Zusammenfassung
Eigenbeleg ausstellen im Überblick
- Ein Eigenbeleg ist ein Ersatz für eine nicht oder nicht mehr vorhandene Rechnung oder Quittung.
- Man unterscheidet zwischen Fremdbelegen und internen Eigenbelegen.
- Um Ausgaben, für die du keinen Kassenzettel erhältst, nachzuweisen und dem Kernsatz der Buchhaltung „Keine Buchung ohne Beleg“ nachzukommen, kommt der Eigenbeleg ins Spiel.
- Er ist als Notlösung zu verstehen und sollte nur zum Einsatz kommen, wenn keine andere Möglichkeit besteht, an die Originalrechnung oder eine Rechnungskopie zu kommen.
- Es besteht keine Pflicht zum Ausstellen eines Eigenbeleg, aber nur mit Beleg kann eine Ausgabe von der Steuer abgesetzt und geltend gemacht werden.
- Beträge von bis 150 Euro stellen meist kein Problem dar. Höhere Summen auf Eigenbelegen werden von Finanzämtern oftmals genauer auf die Glaubwürdigkeit des Inhalts hinterfragt.
- Beim richtigen Erstellen eines Eigenbelegs sind Grund und Art der Kosten anzugeben.
- Verlange für jede noch so kleine betriebliche oder berufliche Ausgabe einen Kassenzettel.
- Ein Abzug bei der Vorsteuer ist nicht möglich.
Definition
Was ist ein Eigenbeleg?
Das deutsche Steuerrecht schreibt vor, dass jede kaufmännische Buchung einen Beleg benötigt. Wenn ein Beleg innerhalb eines Unternehmens ausgestellt wird, handelt es sich um einen Eigenbeleg. Er dient aber ebenfalls als Ersatzbeleg für eine nicht vorhandene oder verloren gegangene Rechnung oder Quittung. In manchen Fällen kann aber auch keine Rechnung ausgestellt werden (z.B. Kauf von Privatpersonen). Um eine Buchung dennoch zu dokumentieren, muss man auch hier einen Eigenbeleg ausstellen. Er ist somit von großer Wichtigkeit für die Buchhaltung, um eine ordnungsgemäße Buchführung nachzuweisen und unterliegt der Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren (bis 2025: 10 Jahre).
Alle Arten von Belegen im Überblick
Zum Verständnis hilft eine generelle Einordnung der verschiedenen Arten von Belegen. Im Allgemeinen wird bei Rechnungsbelegen zwischen internen und externen Belegen unterschieden.
- Interne Belege werden innerhalb eines Unternehmens erstellt und dienen der Dokumentation interner Vorgänge. Dazu zählen beispielsweise Lohnscheine oder Materialentnahmescheine. Sie zählen oft zu den Eigenbelegen, da keine externe Partei beteiligt ist.
- Externe Belege hingegen werden von externen Dritten ausgestellt und sind üblicherweise gegenzuzeichnen. Sie können beispielsweise von Lieferanten oder Banken kommen.
Darüber hinaus gibt es Notbelege, die für fehlende Belege ausgestellt werden. In diesem Fall schreibst du selbst die Quittung, die die gleichen Angaben wie ein externer Beleg enthalten muss.
Info
Barbeleg - Das Wichtigste auf einen Blick
Ein Barbeleg bzw. eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für erhaltene Barzahlungen oder Dienstleistungen und muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um gültig zu sein. Ein Kassenzettel erfüllt diese Anforderungen nicht. Fehlt ein Barbeleg oder ist er fehlerhaft, kann ein Eigenbeleg (z. B. bei einer Barauslage) genutzt werden – jedoch ohne Vorsteuerabzug.
Mit einer Barbeleg-Vorlage oder dem Lexware Eigenbeleg-Generator lässt sich einfach ein Barbeleg erstellen. Das ist besonders praktisch, wenn du Barbelege für die Buchhaltung benötigst.
Auch ohne Kassenbuch müssen Bareinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß belegt, erfasst und aufbewahrt werden. Beim Buchen von Barbelegen ohne Kasse ist eine eindeutige Zuordnung der Belege sowie die Verwendung der passenden Buchungssätze entscheidend.
Pflichtangaben:
- Name und Adresse von Aussteller und Empfänger
- Bezeichnung als Quittung, Grund und Art der Leistung
- Nettowert, MwSt.-Satz, Gesamtbetrag in Zahlen und Worten, Währung
- Bestätigung des Zahlungseingangs, Ort, Datum, Unterschrift
Für welche Geschäftsvorgänge wird der Eigenbeleg ausgestellt?
- Geht ein Beleg verloren, ist ein ordentlicherEigenbeleg zu erstellen. Doch nicht nur dafür ist er gedacht. Es gibt eine Reihe interner und externer Geschäftsvorfälle, für die du als Nachweis von Buchungen einen Eigenbeleg erstellen musst. Dazu zählen:
- fehlender Originalbeleg
- beleglose Betriebsausgaben wie Trinkgeld
- Zahlungen an Automaten
- Aufwendungen für Bewirtung
- Reisenebenkosten/Spesen
- Privatentnahmen
- Privateinlagen
- Interne Buchungen
Die Vorgaben bezüglich dieser Belege sind in der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch, dem Einkommen- und Körperschaftsteuergesetz, den Steuerrichtlinien und Durchführungsverordnungen sowie dem Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.
Info
Fremdbeleg und Eigenbeleg
In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen zwei Arten von Belegen:
- Fremdbelege: Alle externen Belege bezeichnet man als Fremdbelege.
- Eigenbelege: Belege für unternehmensinterne Buchungen, an denen kein Dritter beteiligt ist, werden Eigenbelege genannt.
Ersatz für fehlenden Fremdbeleg
Es ist prinzipiell nicht strafbar, wenn eine Quittung oder ein originaler Fremdbeleg verloren gehen, wenn es sich nicht gerade um Steuerhinterziehung oder ähnliche Straftaten handelt. Wenn du einen Fremdbeleg nicht mehr vorweisen kannst, ist dennoch umgehend ein Eigenbeleg zu schreiben. Er ist die praktische Notlösung. Allerdings sind die Finanzämter von Fall zu Fall skeptisch und prüfen Notbelege besonders gründlich nach, denn in der Regel sind nur nachweisbare Ausgaben steuerlich absetzbar. Auch kann die Finanzbehörde bei fehlendem Beleg in einem Geschäftsvorfall die Betriebsausgaben schätzen. Deswegen sollte der oberste Grundsatz gelten, immer einen Originalbeleg vorzulegen oder bei dessen Verlust eine Kopie beim Ersteller anzufordern, um nur im Ausnahmefall einen Eigenbeleg ausstellen zu müssen.
Tipp
Eigenbelege erfolgreich vermeiden
Vermeide das Ausstellen eines Eigenbelegs bereits an der Kasse und verlange immer einen Beleg oder Kassenbon für alle geschäftlichen oder beruflichen Ausgaben.
Innerbetriebliche Eigenbelege
Es gibt eine Reihe von internen Geschäftsvorfällen und Buchungen, die innerhalb des Unternehmens stattfinden. Eine Ausstellung eines Eigenbelegs für die Buchhaltung ist erforderlich für:
- Gehalts- und Lohnzahlungen
- Materialentnahmen
- Stornierungen
- Vernichtung nicht mehr verkäuflicher Waren
- Außerplanmäßige Abschreibungen
- Umbuchungen
- Privatentnahmen
- Privateinlagen
Außerdem müssen Durchschriften von Lieferscheinen und Ausgangsrechnungen vorliegen.
Eigenbeleg: Was ist bei der Erstellung zu beachten?
Bei verloren gegangenen Rechnungen oder Quittungen oder nicht ausgestellten Rechnungen und Quittungen solltest du in puncto Eigenbeleg ausstellen Folgendes beachten:
- Notiere auf einem Blatt Papier oder in einer Datei, für welche Leistungen du wie viel bezahlt hast, wozu diese Leistungen dienten und von wem du diese Leistungen (oder Waren) bezogen hast.
- Hast du per Lastschrift oder Überweisung bezahlt, solltest du eine Kopie des Bankauszugs als Nachweis zu dem Eigenbeleg aufbewahren.
Ein Eigenbeleg ist formfrei, dennoch gibt es einige Angaben, die enthalten sein müssen. Zusammengefasst sollte ein Eigenbeleg folgende Daten beinhalten:
- Datum
- Belegnummer (für die Buchhaltung)
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
- Verwendungszweck bzw. Art der Aufwendung (z.B. „Trinkgeld“)
- Nachweis bezüglich der Höhe
- Preis
- Umsatzsteuersatz
- Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs
- Unterschrift
Handelt es sich um einen Eigenbeleg für Trinkgeld, dann ist auch der Anlass des Besuchs, die Namen der Personen und des Betriebes zu ergänzen. Für Geschäftsvorgänge wie Privatentnahmen, Betriebsausgaben, Reisekosten, etc. kannst du unsere kostenlose Eigenbeleg-Vorlage nutzen.
Info
Keine Garantie auf Betriebsausgaben- bzw. Vorsteuerabzug
Selbst wenn du einen Eigenbeleg ausstellst, besteht keine Garantie, dass das Finanzamt für solche Aufwendungen einen Betriebsausgaben- bzw. Vorsteuerabzug zulässt. Insbesondere beim Vorsteuerabzug ist das Finanzamt sehr streng und erkennt nur die Originalrechnung an. Bei einem höheren Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer sollte der leistende Unternehmer also unbedingt darum gebeten werden, ein Duplikat der Rechnung zu übermitteln.
Eigenbeleg bei Privatentnahme und Privateinlage
Einen Beleg brauchst du auch für Privateinlagen oder Privatentnahmen. Dazu zählen auch Bareinlagen, Barentnahmen und unentgeltliche Wertabgaben. Für alle derartigen Vorgänge solltest du eine Eigenquittung schreiben. Bei Privatentnahmen fließt nicht immer Geld: Es handelt sich dabei zum Beispiel auch um das Nutzen des betrieblichen PKW für den privaten Gebrauch. Auch die private Nutzung von Waren, die zum Unternehmen gehören, ist eine Privatentnahme.
Info
Belege vorhalten
Um eine lückenlose Buchhaltung zu dokumentieren, musst du alle Rechnungsbelege laut Handelsrecht § 257 Abs. 4 HGB / § 147 Abs. 3 Abgabenordnung (AO) für 8 Jahre (bis 2025: 10 Jahre)aufbewahren. Kassenzettel auf Thermopapier müssen als Kopie vorhanden sein. Auch handschriftlich ausgestellte Quittungen solltest du mit Sorgfalt aufbewahren. Bei Nichtvorhandensein einer Quittung oder wenn ein externer Beleg für zum Beispiel in Anspruch genommene Dienstleistungen verloren geht, ist der Eigenbeleg gefragt.
Steuererklärung: Welche Höhe darf ein Eigenbeleg haben?
Eigenbelege sind für die Steuererklärung von hoher Relevanz. Es gibt laut Steuerrecht keine Höchstgrenze und keinen Maximalbetrag. Beträge von 150 Euro werden in der Steuererklärung meistens problemlos akzeptiert. Bei höheren Beträgen schaut das Finanzamt gerne genauer hin.
Eigenbeleg und Vorsteuerabzug
Aus den Beträgen in Eigenbelegen kann nicht die Vorsteuer geltend gemacht werden. Das liegt daran, dass die Voraussetzungen laut §14 und § 15 für den Vorsteuerabzug nicht gegeben sind. Der Grund ist, dass bei dieser Form nicht ersichtlich ist, ob der Empfänger der Zahlung Privatperson, Unternehmer oder Kleinunternehmer im Sinne der Kleinunternehmerregelung war. Auch kann die tatsächlich erfolgte Zahlung nicht immer nachgewiesen werden.
Korrekten Eigenbeleg ausstellen: Was muss er enthalten?
Damit du Eigenbelege für die Steuer geltend machen kannst und somit die Steuerlast verringert wird, sind einige Angaben gesetzlich verpflichtend:
- Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
- Art der Aufwendung/Verwendungszweck
- Belegnummer
- Datum der Ausstellung und der Zahlung (falls abweichend)
- Kosten, entweder als Stückpreis oder als Gesamtpreis
- Genauer Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs
- Unterschrift des Ausstellenden
Du solltest zudem den Umsatzsteuersatz angeben. Auch eine Belegnummer ist für die korrekte Buchführung Pflicht. Wenn eine Preisliste für die entstandenen Kosten erhältlich ist, solltest du diese dem Eigenbeleg hinzufügen, um die Plausibilität zu unterstreichen. Wenn Zeugen anwesend waren, solltest du diese namentlich angeben. Ein Kontoauszug kann als Nebenbeleg dienen.
Info
Plausibilität
Die durch Eigenbeleg nachgewiesene Ausgabe muss glaubhaft, plausibel und betrieblich oder beruflich veranlasst bzw. notwendig sein, um steuerlich anerkannt zu werden.
Belegvorhaltepflicht
Du musst Rechnungen, Quittungen und Nachweise, die du steuerlich absetzt, nicht zusammen mit der Steuererklärung einreichen. Der Gesetzgeber sieht jedoch vor, dass du diese vorhalten musst und auf Verlangen jederzeit nachreichen musst.
Achtung
Grund für den Eigenbeleg angeben!
Damit das Finanzamt den Eigenbeleg anerkennt, ist der Grund für dessen Ausstellung genau anzugeben. Wenn es sich zum Beispiel um eine Quittung für die Bewirtung von Personen handelt, solltest du die Personen mit Namen sowie der Anlass angeben. Bei Diebstahl oder Verlust ist dies ebenfalls genau zu formulieren.
Eigenbelege als Existenz- oder Unternehmensgründer
Als Gründer solltest du für jeden einzelnen Betrag einen Eigenbeleg erstellen und auf Sammelbelege verzichten. Im Steuerrecht müssen alle beruflichen und betrieblichen Ausgaben nachweisbar sein, um steuerlich anerkannt zu werden. Wenn keine Quittung oder Rechnung vorhanden ist, ersetzt ein Eigenbeleg den Nachweis. Ohne diese Dokumente kann das Finanzamt keine Steuerermäßigung gewähren.
Wichtig: Für die Akzeptanz des Fiskus muss die Ausgabe beruflich notwendig oder betrieblich veranlasst sein. Das gilt vor allem bei höheren Beträgen. Letztendlich liegt es hier jedoch beim zuständigen Finanzbeamten, ob der Eigenbeleg anerkannt wird oder nicht.
Gerade als Existenz- oder Unternehmensgründer ist es wichtig, die Regeln für Eigenbelege zu kennen, da sie in der Buchführung eine zentrale Rolle spielen. Die Regel „keine Buchung ohne Beleg“ bedeutet, dass Eigenbelege essenziell sind, um geschäftliche Ausgaben korrekt zu dokumentieren. Ohne sie können dir später wichtige Nachweise für das Finanzamt fehlen. Das bringt vor allem in Gründungsphasen rechtliche oder finanzielle Nachteile mit sich.
