Zusammenfassung
Die Quittung im Überblick
- Empfangsbestätigung der Leistung oder Ware, Bestätigung des Zahlungseingangs
- Muss auf Verlangen des Schuldners erstellt werden
- Unterscheidet sich von Rechnungen und Kassenbons
- Privat-Quittungen ohne Ausweis der MwSt. möglich
Definition
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung dient der Bestätigung, dass der Empfänger eine Leistung oder Ware erhalten hat. Die Ausstellung einer Quittung ist gesetzlich geregelt. Der § 368 BGB gibt Auskunft darüber, dass der Gläubiger verpflichtet ist, auf Verlangen des Schuldners eine Empfangsbekenntnis zu verfassen. Besteht darüber hinaus ein rechtliches Interesse, kann der Schuldner den Gläubiger außerdem darum bitten, die Quittung in anderer Form zu erstellen und auszufüllen.
Quittungen und Sonderformen
Neben der klassischen Quittung gibt es zahlreiche Sonderformen, beispielsweise die Bank- oder die Ausgleichsquittung. Letztere bezeichnet eine Empfangsbestätigung sämtlicher Arbeitspapiere, die bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zurückgegeben wurden. Eine Bankquittung wird hingegen von einer Bank oder einem Kreditinstitut ausgestellt und bescheinigt, dass eine Zahlung erfolgt ist.
Welchen Vorteil bietet die Ausstellung einer Quittung?
Quittungen sind vor allem bei Barzahlungen nahezu ein Muss. Sie bestätigen die Zahlung des Schuldners, weswegen Sie Ihrer Nachweispflicht damit in vollem Umfang gerecht werden. Schließlich sind Quittungen eine Grundvoraussetzung für den Vorsteuerabzug. Bei kleineren Beträgen reicht es vollkommen aus, wenn Sie beim Finanzamt eine Quittung und nicht etwa eine Rechnung einreichen. Hierfür muss diese aber vollständig und fehlerfrei ausgestellt werden. Im Worst Case führt eine inkorrekte Quittung nämlich dazu, dass Sie den Vorsteuerabzug beim Finanzamt nicht geltend machen können und gegebenenfalls sogar Nachzahlungen anstehen. Damit Ihnen dieses Szenario erspart bleibt, haben wir im folgenden Abschnitt jene Bestandteile zusammengestellt, die auf keiner Quittung fehlen dürfen.
Was steht auf einer Quittung?
Im Rahmen Ihrer geschäftlichen Tätigkeiten oder eines privaten Handels bittet Sie die andere Partei eventuell, einen Quittungsbeleg auszustellen. Doch was muss auf einer Quittung stehen, damit diese Gültigkeit hat? Um eine korrekte Quittung zu erstellen, muss sie einige Angaben enthalten. Zu den wichtigsten Bestandteilen einer Quittung zählen:
- Bezeichnung der Empfangsbekenntnis als „Quittung“
- Name des Empfängers
- Name des Ausstellers
- Art des Artikels
- Menge des Artikels bzw. Art der Dienstleistung
- Betrag (Netto)
- Höhe des Steuerbetrags (Steuersatz 7 % oder 19 %)
- Betrag (Brutto) in Zahlen und Worten
- Quittungsgrund
- Vermerk, dass der Betrag / die Leistung oder Ware erhalten wurde
- Ausstellungsort und -datum
- Unterschrift des Empfängers
Bei den zuvor genannten Informationen handelt es sich um Pflichtangaben. Darüber hinaus können Sie eine Quittung um eine Belegnummer ergänzen, wenn Sie über einen gewissen Zeitraum mehrere Belege ausstellen. Hierdurch lassen sich Belege besser sortieren und dem jeweiligen Geschäftsvorfall zuordnen.
Bei einem Quittungsbetrag von mehr als 250 Euro und Ausweis der Umsatzsteuer sind für den Vorsteuerabzug zudem die Rechnungsnummer sowie die Steuernummer des leistenden Unternehmers auf der Quittung zu erfassen.
Welche Angaben gehören auf die Quittung für Kleinunternehmer?
Möchten Sie als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer im Sinn von § 19 UStG eine Quittung erstellen, dürfen Sie keine Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausweisen. Demnach müssen Sie in der Quittung keinen Steuersatz angeben. Damit entfällt auch die gesonderte Ausweisung des Netto- und Bruttobetrags.
Definition
Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer werden insbesondere GbRs, kleine UGs oder Einzelunternehmen bezeichnet. Solange sie eine gewisse Umsatzgrenze nicht überschreiten, erlaubt die Kleinunternehmerregelung den Verzicht auf die Ausweisung der Umsatzsteuer.
Ist eine Quittung dasselbe wie eine Rechnung?
Der größte Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung besteht darin, dass eine Rechnung lediglich eine Forderung gegenüber einem Schuldner ausweist. Im Gegensatz dazu bescheinigt eine Quittung, dass eine Zahlung bereits eingegangen ist. Außerdem umfasst letzteres zwar einige wichtige Angaben. Eine Rechnung aber weist darüber hinaus auch eine Rechnungsnummer, eine Kunden- und Steuernummer, die vollständige Adresse und Zahlungsinformationen auf.
Hinsichtlich der Frage, ob Sie eine Quittung oder Rechnung ausstellen müssen, gilt folgende Faustregel: Sogenannte Kleinstbetragsrechnungen – also Rechnungen bis 250 Euro – bedürfen keiner Rechnung, eine Quittung reicht aus. Dennoch gilt: Eine Quittung kann eine Rechnung nur dann ersetzen, wenn sie dieselben Angaben enthält. Ist dies nicht der Fall, so kann ein Quittungsbeleg nicht als Rechnungsersatz fungieren.
Info
Ist eine Quittung dasselbe wie ein Kassenbon?
In der Regel werden Kassenbons nicht als Quittung anerkannt. Zwar werden Kassenbons oftmals umgangssprachlich auch als „Quittung“ bezeichnet – im Gegensatz zum Quittungsbeleg aber enthalten sie nicht alle erforderlichen Angaben.
Klassische und elektronische Quittungsvorlagen
Wenn Sie eine Quittung ausstellen möchten, genügt es, wenn Sie alle notwendigen Informationen auf einem Blatt Papier notieren. Alternativ können Sie aber auch einen Quittungsblock oder ein Quittungsformular verwenden. Auch online sind zahlreiche Quittungsvorlagen zum Ausdrucken verfügbar. Bei einer Privat-Quittung können Sie die Zeilen zur Mehrwertsteuer einfach durchstreichen und unberücksichtigt lassen. Die zuvor genannten Quittungsvorlagen können selbstverständlich handschriftlich ausgefüllt werden. Indem Sie solche vorgedruckten Formulare nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie keine gesetzlichen Pflichtangaben vergessen.
Sie können Ihre Quittungen auch digital erstellen. Hierfür können Sie beispielsweise eine Online-Vorlage nutzen, diese elektronisch ausfüllen und anschließend als PDF-Datei speichern. In einem weiteren Schritt können Sie die Quittung dann ausdrucken und aushändigen.
Womit der klassische Quittungsblock überzeugt
Verwenden Sie zum Ausstellen einer Quittung einen Quittungsblock, erhalten Sie eine Original-Quittung sowie eine Kopie. Als Faustregel gilt: Der Aussteller erhält den Durchschlag, der Quittungsempfänger das Original. Im Falle einer alternativen Quittungserstellung müssen je zwei Ausführungen ausgefüllt und unterschrieben werden.
Quittungen korrekt erstellen: Diese Fehler sollten Sie vermeiden
Wenn Sie eine Quittung selber schreiben, sollten Sie unbedingt auf Korrektheit achten. Fehler oder fehlerhafte Angaben sind beim Ausfüllen einer Quittung unbedingt zu vermeiden. Schließlich können diese bei gewerblichen Quittungen dazu führen, dass dem Empfänger der Quittung der Vorsteuerabzug vom Finanzamt nicht bewilligt wird.
Beachten Sie daher die folgenden Hinweise:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Quittung sämtliche Pflicht- beziehungsweise Mindestangaben umfasst.
- Recherchieren Sie vorab, ob und in welcher Höhe ein Steuersatz auszuweisen ist. Dieser kann 7 % oder 19 % betragen.
Was, wenn die Quittung verloren gegangen ist?
Sie haben eine Quittung ausgestellt, aber diese ist unauffindbar? In diesem Fall gibt es eine Möglichkeit, wie Sie Abhilfe schaffen können: Bei höheren Beträgen lohnt es sich, eine Ersatzquittung zu erstellen, die sämtliche Mindestangaben umfasst. Bei kleineren Beträgen können Sie einen Eigenbeleg ausstellen, um dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gerecht zu werden. Auch dieser muss sämtliche Pflichtangaben enthalten.
