Zeiterfassung: Was Arbeitgeber über die Arbeitszeiterfassung wissen müssen

Dass es mit Sicherheit kaum Arbeitnehmer gibt, die ihre Arbeitszeiten gerne erfassen, liegt unter anderem daran:

• Die Arbeits- und Projektzeiterfassung kostet zusätzliche Zeit
• Sie hält von der eigentlich wichtigen Arbeit ab
• Durch das Erfassen der Arbeitszeiten kann man kein Lob ernten
• Die Aufgabe macht nur den allerwenigsten Mitarbeitern Spaß

Aus diesen Gründen geben sich Arbeitnehmer häufig keine Mühe dabei, ihre Arbeitszeiten gewissenhaft aufzuschreiben bzw. sie schieben die Zeiterfassung ständig vor sich her. Das führt dann meist dazu, dass die Arbeits- und Projektzeiten am Ende des Tages bzw. der Woche lediglich grob geschätzt – oder in manchen Fällen sogar komplett vergessen werden.

Langfristig kann das für Ihr Unternehmen zum Problem werden. Sie stehen nämlich vor der Herausforderung, auf Basis der Arbeits- und Projektzeiterfassung den Personaleinsatz Ihrer Mitarbeiter sinnvoll zu planen und gegebenenfalls auch strategische Entscheidungen zu treffen. Deshalb müssen Sie sich bei Ihren Projektabrechnungen auf die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Angestellten verlassen können. Aber nicht nur Sie als Arbeitgeber profitieren von einer gewissenhaften Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter. Auch für Arbeitnehmer ist eine ordentliche und lückenlose Zeiterfassung wichtig, damit diese ihre Arbeitszeiten inklusive aller geleisteten Überstunden stets korrekt nachweisen können.

Bei der Arbeitszeiterfassung gibt es für Sie als Arbeitgeber einiges zu berücksichtigen. Die Vorschriften beim Arbeitsrecht bestimmen Spielräume und Möglichkeiten, die Sie bereits vor der Implementierung genau kennen sollten. 

Laut dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (BAG, Az. 1 ABR 22/21) besteht für Arbeitgeber die Pflicht, eine Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung einzuführen. Als Arbeitgeber müssen Sie den Beginn, die Dauer und das Ende der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter in irgendeiner Form erfassen – hierzu zählen auch Überstunden und Pausenzeiten. Die Möglichkeit für Vertrauensarbeitszeit bleibt grundsätzlich bestehen. Arbeitnehmer mit Vertrauensarbeitszeiten dürfen weiterhin selbst entscheiden, wie sie sich ihre Arbeit zeitlich einteilen. So hat die Arbeitszeiterfassung auch keine Auswirkungen auf Homeoffice-Regelungen: Je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber steht Arbeitnehmenden frei, ob sie an den Arbeitsplatz in einem Firmenbüro kommen oder ihre Stunden im Homeoffice ableisten. 

Es wird deutlich, wie wichtig für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine genaue Arbeitszeiterfassung ist. Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, dass die gesetzlich geregelten Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen eingehalten werden (§§ 22, 23 ArbZG). Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz kann ein Bußgeld von mehreren Tausend Euro verhängt werden. Bei sehr schweren Verstößen mit gesundheitlicher Gefährdung ist sogar eine Freiheitsstrafe möglich. 

Moderne Arbeitszeiterfassung unterliegt bestimmten rechtlichen Vorgaben. Dazu gehört neben den Datenschutzregeln auch das Mitbestimmungsrecht. Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, dürfen Sie moderne Arbeitszeiterfassung nur mit seiner Zustimmung einführen. Der Grund: Diese „technische Einrichtung“ bietet auch die Möglichkeit der Kontrolle des Verhaltens und der Leistung Ihrer Angestellten.

Am besten schließen Sie mit dem Betriebsrat eine sogenannte Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung ab. Diese sollte klären:

• welche Art der Arbeitszeiterfassung geplant ist.
• welche Daten dokumentiert und ausgewertet werden.
• zu welchem Zweck das geschieht.
• wer Zugriff auf welche Daten hat.
• wie lange die Daten gespeichert werden.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern monatlich einen Ausdruck über die Arbeitszeiten zur Verfügung. So können eventuelle Unstimmigkeiten frühzeitig geklärt werden.

Viele Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter schon lange umfangreich erfassen. Anhand der Daten überprüfen kontrollierende Behörden z. B. die Einhaltung folgender gesetzlicher Vorgaben:

• die Regelungen zum Mindestlohn 
• die Arbeitszeitvorschriften
• die Lenk- und Ruhezeiten im Straßenverkehr

Auch Kontrollbehörden können Arbeitszeiterfassung anordnen, z. B. das Gewerbeaufsichtsamt, wenn ein konkreter Verdacht besteht, dass gegen gesetzliche Höchstarbeitszeiten verstoßen wird.

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig erfassen müssen. Folgendes muss festgehalten werden:

• die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden
• ihre zeitliche Lage
• die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (Überstundenerfassung)

Im Ergebnis hat der EuGH festgelegt, dass die Mitgliedsstaaten der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer gemessen werden kann.

Gleichzeitig hat der EuGH aber darauf hingewiesen, dass die Mitgliedstaaten bei der Umsetzung dieser Aufgabe einen Gestaltungsspielraum haben, um auf die Besonderheiten und Eigenarten bestimmter Unternehmen – z. B. deren Größe – Rücksicht zu nehmen.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschied am 13. September 2022, dass in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Die Entscheidung erhöhte den durch das EuGH-Urteil bereits bestehenden Druck auf den Gesetzgeber, das Arbeitszeitgesetz mit Blick auf die Zeiterfassung zu reformieren.

Nach einer fast dreimonatiger Schweigepause hat das BAG die lang erwarteten Gründe seiner Entscheidung vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) zur Arbeitszeiterfassung veröffentlicht. Die Begründung konkretisiert manche Punkte, die im Urteil noch nicht klar waren:

• Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten gilt definitiv seit dem 13. September 2022.
• Arbeitgeber müssen das Arbeitszeiterfassungssystem nicht nur bereitstellen, sondern auch dafür sorgen, dass die Zeiten eingetragen werden. Wer aber die Zeiterfassung konkret vornimmt (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer), bleibt den Betrieben überlassen.
• Ebenso im Ermessen der Betriebe liegt die Form der Arbeitszeiterfassung. Das BAG gibt keine Vorgabe, ob Arbeitszeiten analog oder digital erfasst werden müssen.
• Betriebsräte haben kein Initiativrecht, aber ein Mitbestimmungsrecht. Geschäftsführungen müssen den Betriebsrat – sofern vorhanden – also nur bei der Ausgestaltung des Arbeitszeiterfassungssystems miteinbeziehen. Der Betriebsrat darf aber kein Zeiterfassungssystem „diktieren“.

Arbeitgeber sind seit dem Urteil des BAG bereits verpflichtet, die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen. Die derzeitige Gesetzgebung sieht noch nicht konkret vor, in welcher Form dies zu erfolgen hat. Eine erste Orientierung bietet der oben genannte Referentenentwurf des Arbeitsministeriums.  Die genauen, dort aufgeführten Maßnahmen werden momentan noch geprüft; Unternehmen sollten jedoch darauf vorbereitet sein, da eine Anpassung des Arbeitszeitgesetzes aufgrund der europäischen Vorgaben definitiv erfolgen wird. Ob die Anpassung des Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung noch 2024 erfolgt, ist fraglich.

Allerdings ist gegenüber bisherigen Methoden die digitale Zeiterfassung ohnehin eine zeitsparende Methode, die Flexibilität und Transparenz bietet. So hat sie auch für Arbeitgeber u. a. folgende Vorteile:

Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht es, Arbeitszeiten jederzeit vollständig und korrekt zu hinterlegen. Werden Arbeitszeiten online erfasst, gehen keine Stundenzettel verloren. Besonders für Mitarbeiter im Außendienst ist es ein großer Vorteil, Arbeitszeiten im stressigen Arbeitsalltag direkt vor Ort – mit dem Laptop oder dem Smartphone – erfassen zu können, wodurch Sie diese als Arbeitgeber ohne Umwege zur Verfügung gestellt bekommen. 

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts wurden bereits Stimmen laut, die befürchteten, dass dies das Ende von Homeoffice sein könnte. 
Doch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sollte nicht mit einer Anwesenheitspflicht der Arbeitnehmer im Büro verwechselt werden. Die Arbeitszeit lässt sich auch erfassen, wenn ein Arbeitnehmer im Homeoffice ist.

Da es in Deutschland noch keine gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung gibt, müssen Arbeitgeber derzeit nicht damit rechnen, beispielsweise mit Bußgeldern sanktioniert zu werden, wenn sie bis jetzt auf eine umfassende Arbeitszeiterfassung verzichtet haben. Dennoch handeln Arbeitgeber, die keine entsprechenden Dokumentationen führen, aufgrund der Rechtsprechung rechtswidrig und machen sich daher angreifbar. Ein Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung ist daher nicht empfehlenswert.
 

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält derzeit zwei Vorschriften zur Zeiterfassung:

1. Stunden, die über die an Werktagen erlaubten acht Stunden hinausgehen (Mehrarbeit) sind festzuhalten. Aufzuzeichnen ist auch die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen.
2. Bei Kraftfahrern ist die gesamte Arbeitszeit, d. h. Beginn, Pausen und Ende festzuhalten.

Die Arbeitszeiterfassung sind in beiden Fällen mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei Kontrollen vorzulegen.

Die Pflicht zur Zeiterfassung kann sich auch aus folgenden Paragraphen ergeben:

• Arbeitnehmerentsendegesetz, § 19 AEntG
• Mindestlohngesetz, § 17 MiLoG

Danach müssen Sie als Arbeitgeber – innerhalb einer bestimmten Frist – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter aufzeichnen. Betroffen sind vor allem die vom Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz erfassten Branchen, wie beispielsweise:

• das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• das Handwerk
• das Baugewerbe
• die Fleischwirtschaft 
• die Gebäudereinigung

Auch für geringfügig Beschäftigte ist eine Arbeitszeiterfassung Pflicht. Bei der Arbeitnehmerüberlassung können Aufzeichnungspflichten aus mehreren Rechtsquellen bestehen.

Die Arbeitszeiterfassung ist nun für alle Unternehmen Pflicht. Auch davor war es aber schon sinnvoll, die Zeiten bei bestimmten Arbeitsformen aufzuzeichnen. Unter anderem in diesen Fällen:

Ein modernes Arbeitszeiterfassungssystem unterstützt Sie in vielen Bereichen. Es hilft bei der Personalplanung und liefert Ihnen wichtige Informationen für Ihre Arbeit als Unternehmer. Daten, die Sie bisher mühsam zusammensuchen mussten, stehen mit wenigen Klicks zur Verfügung. So können Sie z. B. Zeiterfassungsdaten zur Produktivität oder zum Verlauf einzelner Projekte direkt am Bildschirm abfragen. Moderne Arbeitszeiterfassung liefert Ihnen automatisch Auswertungen und Statistiken zur Stundenaufzeichnung, die Sie ohne zusätzlichen Aufwand in andere Anwendungen wie z. B. Microsoft® Excel exportieren können.

• Krankheit mit und ohne Entgeltfortzahlung, Abwesenheit wegen Erkrankung eines Kindes
• Urlaubsanspruch, Zusatzurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub
• Berufsschultage
• Elternzeit
• Dienstreisen
• Weiterbildung

Die Arbeitszeiterfassung kann über einen oder mehrere Rechner, stationär oder mobil (online) erfolgen. Moderne Arbeitszeiterfassung macht viele, bisher zeitraubende Verwaltungsaufgaben leichter und schneller. Dazu gehören z. B.:

• eine automatische Berechnung der Arbeitszeit und der Überstunden
• aussagekräftige Arbeitszeitkonten für jeden einzelnen Mitarbeiter
• die exakte und einfache Fehlzeitenverwaltung
• eine zügige und transparente Urlaubsplanung und -genehmigung
• aktuelle Auswertungen zu Urlaubs- und Fehlzeiten

Eine korrekte Arbeitszeiterfassung ist sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für Ihre Arbeitnehmer sinnvoll, da sie beide Seiten unkompliziert absichert.

Die Eingabe in grafisch übersichtlich aufbereitete „Kalenderblätter“ zeigt Ihnen bereits erfasste Abwesenheiten aller Mitarbeiter – z. B. einer Abteilung oder einer Arbeitsgruppe – in einem bestimmten Zeitraum. Planen Sie die Abarbeitung einzelner Aufträge oder neuer Projekte, sehen Sie in der Arbeitszeiterfassung auf einen Blick, welcher der dafür erforderlichen Mitarbeiter an welchen Tagen zur Verfügung steht. Die Hinterlegung von Vertretungsregelungen oder Mindestbesetzungen macht Sie frühzeitig auf eventuelle Engpässe aufmerksam.

Mit moderner Arbeitszeiterfassung sind die Urlaubsplanung und der Abbau von Gleitzeit papierlos, zügig und sicher möglich.

• Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf sein aktuelles Urlaubskonto.
• Jeder Mitarbeiter kann seinen Urlaubsantrag über die Arbeitszeiterfassung online stellen und versenden.
• Dem Entscheider stehen über eine Urlaubsgruppenverwaltung, die Regelungen zur Mindestbesetzung und Vertretung berücksichtigt, alle entscheidungsrelevanten Daten zur Verfügung – z. B. bereits feststehende Abwesenheiten der Kollegen des Antragstellers.
• Der Urlaub wird online genehmigt und damit automatisch im Urlaubsplan vermerkt.
• Der Genehmigungsvorgang wird nachvollziehbar dokumentiert.

Die Arbeitszeiterfassung optimiert Prozesse, gibt eine gute Übersicht über verfügbares Personal und lässt so eine kurz- sowie langfristige Strategie bei der Projekt- und Personalplanung zu.

Auch für kleine Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung kein Grund zur Panik. Dass Arbeitszeiterfassung bei bis zu 20 Mitarbeitern auch in entsprechend geringem Umfang elektronisch machbar ist, zeigen zahlreiche Unternehmen, die schon lange durch andere Vorschriften dazu verpflichtet sind. Moderne auch für kleine Unternehmen gedachte Zeiterfassungssysteme bieten zudem zahlreiche Zusatznutzen, mit denen Sie an anderer Stelle viel Zeit sparen können.

Laut dem Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums soll die Abeitszeiterfassung künftig elektronisch erfolgen. Kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern können hiervon jedoch abweichen. Auch durch eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung auf Basis eines Tarifvertrags kann von der elektronischen Erfassung abgewichen werden.

Je nachdem stehen den Betrieben also weiterhin unterschiedlichsten Systeme zur Auswahl. Hier eine Übersicht:

Simple Stech- oder Stempeluhren, die es zu kaufen gibt, sind eine einfache Variante der Arbeitszeiterfassung, um die Zeiten Ihrer Mitarbeiter im Büro oder in der Produktion elektronisch und automatisch zu erfassen. Sie dokumentieren die Arbeitszeit und werden per individueller Stempelkarte, die für jeden Mitarbeiter angelegt wird, oder per Fingerabdruck bedient. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen von einfacher Stundenerfassung und Stundenabrechnung in Excel bis hin zu Uhren mit Rechenfunktion, die Tages- und Monatsstunden summiert.

Der Nachteil: Der Mitarbeiter muss für die Arbeitszeiterfassung zur Uhr am Zeiterfassungsterminal kommen. Bei Arbeitsbeginn wird eingestempelt, bei Arbeitsende ausgestempelt. Besonders in Zeiten von Homeoffice und flexibler Arbeitszeitgestaltung sind diese Systeme daher weniger interessant für Arbeitgeber, die moderne Arbeitszeiten ermöglichen.

Diese Variante darf laut Referentenentwurf wohl künftig nur noch von Betrieben bis zu 10 Mitarbeitern und aufgrund einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung angewendet werden. Auch diese Unternehmen sollten aber eine elektronische Zeiterfassung in Betracht ziehen. Denn die Zeiterfassung auf Papier kostet viel Zeit. Nichts kann mit einem Klick ausgewertet werden und oftmals nimmt das Zettelchaos seinen Lauf. In großen Unternehmen ist das allein schon wegen des Aufwandes nicht mehr machbar. Außerdem ist der datenschutzrechtliche Aspekt bei Zeiterfassung in Papierform nicht einfach abzuhandeln.

Für kleine Teams und Selbstständige stellt die Verwendung von Stundenzetteln für Excel eine einfache Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung dar. Mit verschiedenen Stundenzettel-Vorlagen erfolgt eine schnelle und effektive Implementierung der Zeiterfassung, die individuell angepasst werden kann. Auch die Berechnung von Urlaubsansprüchen gelingt damit. 

Der Markt für moderne und erschwingliche Zeiterfassungssysteme ist auch für kleine Unternehmen groß. Ihre Bedienung kann z. B. über einen Laptop oder per App mit elektronischer Arbeitszeiterfassung oder „Stechuhr“ erfolgen. Sie sind leicht zu installieren und zu bedienen. Meist bieten sie neben der eigentlichen Zeiterfassung praktische, zeitsparende Tools und Zusatzfunktionen wie:

• kundenbezogene Zeiterfassung zur schnellen Rechnungserstellung
• integrierte Urlaubsplanung, Urlaube und Fehlzeiten können verwaltet werden
• Schnittstellen zur Lohnabrechnung, z. B. zur Berechnung von Zulagen oder der Lohnfortzahlung
• zahlreiche, aussagekräftige Auswertungen und Statistiken auf Knopfdruck

Spezielle Projektlösungen bieten auch praktische Auswertungen zum Projektcontrolling und -management, z. B. Daten zu geleisteten Projektstunden, angefallenen Personalkosten und zum aktuellen Restbudget.

Mit neuen Arbeitsgewohnheiten kommt auch eine moderne, elektronische Arbeitszeiterfassung immer mehr zum Einsatz: bequem, mobil und per Smartphone oder Laptop bedienbar. Immer mehr digitale Systeme bieten Zeiterfassung in der Cloud an. Die Daten werden bei dieser Form der Arbeitszeiterfassung zentral in einer App gespeichert.

Wichtig dabei: Die Software sollte dringend eine Synchronisation mit einer Desktop-Version bieten. Sonst gelangen die Daten nicht zentral zur Auswertung.