Archivierungssoftware.
• Handeln Sie mit Waren, müssen Sie ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch (Großhändler) führen. Bei Gewerbetreibenden reicht es, wenn sich die Angaben aus der Buchhaltung ergeben.
• Wenn Sie Ihre Bareinnahmen durch Kassenanfangs- und Kassenendbestand beziehungsweise durch eine Registrierkasse (Kiosk, Gastronomie) ermitteln, müssen Sie ein Kassenbuch führen.
• Kasseneinnahmen und -ausgaben sollten Sie täglich aufzeichnen.

In der Buchhaltung eines Unternehmens sind verschiedene Bücher zu führen, nämlich das Grundbuch, das Hauptbuch und Nebenbücher. Diese verschiedenen Bücher unterscheiden sich wie folgt:

• Grundbuch: Im Grundbuch (auch als Journal bezeichnet) zur Buchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst. Jeder Geschäftsvorfall bekommt eine laufende Nummer.
• Hauptbuch: Die in dem Grundbuch erfassten Daten der Buchhaltung werden ins Hauptbuch übernommen. Es ist nach Konten geordnet.
• Nebenbücher: In den Nebenbüchern werden die verschiedenen Teilbereiche der Buchhaltung wie die Lagerwirtschaft, die Lohnbuchhaltung oder die Kontokorrentbuchhaltung geführt.

Ermitteln Sie Ihren Gewinn mittels Bilanzierung, werden folgende Kontenarten in der Buchhaltung unterschieden:

• Bestandskonten: Die Salden dieser Konten entstehen aus den Vermögensbeständen und den Kapitalbeständen.
• Erfolgskonten: Auf diesen Buchhaltungskonten werden die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens gebucht.
• Gewinn- und Verlustkonten: Auf den sogenannten GuV-Konten werden die Erfolgskonten abgeschlossen.
• Steuerkonten (Umsatzsteuer/Vorsteuer): Die Umsatzsteuer aus Eigenleistungen bzw. die Vorsteuer aus erhaltenen Leistungen werden auf den Steuerkonten erfasst.

Zudem gibt es noch folgende Kontenarten in der Buchführung:

• Privatkonten
• Kapitalkonten 
• Eröffnungsbilanzkonto

Ein Konto in der Buchhaltung besteht aus zwei Seiten. 

• Die linke Seite bezeichnet man als Sollseite.
• Die rechte Seite des Kontos ist die Habenseite. 

Bei der doppelten Buchführung muss immer gebucht werden „Soll an Haben“. Auf beiden Seiten muss bei der Buchung der gleiche Betrag stehen. 

Der Kontenplan wird bei der doppelten Buchführung benötigt. Er besteht aus einer Liste aller bestehenden Konten eines Unternehmens, auf die im Rahmen der Buchhaltung gebucht wird. Er stellt einen Kontenrahmen dar, der auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist.

Der Standard-Kontenrahmen, auch als SKR bezeichnet, ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung einer bestimmten Gruppe von Unternehmen. Er muss grundsätzlich so aufgebaut sein, dass er für einen Sachbearbeiter bzw. Prüfer des Finanzamts nachvollziehbar und mit anderen Kontenrahmen vergleichbar ist. In der Praxis der Buchhaltung haben sich der SKR 03 und der SKR 04 durchgesetzt, die von der DATEV festgelegt und bereitgestellt werden.

Viele Unternehmer setzten verstärkt auf die Digitalisierung ihrer Buchhaltung. Das bringt viele Vorteile. Zum einen kann die E-Bilanz praktisch per Knopfdruck erstellt und ans Finanzamt übermittelt werden. Die Daten sind dank der digitalen Online-Buchhaltung jederzeit an jedem Ort der Welt abrufbar. Im Gegensatz zur Papierform benötigen Unternehmer für die Archivierung der Unterlagen keine Räumlichkeiten mehr.

Selbstständig in der Buchhaltung? Mit der Buchhaltungssoftware von Lexware kein Problem! Egal ob Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung,Sie erledigen Ihren gesamten Jahresabschluss in wenigen Schritten selbst. Nachdem Sie Ihren Kontenrahmen (z. B. SKR 03 oder SKR 04) und das Buchungsjahr ausgewählt haben, können Sie direkt starten.

Niemand erstellt heute noch eine Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung ohne Software. Die Frage ist nur: Machen Sie die Buchführung selbst oder lassen Sie alles vom Steuerberater bzw. Buchhalter erledigen?

Buchhaltung in Eigenregie hat den enormen Vorteil, dass Sie viel Geld sparen können, wenn Sie keinen Experten damit beauftragen. Softwareprogramme sind mittlerweile kostengünstig auf dem Markt zu bekommen. Mangelt es Ihnen allerdings an Knowhow, ist der Gang zum Steuerberater oftmals besser. Denn dieser verfügt über die Expertise, Ihnen in jeder Situation adäquat helfen zu können. Dies ist hinsichtlich der Risiken ein großer Vorteil.