Rechnung: Rechtliche Vorgaben, Aufbau und Pflichtangaben im Überblick

• vollständiger Name und Adresse von dir (Verkäufer) und deinem Kunden (Käufer)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• eine fortlaufende Rechnungsnummer (jede Nummer darf nur einmal vorkommen)
• Ausstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• das Datum, an dem du die Leistung erbracht oder das Geld erhalten hast
• Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei Geschäften mit anderen EU-Ländern oder beim Reverse-Charge-Verfahren (Steuerschuld geht auf den Käufer über) musst du zusätzliche Angaben machen. Zum Beispiel Hinweise auf besondere Steuerregeln wie die Margen- oder Differenzbesteuerung.

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden: Auch eine reine Postadresse reicht aus – selbst wenn dort kein Büro ist. Wichtig ist, dass du den Leistungsempfänger eindeutig identifizieren kannst. Das gilt auch, wenn du die Rechnung über einen Dritten schickst (zum Beispiel mit „c/o“ – also „wohnhaft bei“). Dann musst du aber trotzdem die vollständige Adresse deines Kunden auf die Rechnung schreiben. Du kannst auch Künstlernamen, geeignete Pseudonyme, Firmen- oder Geschäftsnamen bei Handwerkern oder die Firmenbezeichnung eines früheren Betriebsinhabers verwenden, solange der Kunde trotzdem eindeutig erkennbar ist.

Muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zwingend auf die Rechnung? Grundsätzlich gilt: Hat der leistende Unternehmer keine USt-IdNr., muss er die erteilte Steuernummer angeben. Das kann auch eine gesonderte Steuernummer für Zwecke der Umsatzbesteuerung sein, etwa wenn die Zuständigkeit nicht mit dem Betriebssitz übereinstimmt (§ 21 AO). Das Gleiche gilt, wenn du eine neue Steuernummer bekommen hast, weil du umgezogen bist.

Es ist nicht erforderlich, dass du den Namen oder die Anschrift des Finanzamts angibst. Ebenso wenig musst du die Finanzamtsnummer oder einen Länderschlüssel anführen. Schreib eine Gutschrift, gib die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Verkäufers an – nicht deine eigene.

Bei Dauerleistungen – zum Beispiel Miete, Leasing oder Steuerberatung – reicht es, wenn die Steuernummer im Vertrag steht. Auf jeder einzelnen Rechnung musst du sie nicht wiederholen. Ändert sich die Steuernummer, musst du den Vertragspartner unverzüglich informieren.

Tätigt der Unternehmer sowohl Eigengeschäfte (im eigenen Namen) als auch Vermittlungsleistungen (im fremden Namen und auf fremde Rechnung), gelten folgende Regeln:

• Für deine eigenen Geschäfte gibst du deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID an.
• Vermittelst du nur für andere – zum Beispiel als Tankstelle oder Reisebüro – gibst du die Steuernummer des eigentlichen Anbieters an. Das wäre zum Beispiel die Mineralölgesellschaft oder der Reiseveranstalter.
• Stehen beide Geschäftsarten auf einer Rechnung, musst du die Leistungen eindeutig den Geschäftsarten zuordnen. Nutze dafür zum Beispiel Nummern oder Symbole. Erkläre diese Zuordnung auf der Rechnung oder in einem Begleitdokument.

Im Fall einer Organschaft reicht es aus, wenn die Tochterfirma ihre eigene Umsatzsteuer-ID oder die der Muttergesellschaft angibt.

Ausnahmen: Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrscheinen brauchst du keine Steuernummer anzugeben. Das Gleiche gilt für Kleinunternehmer, für komplett steuerfreie Leistungen oder beim Reverse-Charge-Verfahren (dann zahlt der Käufer die Steuer direkt ans Finanzamt). Hast du in diesen Fällen keine extra Umsatzsteuer-Nummer, gibst du einfach deine normale Steuernummer an.

Mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer kennzeichnest du jede Rechnung eindeutig und stellst sicher, dass sie einmalig ist. Du kannst Rechnungsnummern auf unterschiedliche Weise erstellen:

• Du verwendest eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder kombinierst Ziffern mit Buchstaben.
• Du arbeitest mit mehreren Nummernkreisen – wichtig ist nur, dass jede Nummer einmalig bleibt.
• Du richtest Nummernkreise für bestimmte Bereiche ein – etwa für einzelne Monate, Wochen oder Tage, für verschiedene Filialen, Betriebsstätten, Organgesellschaften oder für bestimmte Bestandsobjekte.

Du musst sicherstellen, dass du jede Rechnung eindeutig einem Nummernkreis zuordnen kannst und dass jede Nummer einmalig bleibt. Die Rechnungsnummern müssen dabei nicht lückenlos aufeinanderfolgen.

Nutzt du Kontoauszüge statt Rechnungen, reichen Kontonummer, Auszugsnummer und Datum. Im Vergleich zu einer manuellen Nummerierung in Excel, bei der schnell Fehler passieren, vergibt das Rechnungsprogramm von Lexware Office die Nummern automatisch und einmalig. So vermeidest du doppelte Nummern und erfüllst die gesetzlichen Anforderungen ohne Aufwand. 

Beschreibe die Leistung so genau, dass jeder sofort versteht, was du geliefert oder geleistet hast. Du darfst alle gängigen Bezeichnungen verwenden, die in deiner Branche üblich sind. Dazu zählen auch Markenartikelbezeichnungen, solange klar ist, welches Produkt gemeint ist.

Handelsübliche Sammelbegriffe reichen ebenfalls aus, aber nur, wenn der Steuersatz dadurch klar ist.

Beispiele hierfür sind:

• Baubeschläge
• Büromöbel
• Kurzwaren
• Schnittblumen
• Spirituosen
• Tabakwaren
• Waschmittel
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Zu allgemeine Begriffe wie „Geschenkartikel" sind nicht erlaubt. Darunter fallen zu viele verschiedene Produkte. Mit solchen Sammelbegriffen kannst du die Leistung steuerlich nicht eindeutig zuordnen – daher reichen sie nicht aus.

Um die Leistung zu identifizieren, die du abgerechnet hast, kannst du ergänzend auch andere Geschäftsunterlagen wie Lieferscheine heranziehen. Voraussetzung ist jedoch, dass du im Rechnungsdokument ausdrücklich auf diese Unterlagen verweist und sie genau bezeichnest. Du musst die entsprechenden Belege der Rechnung nicht zwingend beifügen. Der Hinweis in der Rechnung muss aber so klar sein, dass man ihn leicht finden kann.

Auf jeder Rechnung muss stehen, wann du die Leistung erbracht hast. Stimmen Leistungsdatum und Rechnungsdatum überein, genügt der Zusatz: „Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum“. Alternativ reicht es auch, wenn du den Monat angibst, in dem du die Leistung erbracht hast.

Du kannst auch auf einen Lieferschein verweisen, wenn du dort die Umsatzsteuer ausgewiesen hast. Wichtig ist, dass dort der Zeitpunkt der Leistung eindeutig erkennbar ist. Falls du im Lieferschein zusätzlich zum Ausstellungsdatum auch das Leistungsdatum nennen musst, genügt bei Übereinstimmung folgender Hinweis: „Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum“.

Für unterschiedliche Arten von Leistungen gelten folgende Grundsätze:

• Bei normalen Lieferungen: Es zählt der Tag, an dem du die Ware losschickst.
• Bei nicht bewegten Lieferungen (z. B. beim Verkauf von Ware an den bisherigen Mieter): Es zählt der Tag, an dem der Käufer die Ware übernimmt.
• Bei sonstigen Leistungen: Es zählt der Tag, an dem du die Arbeit vollständig erbracht hast.

Fehlt das Datum oder ist es offensichtlich falsch? Dann forderst du den Aussteller sofort auf, die Rechnung zu korrigieren. Andernfalls riskierst du, dass das Finanzamt deinen Vorsteuerabzug nicht anerkennt.

Bei Dauerleistungen wie Miet- oder Pachtverträgen, Wartungsverträgen oder pauschalen Steuerberatervereinbarungen ergibt sich der Leistungszeitraum in der Regel aus dem zugrunde liegenden Vertrag. Ist das ncht der Fall, kannst du ihn auch aus anderen Dokumenten entnehmen – zum Beispiel aus dem Kontoauszug oder der Nebenkostenabrechnung. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bei Fahrscheinen musst du das Leistungsdatum nicht angeben.

Hast du eine Anzahlung erhalten, bevor du die Leistung erbracht hast? Dann gibst du das Datum der Anzahlung nur an, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Auch hier reicht es, wenn du den Monat angibst, in dem das Geld eingegangen ist. Schreibe eine Rechnung für eine Leistung, die noch aussteht, dann musst du das klar auf der Rechnung vermerken.

Das Nettoentgelt musst du nach Steuersätzen aufgeschlüsselt angeben. Auch Rabatte, Skonti oder Boni musst du vermerken.

In Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen musst du zwingend den anzuwendenden Steuersatz und den darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrag angeben. Es genügt nicht, nur den Bruttobetrag anzugeben und darauf hinzuweisen, dass darin die Umsatzsteuer enthalten ist.

Weist du in einer Rechnung mehrere Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen aus, kannst du den Umsatzsteuerbetrag auch maschinell berechnen und in einer Gesamtsumme angeben. Voraussetzung dafür ist, dass du für jede einzelne Position den jeweils zutreffenden Steuersatz klar erkennbar aufführst. Im Vergleich zur normalen Rechnung brauchst du bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euroweniger Pflichtangaben – zum Beispiel keine Steuernummer und keine fortlaufende Rechnungsnummer. Es reicht aus, wenn du den Bruttobetrag und den Steuersatz angibst.

Ein Beispiel aus der Praxis: Im Mietvertrag steht die monatliche Miete mit Umsatzsteuer. Der Vertrag allein gilt aber noch nicht als vollständige Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Erst zusammen mit Zahlungsbelegen – wie Kontoauszügen – wird daraus eine gültige Rechnung.

Bei umsatzsteuerfreien Leistungen musst du in der Rechnung einen entsprechenden Hinweis aufnehmen. Es genügt ein allgemein verständlicher Hinweis in Alltagssprache, ohne dass du die gesetzliche Vorschrift nennen musst. Zulässige Formulierungen sind zum Beispiel:

• „Ausfuhr“
• „innergemeinschaftliche Lieferung“
• „steuerfreie Vermietung“
• „Krankentransport“

Fehlt dieser Hinweis, hat das keine Auswirkungen auf die Steuerfreiheit der Umsätze des Rechnungsstellers. Die Steuerfreiheit selbst hängt nicht davon ab, ob du den Hinweis angibst.

Fehlen in einer Rechnung notwendige Pflichtangaben oder stimmen die Angaben nicht, darf der Rechnungsempfänger keine Vorsteuer abziehen. In diesem Fall musst du die Rechnung berichtigen lassen. Normalerweise muss derjenige die Rechnung korrigieren, der sie geschrieben hat. Hat jemand anders die Rechnung im Auftrag geschrieben, darf auch diese Person sie korrigieren. Bei Gutschriften korrigiert derjenige, der die Gutschrift ausgestellt hat. Schickst du die Korrektur per E-Mail oder digital, gelten die Regeln für elektronische Rechnungen.

Auch bei notariellen Kaufverträgen mit Umsatzsteuer reicht eine einfache schriftliche Korrektur. Entscheidend ist, dass die berichtigte Rechnung klar erkennen lässt, wer sie korrigiert hat und dass der Aussteller sie ausdrücklich berichtigen wollte.

Wenn du eine fehlerhafte Rechnung bekommen hast, dann kannst du verlangen, dass der Aussteller sie korrigiert. Weigert sich dieser, kannst du notfalls vor Gericht gehen. Bisher galt: Du konntest die Vorsteuer erst in dem Besteuerungszeitraum abziehen, in dem dir die berichtigte Rechnung zuging. Das führte oft zu Nachzahlungszinsen. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat jedoch entschieden, dass du eine Rechnung rückwirkend berichtigen kannst – insbesondere, wenn in der ursprünglichen Rechnung die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden fehlte. Somit fallen in solchen Fällen keine Nachzahlungszinsen mehr an.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich dieser EuGH-Rechtsprechung angeschlossen und seine bisherige Auffassung aufgegeben. Korrigiere eine Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV, gilt die Korrektur rückwirkend – ab dem Tag, an dem der Aussteller die Rechnung ursprünglich geschrieben hat.

Du kannst eine Rechnung bereits dann berichtigen, wenn sie folgende Angaben enthält:

• zum Leistungsempfänger,
• zur Leistungsbeschreibung,
• zum Entgelt und
• zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer.

Damit du die Rechnung berichtigen kannst, genügt dabei auch eine allgemeine Leistungsbeschreibung, wie etwa „betriebswirtschaftliche Beratung“. Um die Vorsteuer abzuziehen, brauchst du allerdings eine genauere Leistungsbeschreibung. Diese kannst du bei der Korrektur rückwirkend ergänzen. Du hast Zeit bis zur letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht.

Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung ist kein Bagatelldelikt. Du kannst nicht nur den Vorsteuerabzug verlieren. Es drohen auch Bußgelder bis zu 5.000 Euro. Auch du als Empfänger bist verantwortlich: Prüfe jede Rechnung sorgfältig. Wer ohne Rechnung abrechnet, begeht Steuerhinterziehung. Das kann strafrechtliche Konsequenzen haben und du musst nachzahlen.

Die dargestellte Rechtsprechung von EuGH und BFH steht im Widerspruch zur derzeitigen Verwaltungsauffassung. Die Finanzämter haben ihre Regeln offiziell noch nicht geändert. 

Bis dahin empfehlen wir: Streicht das Finanzamt deinen Vorsteuerabzug wegen Fehlern in der Rechnung, lege Einspruch ein. Fordere den Aussteller sofort auf, die Rechnung zu korrigieren. Lege die korrigierte Rechnung dem Finanzamt vor, bevor es über deinen Einspruch entscheidet.

Ein besonderer Fall liegt vor, wenn du nachträglich den vereinbarten Preis änderst – etwa weil der Kunde reklamiertoder Mängel rügt. Dann musst du als Empfänger deinen Vorsteuerabzug sofort anpassen, auch wenn du die korrigierte Rechnung noch nicht hast.

Beim Vorsteuerabzug gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, also führt nicht jeder Fehler gleich zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Folgende Punkte sind zu beachten:

• Ist die Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder Rechnungsnummer falsch und du konntest das nicht erkennen? Dann darfst du trotzdem Vorsteuer abziehen. Aber nur, wenn sonst alles stimmt.
• Für alle weiteren Angaben, die nach §§ 14 und 14a UStG erforderlich sind, musst du als Leistungsempfänger prüfen, ob sie inhaltlich richtig sind – beispielsweise ob der Aussteller die ausgewiesene Steuer tatsächlich gesetzlich schuldet.
• Enthält die Rechnung falsche Zahlen – etwa beim Preis, Steuersatz oder Steuerbetrag – kannst du keine Vorsteuer abziehen.
• Schreib- oder Tippfehler, etwa im Namen oder in der Anschrift des Leistenden oder des Empfängers hindern dich nicht daran, Vorsteuer abzuziehen. Aber man muss trotzdem klar erkennen können, wer beteiligt ist, was geliefert wurde und wann es geliefert wurde.

Du kannst keine Vorsteuer abziehen, wenn der Rechnungsaussteller die ausgewiesene Umsatzsteuer rechtlich nicht schuldet. Das betrifft insbesondere Fälle:

• in denen der Aussteller die Steuer zu hoch ausweist – etwa bei einer eigentlich steuerfreien Leistung oder wenn er ein Geschäft nach § 1 Abs. 1a UStG veräußert, das nicht steuerbar ist,
• oder wenn jemand Umsatzsteuer berechnet, obwohl er gar kein Unternehmer ist.

Das Finanzamt streicht dir den Vorsteuerabzug auch, wenn

• die Identität des Verkäufers nicht mit den Rechnungsangaben übereinstimmt,
• jemand Leistungen berechnet, die er gar nicht erbracht hat,
• der Aussteller die Leistung falsch beschreibt,
• das Datum der Leistung fehlt,
• der Aussteller statt der Steuernummer ein anderes Aktenzeichen angibt.

Da du als Leistungsempfänger bei fehlerhaften Eingangsrechnungen ein erhebliches Risiko trägst, solltest du beim Aussteller nachfragen, ob er die Umsatzsteuer zu Recht ausgewiesen hat. 

Wenn Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind – etwa das Leistungsdatum oder Hinweise zu vereinbarten Skonti, Boni oder Rabatten – solltest du folgende Schritte beachten:

• Schick die Rechnung sofort zurück und verlange eine Korrektur.
• Zahl erst, wenn die Rechnung korrigiert ist – vor allem den Umsatzsteueranteil.

Weigert sich der Leistende, die Rechnung zu berichtigen, kannst du dein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB geltend machen. Versagt dir das Finanzamt den Vorsteuerabzug durch einen Fehler des Ausstellers, kannst du nach Ansicht der Oberfinanzdirektion Nürnberg Schadensersatz verlangen.

Um dich zusätzlich abzusichern, solltest du vertraglich festhalten: Der Rechnungsaussteller muss dir die gezahlte Umsatzsteuer zurückerstatten, wenn das Finanzamt dir den Vorsteuerabzug versagt. Ebenso solltest du regeln, dass du die Umsatzsteuer nur dann zahlst, wenn alle Pflichtangaben korrekt und vollständig enthalten sind.

Du kannst die Vorsteuer erst abziehen, wenn zwei Dinge erfüllt sind: Die Leistung ist erbracht. Und du hast eine korrekte Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Hast du bereits Anzahlungen geleistet, bevor der Leistende die Leistung erbracht hat, darfst du die Vorsteuer abziehen – sofern dir darüber eine entsprechende Rechnung des Leistenden vorliegt.

Bisher galt: du konntest die Vorsteuer erst abziehen, nachdem du die korrigierte Rechnung erhalten hattest. Bei Betriebsprüfungen führte dies dazu, dass das Finanzamt zwar den Vorsteuerabzug letztlich anerkannte, aber für den Zeitraum bis zur Berichtigung Nachzahlungszinsen nach § 233a AO anfielen.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat jedoch entschieden, dass du eine Rechnung rückwirkend berichtigen kannst. Damit entfallen Nachzahlungszinsen, sobald du die Rechnung berichtigt hast. Auch eine Gutschrift, die du selbst ausgestellt hast, zählt als Rechnung für den Vorsteuerabzug. Aber nur, wenn:

• du sie dem leistenden Unternehmer übermittelt hast,
• der Unternehmer der Gutschrift nicht widerspricht und
• du die Gutschrift ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnest.

Widerspricht der Verkäufer später, verlierst du den Vorsteuerabzug erst ab diesem Zeitpunkt – nicht rückwirkend. Besondere Erleichterungen gelten bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen.

Als Unternehmer musst du Kopien deiner Rechnungen zehn Jahre lang aufheben – auch wenn jemand anders sie für dich geschrieben hat. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem du die Rechnung geschrieben hast. Im Vergleich zu Papierordnern, die durch Wasserschäden oder Feuer zerstört werden können, sind digital gespeicherte Rechnungen in der Cloud jederzeit sicher abrufbar. 

Dies gilt ebenso für Eingangsrechnungen, wenn du als Unternehmer Leistungsempfänger bist. Hebst du Rechnungen absichtlich oder nachlässig nicht auf, kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro verlangen.

Statt der Rechnung kannst du auch Zahlungsbelege aufheben – zum Beispiel Kontoauszüge, Quittungen oder Verträge. In diesen Fällen musst du diese Belege zwei Jahre nach Ende des Ausstellungsjahres aufbewahren.

Hältst du dich nicht daran, droht ein Bußgeld bis zu 500 Euro. Für Leistungen im Sinne des § 4 Nr. 12 UStG, etwa Übernachtungen in Hotels oder Pensionen oder wenn du Abstell- und Campingplätze vermietest, musst du laut Verwaltung keine Rechnungen aufheben.