5 hilfreiche Tipps für dein Zeitmanagement
Zeitmanagement bedeutet zugleich Selbstmanagement und auch Zielmanagement, da du definieren musst, was du bis wann spätestens umsetzen möchtest oder musst.
Damit dir das leichter fällt, geben wir praktische Tipps und erklären zwei Zeitmanagementtechniken für mehr Effizienz, Produktivität und Erfolg.
1. Ordne die Aufgaben erst Wochen und dann Tagen zu
Erfolgreiches Zeitmanagement beginnt bei der Priorisierung. Versuche die Aufgaben der verschiedenen Kategorien in einer sinnvollen Reihenfolge jeweils einem Wochenplan zuzuordnen. Beachte dabei, bis wann du die Aufgabe spätestens erledigen willst bzw. musst. Durchdenke hier kritisch, wie viele Aufgaben du tatsächlich in einer Woche bzw. an einem Tag schaffen kannst, ohne in Stress zu geraten. Dabei solltest du folgende Punkte beachten:
- Plane bei von außen gesetzten Fertigstellungsterminen Pufferzeiten ein, um Zeitdruck zu vermeiden.
- Lege wichtige Aufgaben, die deine volle Konzentration erfordern, in deine persönliche Hochleistungsphase.
- Berücksichtige in deiner Zeitplanung auch deine privaten Termine. Steht etwa der Geburtstag deiner Tochter an, solltest du dich an diesem Tag nicht gerade mit Arbeit und Terminen zuschütten. Bewusst eingeplante Zeitreserven sind ein wirksames Instrument für ein gutes Stress-Management.
- Fasse für ein gutes Zeitmanagement gleichartige Aufgaben (z. B. zu erledigende Anrufe) in Blöcken zusammen. So behältst du einen Überblick und kannst einen Anruf nach dem anderen „abarbeiten“ oder zwischen zwei Arbeitsaufgaben schieben.
Vorsicht: Denke daran, die nicht erreichten Gesprächspartner als Aufgabe auf den nächsten Tag zu übertragen.
Tipp
Plane im Aufgabenmanagement zeitliche Spielräume ein
Lass bei der Planaufstellung mindestens jeden zweiten Tag etwas Spielraum für nicht planbare Aufgaben offen. So kannst du z. B. eine kurzfristige Anfrage eines Auftraggebers beantworten, dich auf einen Kaffee mit einem potenziellen Neukunden treffen oder die Mittagspause bei Sonnenschein etwas ausdehnen. So bleibst du auch bei spontanen Änderungen oder kurzfristigen Anfragen flexibel. Das verringert das Stresspotenzial und macht deine Arbeit angenehmer. Schließlich bist du keine Maschine.
2. Setze deinen Plan ohne Ablenkungen um
Jeder weiß: Der beste Plan nützt nichts, wenn er nicht umgesetzt wird. Und das betrifft eben auch dein Selbstmanagement. Beweise daher Disziplin und vermeide unbedingt Prokrastination! Kannst du dich nicht auf deine Aufgabe konzentrieren, solltest du die Störungsherde – wenn möglich – aus der Welt schaffen.
Tipp
Ablenkung durch eingehende E-Mails vermeiden
Da das E-Mail-Postfach häufig für Ablenkung sorgt, solltest du es während deiner Aufgabenerledigung schließen und die Benachrichtigungstöne deaktivieren. Ansonsten bringt das ganz schnell dein Zeitmanagement durcheinander.
Wenn du auf eine wichtige E-Mail wartest, dann setze dir einen konkreten Zeitraum (z. B. alle drei Stunden), an dem du das nächste Mal ins Postfach siehst. Doch ein Blick auf den Betreff hilft häufig schon, die E-Mail einzuschätzen. Und die meisten Mails musst du weder sofort lesen noch direkt beantworten!
3. Belohne dich selbst
Was bei Tieren und Kindern funktioniert, funktioniert auch bei dir: Belohne dich, wenn du eine wichtige Aufgabe erfolgreich umgesetzt und dich an die Techniken des Zeitmanagements gehalten hast. Die Belohnung sollte natürlich im Hinblick auf die Aufgabe angemessen sein und dir nicht noch mehr Zeit stehlen. Dabei muss die Belohnung nicht immer einen materiellen Wert haben oder etwas Ess- oder Trinkbares sein. Du kannst auch bewusst am Morgen einen privaten Termin mit dir selbst oder mit Freunden vereinbaren. Auch die Vorstellung, dass du am Abend nicht wieder Überstunden sowie Zusatzaufgaben machst, sondern dich stattdessen etwa auf dem Fahrrad in der Natur herumfahren siehst, kann dich motivieren, deine Aufgaben schnell und zielsicher umzusetzen.
Tipp
Spezielle Zeitfenster für E-Mails
Baue dir in deinen Tagesablauf bewusst Zeiten für die Abarbeitung deines E-Mail-Postfachs ein. So wirst du nicht von jeder eingehenden Nachricht abgelenkt.
4. Termine einhalten und pünktlich beenden
Konzentriere dich auf die wesentlichen Dinge und verzettle dich nicht in kleinen Nebensächlichkeiten oder Zeitfressern. Das gilt in besonderem Maße für Besprechungen, in denen man sich häufig zu lange an einem Thema aufhält und das Zeitmanagement aus den Augen verliert. Setze daher für Meetings immer einen Endzeitpunkt, damit du nicht alles bis ins kleinste Detail diskutierst – und dir am Ende des Tages die Zeit für viel wichtigere Erledigungen fehlt.
Tipp
Nutze Zeiterfassung-Tools
Tools zur Zeiterfassung können dabei helfen, nachzuvollziehen, wie lange du für deine verschiedenen Meetings, Aufgaben etc. über den Tag hinweg gebraucht hast und tragen somit zu einem erfolgreichen Zeitmanagement bei.
5. Nein sagen und Ballast abwerfen
Lerne für ein gutes Zeitmanagement auch einmal „nein“ zu sagen. Das kann sehr befreiend sein. Sag auch einmal „nein“ zu einer Aufgabe, die dir lästig ist und die nicht dringend erforderlich ist. Und lerne auch zu verzichten, wenn es um eine unnötige Anschaffung geht, die ausschließlich Zeitverschwendung verspricht. Das gilt im Beruflichen wie im Privaten. Halte dir stets folgendes Sprichwort vor Augen: „Wenn Du loslässt, hast Du zwei Hände frei.“
Beispiel: Besprechungen richtig planen
Situation:
Der Terminkalender von Unternehmer Markus ist mit zahlreichen Terminen gespickt. Jeden Freitag um 16 Uhr hat er eine turnusmäßige Besprechung mit seinen fünf Bereichsleitern, wobei sie wegen unaufschiebbarer Dinge häufig erst um 17 Uhr beginnen. Da es immer viel zu entscheiden gibt, ziehen sich die Besprechungen nahezu immer bis in die späten Abendstunden hin. Die Bereichsleiter haben oft völlig unterschiedliche Auffassungen darüber, wie und ob Themen angegangen werden. Nicht selten herrscht in den Besprechungen dicke Luft, was die Entscheidungsfindung erschwert. Die Tanzstunden, die Markus seiner Frau versprochen hat und die jeden Freitag fast ausschließlich ohne ihn stattfinden, sorgen zudem für privaten Stress. Er möchte etwas an der Situation ändern und sein Zeitmanagement in den Griff bekommen.
Problemlösung:
Markus könnte den Termin turnusmäßig zunächst auf einen anderen Tag verschieben, um die private Stresskomponente aus dem Weg zu räumen. Dennoch sollte Pablo daran arbeiten, dass seine Besprechungen pünktlich beginnen und auch enden. Dazu ist es unerlässlich, dass er selbst pünktlich zum Termin erscheint und die strenge Termintreue auch von seinen Mitarbeitern fordert. Genauso wichtig ist es jedoch, ein Besprechungsende festzusetzen und davon nur im Ausnahmefall abzuweichen. Dies erfordert eine strikte, effektive Vorgehensweise in Besprechungen, wobei Markus folgende Punkte für ein besseres Zeitmanagement beachten sollte:
- Besprechungsagenda: Pablo eine Besprechungsagenda aufsetzen; die Themen sollte er schon während der Woche bei allen Besprechungsteilnehmern einsammeln.
- Sorgfältige Themenauswahl: Markus sollte die Themen vor Besprechungsbeginn prüfen; manche Themen sind eher für ein Vieraugengespräch anstatt für eine große Runde geeignet.
- Prioritäten setzen: Markus sollte den Themen Prioritäten zuordnen und mit dem wichtigsten Thema beginnen. So ist sichergestellt, dass zumindest die wichtigsten Inhalte in der vorgegebenen Zeit behandelt werden.
- Hausaufgaben geben: Kommt es in der Besprechung zu keiner Einigung, könnte Markus seine Bereichsleiter auffordern, bis zum nächsten Termin Lösungen im Interesse aller zu erarbeiten und vorzustellen.
- Soziale Kompetenzen stärken: Markus könnte seine Bereichsleiterauch zu einem Führungskräfte-Entwicklungstraining oder einer Fortbildung für Konfliktmanagement schicken, damit sie sich besser kennen und schätzen lernen sowie konstruktiver miteinander umgehen.
- Verhaltenskodex aufstellen: Vorstellbar wäre es auch, einen Verhaltenskodex für Besprechungen im Unternehmen aufzustellen.
- Durchgreifen und Themen ggfs. verschieben: Markus sollte die anvisierte Zeit für die Besprechung im Auge behalten und wenn nötig einschreiten, wenn einzelne Themen zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Sind manche Themen bei Terminende noch nicht besprochen, müssen sie verschoben werden, jedoch nicht vergessen!
Zwei Zeitmanagement-Methoden für noch effizienteres Arbeiten
Damit du noch produktiverarbeitest und deine Ziele schneller erreichst, erfährst du hier mit dem Pareto-Prinzip und der Pomodoro-Technik zwei Methoden für ein besseres Zeit- und Selbstmanagement.
Pareto-Prinzip: Werde noch effizienter in der Zeitverwaltung
Einige Menschen investieren sehr viel Zeit in eine Aufgabe, um sie nicht nur gut, sondern perfekt zu erledigen. Du arbeitest etwa bei internen Dokumenten bis ins letzte Detail am Layout, überprüfst eine Nachricht vor dem Abschicken an Kollegen und beim E-Mail-Marketing fünfmal oder beschäftigst dich als Chef zu sehr mit dem Mikromanagement.
Jedoch wirken sich solche Tätigkeiten stark negativ auf die Effizienz aus. Bedenke das auch mit Blick auf dein Zeitmanagement.
Laut des Pareto-Prinzips, nach Vilfredo Pareto benannt, ergibt es stattdessen viel mehr Sinn, nur 80 % des Optimums erreichen zu wollen. Hierfür sind im Gegensatz zu 100 %, also dem perfekten Verhältnis, lediglich 20 % Arbeitszeit nötig. Umgekehrt benötigt man folglich für die restlichen 20 % rund 80 % mehr Zeit, was sich bei den meisten Aufgaben nicht rentiert.
Überlege daher, ob du wirklich alles hundertprozentig und penibel ausarbeiten musst oder ob eine „gute“ Erfüllung der Aufgabe ausreicht.
Pomodoro-Technik: Steigere deine Produktivität
Pausen helfen beim Denkprozess und ermöglichen dir, wieder deine volle Leistungsbereitschaft abzurufen. Eine sehr bekannte Produktivitäts-Methode mit extra eingeplanten Pausen, die sich positiv auf dein Zeitmanagement auswirkt, heißt Pomodoro-Technik.
Notiere dir dafür am Anfang, welche Arbeitsvorgänge du für das Erledigen einer Aufgabe beenden musst. Anschließend beginnst du mit der Abarbeitung und stellst dir einen Wecker auf 25 Minuten. Ist die Zeit vorüber, hakst du alles Erledigte ab und machst du fünf Minuten Pause. Sobald du dies viermal durchgeführt hast, gönnst du dir eine Pause von 30 Minuten. Danach startest du wieder von Neuem.
Info
Hintergrundfakten zur Pomodoro-Technik
Der Italiener Francesco Cirillo entwickelte in den 80er-Jahren diese Technik und nutzte für seine Zeitmessung eine Küchenuhr, die wie eine Tomate aussah. Für die Namensgebung seiner Zeitmanagement-Methode nahm er deshalb den italienischen Begriff für Tomate, also pomodoro.
Zeitmanagement für Selbstständige
Gerade für Selbstständige ist ein effektives Zeitmanagement wichtig, um nicht in Arbeit zu versinken und ein gesundes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu wahren. Mit einem Fokus auf die 4P Priorität, Planung, Perfektionismus und Produktivität (Achtung: Nicht verwechseln mit den 4P aus dem Marketing) können Selbstständige deine Zeit sinnvoll nutzen.
- Prioritäten setzen: Als Selbstständiger ist es unerlässlich, die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Dies stellt sicher, dass kritische Projekte und Aufgaben Vorrang haben.
- Planung optimieren: Eine gründliche Planung ermöglicht es dir, aufkommende Aufgaben strukturiert und zeitgerecht abzuarbeiten. Ohne einen klaren Plan riskierst du, in der Flut von Aufgaben unterzugehen oder wesentliche Fristen zu verpassen.
- Perfektionismus minimieren: Während Qualität sicherlich wichtig ist, kann ein Übermaß an Perfektionismus hinderlich sein. Es kann dazu führen, dass Aufgaben unnötig lange dauern oder gar nicht erst zum Abschluss kommen. Es gilt, ein Gleichgewicht zwischen Qualität und Effizienz zu finden.
- Produktivität steigern: Nutze technologische Hilfsmittel wie Apps und Unternehmenslösungen sowie die Möglichkeit des Outsourcings, um deine Arbeitsprozesse zu optimieren. Durch die Delegation von Aufgaben und den Einsatz spezialisierter Software kannst du deine Zeit effizienter nutzen und dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
Info
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