Zusammenfassung
Quittung ausstellen im Überblick
- Empfangsbestätigung der Leistung oder Ware, Bestätigung des Zahlungseingangs
- Muss auf Verlangen des Schuldners erstellt werden
- Unterscheidet sich von Rechnungen und Kassenbons
- Privat-Quittungen ohne Ausweis der MwSt. möglich
Definition
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist ein schriftlicher Beleg und bestätigt, dass der Empfänger eine Leistung oder Ware erhalten hat. Bei Barzahlungen ist dies häufig der Zahlungsnachweis. Die Ausstellung einer Quittung ist gesetzlich geregelt. Nach § 368 BGB ist der Gläubiger verpflichtet, auf Verlangen des Schuldners ein Empfangsbekenntnis zu verfassen. Besteht darüber hinaus ein rechtliches Interesse, kann der Schuldner vom Gläubiger außerdem verlangen, dass die Quittung in anderer Form erstellt wird.
Im Gegensatz zu einer Rechnung, bescheinigt eine Quittung, dass die Zahlung bereits erfolgt ist. Die Rechnung hingegen ist eine Zahlungsaufforderung. Auch wenn sich eine Quittung mit einem Kassenbon vergleichen lässt, gibt es einen klaren Unterschied: Die Quittung erfüllt nicht die rechtlichen Anforderungen eines Kassenbons.
Du kannst eine Quittung auch digital ausstellen. Eine E-Quittung (auch: digitale Quittung) ist das elektronische Pendant zur klassischen Papierquittung. Inhaltlich und rechtlich gelten dieselben Anforderungen: Wenn du eine E-Quittung digital erstellst oder eine Quittung online generierst, müssen alle Pflichtangaben enthalten sein, damit der Beleg anerkannt wird.
Quittungen und Sonderformen
Neben der klassischen Barquittung existieren zahlreiche Sonderformen:
- Die Ausgleichsquittung bezeichnet eine Empfangsbestätigung sämtlicher Arbeitspapiere, die bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zurückgegeben wurden. Sie ist somit eine Bestätigung, dass keine Ansprüche des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber bestehen.
- Eine Bankquittung wird hingegen von einer Bank oder einem Kreditinstitut ausgestellt und bescheinigt, dass eine Zahlung erfolgt ist.
- Die Löschungsbewilligung dokumentiert die Zustimmung zur Löschung eines Grundbuchrechts.
Welchen Vorteil bietet die Ausstellung einer Quittung?
Quittungen auszustellen hat mehrere Vorteile:
- Sie dienen als Nachweis der Zahlung
- Sie schützen vor späteren Streitigkeiten
- Sie sind häufig Voraussetzung für steuerliche Abzüge, wie den Vorsteuerabzug
Bei kleineren Beträgen reicht in der Regel eine Quittung aus, solange alle Pflichtangaben enthalten sind. Unvollständige oder fehlerhafte Quittungen werden oft vom Finanzamt nicht anerkannt und es drohen Nachzahlungen.
Welche Angaben muss eine Quittung enthalten?
Wenn du eine Quittung ausstellst, sollten unbedingt folgende Pflichtangaben enthalten sein:
- Bezeichnung des Empfangsbekenntnisses als „Quittung“
- Name des Ausstellers sowie des Empfängers
- Art und Menge der Ware oder Dienstleistung
- Nettobetrag in Zahlen
- Höhe des Steuerbetrags (Steuersatz 7 % oder 19 %)
- Bruttobetrag in Zahlen und Worten
- Quittungsgrund
- Vermerk, dass der Betrag / die Leistung oder Ware erhalten wurde
- Ausstellungsort, Ausstellungsdatum und Unterschrift
Die genannten Pflichtangaben gelten auch für digitale Quittungen. In einem digitalen Quittungsblock oder einem digitalen Quittungssystem werden Angaben wie Datum, Betrag und fortlaufende Nummerierung oft automatisch geführt. Das erleichtert die spätere Zuordnung in der Buchhaltung und macht Vorgänge nachvollziehbarer.
Darüber hinaus kannst du eine Quittung um eine Belegnummer ergänzen, wenn du über einen gewissen Zeitraum mehrere Belege ausstellst. Hierdurch lassen sich Belege besser sortieren und dem jeweiligen Geschäftsvorfall zuordnen.
Bei einem Quittungsbetrag von mehr als 250 Euro und Ausweis der Umsatzsteuer sind für den Vorsteuerabzug zudem die Rechnungsnummer sowie die Steuernummer des leistenden Unternehmers auf der Quittung zu erfassen.
Quittung ausstellen: Welche Angaben gehören auf die Quittung für Kleinunternehmer?
Für Kleinunternehmer gelten im Sinne von § 19 UStG besondere Regelungen.
Wer als Kleinunternehmer eine Quittung ausstellen möchte, darf keine Umsatzsteuer ausweisen sowie keinen Steuersatz angeben. Auch der Netto- und Bruttobetrag fällt weg. Andernfalls schuldest du dem Finanzamt die Umsatzsteuer und musst diese bezahlen.
Definition
Wer zählt als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer werden insbesondere GbRs, kleine UGs oder Einzelunternehmen bezeichnet. Solange sie eine gewisse Umsatzgrenze nicht überschreiten, erlaubt die Kleinunternehmerregelung den Verzicht auf die Ausweisung der Umsatzsteuer.
Ist eine Quittung dasselbe wie eine Rechnung?
Quittung oder Rechnung – hier gibt es einen wichtigen Unterschied:
Eine Rechnung stellt eine Forderung gegenüber dem Schuldner dar. Im Gegensatz dazu bescheinigt eine Quittung, dass eine Zahlung bereits eingegangen ist. Das gilt unabhängig davon, ob der Beleg auf Papier oder digital vorliegt: Eine E-Quittung ist keine E-Rechnung. Sie bestätigt lediglich den Zahlungseingang. Eine Rechnung (auch als E-Rechnung) fordert dagegen zur Zahlung auf. Eine Quittung enthält zwar wichtige Angaben, doch eine Rechnung muss zusätzlich Informationen wie Rechnungsnummer und Kunden- bzw. Steuernummern enthalten.
Hinsichtlich der Frage, ob du eine Quittung oder Rechnung ausstellen solltest, gilt folgende Faustregel:
Sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bedürfen keiner Rechnung. Hier ist eine Quittung ausreichend. Eine Quittung kann allerdings nur dann eine Rechnung ersetzen, wenn sie dieselben Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Ist dies nicht der Fall, so kann ein Quittungsbeleg nicht als Rechnungsersatz fungieren.
Info
Unterschied: Quittung ausstellen und Kassenbon
In der Regel erkennt das Finanzamt Kassenbons nicht als Quittung an. Zwar werden Kassenbons oftmals umgangssprachlich auch als „Quittung“ bezeichnet – im Gegensatz zum Quittungsbeleg enthalten sie aber nicht alle erforderlichen Angaben.
Eine Quittungsvorlage nutzen
Für das Ausstellen einer Quittung reicht ein Blatt Papier mit den notwendigen Informationen. Alternativ kannst du auch einen Quittungsblock oder ein Quittungsformular verwenden.
Noch einfacher ist es Quittungen digital zu erstellen. Lade dir unsere kostenlose Quittungs-Vorlage herunter, oder lass dir mit unserem Generator anhand deiner Angaben eine Quittung erstellen – vollständig, einfach und schnell.
Quittungen richtig ausfüllen: Diese Fehler solltest du vermeiden
Wenn du eine Quittung selbst schreibst, solltest du unbedingt auf Korrektheit achten. Fehler oder fehlerhafte Angaben sind beim Ausfüllen einer Quittung unbedingt zu vermeiden.
Folgende Hinweise sind zu beachten:
- Stelle sicher, dass deine Quittung sämtliche Pflicht- beziehungsweise Mindestangaben umfasst.
- Recherchiere vorab, ob und in welcher Höhe ein Steuersatz auszuweisen ist. Dieser kann 7 % oder 19 % betragen.
Wenn du Quittungen digital verwaltest, spielt auch der Datenschutz eine Rolle. Datenschutzsichere digitale Quittungen solltest du so speichern, dass Unbefugte keinen Zugriff erhalten. Je nach Lösung für papierlose Quittungen werden Daten verschlüsselt abgelegt. Eine datenverschlüsselte digitale Quittung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn personenbezogene Daten des Empfängers enthalten sind.
Info
Quittungen direkt in der Software als Beleg erfassen
Mit Lexware Office kannst du ausgestellte Quittungen direkt per App als Beleg erfassen. Unsere Buchhaltungssoftware ordnet den Beleg automatisch einem Vorgang zu und verbucht korrekt.
Was, wenn die Quittung verloren geht?
Du hast eine Quittung ausgestellt, aber diese ist unauffindbar? Bei höheren Beträgen, wie einer Barzahlungsquittung, lohnt es sich, eine Ersatzquittung zu erstellen, die sämtliche Mindestangaben umfasst. Du solltest kennzeichnen, dass es sich hierbei um eine Kopie oder Zweitschrift handelt.
Bei kleineren Beträgen kannst du einen Eigenbeleg ausstellen, um dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gerecht zu werden. Auch dieser muss sämtliche Pflichtangaben enthalten. Eigenbelege solltest du sparsam verwenden, da eine häufige Nutzung den Eindruck einer unübersichtlichen Buchhaltung beim Finanzamt erwecken kann.
Tipp
Worauf sollte man beim Aufbewahren von Quittungen achten?
Bewahre deine Quittungen sechs Jahre lang auf. Lagere sie an einem sicheren Ort, damit du sie bei Finanzamtsprüfungen vorlegen kannst. Achte darauf, dass die Belege lesbar bleiben und nicht verblassen. Eine E-Quittung solltest du außerdem verschlüsselt speichern.
