- Schnell: Laden Sie mit nur einem Klick unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen herunter.
- Individuell anpassbar: Ändern Sie in wenigen Schritten alle nötigen Angaben.
- Zeiteffizient: Sparen Sie mit unseren Vorlagen wertvolle Zeit beim Erstellen von Rechnungen.
Kostenlos Rechnung schreiben mit Lexware-Vorlage
Für jede Art von Rechnung gibt es unterschiedliche Anforderungen und Pflichtangaben. Um sicherzugehen, dass Sie nichts Wichtiges vergessen oder gar falsche Informationen angeben, kann es helfen, eine Rechnung mithilfe einer Vorlage zu schreiben. Besonders als Unternehmer sparen Sie dadurch Zeit und haben einen geringeren Arbeitsaufwand. Dank unserer praktischen Rechnungsvorlagen zum Ausfüllen müssen Sie lediglich die Pflichtangaben individuell anpassen.
Sie finden hier kostenlose Muster für Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuer, die Sie als Unternehmer, Kleinunternehmer oder sogar als Privatperson verwenden können. Ebenfalls eignen sich die Rechnungsvorlagen für Gewerbe. Auch eine Vorlage für eine Rechnung als Freiberufler steht Ihnen zur Verfügung. Entsprechende Details und Tipps zur individuellen Anpassung finden Sie in den folgenden Abschnitten. Dort werden Sie zu den einzelnen Rechnungsvorlagen als kostenloser Download für Word weitergeleitet.
Vorlage für eine Rechnung mit Umsatzsteuer
Als steuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie in Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Diese sowie alle weiteren Pflichtangaben sind bereits in der Vorlage enthalten.
Passen Sie alle nötigen Angaben in der Vorlage individuell an und schreiben Sie so eine professionelle Rechnung, mit der auch das Finanzamt zufrieden ist.
Die Vorlagen stehen Ihnen als Rechnungsvordruck kostenlos zum Download bereit – direkt nutzbar als PDF.
Vorlage für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer
Wenn Sie als Kleinunternehmer tätig sind und von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, dürfen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.
Mit dieser Rechnungsvorlage sind Sie als Kleinunternehmer auf der sicheren Seite. Passen Sie hier alle Angaben individuell an und lassen Sie Ihren Kunden professionelle Rechnungen zukommen.
Rechnungsvorlage für Freiberufler
Als Freiberufler unterliegen Sie je nach Umsatz entweder der Kleinunternehmerregelung oder der Regelbesteuerung. Dies müssen Sie bei der Rechnungserstellung beachten.
Mit dieser Vorlage können Sie eine Rechnung schreiben und sie individuell an Ihre steuerlichen Bedingungen anpassen.
Rechnung für Kleinstbeträge
Bei sogenannten Kleinstbeträgen bis 250 € können Unternehmer bei ihrer Rechnung auf bestimmte Angaben verzichten. Achten Sie auf die folgenden Punkte beim Erstellen einer Kleinbetragsrechnung:
- Name und Anschrift des Rechnungsschreibenden und des Rechnungsempfängers sowie das Rechnungsdatum müssen auf der Rechnung zu finden sein.
- Das Liefer- bzw. Leistungsdatum entfällt. Die Rechnungsvorlage ist daran angepasst.
- Der Rechnungsbetrag muss nicht ausführlich aufgesplittet sein. Wichtig ist, dass der korrekte Nettobetrag angegeben wird.
Info: Bei Kleinbetragsrechnungen in das EU-Ausland gelten andere Regelungen. Diese Regelungen sind in den Rechnungsvorlagen-Mustern nicht enthalten.
Mit Lexware Office Rechnungen noch einfacher erstellen
Ob Sie nun als steuerpflichtiger Unternehmer, Freiberufler oder Kleinunternehmer mit Word-Vorlagen oder Mustern Rechnungen schreiben: Bei einer großen Anzahl an Rechnungen kann die manuelle Anpassung sehr langwierig sein. Und auch da passieren hin und wieder Fehler.
Mit unserer Cloud-Lösung Lexware Office sparen Sie beim Rechnungen Schreiben noch mehr Zeit und stellen sicher, dass alle Informationen korrekt sind. Lassen Sie Angaben wie die Rechnungsnummer oder das Datum automatisch von unserer Software anpassen und profitieren Sie von vielen weiteren Vorteilen.
Achtung
Beachten Sie vor dem Versenden einer Rechnung unbedingt die GoBD!
Grundsätzlich ist das Erstellen einer Rechnung mit einer Word-Vorlage erlaubt. Worauf Sie allerdings achten müssen, ist, wie Sie Ihren Kunden Rechnungen zukommen lassen. Diese müssen nämlich GoBD-konform sein. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden müssen. Achten Sie also darauf, Ihren Kunden eine schreibgeschützte Rechnung zukommen zu lassen, nachdem Sie die Vorlage angepasst haben. Dies geht zum Beispiel mit einer PDF-Datei.
Rechnung in ein Drittland
Rechnungen in ein Drittland müssen dann erstellt werden, wenn ein Produkt in ein Land verkauft wird, das nicht Mitglied der Europäischen Union ist. Die Rechnung an ein Drittland wird ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Stattdessen wird die Umsatzsteuer automatisch auf den Empfänger übertragen.
Grundsätzlich gilt: Bei einer Rechnung an ein Drittland ist ein Hinweis laut Abschnitt 14.5 (20) UStAE auf die steuerfreie Ausfuhrlieferung erforderlich. Ein einfacher Hinweis auf der Rechnung an ein Drittland bzgl. Umsatzsteuer wie „Ausfuhr“ oder „steuerfreie Ausfuhrlieferung“ genügt dabei völlig.
Wir stellen Ihnen hier gerne ein kostenloses Muster für Ihre Rechnung in ein Drittland zur Verfügung – dieses kann beispielsweise auch als Muster für Rechnungen in die USA verwendet werden.
Wenn Sie Geschäfte im Ausland machen, ist eine Drittland-Rechnungsvorlage ein guter Weg, um Zeit und Aufwand zu sparen. Ebenfalls gut ist es, wenn …
- … Sie in Zukunft nicht alle Daten immer wieder manuell in Rechnungen eintragen müssen.
- … Sie dank automatischem Zahlungsabgleich immer sehen, welche Rechnungen noch offen sind.
- … Rechnungen ganz einfach automatisch GoBD konform archiviert werden.
Rechnungen für Kunden in einem Drittland schreiben mit Muster
Durch das Internet ist es einfacher als je zuvor, Produkte und Dienstleistungen auch über Ländergrenzen hinaus anzubieten. Natürlich müssen Sie alles, was Sie anbieten, auch in Rechnung stellen. Wie so eine Rechnung an Kunden in einem Drittland aussehen muss, erfahren Sie in diesem Artikel. Sie können auch eine unserer Vorlagen herunterladen, auf der bereits alle wichtigen Angaben für Sie vorgefertigt sind.
Pflichtangaben auf einer Rechnung in ein Drittland
In Deutschland sind die Pflichtangaben für Rechnungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgehalten. Auch im Ausland gibt es entsprechende Gesetze, die die Pflichtangaben für Rechnungen regeln. Pauschal zu sagen, was auf einer Rechnung ins Ausland stehen muss, ist schwierig, da die Regelungen überall unterschiedlich sind. Sie müssen sich also immer zuvor informieren, welche Pflichtangaben Sie im Empfangsland beachten müssen.
Diese Pflichtangaben sollten Sie aber in jedem Fall immer beachten:
- Vollständige Adresse des Rechnungserstellers
- Vollständige Adresse des Kunden
- Umsatzsteueridentifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) des inländischen Unternehmens
- Steuernummer des ausländischen Unternehmens (sofern es sich nicht um einen Privatkunden handelt)
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum
- Lieferzeitraum
- Art der Ware bzw. Dienstleistungen
- Menge der Ware bzw. Umfang der Dienstleistungen
- Summe für die Ware bzw. Dienstleistungen
- Sind Sie Steuerschuldner, müssen Sie die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen.
- Ist der Empfänger Steuerschuldner, müssen Sie die Rechnung mit einem Hinweis darauf versehen, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.
Warum ein Drittland-Rechnungsmuster sinnvoll ist
Jedes Unternehmen, jeder Selbstständige oder Freiberufler und Freelancer schreibt Rechnungen. Mal sind es mehr, mal sind es weniger. Erstellen Sie viele Rechnungen, müssen Sie mit vielen Zahlen, Kontaktdaten und Rechnungsformen zurechtkommen.
Eine Rechnung in ein Drittland ist ein wenig anders gestaltet als eine Inlandsrechnung oder eine Rechnung ins EU-Ausland. Für alle Rechnungen gibt es eigene Bestimmungen, die sie in kleineren oder größeren Punkten voneinander unterscheiden.
Damit Sie nicht immer jede Rechnung von Grund auf neu erstellen und sich jedes Mal aufs Neue mit den Regelungen und Richtlinien auseinandersetzen müssen, ist eine Vorlage sehr hilfreich. Eine Vorlage hält bereits alle Angaben vorgefertigt bereit und Sie müssen nur noch die entsprechenden Daten eintragen.
Steuerliche Regelungen für Rechnungen in Drittländern
Sowohl im Inland als auch im EU-Ausland ist die Rechnungsstellung in Bezug auf die Steuern einheitlich geregelt.
Innerhalb von Deutschland weisen Sie auf Ihrer Rechnung die Umsatzsteuer in Höhe von 7 % oder 19 % aus. Die eingenommene Umsatzsteuer wird im Rahmen der Umsatzsteuererklärung dann mit der gezahlten Umsatzsteuer verrechnet.
Im EU-Ausland gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Das bedeutet, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer immer vom Rechnungsempfänger innerhalb des Empfangslandes bezahlt wird.
Sitzen die Empfänger Ihrer Rechnungen allerdings in einem Drittland – also einem Land außerhalb der Europäischen Union – müssen Sie sich an andere Regelungen halten.
Eine B2B-Rechnung von Regelunternehmer zu Regelunternehmer erstellen
Handelt es sich um einen Kunden mit eigenem Unternehmen, informieren Sie sich im Vorfeld, ob das entsprechende Land ein Reverse-Charge-Abkommen mit Deutschland hat. Ist das der Fall, gilt die Regelung, die auch für die Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union gilt.
Gibt es kein Reverse-Charge-Verfahren, müssen Sie sich an die Steuergesetze des Empfangslands halten. Sie weisen auf der Rechnung keine deutsche Umsatzsteuer aus. Die Umsatzsteuer wird immer im Leistungsland erbracht. Handelt es sich bei den Vertragspartnern um zwei Regelunternehmer, verschiebt sich das Leistungsland in das Land des Kunden.
Von dieser Regel gibt es aber Ausnahmen und die Steuergesetze aller Länder sind unterschiedlich. Informieren Sie sich also im Vorfeld genau darüber, welche Gesetze gelten und inwiefern Sie davon betroffen sind.
Eine B2B-Rechnung von Regelunternehmer zu Privatkunde erstellen
Privatleute zahlen keine Umsatzsteuer. Bei einer Rechnung an eine Privatperson in einem Drittland bleibt die Steuerlast also bei Ihnen. Der Leistungsort ist dann immer Deutschland.
Die Umsatzsteuer weisen Sie wie üblich auf der Rechnung aus und führen sie selbst an das Finanzamt ab.
Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen. Stellen Sie als Kleinunternehmer allerdings eine Rechnung ins Ausland, kann es sein, dass Sie deim entsprechenden Land die Umsatzsteuer schuldig sind. Das kann aber nur dann passieren, wenn kein Reverse-Charge-Verfahren zwischen den Ländern abgemacht ist.
Am einfachsten ist die Rechnungserstellung mit unseren Vorlagen für Rechnungen im Inland und in Drittländer. Schauen Sie sich bei unseren kostenlosen B2B-Rechnung-Mustern um und finden Sie das Richtige.
FAQs zum Thema Rechnung mit Vorlage erstellen
Wie passe ich eine Vorlage für Rechnungen an die Bedürfnisse meines Unternehmens an?
Wenn Sie für Ihre Rechnungen eine Vorlage herunterladen, gibt es einiges anzupassen. Bei einer Vorlage geht es nämlich primär darum, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Die Form können Sie ohne Bedenken an Ihre Wünsche anpassen.
Um die Vorlage der Rechnung anzupassen, können Sie zum Beispiel Ihre Markenfarben und Ihr Logo einbauen. Es ist ebenfalls möglich, Ränder oder einen Hintergrund einzufügen. Ihnen sind hier keine Grenzen gesetzt. Das Wichtigste ist, dass die Form Ihrer Rechnung Ihr Firmenimage oder Sie als Unternehmer wiederspiegelt. Nutzen Sie zum Beispiel keine grellen sowie spielerischen Farben und Akzente, wenn Sie ein Finanzunternehmen leiten.
Wie baue ich das Logo meines Unternehmens in eine Rechnungsvorlage ein?
Um das Logo Ihres Unternehmens in Ihre Rechnungen einzubauen, reicht es, eine Bilddatei mit dem Logo in der Vorlage hochzuladen. Diese können Sie dann ganz einfach im Briefkopf einsetzen. Achten Sie dabei auf scharfe Kante und hohe Kontraste.
Kann ich die Vorlage auch als Blanko-Rechnung verwenden?
Ja, unsere Vorlagen lassen sich problemlos als Blanko-Rechnung nutzen – einfach herunterladen und nach Bedarf ausfüllen.
