Lohnsteuer: Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Jeder, der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhält, zahlt neben Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherung zusätzlich Lohnsteuer an den Staat. Die Höhe dieser Abgaben können Sie als Arbeitgeber der jeweils gültigen Lohnsteuer-Tabelle entnehmen. Anschließend müssen Sie diese an das Finanzamt abführen und vom entsprechenden Brutto-Entgelt des Mitarbeiters abziehen. Im Grunde handelt es sich hierbei um eine Art Vorauszahlung, denn jeder Arbeitnehmer hat am Ende des Jahres die Möglichkeit, sich unter Umständen Lohnsteuer zurückzuholen und hierfür eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Anhand derer wird ein Lohnsteuerausgleich vorgenommen. Für die Berechnung der Lohnsteuer spielen verschiedene Faktoren eine entscheidende Rolle:

• Steuerfreibeträge
• Steuerklasse
• Familienstand
• etc.

Häufig werden beide Begriffe synonym verwendet. Im Grunde handelt es sich bei der Lohnsteuer um einen Teil der Einkommenssteuer, die jedoch lediglich bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit entrichtet wird. Das bedeutet: Wer angestellt oder bereits Rentner ist, bezahlt Lohnsteuer. Der Unterschied zwischen beiden Besteuerungen liegt demnach in der Art der Beschäftigung.

Wer in folgenden Bereichen beruflich tätig ist, entrichtet hingegen die komplette Einkommenssteuer an das Finanzamt:

• Land- und Forstwirtschaft
• Gewerbebetriebe
• Selbstständige Arbeit
• Kapitalvermögen
• Verpachtung und Vermietung
• Sonstige Bezüge

Wenn Arbeitnehmer Lohn bzw. Gehalt erhalten, gibt es den sogenannten Brutto- und den Nettolohn. Brutto ist das Entgelt vor Abzug aller Steuern, Netto der Betrag, den der Arbeitnehmer auf seinem Konto ausbezahlt bekommt. Abgeführt wird bei Angestellten unter anderem die Lohnsteuer. Diese setzt sich aus verschiedenen Merkmalen zusammen:

• Lohnsteuerklasse
• Kinderfreibeträge
• Andere Freibeträge
• Kirchenzugehörigkeit

Als gesetzliche Grundlage für die Lohnsteuer dienen:

• Einkommensteuergesetz (EStG): Dieses legt die Rahmenbedingungen fest, an die Sie sich als Arbeitgeber halten müssen.
• Lohnsteuer-Durchführungsverordnung: Diese beinhaltet weiterführende Informationen zu allen Bereichen, die innerhalb des EStG (Einkommensteuergesetz) unzureichend erläutert wurden.
• Abgabenordnung (AO): Diese enthält anzuwendende Sondervorschriften.

Bezüglich der Lohnsteuer gibt es seit 2020 neue Entwicklungen. Das Jahressteuergesetz ist in Kraft getreten und somit auch das Bürokratieentlastungsgesetz II.

• Mobilität: Bereits seit 2019 werden Jobtickets und Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel bezuschusst, indem sie in der Steuererklärung steuerfrei sind. Seit 2020 erfolgt eine Bezuschussung mittels Pauschalsteuer von 25 Prozent. Sie als Arbeitgeber entrichten diese an den Fiskus, der Sozialversicherungsbeitrag entfällt und der Arbeitnehmer gibt die Entfernungspauschale als Werbungskosten an.
• Weiterbildungen: Sofern eine Weiterbildung sinnvoll ist, bleibt sie steuerfrei.
• Verpflegungspauschalen: Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro, Abwesenheit von einem ganzen Tag: 28 Euro
• Übernachtungspauschale: Berufskraftfahrer erhalten eine Übernachtungspauschale von 8 Euro pro Übernachtung.
• Gesundheitsförderung: Der Freibetrag beträgt 600 Euro.
• Lohnsteuer für kurzfristig beschäftigte Aushilfen: Eine pauschale Übernahme der Lohnsteuer bei Aushilfen (25 Prozent) können Sie als Arbeitgeber nutzen. Voraussetzung: Arbeitslohn/Arbeitstag im Durchschnitt 120 Euro, durchschnittlicher Stundenlohn maximal 15 Euro.

Sobald Sie als Arbeitgeber Ihren Angestellten das Gehalt bzw. den Lohn auf Lohnsteuerbasis überweisen, behalten Sie die Lohnsteuer ein, um diese anschließend an das Finanzamt abzuführen. Dazu zählen:

• Grundlohn
• Zulagen
• Geldwerter Vorteil
• Einmalige Bezüge

Dieser im Vorfeld getätigte Vorgang nennt sich Lohnsteuerabzugsverfahren. Mit Hilfe der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) wird die abzuziehende Lohnsteuer in Prozent ermittelt. So ist sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter nur so viel Lohnsteuer zahlen, wie es der Gesetzgeber vorschreibt. Folgende Daten für den Lohnsteuerabzug sind relevant:

• Steuerklasse
• Ein Faktor, der ggf. beim Faktorverfahren gebildet wurde
• Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV
• Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge für den Lohnsteuerabzug

Sie als Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Lohnsteuer bei den Finanzbehörden online anzumelden. Die Lohnsteueranmeldung erfolgt, sobald Sie einen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anstellen. Sie entfällt für Sie erst, wenn der Angestellte die Firma wieder verlässt.

Die Anmeldung der Lohnsteuer für einen Mitarbeiter erfolgt heute elektronisch über das Online-Portal ELSTER. In das Steuerformular tragen Sie alle relevanten Fakten, wie beispielsweise Name, Wohnort und Lohnsteuer-Identifikationsnummer (Lohnsteuer-ID) des Angestellten, ein. Für die Abgabe der elektronischen Lohnsteuerkarte haben Sie folgende Fristen, die es einzuhalten gilt:

• Monatlich: Sofern die Lohnsteuer des vergangenen Jahres mehr als 5.000 Euro betrifft.
• Quartalsweise: Betrug die Lohnsteuer zwischen 1.080 Euro und 5.000 Euro, müssen Sie alle drei Monate eine Lohnsteueranmeldung vornehmen.
• Jährlich: Bei einer Lohnsteuer, die im Vorjahr weniger als 1.080 Euro betrug, reicht einmal jährlich aus.

Führen Sie die Lohnsteuer Ihres Mitarbeiters verspätet ab, zum Beispiel weil dieser Ihnen seine Lohnsteuer-ID zu spät übermittelt hat, dann sind Sie zur Zahlung eines Säumniszuschlags von 1 % des Steuerbetrags verpflichtet. Eine Auflistung der komplett gezahlten Lohnsteuer erhält Ihr Mitarbeiter durch die (elektronische) Lohnsteuerbescheinigung, welche Sie ihm Ende des Jahres ausstellen müssen.

Viele Unternehmen überbrücken Ausfälle von Mitarbeitern, Ferienvertretungen oder auftragsbedingte Überkapazitäten mit der Einstellung von kurzfristigen Beschäftigten. Dazu gelten folgende Vorgaben: Sie dürfen kurzfristig Beschäftigte bis zu 3 Monate oder bis zu 70 Arbeitstage im Jahr beschäftigen. Diese Fälle zählen zu den Ausnahmen von der Pflicht zur Lohnsteueranmeldung.

Bei kurzfristig Beschäftigten gibt es im Grunde zwei Möglichkeiten, wie Sie mit der Lohnsteuer verfahren können:

1. Versteuerung des Einkommens auf ELStAM-Basis
Der Arbeitnehmer übergibt Ihnen seine Steuer-Identifikationsnummer. Mit dieser können Sie die entsprechenden Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Finanzamt abrufen. Gemäß den dort hinterlegten Angaben führen Sie die Lohnsteuer des Arbeitnehmers ab.

2. Pauschalversteuerung
Sie können aber auch auf das ELStAM-Verfahren verzichten und eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 5 %, 20 % oder 25 % abrechnen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Voraussetzungen gemäß § 40a EStG erfüllt werden:

• Der durchschnittliche tägliche Arbeitslohn beträgt nicht mehr als 72 Euro.
• Der Stundenlohn beträgt nicht mehr als 12 Euro.
• Die Beschäftigung darf nicht länger als 18 zusammenhängende Arbeitstage betragen.

Sofern Sie Mitarbeiter im Rahmen eines Minijobs beschäftigen, deren Arbeitslohn mit dem Pauschalsteuersatz von 2 % besteuert wird, führen Sie die Lohnsteuer an die Minijob-Zentrale ab und nicht ans Finanzamt.

Obwohl jeder Arbeitnehmer gesetzlich dazu verpflichtet ist, Lohnsteuer zu zahlen, gibt in einigen wenigen Ausnahmen eine Lohnsteuerbefreiung:

• Ausländische Diplomaten oder konsularische Vertreter
• Angehörige ausländischer Streitkräfte
• Arbeitnehmer internationaler Organisationen
• Arbeitnehmer in Einrichtungen der EU

Wenn ein Lohnsteuerprüfer seinen Besuch ankündigt, sollten Sie alles tun, um Beanstandungen zu vermeiden. Der Grund: Sie riskieren nicht nur eine Nachzahlung der Lohnsteuer. Auch Umsatzsteuer- und Sozialversicherungsprüfer interessieren sich für das Ergebnis der Lohnsteuerprüfung.

Flattert Ihnen eine Prüfungsanordnung über eine bevorstehende Lohnsteuerprüfung ins Haus, empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen:

• Prüfen Sie die Prüfungsanordnung: Der Lohnsteuerprüfer muss seinen Besuch mindestens 2 Wochen vor Beginn durch eine Prüfungsordnung ankündigen. Ist der Zeitraum zwischen Erhalt der Anordnung und Beginn der Prüfung zu kurz, bitten Sie den Prüfer schriftlich mit detaillierten Gründen (Arbeitsüberlastung, Urlaub oder Krankheit des Lohnbuchhalters etc.) um eine Terminverschiebung. Da alle Beteiligten an einer sauberen Überprüfung der abgeführten Lohnsteuer interessiert sind, wird das Finanzamt diesem Antrag meist zustimmen.
• Steuerberater informieren: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob es sinnvoll ist, dass die Prüfung in dessen Kanzleiräumen stattfindet. Vorteil: Sie sind vor Fragen des Lohnsteuerprüfers abgeschirmt und müssen sich um nichts kümmern. Nachteil: Es kommt ein höheres Beraterhonorar auf Sie zu.
• Unterlagen sammeln und korrigieren: Es gibt nichts Schlimmeres als nicht auffindbare Belege oder Verträge. Nutzen Sie also die Zeit bis zum Prüfungsbeginn, um die Lohnkonten mit den notwendigen Unterlagen und Verträgen zu vervollständigen. Kontrollieren und korrigieren Sie vor allem die Lohnkonten der Mitarbeiter, denen Sie Gehaltsextras zukommen lassen. Hier schleichen sich besonders schnell Fehler bei der Lohnsteuer ein.

Legen Sie den Fokus unter anderem auf folgende Schwerpunkte:

• Unterlagen zeitnah vorlegen: Da der Prüfer meist nicht viel Zeit hat, spielen viele Arbeitgeber und Steuerberater auf Zeit. Sie legen die Unterlagen erst nach der zweiten oder dritten Mahnung vor. Das ist allerdings nicht immer eine gute Idee. Denn neuerdings wird das Verzögerungsgeld bei schleppender Mitarbeit nicht nur bei Betriebsprüfungen, sondern auch bei Lohnsteuerprüfungen festgesetzt. Nachteil: Die Strafzahlung beträgt mindestens 2.500 Euro und wird sogar bei Vorlage der geforderten Unterlagen nicht zurückgezahlt.
• Auf Schlussbesprechung pochen: Selbst wenn die Fehler bei der Lohnsteuer klar auf der Hand liegen, sollten Sie (ebenso wie Ihr Steuerberater) auf eine Schlussbesprechung bestehen. Denn signalisieren Sie dem Prüfer, gegen die eine oder andere Feststellung mit einem Einspruch vorzugehen, wird dieser kompromissbereit sein und auf eine verzichten.
• Verzicht auf Umsatzsteuernachzahlung: Liegt der Bericht der Prüfung der Lohnsteuer vor, wird das Finanzamt die Umsatzsteuer für die lohnsteuerlichen Sachbezugswerte ermitteln und einfordern. Doch aufgepasst: Bei den Beträgen im Lohnsteuerbericht handelt es sich um Bruttowerte. Das Finanzamt darf die Umsatzsteuer also nicht auf diese Weise aufschlagen, sondern muss sie herausrechnen. Dieser kleine, aber wichtige Unterschied kann Ihnen viel Geld sparen.

Analog zur Umsatzsteuer-Nachschau gibt es auch die Lohnsteuer-Nachschau. Diese ermöglicht den Lohnsteuerprüfern, sich spontan und vor Ort ein Bild von einem Unternehmen zu machen – anders als bei der Lohnsteuer-Außenprüfung, die rechtzeitig vor Prüfungsbeginn angekündigt werden muss.

Die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung im herkömmlichen Sinn. Hier werden meist nur wenige Dinge schnell geklärt, ohne sich mit Einzelheiten aufzuhalten. Mit der Lohnsteuer-Nachschau will der Gesetzgeber die zeitnahe ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer sicherstellen. Im Rahmen dessen überprüft das Finanzamt, ob die buchhalterischen und papiermäßigen Abläufe in der Lohn- oder Gehaltsbuchhaltung auch tatsächlich so stattfinden oder stattgefunden haben, wie sie angegeben wurden. Zu diesem Zweck hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, sich vor Ort in einem Betrieb einen Eindruck zu verschaffen über:

• räumliche Verhältnisse
• tatsächlich eingesetztes Personal
• üblichen Geschäftsbetrieb

Sie haben als Arbeitgeber spezielle Fragen zur Lohnsteuer, etwa zum Steuerabzug, und keinen Ansprechpartner? Dann hilft das Finanzamt mit der kostenlosen Anrufungsauskunft. Was viele nicht wissen: Das Finanzamt ist gesetzlich verpflichtet, bei Fragen zur Lohnsteuer Auskünfte zu erteilen. Ihr Vorteil: Die Anrufungsauskunft gibt Ihnen als Arbeitgeber Sicherheit und befreit Sie von Ihrem Haftungsrisiko, wenn Sie der Auskunft folgen. Außerdem ist diese kostenlos. Folgendes gilt:

• Alle Fragen zum Lohnsteuerabzug und zur Lohnsteuerabführung können Sie beim Finanzamt abklären.
• Arbeitgeber als Lohnsteuerabzugsverpflichteter, aber auch Arbeitnehmer als Steuerschuldner können prinzipiell eine Auskunft beantragen.
• Anfragen sind immer an das Betriebsstätten-Finanzamt des Arbeitgebers zu richten.
• Der Antrag auf Erteilung einer Anrufungsauskunft bezüglich Lohnsteuer ist an keine bestimmte Form gebunden. Sie können ihn schriftlich, mündlich oder telefonisch stellen.
• Das Betriebsstätten-Finanzamt muss antworten. Der Auskunftsanspruch ist im Extremfall auch gerichtlich durchsetzbar.
• Die Antwort des Finanzamts kann unter Umständen mehrere Wochen dauern, je nach Auslastung im Finanzamt und der Komplexität Ihrer Anfrage.
• Soweit die Anrufungsauskunft nur für einen bestimmten Zeitraum gilt, muss das Betriebsstätten-Finanzamt hierauf ausdrücklich hinweisen (z. B. Mietwert bei der Überlassung von Wohnraum an Arbeitnehmer).
• Ansonsten ist die erteilte Anrufungsauskunft bezüglich Fragen zur Lohnsteuer bis zum Widerruf gültig.
• Wenn Sie den Lohnsteuerabzug nach den Anweisungen der erteilten Anrufungsauskunft durchführen, sind Sie selbst bei einer falschen Auskunft von der Haftung befreit.
• Sie können gegen eine Anrufungsauskunft Rechtsmittel (Einspruch, Klage und Revision) einlegen.
• Wenn Sie bei der Lohnsteuer Hilfe oder Beratung benötigen, bleibt Ihnen nur die Anrufungsauskunft beim Finanzamt, Experten in der eigenen Buchhaltung oder ein Steuerberater. Ein Lohnsteuerhilfeverein ist keine Option, denn er ist ausschließlich für Personen mit Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gedacht.

Damit Sie genau wissen, wann Sie diesen Service des Finanzamts nutzen können und was Sie dabei beachten müssen, haben wir Antworten auf die häufigsten Fragen für Sie zusammengestellt.