Rechnungen: Was Sie als Unternehmer beachten müssen

Als Unternehmer können Sie ordentliche Rechnungen sowohl als Papierdokument und als elektronische Rechnung schreiben. Eine elektronische oder E-Rechnung ist eine Rechnung, die statt auf Papier in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden kann. E-Rechnungen können z.B. als E-Mail, E-Mail-Anhang, Web-Download oder auf anderem elektronischen Wege übermittelt werden. Dabei sollten Sie die folgenden wichtigen Aspekte beachten:

• Die E-Rechnung darf beim Versand nicht verändert werden.
• Der Empfänger kann sie öffnen und lesen.
• Die Rechnung muss mindestens zehn Jahre lang archiviert werden.

Die Archivierungsfrist von zehn Jahren gilt auch für Papierrechnungen. Privatkunden müssen Rechnungen lediglich zwei Jahre aufbewahren. Die Fristen für Unternehmer beginnen regelmäßig erst in dem Geschäftsjahr, in dem die letzten Buchungen für das abgelaufene Jahr vorgenommen worden sind. 

Beispiel: Der Abschluss 2019 eines Unternehmens ist im Jahr 2020 erfolgt. Damit beginnt die zehnjährige Archivierungsfrist im Jahr 2020.

Bei digitalen Rechnungen ist es heute üblich, dass die Versender von E-Rechnungen dazu PDF-Dokumente erstellen und versenden. Allerdings gilt ein PDF-Dokument für den Gesetzgeber nicht als echte elektronische Rechnung. Das Dokument ist nämlich nicht automatisch in elektronischer Form beim Empfänger weiter zu verarbeiten. Eine echte E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers ist nur die sogenannte XRechnung, die die Möglichkeit des Austauschs eines elektronischen Datensatzes bietet. In Deutschland erfüllt auch ZUGFeRD 2.1 (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) alle Normen der XRechnung und kann daher für die Erstellung echter elektronischer Rechnungen verwendet werden.

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss verschiedene Anforderungen erfüllen, die sich im Wesentlichen aus § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) ergeben. Damit Unternehmer Vorsteuer ziehen können, müssen alle Angaben in den Rechnungen vollständig und richtig sein. Das ist die wichtigste Anforderung an eine Rechnung und Grundlage für den Vorsteuerabzug. Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Angaben zu prüfen. Eine Ausnahme gilt nur bei der Steuernummer und gegebenenfalls der Rechnungsnummer. Hier sind die Prüfanforderungen weniger streng, weil diese Angaben in der Regel nicht oder nur mit hohem Aufwand umgesetzt werden können. 

Auf Rechnungen dürfen neben den Pflichtbestandteilen freiwillige Angaben gemacht werden. Hier einige Beispiele:

• Geben Sie persönliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail an, um direkte Rückfragen zu ermöglichen.
• Ebenso müssen auf Rechnungen die Bankdaten (IBAN) enthalten sein, wenn Kunden nicht direkt an der Kasse zahlen.
• Sinnvoll ist es auch, wenn Sie die Zahlungsbedingungen aufzeigen, etwa den konkreten Fälligkeitstermin. 

Der letzte Punkt ist nicht explizit nötig, da Rechnungen ohne Zahlungsziel aufgrund gesetzlicher Regelungen spätestens nach 30 Tagen fällig werden. 

Ausnahme: Sie wollen, dass der Kunde vorher zahlt, z.B. nach 14 Tagen. Soweit ein Skonto vereinbart ist, sollte das auch in der Rechnung stehen. Gegebenenfalls kann ein konkretes Datum der Fälligkeit in der Rechnung auftauchen. Dies gilt auch für den Rechnungsbetrag, den der Kunde zahlen muss sowie den Betrag, den er spart. 

Auch für die zeitliche Erstellung von Rechnungen gibt es in Deutschland Fristen. Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung gestellt werden. Wird diese Frist überschritten, handelt es sich laut § 26a Abs. 2 UStG um eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Allerdings gilt die Frist nur für Unternehmer als Rechnungsaussteller. Privatpersonen sind an keine Frist für die Rechnungsstellung gebunden.

Unternehmer sollten im eigenen Interesse, z.B. um ihre Liquidität zu verbessern oder zu erhalten, Rechnungen so bald wie möglich nach Erbringung einer Leistung bzw. Dienstleistung erstellen. Es gilt grundsätzlich: Je früher eine Rechnung gestellt wird, desto früher erfolgt auch der Zahlungseingang. 

Dabei reicht es jedoch nicht aus, wenn er die Berichtung lediglich in seinen Unterlagen vornimmt; auch der Rechnungsempfänger muss darüber informiert werden. Denn dieser darf die fehlerhafte Rechnung nicht korrigieren – auch dann nicht, wenn es sich um einen fehlenden Steuerausweis oder um aus den Bruttobeträgen herauszurechnende Steuern handelt. Dies gilt selbst dann, wenn der Rechnungsaussteller der „Ergänzung“ zugestimmt hat.

Bei Kleinbetragsrechnungen hat der Gesetzgeber die Möglichkeit vorgesehen, Erleichterungen nutzen zu können. Als Kleinstbetragsrechnungen zählen Rechnungen mit einem Bruttobetrag von bis zu 250 Euro. Diese müssen lediglich folgende Angaben enthalten: 

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe
• Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Angaben zum Namen und der Anschrift des Leistungsempfängers, sowie der Steuernummer, des Nettobetrags oder der Rechnungsnummer können entfallen.

Als Kleinunternehmer gelten Unternehmen oder Freiberufler, die im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro erzielt haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz schreiben werden. Wer beim Finanzamt nach § 19 UStG eine Einstufung als Kleinunternehmer beantragt, muss in seinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen. Im Gegenzug kann die Person auch keine Vorsteuer geltend machen. Diese zählt bei der Rechnungsstellung nämlich nicht zu den Rechnungspflichtangaben als Kleinunternehmer. Die restlichen Regelungen zur korrekten Rechnungsstellung bleiben für Kleinunternehmer bestehen. Zwar gibt es keine Hinweispflicht auf die Kleinunternehmerreglung, diese ist jedoch sinnvoll, um den Rechnungsempfänger darüber zu informieren. In diesem Fall lässt dieser die Rechnung nicht irrtümlich als fehlerhaft (ohne Umsatzsteuer) zurückgehen. 

Eine gültige Formulierung könnte z.B. so aussehen: „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG“.

Rechnungen gehören zu den so genannten Geldforderungen. Infolgedessen verjähren Rechnungen regelmäßig nach drei Jahren. Nach Ablauf der Verjährungsfrist haben Unternehmer keinen Anspruch mehr auf eine Begleichung durch den Kunden und sind darauf angewiesen, dass dieser den fälligen Betrag freiwillig begleicht. Nur, wenn ein Unternehmer rechtzeitig vor Ablauf der Frist ein gerichtliches Mahnverfahren einleitet, kann die Verjährungsfrist unterbrochen und somit verlängert werden. 

Um Zeit und besonders Arbeit zu sparen, empfiehlt es sich, Rechnungsvorlagen zu benutzen. Nutzen Sie unterschiedliche Vorlagen für unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen, z.B. eine Vorlage mit Umsatzsteuer oder eine Vorlage für Kleinbetragsrechnungen. Diese müssen Sie dann noch ausfüllen. So vergessen Sie garantiert nichts Wichtiges. 

Wenn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung einen Fehler entdeckt, kann es teuer werden. Für den Fall, dass zum Beispiel die Umsatzsteuer nicht regelkonform ausgewiesen ist, wird das Finanzamt verlangen, dass Sie die korrigierte Steuer selbst vollständig nachzahlen.

Ärgerlich wird es, wenn entsprechende Fehler sich häufen. Bei einem Verstoß gegen das Ausstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung können Ihnen auch Bußgelder drohen. Dies hängt immer von der Schwere des Fehlers ab. Als grobe Fehler werden beispielsweise gewertet:

• Fehlende Pflichtangaben wie Datum
• Falsche Rechnungsnummer
• Ungenaue Beschreibungen von Produkten oder Dienstleistungen; hier kann es passieren, dass der Kunde die Zahlung verweigert

Wenn Sie also merken, dass Sie etwas falsch gemacht haben, nehmen Sie am besten direkt eine Rechnungskorrektur vor. Das heißt jedoch nicht, dass Sie die Rechnung einfach löschen können. Korrekt ist es, wenn Sie die Rechnung regelgerecht stornieren, bevor Sie eine Korrektur vornehmen.