Definition
Was gilt als Einmalzahlung?
Als Arbeitgeber ist es Ihnen gestattet, Ihren Beschäftigten sogenannte Einmalzahlungen zukommen zu lassen. Mit ihrer Hilfe steigern sie nicht nur die Mitarbeitermotivation, sondern fördern zudem die Mitarbeiterbindung. Einmalzahlungen sind dabei an einen Zweck gebundenund in der Regel beitragspflichtig, was die Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung angeht. Folgende Arten von Einmalzahlungen gibt es:
- Auszahlungen von nicht genutzten Urlaubstagen
- Zuwendungen für Jubiläen oder Einmalzahlungen zur Hochzeit und zur Geburt (wenn die geltenden Freibeträge überschritten werden)
- Gewinnbeteiligungen
- Gratifikationen
- Weihnachtsgeld
- Urlaubsgeld
Einmalzahlungen: Tücken kennen und Fallen vermeiden
Ob Sie Ihren Mitarbeitern eine Sonderzahlung zusätzlich zum üblichen Arbeitsentgelt zukommen lassen, ist allein Ihre Entscheidung. Allerdings lauern hier einige Fallstricke: Wie beim Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld können Sie sich ungewollt verpflichten, wenn Sie 3-mal hintereinander Einmalzahlungen leisten, ohne die Freiwilligkeit dabei klarzustellen - hier spricht man vom sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt. Tun Sie das nicht, dann riskieren Sie eine „betriebliche Übung“. In diesem Fall können Mitarbeiter davon ausgehen, dass sie Einmalzahlungen wie zum Beispiel Sonderzahlungen zu Weihnachten immer erhalten.
Tipp
Mitarbeiter richtig informieren
Jeder Mitarbeiter muss darüber informiert werden, dass die Zahlung freiwillig erfolgt. Am besten teilen Sie es jedem einzelnen Mitarbeiter schriftlich mit und weisen darauf hin, dass die Zahlung stets freiwillig ist und auch bei Wiederholung keine Grundlage für einen Rechtsanspruch darstellt..
Gleichbehandlungsgesetz bei Einmalzahlungen
Mitarbeiter und Auszubildende müsse Sie in Sachen Einmalzahlungen grundsätzlich gleich behandeln. Für eine unterschiedliche Behandlung brauchen Sie einen sogenannten sachlichen Grund. Der liegt zum Beispiel in folgenden Fällen vor:
- Sie leisten geringere Einmalzahlungen bei kürzerer Arbeitszeit, zum Beispiel für Mitarbeiter in Altersteilzeit
- Sie gewähren Einmalzahlungen erst nach Ablauf der Probezeit
Wollen Sie mit der Sonderzahlung die Betriebstreue belohnen, dürfen Sie z. B. nicht nur an die Mitarbeiter zahlen, die in einer betrieblichen Notlage einer unbezahlten Arbeitszeiterhöhung zugestimmt haben - das verbietet das Bundesarbeitsgericht. Fakt ist, dass Sie keinen Mitarbeiter von der Einmalzahlung ausschließen dürfen, nur weil er seine Rechte wahrgenommen hat.
Einmalzahlungen: Einschränkungen sind möglich
- Mitarbeiter, die das ganze Jahr krank oder in Elternzeit waren, dürfen Sie von der Einmalzahlung ausnehmen. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag Entgeltfortzahlung: Wann müssen Sie Gehalt zahlen, obwohl Ihr Mitarbeiter nicht arbeitet?
- Sie können die Sonderzahlung davon abhängig machen, dass das Arbeitsverhältnis an einem bestimmten Stichtag ungekündigt ist.
- Wie beim Weihnachtsgeld dürfen Sie eine Rückzahlung für den Fall vorsehen, dass der Arbeitnehmer den Betrieb innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlässt. Das Rückzahlungsverlangen darf den Mitarbeiter nur nicht unangemessen lange binden.
Gehaltsabrechnung: So berechnen Sie Einmalzahlungen
Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld sind oft sozialversicherungspflichtig. Bei der Ermittlung der Beiträge gilt Folgendes: Die einmalige Sonderzahlung ist als sogenannter „sonstiger Bezug“ nach der Jahreslohnsteuertabelle mit einer besonderen Berechnungsmethode zu versteuern. In der Sozialversicherung ist sie als „Einmalzahlung“ zu berücksichtigen. Prinzipiell fallen nur Beiträge bis zur BBG (Beitragsbemessungsgrenze) an. Deshalb müssen Sie prüfen, ob das Gehalt oder das Gehalt mit der Einmalzahlung darüber liegen.
Unterstützung bieten Ihnen hier kostenlose Lohnsteuer-Rechner für Gratifikations- bzw. Einmalzahlungen. Mit ihrer Hilfe können Sie schnell und regelkonform ermitteln, wie hoch die Abzüge für Steuern und Sozialversicherung sind. Unter dem Begriff „Sonstige Bezüge“ geben Sie die Summe der Einmalzahlungen ein. Den Rest errechnet das Programm.
Einmalzahlungen: Ein Beispiel aus der Praxis
Zu gut gemeint
Fall: Unternehmer U. möchte seinen Mitarbeitern eine Einmalzahlung zusätzlich zum eigentlichen Arbeitsentgelt zukommen lassen. Er hat gehört, dass er sich vorsehen muss, wenn er sich nicht auf Dauer dazu verpflichten will. Er meint sich zu erinnern, dass man die Freiwilligkeit betonen oder sich den Widerspruch vorbehalten muss. Am besten, denkt er, wird wohl beides sein. Er schreibt:
„Die Zahlung der Einmalzahlung erfolgt freiwillig und ohne rechtliche Verpflichtung. Sie kann jederzeit und ohne Einhaltung einer bestimmten Frist widerrufen werden.“
Ist er damit auf der sicheren Seite?
Lösung: Nein. Erhalten die Mitarbeiter die Einmalzahlung mit dieser Formulierung 3 Jahre hintereinander, muss er sie immer zahlen (betriebliche Übung). Mit der „Freiwilligkeit“ allein hätte er einen zukünftigen Anspruch ausschließen können. Ein Widerruf setzt aber gerade voraus, dass ein Anspruch besteht. Seine Formulierung ist unklar und zweideutig und damit rechtlich wirkungslos (z. B. BAG, Urteil v. 8.12.2010, 10 AZR 671/09).
Am besten ist es, Sie holen sich Rat von einem Steuerberater bzw. Juristen ein – dann sind Sie abgesichert.
Urlaubsgeld: So entgehen Sie einem dauerhaften Anspruch
Die Einmalzahlung Urlaubsgeld wird oft mit dem Urlaubsentgelt verwechselt. Urlaubsentgelt ist das Gehalt, das dem Mitarbeiter während des Urlaubs fortgezahlt wird. Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Leistung zum Arbeitsentgelt. Sie ist im Gesetz nicht vorgesehen. Ein Anspruch auf Urlaubsgeld kann sich aus Folgendem ergeben:
Info
Beispiel: Formulierung im Arbeitsvertrag
„Die Zahlung des Urlaubsgelds erfolgt freiwillig und begründet auch bei wiederholter Zahlung keinen Anspruch für die Zukunft.“
So rechnen Sie Urlaubsgeld ab
Meist wird das Urlaubsgeld als fester Betrag pro Urlaubstag vereinbart. Die Auszahlung der Einmalzahlung erfolgt dann für den gesamten Jahresurlaub zu vereinbarten Terminen, z. B. je zur Hälfte mit der Gehaltsabrechnung Juni und Dezember. Steuerlich gesehen ist das Urlaubsgeld ein sog. sonstiger Bezug. Es ist nach der Jahreslohnsteuertabelle und einer besonderen Berechnungsmethode zu versteuern. In der Sozialversicherung ist das Urlaubsgeld als „Einmalzahlung“ zu behandeln.
Weihnachtsgeld als Einmalzahlung kann an Bedingungen geknüpft werden
Eine gesetzliche Regelung zum Weihnachtsgeld gibt es nicht. Wie das Urlaubsgeld ist auch diese Einmalzahlung eine zusätzliche Leistung zum Arbeitsentgelt. Ein Anspruch darauf kann auf Folgendem basieren:
- dem Arbeitsvertrag
- einem Tarifvertrag
- dem Gleichbehandlungsgrundsatz: Grundsätzlich müssen Sie alle Mitarbeiter gleich behandeln. D. h., wenn Sie mehreren Mitarbeitern ein Weihnachtsgeld zahlen, können die anderen es auch verlangen. Sie dürfen jedoch Unterschiede machen, wenn Sie einen sogenannten sachlichen Grund dafür haben. Wenn Sie z. B. diese Einmalzahlung leisten, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, dürfen Sie die Arbeitnehmer ausnehmen, die an einem bestimmten Stichtag bereits gekündigt haben.
- einer sogenannten betrieblichen Übung: Zahlen Sie 3 Jahre lang Weihnachtsgeld, ohne darauf hinzuweisen, dass Sie sich nicht binden wollen, kann daraus eine Verpflichtung entstehen, weiter zu zahlen. Möchten Sie sich nicht auf Dauer zur Zahlung verpflichten, müssen Sie das von vornherein klarstellen.
Bedingungen und Rückzahlungsverpflichtung
Die Zahlung des Weihnachtsgeldes kann an bestimmte Bedingungen geknüpft werden.
- Sie dürfen z. B. die Mitarbeiter von der Einmalzahlung ausschließen, die das ganze Jahr in Elternzeit oder krank waren.
- Sie können eine Rückzahlung für diese Art der Einmalzahlung vorsehen für den Fall, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlässt. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer durch das Rückzahlungsverlangen nicht unzumutbar lange gebunden wird.
- Die Höhe des Weihnachtsgeldes ist sehr unterschiedlich geregelt. Tarifverträge sehen zwischen 50 und 100 % eines Monatsgehalts vor.
Info
Rückzahlung von Weihnachtsgeld
Beträgt das Weihnachtsgeld zwischen 100 Euro und 1 Monatsgehalt, darf der Arbeitnehmer höchstens bis 31.3. des Folgejahres an den Betrieb gebunden werden (BAG, Urteil v. 25.4.2007, 10 AZR 634/06).
So rechnen Sie Weihnachtsgeld ab
Die Einmalzahlung Weihnachtsgeld wird üblicherweise mit dem Novembergehalt ausgezahlt. Es gehört zum steuerpflichtigen Arbeitsentgelt. Als sogenannter „sonstiger Bezug“ ist es nach der Jahreslohnsteuertabelle mit einer besonderen Berechnungsmethode zu versteuern. In der Sozialversicherung ist Weihnachtsgeld als „Einmalzahlung“ zu berücksichtigen. Diese Bestimmungen gelten auch für Einmalzahlungen im Minijob.
