Outsourcing

Grundsätzlich gilt es, zu klären, wann Outsourcing sinnvoll ist. Es gibt mehrere Gründe, warum sich Outsourcing lohnt und bestimmte Prozesse deines Unternehmens auszulagern vorteilhaft sein kann. Outsourcing hat vor allem in den letzten Jahren immer mehr an Beliebtheit gewonnen. Der Grund: Der erhöhte Kostendruck. Somit lässt sich der Bedarf an Outsourcing unter anderem durch die Globalisierung und Internationalisierung der Wirtschaft erklären.

Du kannst dich durch die Fremdvergabe von Aufgaben wieder auf dein Kerngeschäft konzentrieren und dich beispielsweise der Weiterentwicklung deiner Produkte und der Strategie zuwenden. Du brauchst keine Zeit mehr in die Bewältigung administrativer Tätigkeiten zu stecken. Hier bietet sich ein Outsourcen der Buchhaltung oder die Auslagerung des Backoffice an. Auf längere Sicht trägt dies auch zur Umsatzsteigerung bei.

Im nächsten Schritt hilft dir das Outsourcing, Kosten zu sparen. Das funktioniert auf mehreren Wegen und lässt sich am Beispiel des Lager- und Logistik-Outsourcings verdeutlichen:

• Kosten für Logistik sparen: Durch den Aufbau eines externen Lagers bei einem Dienstleister kannst du oftmals auch gleich den Versand deiner Produkte dort abwickeln. So sparst du dir erneut Kosten für Verpackungsmaterial, Mitarbeiter und Räumlichkeiten, in denen deine Produkte versandfertig gemacht werden. Da große Dienstleister viele Kunden betreuen, können diese zu günstigeren Konditionen verpacken und versenden.
• Lagerkosten sparen: Durch den Aufbau eines Lagers direkt bei deinem Dienstleister, musst du selbst keine Lagerfläche oder eine neue Infrastruktur errichten und unterhalten. So sparst du nicht nur Lagerhaltungskosten und Kosten für den Bau etc., sondern ebenfalls Personalkosten.

Gleichzeitig können sich deine Unternehmensleistung bzw. deine Produkte durch das Auslagern verbessern. Outsourcing erlaubt dir, trotz erhöhtem Kostendruck weiterhin deine Qualitätsstandards einhalten zu können. Wenn du für die Weiterentwicklung und Produktion Spezialisten beauftragst, erhältst du bei Problemen Zugang zu innovativen und optimierten Lösungen im Rahmen des Outsourcing-Prozesses.

Würdest du diese Aufgabenbereiche nicht auslagern, kämest du nicht in den Genuss dieser Ressourcen. Zudem können diese Anbieter die Aufgaben schneller und effizienter bearbeiten, sodass du deine Ziele durch das Outsourcing mit einem Partner in kürzerer Zeit erreichst.

Das Outsourcing geht mit Pro und Contra einher. Der Fremdbezug kann Vorteile und Nachteile für dein Unternehmen bringen, über die du dir zu Beginn im Klaren werden musst. Die genannten Vorteile klingen bereits sehr überzeugend. Wenn du Aufgaben auslagern möchtest, ergeben sich weitere Vorzüge:

• Abhängigkeit von Fachkräften verringern, höhere Flexibilität: Du bist nicht auf Arbeitskräfte angewiesen, die du in deinem Unternehmen anstellst. Expertise findet sich auch in anderen Dienstleistern.
• Höhere Produktivität: Die Dienstleister sind Spezialisten auf ihrem Gebiet. Durch ihr Wissen und die Erfahrung erledigen sie die Arbeit schneller und sorgfältiger.
• Weniger Fixkosten: Im Vergleich zu Mitarbeitern, die du Monat für Monat bezahlen musst, nimmst du die Leistungen von externen Partnern nur dann in Anspruch, wenn du diese benötigst und Budget vorhanden ist. Hierfür solltest du darauf achten, keine langfristigen Verträge abzuschließen. Die Personal-, Sach- und Kapitalkosten verringern sich dadurch und es entstehen variable Kosten.
• Reduktion der Komplexität: Durch das Auslagern von Aufgaben verlieren die unternehmerischen Tätigkeiten an ihrer Komplexität und du kannst deine Arbeitsleistung auf wenige Bereiche fokussieren.
• Geringere unternehmerischen Risiken: Sollte es zu finanziellen Engpässen kommen, kannst du bei der Zusammenarbeit mit externen Firmen und Dienstleistern Kosten einsparen. Du brauchst nicht deine eigenen Mitarbeiter zu entlassen.

Neben den Vorteilen entstehen auch einige Nachteile, die Gründe gegen das Outsourcing liefern:

• Du machst dich zwar weniger abhängig von Fachkräften, aber es entsteht eine Abhängigkeit gegenüber deinem Dienstleister.
• Diese Abhängigkeit kann sich negativ auswirken, da du weder die Qualität der Weiterentwicklung der Drittanbieter bewerten kannst noch dich vor schlechten Leistungen schützen kannst. Diese können schwerwiegende Folgen für dein Unternehmen haben.
• Nachteile können sich auch auf deine Mitarbeiter auswirken. Diese können durch das Outsourcing demotiviert werden und gleichzeitig geht das interne Know-how verloren. Mitarbeiter werden ggf. versetzt oder entlassen.
• Unterschätze zudem nicht den Aufwand bei der Kommunikation und Koordination. Besonders zu Beginn der Zusammenarbeit sind öfter Absprachen nötig.
• Ein sehr wichtiger Aspekt der Probleme bei Outsourcing betrifft die Datensicherheit. Möglicherweise hat dein externer Dienstleister Einblicke in interne Informationen. Dadurch besteht ein erhöhtes Risiko der Weitergabe von Betriebsgeheimnissen bzw. Betriebsspionage. Du solltest in jedem Fall eine Geheimhaltungsvereinbarung treffen, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Du kannst praktisch alle Leistungen deines Unternehmens abgeben. Von kleinen Aufgaben bis zu kompletten Prozessen und ganzen Abteilungen ist alles möglich. Bevor du in die Planung deines Outsourcings gehst, solltest du dir die unterschiedlichen Varianten vor Augen halten.

Beispiel: Ein Unternehmen möchte prüfen, ob es vorteilhaft ist, die EDV auszulagern und IT-Leistungen nicht mehr selbst zu erbringen. Um dies zu ermitteln, wird ein Kostenvergleich erstellt.
Hierfür werden im ersten Schritt alle Ausgaben aufgelistet, die anfallen, wen die interne EDV-Abteilung die Leistungen weiterhin übernimmt. Dazu zählen neben den Personalkosten auch Ausgaben für Räumlichkeiten, Abschreibungen, Energie, Wartung und Versicherung. Da das Unternehmen für die EDV eine eigene Kostenstelle eingerichtet hat, lassen sich diese Ist-Kosten des aktuellen Jahres gut ermitteln und für das Gesamtjahr hochrechnen. Auch die Kosten für Versicherungen und Verträge lassen sich genau bestimmen. Schätzungen hingegen sind für Material oder Reparaturen nötig. Hier können Durchschnittswerte aus den Vorjahren hilfreich sein.

Um die Kosten realistisch zu vergleichen, wird durch Gespräche mit mehreren Anbietern ein Katalog mit den gewünschten Leistungen und Anforderungen erstellt. Die möglichen Kooperationspartner für das Outsourcing können daraufhin Angebote erstellen und das günstigste wird im Anschluss mit den aktuellen Kosten verglichen. 
Das Ergebnis: Aus wirtschaftlicher Sicht ist die Auslagerung lohnenswert.

Um bestimmte Aufgaben und Prozesse effizient auslagern zu können, empfiehlt es sich, strukturiert zu agieren. Für ein erfolgreiches Outsourcing ist das richtige Vorgehen erforderlich. Halte dich daher an folgende Schritte:

• Auslagerung planen: Erörtere den Aktuellen Status-quo. Wo kannst du Schwachstellen definieren? Welche Tätigkeiten möchtest du an Dienstleister abgeben? Sollten mehrere eine Option sein, kann eine Liste mit Priorisierungen helfen. Auch Vor- und Nachteile der Auslagerung können in diesem Schritt erörtert werden. Darüber musst du dir im Klaren sein, bevor du diese anfragst.
• Erwartungen: Kläre, was du dir von der Auslagerung erhoffst. Lege Ziele fest, die du erreichen willst. Mit Hilfe welcher Parameter willst du den Erfolg messen?
• Budgetkalkulation: Welche finanziellen Mittel hast du zur Umsetzung des Outsourcings zur Verfügung? Rechne sämtliche Kostenpunkte genau durch.
• Interner Verantwortlicher: Die Bestimmung eines Mitarbeiters, der für die Planung und spätere Begleitung zuständig ist, kann sinnvoll sein. Zu den Aufgaben gehört auch die Regelung der Verträge sowie ein aktiver Austausch mit späteren Zuständigen.
• Angebote einholen: Sind die Aufgaben für das Outsourcing festgelegt, kontaktiere verschiedene Dienstleister. Nach dem Recruiting  bewertest du die Angebote, indem du alle Parameter darstellst und dir über die Vor- und Nachteile bewusst wirst.
• Entscheidung treffen: Die Entscheidung wird stets in Anwesenheit der Geschäftsleitung getroffen. Eine wichtige Frage ist hier, ob es eine Alternative zum Outsourcing gibt oder dies die beste Lösung ist. Prüfe zuvor zudem, wie lange der Anbieter seine Leistung bereits praktiziert, ob es eine Kostenaufstellung gibt und wie die Kommunikationsabläufe gestaltet sind. Hier lassen sich bereits erste Rückschlüsse auf die Qualität der späteren Zusammenarbeit treffen.
• Vertragliches regeln: Definiere in einem Vertrag, welche Konditionen für das Outsourcing sowohl für dein Unternehmen als auch für die Dienstleister erforderlich sind. Formuliere ein Dokument, in dem die Arbeitsabläufe, die Ziele, der Umfang, die Dauer und die Kosten des Auslagerns geregelt sind. Im Rahmen der Vertragsbindung sollten zudem der Umgang mit Geschäftsgeheimnissen sowie Datenschutz geklärt sein.
• Briefing: In den ersten Wochen geht es um eine genaue sowie kontrolliere Einarbeitung. Je deutlicher du Projektabläufe vermittelst, Anforderungen erklärst und Anfangsschwierigkeiten beseitigst, desto besser wird die Zusammenarbeit laufen. Hierzu gehört auch der Transfer von Mitarbeitern und anderen Ressourcen zu dem Anbieter. In der Anfangszeit solltest du die Tätigkeiten stetig überwachen, um den Nutzen bewerten zu können.
• Tagesgeschäft: Im Idealfall besteht in der Anfangszeit eine Art Parallelbetrieb zwischen dir und dem Anbieter. So kann ein mögliches Scheitern direkt abgefangen werden, ohne dass dein Unternehmen Schäden davonträgt.
• Überprüfung der Anforderungen: Nach dem Outsourcing der Aufgaben solltest du als Auftraggeber eine regelmäßige (im Idealfall jährliche) Qualitätskontrolle durchführen. Die ausgelagerte Arbeit muss kontinuierlich den Erwartungen und der Zufriedenheit deines Unternehmens entsprechen. Wichtige Fragen sind beispielsweise: Sollte das Outsourcing dieser Aufgabe weiterhin bestehen? Haben sich Rahmenbedingungen geändert? Wie ist die Leistungsqualität? Überwiegen weiterhin die Vorteile der Auslagerung? 

Versuche, die Verantwortung, Koordination und Steuerung für den Bereich, den du auslagerst, im eigenen Unternehmen zu behalten. Handle mit dem Anbieter eine Vereinbarung aus, die dir jederzeit einen umfassenden Einblick in die Arbeitsprozesse ermöglicht. Dies soll auch ohne vorherige Ankündigung möglich sein. Achte hierbei besonders auf Aspekte wie Qualifikationen und Fortbildungen des Anbieters und stelle einen kontinuierlichen Know-how-Transfer zwischen dir und dem Anbieter sicher.