Rechnung: Rechtliche Vorgaben, Aufbau und Pflichtangaben im Überblick

• vollständiger Name und Adresse von Ihnen (Verkäufer) und Ihrem Kunden (Käufer)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• eine fortlaufende Rechnungsnummer (jede Nummer darf nur einmal vorkommen)
• Ausstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• das Datum, an dem Sie die Leistung erbracht oder das Geld erhalten haben
• Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei Geschäften mit anderen EU-Ländern oder beim Reverse-Charge-Verfahren (Steuerschuld geht auf den Käufer über) müssen Sie zusätzliche Angaben machen. Zum Beispiel Hinweise auf besondere Steuerregeln wie die Margen- oder Differenzbesteuerung.

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden: Auch eine reine Postadresse reicht aus – selbst wenn dort kein Büro ist. Wichtig ist, dass Sie den Leistungsempfänger eindeutig identifizieren können. Das gilt auch, wenn Sie die Rechnung über einen Dritten schicken (zum Beispiel mit „c/o" – also „wohnhaft bei"). Dann müssen Sie aber trotzdem die vollständige Adresse Ihres Kunden auf die Rechnung schreiben. Sie können auch Künstlernamen, geeignete Pseudonyme, Firmen- oder Geschäftsnamen bei Handwerkern oder die Firmenbezeichnung eines früheren Betriebsinhabers verwenden, solange der Kunde trotzdem eindeutig erkennbar ist.

Muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zwingend auf die Rechnung? Grundsätzlich gilt: Hat der leistende Unternehmer keine USt-IdNr., muss er die erteilte Steuernummer angeben. Das kann auch eine gesonderte Steuernummer für Zwecke der Umsatzbesteuerung sein, etwa wenn die Zuständigkeit nicht mit dem Betriebssitz übereinstimmt (§ 21 AO). Das Gleiche gilt, wenn Sie eine neue Steuernummer bekommen haben, weil Sie umgezogen sind.

Es ist nicht erforderlich, dass Sie den Namen oder die Anschrift des Finanzamts angeben. Ebenso wenig müssen Sie die Finanzamtsnummer oder einen Länderschlüssel anführen. Schreiben Sie eine Gutschrift, geben Sie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Verkäufers an – nicht Ihre eigene.

Bei Dauerleistungen – zum Beispiel Miete, Leasing oder Steuerberatung – reicht es, wenn die Steuernummer im Vertrag steht. Auf jeder einzelnen Rechnung müssen Sie sie nicht wiederholen. Ändert sich die Steuernummer, müssen Sie den Vertragspartner unverzüglich informieren.

Tätigt der Unternehmer sowohl Eigengeschäfte (im eigenen Namen) als auch Vermittlungsleistungen (im fremden Namen und auf fremde Rechnung), gelten folgende Regeln:

• Für Ihre eigenen Geschäfte geben Sie Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID an.
• Vermitteln Sie nur für andere – zum Beispiel als Tankstelle oder Reisebüro – geben Sie die Steuernummer des eigentlichen Anbieters an. Das wäre zum Beispiel die Mineralölgesellschaft oder der Reiseveranstalter.
• Stehen beide Geschäftsarten auf einer Rechnung, müssen Sie die Leistungen eindeutig den Geschäftsarten zuordnen. Nutzen Sie dafür zum Beispiel Nummern oder Symbole. Erklären Sie diese Zuordnung auf der Rechnung oder in einem Begleitdokument.

Im Fall einer Organschaft reicht es aus, wenn die Tochterfirma ihre eigene Umsatzsteuer-ID oder die der Muttergesellschaft angibt.

Ausnahmen: Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrscheinen brauchen Sie keine Steuernummer anzugeben. Das Gleiche gilt für Kleinunternehmer, für komplett steuerfreie Leistungen oder beim Reverse-Charge-Verfahren (dann zahlt der Käufer die Steuer direkt ans Finanzamt). Haben Sie in diesen Fällen keine extra Umsatzsteuer-Nummer, geben Sie einfach Ihre normale Steuernummer an.

Mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer kennzeichnen Sie jede Rechnung eindeutig und stellen sicher, dass sie einmalig ist. Sie können Rechnungsnummern auf unterschiedliche Weise erstellen:

• Sie verwenden eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder kombinieren Ziffern mit Buchstaben.
• Sie arbeiten mit mehreren Nummernkreisen – wichtig ist nur, dass jede Nummer einmalig bleibt.
• Sie richten Nummernkreise für bestimmte Bereiche ein – etwa für einzelne Monate, Wochen oder Tage, für verschiedene Filialen, Betriebsstätten, Organgesellschaften oder für bestimmte Bestandsobjekte.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie jede Rechnung eindeutig einem Nummernkreis zuordnen können und dass jede Nummer einmalig bleibt. Die Rechnungsnummern müssen dabei nicht lückenlos aufeinanderfolgen.

Nutzen Sie Kontoauszüge statt Rechnungen, reichen Kontonummer, Auszugsnummer und Datum. Im Vergleich zu einer manuellen Nummerierung in Excel, bei der schnell Fehler passieren, vergibt das Rechnungsprogramm von Lexware Office die Nummern automatisch und einmalig. So vermeiden Sie doppelte Nummern und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen ohne Aufwand. 

Beschreiben Sie die Leistung so genau, dass jeder sofort versteht, was Sie geliefert oder geleistet haben. Sie dürfen alle gängigen Bezeichnungen verwenden, die in Ihrer Branche üblich sind. Dazu zählen auch Markenartikelbezeichnungen, solange klar ist, welches Produkt gemeint ist.

Handelsübliche Sammelbegriffe reichen ebenfalls aus, aber nur, wenn der Steuersatz dadurch klar ist.

Beispiele hierfür sind:

• Baubeschläge
• Büromöbel
• Kurzwaren
• Schnittblumen
• Spirituosen
• Tabakwaren
• Waschmittel
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Zu allgemeine Begriffe wie „Geschenkartikel" sind nicht erlaubt. Darunter fallen zu viele verschiedene Produkte. Mit solchen Sammelbegriffen können Sie die Leistung steuerlich nicht eindeutig zuordnen – daher reichen sie nicht aus.

Um die Leistung zu identifizieren, die Sie abgerechnet haben, können Sie ergänzend auch andere Geschäftsunterlagen wie Lieferscheine heranziehen. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie im Rechnungsdokument ausdrücklich auf diese Unterlagen verweisen und sie genau bezeichnen. Sie müssen die entsprechenden Belege der Rechnung nicht zwingend beifügen. Der Hinweis in der Rechnung muss aber so klar sein, dass man ihn leicht finden kann.

Auf jeder Rechnung muss stehen, wann Sie die Leistung erbracht haben. Stimmen Leistungsdatum und Rechnungsdatum überein, genügt der Zusatz: „Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum“. Alternativ reicht es auch, wenn Sie den Monat angeben, in dem Sie die Leistung erbracht haben.

Sie können auch auf einen Lieferschein verweisen, wenn Sie dort die Umsatzsteuer ausgewiesen haben. Wichtig ist, dass dort der Zeitpunkt der Leistung eindeutig erkennbar ist. Falls Sie im Lieferschein zusätzlich zum Ausstellungsdatum auch das Leistungsdatum nennen müssen, genügt bei Übereinstimmung folgender Hinweis: „Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum“.

Für unterschiedliche Arten von Leistungen gelten folgende Grundsätze:

• Bei normalen Lieferungen: Es zählt der Tag, an dem Sie die Ware losschicken.
• Bei nicht bewegten Lieferungen (z. B. beim Verkauf von Ware an den bisherigen Mieter): Es zählt der Tag, an dem der Käufer die Ware übernimmt.
• Bei sonstigen Leistungen: Es zählt der Tag, an dem Sie die Arbeit vollständig erbracht haben.

Fehlt das Datum oder ist es offensichtlich falsch? Dann fordern Sie den Aussteller sofort auf, die Rechnung zu korrigieren. Andernfalls riskieren Sie, dass das Finanzamt Ihren Vorsteuerabzug nicht anerkennt.

Bei Dauerleistungen wie Miet- oder Pachtverträgen, Wartungsverträgen oder pauschalen Steuerberatervereinbarungen ergibt sich der Leistungszeitraum in der Regel aus dem zugrunde liegenden Vertrag. Ist das ncht der Fall, können Sie ihn auch aus anderen Dokumenten entnehmen – zum Beispiel aus dem Kontoauszug oder der Nebenkostenabrechnung. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bei Fahrscheinen müssen Sie das Leistungsdatum nicht angeben.

Haben Sie eine Anzahlung erhalten, bevor Sie die Leistung erbracht haben? Dann geben Sie das Datum der Anzahlung nur an, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Auch hier reicht es, wenn Sie den Monat angeben, in dem das Geld eingegangen ist. Schreiben Sie eine Rechnung für eine Leistung, die noch aussteht, dann müssen Sie das klar auf der Rechnung vermerken.

Das Nettoentgelt müssen Sie nach Steuersätzen aufgeschlüsselt angeben. Auch Rabatte, Skonti oder Boni müssen Sie vermerken.

In Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen müssen Sie zwingend den anzuwendenden Steuersatz und den darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrag angeben. Es genügt nicht, nur den Bruttobetrag anzugeben und darauf hinzuweisen, dass darin die Umsatzsteuer enthalten ist.

Weisen Sie in einer Rechnung mehrere Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen aus, können Sie den Umsatzsteuerbetrag auch maschinell berechnen und in einer Gesamtsumme angeben. Voraussetzung dafür ist, dass Sie für jede einzelne Position den jeweils zutreffenden Steuersatz klar erkennbar aufführen. Im Vergleich zur normalen Rechnung brauchen Sie bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euroweniger Pflichtangaben – zum Beispiel keine Steuernummer und keine fortlaufende Rechnungsnummer. Es reicht aus, wenn Sie den Bruttobetrag und den Steuersatz angeben.

Ein Beispiel aus der Praxis: Im Mietvertrag steht die monatliche Miete mit Umsatzsteuer. Der Vertrag allein gilt aber noch nicht als vollständige Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Erst zusammen mit Zahlungsbelegen – wie Kontoauszügen – wird daraus eine gültige Rechnung.

Bei umsatzsteuerfreien Leistungen müssen Sie in der Rechnung einen entsprechenden Hinweis aufnehmen. Es genügt ein allgemein verständlicher Hinweis in Alltagssprache, ohne dass Sie die gesetzliche Vorschrift nennen müssen. Zulässige Formulierungen sind zum Beispiel:

• „Ausfuhr“
• „innergemeinschaftliche Lieferung“
• „steuerfreie Vermietung“
• „Krankentransport“

Fehlt dieser Hinweis, hat das keine Auswirkungen auf die Steuerfreiheit der Umsätze des Rechnungsstellers. Die Steuerfreiheit selbst hängt nicht davon ab, ob Sie den Hinweis angeben.

Fehlen in einer Rechnung notwendige Pflichtangaben oder stimmen die Angaben nicht, darf der Rechnungsempfänger keine Vorsteuer abziehen. In diesem Fall müssen Sie die Rechnung berichtigen lassen. Normalerweise muss derjenige die Rechnung korrigieren, der sie geschrieben hat. Hat jemand anders die Rechnung im Auftrag geschrieben, darf auch diese Person sie korrigieren. Bei Gutschriften korrigiert derjenige, der die Gutschrift ausgestellt hat. Schicken Sie die Korrektur per E-Mail oder digital, gelten die Regeln für elektronische Rechnungen.

Auch bei notariellen Kaufverträgen mit Umsatzsteuer reicht eine einfache schriftliche Korrektur. Entscheidend ist, dass die berichtigte Rechnung klar erkennen lässt, wer sie korrigiert hat und dass der Aussteller sie ausdrücklich berichtigen wollte.

Wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung bekommen haben, dann können Sie verlangen, dass der Aussteller sie korrigiert. Weigert sich dieser, können Sie notfalls vor Gericht gehen. Bisher galt: Sie konnten die Vorsteuer erst in dem Besteuerungszeitraum abziehen, in dem Ihnen die berichtigte Rechnung zuging. Das führte oft zu Nachzahlungszinsen. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat jedoch entschieden, dass Sie eine Rechnung rückwirkend berichtigen können – insbesondere, wenn in der ursprünglichen Rechnung die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden fehlte. Somit fallen in solchen Fällen keine Nachzahlungszinsen mehr an.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich dieser EuGH-Rechtsprechung angeschlossen und seine bisherige Auffassung aufgegeben. Korrigieren Sie eine Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV, gilt die Korrektur rückwirkend – ab dem Tag, an dem der Aussteller die Rechnung ursprünglich geschrieben hat.

Sie können eine Rechnung bereits dann berichtigen, wenn sie folgende Angaben enthält:

• zum Leistungsempfänger,
• zur Leistungsbeschreibung,
• zum Entgelt und
• zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer.

Damit Sie die Rechnung berichtigen können, genügt dabei auch eine allgemeine Leistungsbeschreibung, wie etwa „betriebswirtschaftliche Beratung“. Um die Vorsteuer abzuziehen, brauchen Sie allerdings eine genauere Leistungsbeschreibung. Diese können Sie bei der Korrektur rückwirkend ergänzen. Sie haben Zeit bis zur letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht.

Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung ist kein Bagatelldelikt. Sie können nicht nur den Vorsteuerabzug verlieren. Es drohen auch Bußgelder bis zu 5.000 Euro. Auch Sie als Empfänger sind verantwortlich: Prüfen Sie jede Rechnung sorgfältig. Wer ohne Rechnung abrechnet, begeht Steuerhinterziehung. Das kann strafrechtliche Konsequenzen haben und Sie müssen nachzahlen.

Die dargestellte Rechtsprechung von EuGH und BFH steht im Widerspruch zur derzeitigen Verwaltungsauffassung. Die Finanzämter haben ihre Regeln offiziell noch nicht geändert. 

Bis dahin empfehlen wir: Streicht das Finanzamt Ihren Vorsteuerabzug wegen Fehlern in der Rechnung, legen Sie Einspruch ein. Fordern Sie den Aussteller sofort auf, die Rechnung zu korrigieren. Legen Sie die korrigierte Rechnung dem Finanzamt vor, bevor es über Ihren Einspruch entscheidet.

Ein besonderer Fall liegt vor, wenn Sie nachträglich den vereinbarten Preis ändern – etwa weil der Kunde reklamiertoder Mängel rügt. Dann müssen Sie als Empfänger Ihren Vorsteuerabzug sofort anpassen, auch wenn Sie die korrigierte Rechnung noch nicht haben.

Beim Vorsteuerabzug gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, also führt nicht jeder Fehler gleich zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Folgende Punkte sind zu beachten:

• Ist die Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder Rechnungsnummer falsch und Sie konnten das nicht erkennen? Dann dürfen Sie trotzdem Vorsteuer abziehen. Aber nur, wenn sonst alles stimmt.
• Für alle weiteren Angaben, die nach §§ 14 und 14a UStG erforderlich sind, müssen Sie als Leistungsempfänger prüfen, ob sie inhaltlich richtig sind – beispielsweise ob der Aussteller die ausgewiesene Steuer tatsächlich gesetzlich schuldet.
• Enthält die Rechnung falsche Zahlen – etwa beim Preis, Steuersatz oder Steuerbetrag – können Sie keine Vorsteuer abziehen.
• Schreib- oder Tippfehler, etwa im Namen oder in der Anschrift des Leistenden oder des Empfängers hindern Sie nicht daran, Vorsteuer abzuziehen. Aber man muss trotzdem klar erkennen können, wer beteiligt ist, was geliefert wurde und wann es geliefert wurde.

Sie können keine Vorsteuer abziehen, wenn der Rechnungsaussteller die ausgewiesene Umsatzsteuer rechtlich nicht schuldet. Das betrifft insbesondere Fälle:

• in denen der Aussteller die Steuer zu hoch ausweist – etwa bei einer eigentlich steuerfreien Leistung oder wenn er ein Geschäft nach § 1 Abs. 1a UStG veräußert, das nicht steuerbar ist,
• oder wenn jemand Umsatzsteuer berechnet, obwohl er gar kein Unternehmer ist.

Das Finanzamt streicht Ihnen den Vorsteuerabzug auch, wenn

• die Identität des Verkäufers nicht mit den Rechnungsangaben übereinstimmt,
• jemand Leistungen berechnet, die er gar nicht erbracht hat,
• der Aussteller die Leistung falsch beschreibt,
• das Datum der Leistung fehlt,
• der Aussteller statt der Steuernummer ein anderes Aktenzeichen angibt.

Da Sie als Leistungsempfänger bei fehlerhaften Eingangsrechnungen ein erhebliches Risiko tragen, sollten Sie beim Aussteller nachfragen, ob er die Umsatzsteuer zu Recht ausgewiesen hat. 

Wenn Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind – etwa das Leistungsdatum oder Hinweise zu vereinbarten Skonti, Boni oder Rabatten – sollten Sie folgende Schritte beachten:

• Schicken Sie die Rechnung sofort zurück und verlangen Sie eine Korrektur.
• Zahlen Sie erst, wenn die Rechnung korrigiert ist – vor allem den Umsatzsteueranteil.

Weigert sich der Leistende, die Rechnung zu berichtigen, können Sie Ihr Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB geltend machen. Versagt Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug durch einen Fehler des Ausstellers, können Sie nach Ansicht der Oberfinanzdirektion Nürnberg Schadensersatz verlangen.

Um sich zusätzlich abzusichern, sollten Sie vertraglich festhalten: Der Rechnungsaussteller muss Ihnen die gezahlte Umsatzsteuer zurückerstatten, wenn das Finanzamt Ihnen den Vorsteuerabzug versagt. Ebenso sollten Sie regeln, dass Sie die Umsatzsteuer nur dann zahlen, wenn alle Pflichtangaben korrekt und vollständig enthalten sind.

Sie können die Vorsteuer erst abziehen, wenn zwei Dinge erfüllt sind: Die Leistung ist erbracht. Und Sie haben eine korrekte Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Haben Sie bereits Anzahlungen geleistet, bevor der Leistende die Leistung erbracht hat, dürfen Sie die Vorsteuer abziehen – sofern Ihnen darüber eine entsprechende Rechnung des Leistenden vorliegt.

Bisher galt: Sie konnten die Vorsteuer erst abziehen, nachdem Sie die korrigierte Rechnung erhalten hatten. Bei Betriebsprüfungen führte dies dazu, dass das Finanzamt zwar den Vorsteuerabzug letztlich anerkannte, aber für den Zeitraum bis zur Berichtigung Nachzahlungszinsen nach § 233a AO anfielen.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat jedoch entschieden, dass Sie eine Rechnung rückwirkend berichtigen können. Damit entfallen Nachzahlungszinsen, sobald Sie die Rechnung berichtigt haben. Auch eine Gutschrift, die Sie selbst ausgestellt haben, zählt als Rechnung für den Vorsteuerabzug. Aber nur, wenn:

• Sie sie dem leistenden Unternehmer übermittelt haben,
• der Unternehmer der Gutschrift nicht widerspricht und
• Sie die Gutschrift ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnen.

Widerspricht der Verkäufer später, verlieren Sie den Vorsteuerabzug erst ab diesem Zeitpunkt – nicht rückwirkend. Besondere Erleichterungen gelten bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen.

Als Unternehmer müssen Sie Kopien Ihrer Rechnungen zehn Jahre lang aufheben – auch wenn jemand anders sie für Sie geschrieben hat. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem Sie die Rechnung geschrieben haben. Im Vergleich zu Papierordnern, die durch Wasserschäden oder Feuer zerstört werden können, sind digital gespeicherte Rechnungen in der Cloud jederzeit sicher abrufbar. 

Dies gilt ebenso für Eingangsrechnungen, wenn Sie als Unternehmer Leistungsempfänger sind. Heben Sie Rechnungen absichtlich oder nachlässig nicht auf, kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro verlangen.

Statt der Rechnung können Sie auch Zahlungsbelege aufheben – zum Beispiel Kontoauszüge, Quittungen oder Verträge. In diesen Fällen müssen Sie diese Belege zwei Jahre nach Ende des Ausstellungsjahres aufbewahren.

Halten Sie sich nicht daran, droht ein Bußgeld bis zu 500 Euro. Für Leistungen im Sinne des § 4 Nr. 12 UStG, etwa Übernachtungen in Hotels oder Pensionen oder wenn Sie Abstell- und Campingplätze vermieten, müssen Sie laut Verwaltung keine Rechnungen aufheben.