Verjähren Rechnungen?

Offene Forderungen verjähren nach einer bestimmten Zeit. Diese Verjährungsfrist begrenzt die Dauer, in der man noch Maßnahmen ergreifen kann, um ausstehende Zahlungen einzufordern. Vor Ende der Verjährungsfrist kann ein Gericht also darüber entscheiden, ob etwaige Ansprüche bestehen. Ist ein Anspruch hingegen verjährt, kann man ihn nicht mehr vor Gericht bringen. 

Die Verjährung zielt darauf ab, Rechtssicherheit zu schaffen. Denn Erkenntnisse über den Sachverhalt lassen sich mit der Zeit schwerer beweisen. Unterlagen, die als Beweis dienen könnten, sind vielleicht nicht mehr auffindbar. Zeugen können sich nicht mehr erinnern oder sind nicht mehr erreichbar. 

Nach Ende der Verjährungsfrist erlöschen also Ansprüche auf eine offene Forderung oder einen Besitzanspruch, und man kann sie nicht mehr rechtlich durchsetzen.

Allgemein gilt für Rechnungen aller Art eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Der Ablauf der Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Forderung gestellt wurde.

Handelt es sich also zum Beispiel um eine Rechnung vom 03. Mai 2023, so verjährt die Rechnung zum 31.12.2026.

Die Rechnungsstellung ist dabei unerheblich für den Beginn oder das Ende der Verjährungsfrist. Denn relevant ist immer der Zeitpunkt, zu dem der Anspruch entsteht und der Schuldner über die Forderung informiert wurde. Da dies normalerweise gleichzeitig passiert, ist meistens der Zeitpunkt des Kaufs oder des Vertragsschlusses ausschlaggebend.

Diese Verjährungsfrist für Rechnungen ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (§§194 ff. BGB) geregelt. Eine Verjährung bedeutet, dass deine Ansprüche aus der Rechnung erlöschen. Das heißt im Klartext: Ist die Verjährungsfrist abgelaufen, muss dein Kunde die Rechnung nicht mehr bezahlen. Gleiches gilt selbstverständlich auch für Rechnungen, die an dich gestellt wurden.

Hierzu sei zunächst einmal gesagt: Rechnungen können unbegrenzt rückwirkend gestelltwerden. Egal, ob deine Leistung einen Monat, ein Jahr oder zehn Jahre in der Vergangenheit liegt – solange du noch zuverlässig nachweisen kannst, dass du eine Leistung erbracht hast, kannst du auch noch eine Rechnung schreiben und an den Kunden senden.

Die Verjährung beginnt nicht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung, sondern zum Zeitpunkt der Leistungserbringung. Auch die Forderungen aus rückwirkend gestellten Rechnungen verjähren also drei Jahre nach der Leistungserbringung. Das heißt, du kannst deinem Kunden zwar eine Leistung in Rechnung stellen, die vor fünf Jahren erbracht wurde. Begleichen muss dein Kunde diese Rechnung dann aber nicht mehr. Eine solche rückwirkende Rechnungslegung ist in manchen Fällen aus buchhalterischen Gesichtspunkten sinnvoll.

Angenommen, du kaufst im Dezember Schreibtische. Die Rechnung bekommst du aber erst im Januar. 

Die Zeit der Rechnungsstellung ist hier jedoch irrelevant. Der Anspruch entsteht bereits mit dem Kauf der Schreibtische beim Verkäufer. Durch den Kauf erfährst du gleichzeitig, dass du einen bestimmten Betrag für die Schreibtische schuldest. 

Daher beginnt die Verjährungsfrist am Ende des Jahres, in dem der Kauf getätigt wurde, selbst wenn die Rechnung erst im folgenden Jahr erstellt wird.

Wie bereits erwähnt, setzt die Verjährung erst mit dem Jahresende ein. Entsteht ein Anspruch früh im Jahr, verlängert sich die Verjährungsfrist praktisch. 

Nehmen wir an, du erwirbst die Schreibtische im Januar. Dann beginnt die Verjährungsfrist dennoch erst am Jahresende. Der Anspruch selbst entsteht natürlich sofort im Januar. 

Dies gibt den Gläubigern faktisch ein zusätzliches Jahr Zeit, ihre offenen Forderungen geltend zu machen, weil das Kaufjahr nicht in die dreijährige Verjährungsfrist mit eingerechnet wird. Es wären also insgesamt vier Jahre, in denen der Anspruch erhoben werden kann.

In solch einem komplexen Fall kommt es darauf an, ob die beratene Person korrekt informiert wurde. Denn eine falsche Beratung bedeutet streng genommen, dass die Auflagen für den Beginn der Verjährungsfrist nicht erfüllt sind. 

Allerdings herrscht keine Einigkeit in der Rechtsprechung und Gerichte urteilen nicht einheitlich, sondern fallbasiert anhand der jeweiligen Fakten. 

Angenommen, du lässt dich im Jahr 2023 über Anlagemöglichkeiten beraten und dein Berater rät dir, dich an einem Fonds zu beteiligen. Du erhältst dazu einen Prospekt mit allen wesentlichen Informationen zum Fonds. 

Nun muss dieser Fonds Insolvenz anmelden und du verlierst eine Menge Geld. Wegen der fehlerhaften Beratung könntest du Schadensersatz beanspruchen. 

Es steht zur Frage, wann du als Anleger realisiert hast, dass die Beratung unzureichend war. Der Prospekt könnte zwar Risiken, inklusive eines Totalverlustrisikos, aufzeigen. Wenn diese Informationen allerdings nicht klar vermittelt wurden und dein Anlageberater nicht überprüft hat, ob du den Prospekt tatsächlich gelesen hast, bleibt unklar, wann du über das Verlustrisiko aufgeklärt wurdest. 

Entsteht dann die Information über das Verlustrisiko erst, wenn die Verluste bereits eintreten? Also beispielsweise bei der ersten Jahresabrechnung? 

Der entscheidende Zeitpunkt ist in dieser Situation schwer zu bestimmen. Fest steht aber, dass die Verjährung erst mit dem Bekanntwerden des Anspruchs beginnt. 

Obwohl die Sachlage nicht eindeutig ist, stimmen die Gerichte darin überein, dass das bloße Übergeben eines Prospekts nicht genügt, wie der Bundesgerichtshof (BGH) beschieden hat. 

Wann genau der Anspruch entstand und die Verjährungsfrist zu laufen begann, muss dennoch immer individuell festgestellt werden.

Ist die Rechtslage nicht klar, kann der Beginn der Verjährungsfrist herausgeschoben werden. Der Bundesgerichtshof hat festgelegt, dass der Beginn der Verjährungsfrist voraussetzt, dass die Klageerhebung zumutbar ist. Dies impliziert, dass bei einer unsicheren Rechtslage der Beginn der Verjährung verzögert sein kann, falls es dem Forderungsinhaber nicht zumutbar ist, eine Klage zu erheben. 

Allerdings entscheidet auch hier das Gericht im Einzelfall. Zudem muss in der Regel bereits ein Beschluss des BGH vorliegen.

Der erste Schritt nach einer nicht bezahlten Rechnung ist es, eine Mahnung auszustellen und an den Schuldner zu senden. Doch eine von dir bzw. deinem Unternehmen ausgestellte und versendete Mahnung hat zunächst keinen Einfluss auf die Verjährungsfrist bei der Rechnungsstellung. Auch ändert sich die Verjährung einer Rechnung nicht, wenn Inkasso-Maßnahmen eingeleitet werden. Damit dein Anspruch nicht verjährt, ist ein gerichtliches Mahnverfahren notwendig. Ist ein solches Verfahren eingeleitet, verlängert sich die Verjährungsfrist auf 30 Jahre – und du als Gläubiger hast eine gute Chance, dass deine Ansprüche beglichen werden.

Leistet der Kunde nach einer Mahnung eine Abschlagszahlung, Zinsen oder eine Sicherheitsleistung, wird die bisherige dreijährige Verjährungsfrist unterbrochen und es beginnt ab dem Tag der Zahlung eine neue dreijährige Verjährungsfrist (§ 212 BGB). Leistet der Kunde nach einer Mahnung eine Abschlagszahlung, Zinsen oder eine Sicherheitsleistung, wird die bisherige dreijährige Verjährungsfrist unterbrochen und es beginnt ab dem Tag der Zahlung eine neue dreijährige Verjährungsfrist (§ 212 BGB).

Die Verjährung gewerblicher Rechnungen ist branchenunabhängig. Egal, ob du beim Kunden eine Dienstleistung, eine Warenlieferung oder eine andere Art Service in Rechnung stellst – die Verjährungsfrist beträgt immer drei Jahre. Das trifft auf die Arztrechnung genauso zu wie auf die Handwerker- oder Telefonrechnung.

Du weißt jetzt, welche Vorgaben erfüllt sein müssen, damit die Verjährungsfrist beginnt. Wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind, kann es theoretisch zu einer erheblichen Verzögerung des Fristbeginns kommen. Es gibt jedoch Höchstfristen, die jegliche Ansprüche beenden. Sie sind im BGB festgelegt. 

Diese Höchstfristen sind von der Art des Anspruchs abhängig: 

• 30 Jahre für Schadensersatzansprüche bei Körper-, Gesundheits- und Freiheitsverletzungen
• 10 Jahre für Schadensersatzansprüche bei anderen Fällen, wie Kapitalanlagen
• 10 Jahre für andere Ansprüche, wie Rückzahlungen oder Bearbeitungen 

Demnach erlöschen Ansprüche auf offene Forderungen spätestens nach 10 Jahren, unabhängig vom eigentlichen Beginn der Verjährungsfrist. Für ein Geschäft aus dem Jahr 2023 endet somit jeglicher Anspruch spätestens im Jahr 2033. 

Der maßgebliche Zeitpunkt für den Beginn der Höchstfrist ist der Tag des Geschäftsabschlusses. Wurden zum Beispiel Schreibtische am 12. Januar 2023 gekauft, endet die Höchstfrist am 12. Januar 2033. 

Allerdings kann das europäische Recht in einigen Fällen über diese Höchstfristen hinausgehen. Unter bestimmten Umständen kann sich die Höchstfrist also noch einmal verlängern. Dies ist besonders dann der Fall, wenn bestimmte Klauseln existieren, die die Verjährungsfrist außer Kraft setzen könnten. Die Höchstfrist findet auch dann keine Anwendung, wenn die Vertragslaufzeit den Zeitraum der Höchstfrist übersteigt.

Das BGB legt für bestimmte Vorfälle besondere Verjährungsfristen fest. Die Frist kann dann kürzer oder länger ausfallen. 

• Für Sachmängel besteht eine Verjährungsfrist von 2 Jahren für Käufer. In diesen zwei Jahren können Mängel beseitigt werden. Die Verjährungsfrist beginnt mit Aushändigung der Ware.
• Auch bei Mängeln nach Werkvertrag gilt eine Verjährungsfrist von 2 Jahren. Das gilt beispielsweise bei Handwerksarbeiten oder Reparaturen. Die Verjährungsfrist beginnt mit der Abnahme der geleisteten Arbeit.
• Für Baumängel hat das BGB eine Frist von 5 Jahren festgelegt. Diese gelten für Neubauten, Renovierungen und Umbauten.
• Für die Rechte an einem Grundstück gilt eine Verjährungsfrist von 10 Jahren.

Als Gläubiger willst du selbstverständlich vermeiden, dass ein Kunde so lange nicht zahlt, bis die Verjährungsfrist ihn seiner Schulden enthebt. Damit das nicht passiert haben wir ein paar wertvolle Tipps, die der Verjährung deiner Ansprüche vorbeugen:

• Prüfe deine Kunden. Wenn es dir möglich ist, stelle über das Internet oder per Telefon sicher, dass es sich bei deinen Kunden um vertrauenswürdige Vertragspartner handelt. Auch kannst du zum Beispiel bei Kollegen nach Erfahrungen fragen.
• Stelle sicher, dass deine Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Unklare oder inkorrekte Rechnungsangaben sind ein Grund für Kunden, die Zahlung zurückzuhalten.
• Stelle deine Rechnungen möglichst kurzfristig nach Leistungserbringung aus. Das spart unnötigen Administrationsaufwand und lässt dir im Falle eines Zahlungsverzugs mehr zeitlichen Spielraum.
• Wenn ein Kunde nicht zahlt, schicke zeitnah eine Mahnung als Erinnerung. Wenn du hier gut strukturiert vorgehst, hast du genug Zeit, um deine Kunden erst selbst zu mahnen und dann bei Bedarf ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.
• Bei zeit- und kostenintensiven Aufträgen kann es sinnvoll sein, die Gesamtsumme in Teilrechnungen einzufordern. Das bedeutet nicht nur für den Kunden eine geringere finanzielle Last, sondern du vermeidest ebenfalls, dass du zu weit in Vorleistung gehst und das gesamte finanzielle Risiko auf dir und deinem Unternehmen lastet.
• Rufe bei einer Schlichtungsstelle an. Eine eingereichte Beschwerde bei einer Schlichtungsstelle führt automatisch zu einem Verfahren, das die Verjährungsfrist pausiert.
• Reiche eine Klage ein, dadurch wird die Verjährung ebenfalls gestoppt.

Das Erlöschen eines Anspruchs durch Verjährung bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Schuld nicht mehr eingefordert werden kann. Als Schuldner ist man in der Beweispflicht, wenn eine Forderung auch nach Ablauf der Verjährungsfrist besteht. Der Schuldner muss dann nachweisen, dass der Anspruch verjährt ist.