Bedeutung: Dafür dient der Eigenbeleg
Jede Buchung eines Betriebs muss mit einem entsprechenden Beleg nachgewiesen werden, um in der Steuererklärung geltend gemacht zu werden. Wenn ein Beleg - aus welchem Grund auch immer – fehlt, kommt der Eigenbeleg oder Ersatzbeleg zum Zug. Einen Eigenbeleg zu schreiben ist mit Vorlage einfach und schnell, da du nur die entsprechenden Felder ausfüllen musst.
Tipp
Eigenbeleg Muster immer parat haben
Erleichtere dir die Buchhaltung: Halte ausgedruckte Eigenbeleg Vorlagen griffbereit, um kleinere Ausgaben wie Trinkgelder belegen zu können. Du kannst einen Eigenbeleg für Bewirtung oder Reisekosten mit dieser Vorlage schnell und komfortabel erstellen.
Diese Angaben muss eine Eigenbeleg Vorlage enthalten
Einen Eigenbeleg mit einer Vorlage zu erstellen ist die einfachste und komfortabelste Lösung. Die Angaben müssen plausibel und glaubhaft sein. Es muss hervorgehen, dass die Zahlung betrieblich oder beruflich veranlasst und notwendig war.
Du solltest stets sicherstellen, dass folgende Angaben enthalten sind:
- Belegnummer deiner Buchhaltung
- Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
- Art der Aufwendung/Verwendungszweck
- Datum der Ausstellung und der Aufwendung
- Entstandene Kosten, entweder als Einzelpreis oder als Gesamtpreis
- Grund für die Ausstellung, zum Beispiel fehlender Beleg bei Münzautomaten oder verloren gegangene Rechnung
- Eigenhändige Unterschrift
Was gilt als Eigenbeleg?
Mit einer Eigenbeleg Vorlage zum Ausdrucken kannst du dir viel Arbeit erleichtern. Denn: Nur Ersatzquittungen, die die vorgegebenen Angaben enthalten, werden akzeptiert. Ferner kannst du private Ausgaben nicht mit einem Eigenbeleg in der Steuererklärung geltend machen. Wenn Ausgaben nicht eindeutig betrieblich oder beruflich veranlasst sind, kannst du dafür ebenfalls keinen Eigenbeleg schreiben.
Eigenbeleg-Vorlage für verschiedene Geschäftsvorgänge
Die Nachweispflicht mittels Beleg, Rechnung oder Quittung gilt für interne und externe Geschäftsvorgänge. Eine Vorlage für einen Eigenbeleg ist für deine Buchhaltung bei folgenden Buchungen ein wichtiges Werkzeug:
- fehlender oder verloren gegangener Originalbeleg
- Betriebsausgaben ohne Beleg wie z.B. Kosten am Kopierer
- Zahlungen an Münzautomaten, etwa Parkscheinautomaten
- Aufwendungen für Bewirtung
- Reisekosten/Spesen bei Geschäftsreisen, etwa Taxifahrten
- Privatentnahmen/ Privateinlagen
- Interne Buchungen zwischen firmeneigenenKonten
Tipp
Belegerstellung leicht gemacht
Handwerksbetriebe, selbstständige Unternehmer, aber auch große Unternehmen finden mit Lexware buchhaltung eine einfache und komfortable Lösung um Belege automatisiert zu erstellen.
Vorlage für interne und externe Belege
Die Buchhaltung unterscheidet zwischen Fremdbelegen und internen Belegen. Interne Belege sind bei Zahlungen innerhalb des Unternehmens wichtig. So erstellt man Eigenbelege zum Beispiel für Lohnabrechnungen, Stornierungen, Umbuchungen, oder interne Einlagen oder Entnahmen. Externe Belege oder Fremdbelege sind alle Arten von Belegen, die von außen kommen, etwa Rechnungen, Quittungen, Kassenbons oder Frachtbriefe.
Info
Beleg verloren?
Wenn ein Fremdbeleg, egal welcher Höhe, verloren geht, solltest du sofort einen Ersatzbeleg als Nachweis der Betriebsausgaben erstellen, damit diese geltend gemacht werden können. Eine korrekte Buchhaltung erspart dir mitunter viel Ärger mit dem Finanzamt. Lade dir eine Eigenbeleg Vorlage kostenlos herunter, die alle wichtigen Angaben enthält. So kannst du schnell handeln und vergisst nichts.
Eigenbeleg Vorlage für beleglose Buchungen
Trinkgelder, Zahlungen an Münzautomaten, Kopierern, Pauschalen und verschiedene kleinere Auslagen laufen meist ohne Beleg ab. Diese Art von Buchungen musst du in deiner Buchführung mittels Eigenquittung nachweisen. Mit einem Vordruck für Eigenbelege erstellst du für all diese Zahlungen einen Nachweis. Eine Eigenbeleg Vorlage ist für Fahrtkosten und Spesen ebenfalls ein nützlicher Helfer.
Eigenbelege für Fahrtkosten
Wenn du geschäftlich viel unterwegs bist, solltest du neben dem Fahrtenbuch auch immer ein paar ausdruckte Eigenbeleg Muster im Handschuhfach des Geschäftswagens platzieren. So kannst du umgehend kleine Beträge wie Parkkosten per Eigenbeleg nachweisen. Am Ende der Geschäftsreise reichst du sie einfach in der Buchhaltung ein. Auch die beruflich bedingte Taxifahrt, Fahrt mit Bus oder Bahn kannst du so geltend machen.
Achtung
Kein Maximalbetrag, aber Plausibilitätsprüfung
Beträge bis 150 Euro stellen bei Eigenbelegen für das Finanzamt meist kein Problem dar und werden ohne Weiteres akzeptiert. Wenn der Betrag jedoch höher ist, kann es sein, dass das Finanzamt genauer prüft. Trotzdem gibt es keinen Maximalbetrag für Eigenquittungen.
Info
Eigenbeleg Muster nur als Notlösung!
Wenn die Möglichkeit besteht, eine Rechnungskopie zu erhalten, solltest du unbedingt eine anfordern. Für das Finanzamt haben Originalbelege und deren Kopien Vorrang. Ersatzbelege werden nur als Notlösung angesehen und anerkannt.
Die Vorteile einer Eigenbeleg Vorlage im Überblick
- Wenn Rechnungen verloren gehen, kannst du mit einer Eigenbeleg-Vorlage schnell und einfach Ersatzrechnungen erstellen und vergisst keine erforderlichen Angaben.
- Interne Buchungen wie private Entnahmen und Einlagen, Stornierungen, Umbuchungen, Abschreibungen, Materialentnahmen können mit einem Eigenbeleg für Buchhaltung und Finanzamt transparent dokumentiert werden.
- Mit Eigenbeleg-Vordrucken, die du immer parat hast, kannst du umgehend Geschäftsfälle festhalten.
- Für beleglose Zahlungen an Fahrkartenautomaten, Parkscheinautomaten und mehr eignen sich Eigenbeleg Vordrucke ideal.
- Wenn der Originalbeleg oder dessen Kopie nicht mehr zugänglich ist, kannst du auf Eigenbeleg-Vorlagen zurückgreifen.
