Rechnung für Freiberufler – ganz einfach mit Gratis-Vorlage

Als Freiberufler gehst du nicht nur deiner eigentlichen Kerntätigkeit nach. Du übernimmst auch administrative Aufgaben. Dazu gehört es zum Beispiel, dass du korrekte und rechtskonforme Rechnungen ausstellst, wenn du einen Auftrag erfolgreich abgeschlossen hast. Die Rechnung ist nicht nur ein wichtiges Instrument, um deine Leistungen abzurechnen. Sie dient auch als Nachweis für steuerliche Zwecke und ermöglicht eine transparente Buchführung. Wir stellen dir hier eine Vorlage für Freiberufler zur Verfügung, mit der du Rechnungen ganz einfach mit und ohne Umsatzsteuer erstellen kannst. Noch einfacher geht die Rechnungsstellung mit Lexware Office, unserer Cloud-Lösung für Selbstständige.

Bei der Rechnungsstellung musst du auch als Freiberufler bestimmte rechtliche Anforderungen beachten. Zu den Pflichtangaben gehören:

1. Vollständige Kontaktdaten: Deine vollständigen Kontaktdaten und die deines Kunden musst du auf der Rechnung angeben.
2. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: Jede Rechnung muss mit einer Rechnungsnummer und dem Ausstellungsdatum versehen sein. Die Rechnungsnummer ermöglicht die eindeutige Identifizierung und Nachverfolgung der Rechnung.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Steuernummer, die du vom Finanzamt bekommen hast, gehört auf jede Rechnung. Wenn du als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig bist, musst du zudem deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
4. Leistungsbeschreibung: Eine klare und detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen muss in der Rechnung enthalten sein. Hier solltest du die Art der Dienstleistung, den Umfang, die Stundenzahl oder andere relevante Details angeben.
5. Preise und Beträge: Du musst die Preise für die erbrachten Leistungen transparent aufführen. Falls zutreffend, musst du auch die Mehrwertsteuerbeträge ausweisen.
6. Zahlungsbedingungen: Rechnungen, die du als Freiberufler ausstellst, sollten ebenfalls Zahlungsbedingungen, wie beispielsweise Zahlungsziel und akzeptierte Zahlungsmethoden sowie Kontodaten, enthalten.

Freiberufler haben in der Regel bei der Anmeldung der Freiberuflichkeit die Möglichkeit, zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung zu wählen. Die Kleinunternehmerregelung hat zur Folge, dass du von der Umsatzsteuer befreit bist, solange der Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet. Im Gegenzug kannst du jedoch keine Vorsteuer geltend machen.

Die Regelbesteuerung hingegen erfordert, dass der Freiberufler Umsatzsteuer auf seine Leistungen erhebt und diese an das Finanzamt abführt. Gleichzeitig findet ein Vorsteuerabzug statt, d.h. der Freiberufler kann die Umsatzsteuer, die er selbst für geschäftliche Ausgaben bezahlt hat, von der Umsatzsteuerlast, die er an das Finanzamt abführen muss, abziehen.

Die Wahl zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung hängt von verschiedenen Faktoren ab wie dem voraussichtlichen Umsatz oder der Kundenstruktur.

Als Freiberufler genießt du viele Freiheiten. Gleichzeitig musst du dich auch selbst um deine Buchhaltung und deine buchhalterischen Angelegenheiten kümmern. Diese grundlegenden Dinge solltest du im Blick haben:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Die meisten Freiberufler können ihre Gewinne und Verluste mittels einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Dabei werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt, um den Gewinn oder Verlust zu berechnen.
• Aufbewahrungsfristen: Es besteht eine gesetzliche Pflicht, geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen, Belege und Verträge für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen können je nach Art der Unterlagen und der steuerlichen Vorschriften variieren.
• Steuerliche Absetzbarkeit von Ausgaben: Freiberufler können bestimmte geschäftliche Ausgaben steuerlich geltend machen, wie beispielsweise Büromaterial, Fachliteratur, Fortbildungskosten, Versicherungsbeiträge und Reisekosten.
• Umsatzsteuervoranmeldung und -zahlung: Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist (also nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst), musst du regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen und die entsprechende Umsatzsteuerzahlung leisten. Die Voranmeldungen erfolgen in der Regel quartalsweise oder monatlich, das hängt maßgeblich vom Umsatzvolumen ab.

Du musst im Rahmen deiner Tätigkeit regelmäßig Rechnungen ausstellen. Dank unserem Musterschreiben erstellst du als Freiberufler Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuer in nur wenigen Minuten

1. Lade die Datei herunter.
2. Ersetze in unserem Muster die Beispieldaten durch deine eigenen.
3. Speichere dieses für alle zukünftigen Rechnungen ab.