Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Das müssen Arbeitgeber wissen

Die Entgeltfortzahlung entfällt, wenn der Mitarbeiter die Krankheit selbst verschuldet hat. Die folgenden Fälle solltest du kennen:

• Der Mitarbeiter hat gegen Verkehrs- oder Unfallverhütungsvorschriften verstoßen. Sollte er jedoch nur in einen Unfall verwickelt sein, den ein anderer Autofahrer verursacht hat, muss die Versicherung des Verursachers die Gehaltsfortzahlung übernehmen.
• Der Mitarbeiter hat seine Arbeitsunfähigkeit durch übermäßigen Alkoholkonsum verursacht.
• Der Mitarbeiter hat sich bei einer als gefährlich eingestuften Sportarten verletzt. Dazu zählen Bungeespringen oder Kickboxen.

Die Berechnung der Entgeltfortzahlung erfolgt nach den §§ 187 f. BGB.

• Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Arbeitstags, beginnt die Sechs-Wochen-Frist erst am nächsten Tag. Für den Erkrankungstag selbst erhält er das volle Arbeitsentgelt.
• Erkrankt ein Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt, zählt dieser Tag bereits zum Anspruchszeitraum.

Hinweis: Ob ein Arbeitnehmer am Streik teilnimmt oder nicht, kann durch entsprechende Erklärungen den Anspruch begründen oder entfallen lassen.

• Kommt während einer bestehenden Krankheit eine weitere Erkrankung hinzu, verlängert sich die Sechs-Wochen-Frist nicht.
• Folgt eine neue, andere Erkrankung zeitlich nach der ersten, entsteht ein neuer Anspruch in voller Länge.
• Bei einer erneuten Arbeitsunfähigkeit aufgrund derselben Krankheit (Fortsetzungskrankheit) gilt:
  • Ein neuer Anspruch entsteht frühestens nach 6 Monaten nach Ende der ersten Arbeitsunfähigkeit.
  • Der Anspruch erneuert sich spätestens nach 12 Monaten.
  • Bei aufeinanderfolgenden Arbeitsverhältnissen beginnt der 12-Monats-Zeitraum neu (§ 3 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 EFZG).

Für eine Entgeltfortzahlung ist eine ärztliche Krankschreibung erforderlich. Der Anspruchszeitraum endet

• am in der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung festgelegten Kalendertag, oder
• spätestens nach Ablauf des 42. Kalendertags, wenn die Arbeitsunfähigkeit über diese Höchstgrenze fortbesteht.

Nach sechs Wochen endet die Zahlungspflicht des Arbeitgebers. Danach zahlt in der Regel die Krankenkasse Krankengeld.

Dauert eine Erkrankung länger als 42 Tage, übernimmt die Krankenkasse die Zahlung des Krankengeldes. Es gelten folgende Regelungen:

• Höhe: 70 % des Bruttoverdienstes, maximal 90 % des Nettoverdienstes
• Dauer: Bis zu 78 Wochen innerhalb von 3 Jahren
• Voraussetzung: Ununterbrochene Arbeitsunfähigkeit aufgrund derselben Krankheit

Damit die Krankenkasse das Krankengeld auszahlen kann, muss der Arbeitgeber eine Entgeltbescheinigung ausfüllen und einreichen. Diese ist innerhalb von 7 Tagen zu übermitteln – je schneller, desto besser für den Arbeitnehmer.

Kehrt der Arbeitnehmer nach dem Krankengeld-Bezug an seinen Arbeitsplatz zurück, erhält er ab dem ersten Arbeitstag wieder sein vertraglich vereinbartes Gehalt.

Legt ein Arbeitnehmer kein Attest vor, darf der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung vorübergehend verweigern. Im Wiederholungsfall kann er eine Abmahnung aussprechen, die Kündigung einleiten oder Schadensersatz geltend machen.

Bestehen begründete Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit, kann der Arbeitgeber die Krankenkasse auffordern, ein Gutachten des Medizinischen Dienstes einzuholen. Verweigert der Mitarbeiter die Untersuchung, verliert die AU an Glaubwürdigkeit – und der Anspruch auf Entgeltfortzahlung kann entfallen.

Grundsätzlich gilt: Nach 6 Wochen endet die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers und die Krankenkasse übernimmt. Dennoch können weitere Kosten entstehen, etwa durch die Einarbeitung einer Vertretung.

Bei Akkordlohn oder ergebnisabhängiger Vergütung wird der erzielbare Durchschnittsverdienst der regulären Arbeitszeit als Berechnungsgrundlage herangezogen.

Die Entgeltfortzahlung erfolgt grundsätzlich als Bruttolohn – es sei denn, eine für den Arbeitnehmer günstigere Vereinbarung besteht. Manche Lohnbestandteile, die bei tatsächlicher Arbeit steuerfrei sind, können im Krankheitsfall steuerpflichtig werden – etwa Nachtzuschläge. In diesen Fällen musst du Lohnsteuer einbehalten und abführen. Das Entgeltfortzahlungsgesetz sieht keinen Ausgleich für ein daraus resultierendes Absinken des Nettolohns vor.

Sonderzahlungen – wie Anwesenheitsprämien oder Weihnachtsgratifikationen – können für Zeiten der Arbeitsunfähigkeit nach § 4a EFZG anteilig gekürzt werden. Maßgeblich ist das durchschnittliche Arbeitsentgelt pro Arbeitstag im Jahresdurchschnitt, bezogen auf die individuelle Arbeitszeit des Arbeitnehmers.

Tarifliche Regelungen: Von den gesetzlichen Vorgaben kann durch einen Tarifvertrag auch zulasten der Arbeitnehmer abgewichen werden.

Fällt ein gesetzlicher Feiertag in eine Krankheitsperiode, richtet sich die Höhe der Entgeltfortzahlung nach den allgemeinen Regeln zur Feiertagsvergütung. Gemäß § 4 Entgeltfortzahlungsgesetz entfällt der Anspruch auf Feiertagsvergütung, wenn der Arbeitnehmer am Arbeitstag unmittelbar vor oder nach dem Feiertag unentschuldigt fehlt.

Hinweis: Dies gilt nicht für Feiertage, die auf einen Sonntag fallen. Kein gesetzlicher Feiertag sind zudem Heiligabend, Silvester und der Ostersonntag.

Bei Kurzarbeit, bei der die arbeitsfähigen Kollegen ein vermindertes Arbeitsentgelt erhalten, richtet sich die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall grundsätzlich nach der verkürzten Arbeitszeit.

Bei „Kurzarbeit Null“ entfällt der Anspruch. Das Kurzarbeitergeld selbst gehört nicht zum Arbeitsentgelt, das der Arbeitgeber fortzuzahlen hat.

Fallen Arbeitsunfähigkeit und Kurzarbeit auf einen Feiertag, ist der Arbeitgeber zur Zahlung des Feiertagsentgelts verpflichtet. Hinsichtlich der Höhe gelten die Ausführungen unter „Feiertagsarbeit“ entsprechend.

Wird die für einen Wochentag regulär anfallende Arbeit durch eine Betriebsvereinbarung auf Grundlage eines Tarifvertrags zulässigerweise umverteilt (z. B. wenn der Donnerstag ein Feiertag ist, Freitag als sog. Brückentag arbeitsfrei), so hat der Arbeitnehmer, der an dem arbeitsfreien Tag noch arbeitsunfähig krank ist, für diesen Tag keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Wird ein Arbeitsverhältnis „aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit“ gekündigt, behält der Arbeitnehmer den Anspruch auf Entgeltfortzahlung über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus. Dies gilt auch bei Erkrankung schon während der Wartefrist. Es muss eine wirksame Kündigung vorliegen – „Anlass“ i. S. des § 8 EFZG und Kündigungsgrund müssen sich nicht decken. Die Krankheit muss nur der entscheidende Anstoß sein.

Auch Minijobber haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Die Regelungen orientieren sich an denen der Vollzeit-Arbeitnehmer.

Der nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz fortgezahlte Bruttoarbeitslohn ist steuerpflichtig und unterliegt dem Lohnsteuerabzug nach den allgemeinen Vorschriften. Fallen in einen Lohnzahlungszeitraum sowohl Arbeitslohn für tatsächlich geleistete Arbeit als auch fortgezahlter Arbeitslohn, so sind diese Beträge für die Ermittlung der Lohnsteuer zusammenzurechnen.

Zahlt der Arbeitgeber nach Ablauf des gesetzlichen Entgeltfortzahlungszeitraums freiwillig weiterhin Arbeitslohn – etwa weil die Erkrankung noch andauert – oder gewährt er Zuschüsse zum Krankengeld, unterliegen auch diese Leistungen der Lohnsteuerpflicht.

Steuerfrei sind aber anstelle von Krankengeldzuschüssen gezahlte tarifliche Aufstockungsbeträge, die arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer im Rahmen ihrer Altersteilzeitbeschäftigung erhalten.

Die Krankenkassen sind berechtigt, den Arbeitgeber darüber zu informieren, ob die fortdauernde oder erneute Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten auf derselben Krankheit beruht. Die zugrundeliegende Diagnose darf dabei jedoch mitgeteilt werden. Die Krankenkasse übermittelt ausschließlich die Information, ob eine Anrechnung auf den laufenden Entgeltfortzahlungszeitraum erfolgt.

Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Mitwirkungspflichten dem Arbeitgeber den Tatbestand einer Fortsetzungserkrankung mitzuteilen. Außerdem kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Arbeitnehmer den behandelnden Arzt dazu von der Schweigepflicht entbindet.

Wird der Arbeitnehmer infolge derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig, so besteht dennoch ein erneuter Anspruch auf Entgeltfortzahlung für sechs Wochen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

• Vor der erneuten Arbeitsunfähigkeit war der Beschäftigte mindestens sechs Monate nicht infolge derselben Krankheit arbeitsunfähig.
• Seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit ist eine Frist von 12 Monaten abgelaufen.

Die maschinelle Rückmeldung durch die Krankenkasse ist seit dem 01. Januar 2017 wie folgt geregelt:

Weicht die Berechnung der Krankenkasse vom Antrag des Arbeitgebers ab, ist dieser unverzüglich durch eine elektronische Mitteilung zu informieren. Dabei sind auch die Gründe für die Abweichung anzugeben. Dieses Meldeverfahren findet ebenfalls Anwendung, wenn dem Antrag vollständig entsprochen wird.

Stellt die Krankenkasse oder Einzugsstelle bei einem Erstattungsantrag einen Fehler im Abgleich mit ihrem Datenbestand fest, hat sie die festgestellten Abweichungen aufzuklären. Werden Bestandsdaten geändert, ist dem Arbeitgeber die Änderung durch Datenübertragung mitzuteilen.

In der Krankenversicherung ist der allgemeine Beitragssatz nach § 241 SGB V anzuwenden, wenn ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung von mindestens sechs Wochen besteht.

Besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung für mindestens sechs Wochen, hat der Beschäftigte keinen Anspruch auf Krankengeld. In diesen Fällen ist für die Berechnung der Krankenversicherungsbeiträge der ermäßigte Beitragssatz nach § 243 Satz 1 SGB V anzuwenden. Dies betrifft insbesondere Beschäftigungsverhältnisse, die auf einen Zeitraum von weniger als zehn Wochen befristet sind.

Für die Dauer der Entgeltfortzahlung im Fall einer Arbeitsunfähigkeit wird die Versicherungspflicht in der Sozialversicherung nicht unterbrochen. Die Tage der Entgeltfortzahlung gelten als beitragspflichtige Sozialversicherungstage; das fortgezahlte Entgelt ist sozialversicherungsrechtliches Arbeitsentgelt und bis zur Beitragsbemessungsgrenze beitragspflichtig.