Rechnung: Rechtliche Vorgaben, Aufbau und Pflichtangaben im Überblick

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Zeitpunkt der Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts
• Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei innergemeinschaftlichen Leistungen oder im Reverse-Charge-Verfahren müssen Sie zusätzliche Angaben machen, etwa Hinweise auf Margen- oder Differenzbesteuerung.

Der EuGH hat entschieden, dass auch eine postalische Anschrift (Briefkastensitz) ausreichend ist. Wichtig ist, dass der Leistungsempfänger eindeutig identifiziert werden kann. Dies gilt auch dann, wenn die Rechnung nur unter Angabe des Namens des Leistungsempfängers mit „c/o“ an einen beauftragten Dritten adressiert wird. In diesem Fall muss in der Rechnung zusätzlich die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers angegeben werden. Ausreichend ist auch die Verwendung von Künstlernamen, geeigneten Pseudonymen, Firmen- oder Geschäftsnamen bei Handwerkern oder die Firmenbezeichnung eines früheren Betriebsinhabers, wenn dadurch eine eindeutige Identifizierung möglich ist.

Muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zwingend auf die Rechnung? Grundsätzlich gilt: Liegt dem leistenden Unternehmer keine USt-IdNr. vor, ist verpflichtend die erteilte Steuernummer anzugeben. Das kann auch eine gesonderte Steuernummer für Zwecke der Umsatzbesteuerung sein, etwa wenn die Zuständigkeit nicht mit dem Betriebssitz übereinstimmt (§ 21 AO). Gleiches gilt, wenn dem Unternehmer aufgrund einer Sitzverlagerung eine neue Steuernummer erteilt wurde.

Nicht erforderlich ist die Angabe des Namens oder der Anschrift des Finanzamts, ebenso wenig die Finanzamtsnummer oder ein Länderschlüssel. Bei der Erteilung von Gutschriften muss ebenfalls die Steuernummer oder die USt-IdNr. des Leistenden aufgeführt sein – nicht die des Gutschriftserstellers.

Bei Dauerleistungen wie Vermietungen, Leasingverträgen oder der Tätigkeit eines Steuerberaters reicht es aus, wenn die Steuernummer oder USt-IdNr. im Vertrag selbst und nicht zusätzlich im Zahlungsbeleg genannt wird. Ändert sich die Steuernummer, ist der Vertragspartner unverzüglich zu informieren.

Tätigt der Unternehmer sowohl Eigengeschäfte (im eigenen Namen) als auch Vermittlungsleistungen (im fremden Namen und auf fremde Rechnung), gelten folgende Regeln:

• Für das Eigengeschäft muss der Leistende seine eigene Steuernummer oder USt-IdNr. angeben.
• Für die Vermittlungsleistung, etwa durch einen Tankstellenbetreiber oder ein Reisebüro, muss die Steuernummer oder USt-IdNr. des jeweiligen leistenden Unternehmens (z. B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) verwendet werden.
• Werden beide Geschäftstypen in einer Rechnung zusammengefasst, ist eine eindeutige Zuordnung erforderlich, beispielsweise über Kennziffern oder Symbole. Diese Zuordnung muss in der Rechnung oder ergänzenden Dokumenten erläutert werden.

Im Fall einer Organschaft ist es ausreichend, wenn die Organgesellschaft die ihr selbst oder dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers nennt.

Ausnahmen: Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen entfällt die Pflicht zur Angabe einer Steuernummer oder USt-IdNr. Gleiches gilt für Kleinunternehmer, für Leistungen, die ausschließlich steuerfrei sind, oder wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übertragen wird (Reverse-Charge-Verfahren). Wurde in diesen Fällen keine gesonderte Umsatzsteuer-Steuernummer erteilt, muss die für Ertragsteuerzwecke verwendete Steuernummer angegeben werden.

Die Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer dient dazu, jede Rechnung eindeutig zu kennzeichnen und ihre Einmaligkeit sicherzustellen. Für die Erstellung einer Rechnungsnummer kommen unterschiedliche Varianten in Betracht:

• die Verwendung einer oder mehrerer Zahlen- oder Buchstabenreihen oder einer Kombination aus Ziffern und Buchstaben,
• die Nutzung mehrerer separater Nummernkreise, in denen jede Rechnungsnummer jeweils nur einmal vergeben wird,
• die Einrichtung von Nummernkreisen für bestimmte zeitliche, geografische oder organisatorische Bereiche, etwa für einzelne Monate, Wochen oder Tage, für verschiedene Filialen, Betriebsstätten, Organgesellschaften oder für spezifische Bestandsobjekte.

Es muss sichergestellt sein, dass die jeweilige Rechnung eindeutig einem bestimmten Nummernkreis zugeordnet werden kann und dass die vergebene Nummer einmalig bleibt. Eine lückenlose Reihenfolge der Rechnungsnummern ist dabei nicht erforderlich.

Werden Kontoauszüge als Rechnungsersatz genutzt, reicht es für die Identifizierung aus, wenn Kontonummer, Kontoauszugsnummer und das Datum des Kontoauszugs angegeben werden.

Die in einer Rechnung enthaltene Bezeichnung der Leistung muss so präzise sein, dass die abgerechnete Lieferung oder sonstige Leistung eindeutig und ohne Schwierigkeiten nachvollzogen werden kann. Im Geschäftsverkehr gilt jede handelsübliche Bezeichnung, die allgemein für den betreffenden Gegenstand verwendet wird, als zulässig. Dazu zählen auch Markenartikelbezeichnungen, sofern sie eine klare Identifikation ermöglichen.

Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ebenfalls ausreichend, sofern mit ihnen der anzuwendende Steuersatz eindeutig bestimmt werden kann. Beispiele hierfür sind:

• Baubeschläge
• Büromöbel
• Kurzwaren
• Schnittblumen
• Spirituosen
• Tabakwaren
• Waschmittel

Nicht zulässig sind dagegen allgemeine Bezeichnungen, die sehr unterschiedliche Artikelgruppen umfassen, wie etwa der Begriff „Geschenkartikel“. Solche Sammelbegriffe ermöglichen keine eindeutige steuerliche Zuordnung und sind daher nicht ausreichend.

Zur Identifizierung einer abgerechneten Leistung können ergänzend auch andere Geschäftsunterlagen wie Lieferscheine herangezogen werden. Voraussetzung ist jedoch, dass das Rechnungsdokument selbst ausdrücklich auf diese Unterlagen verweist und diese genau bezeichnet. Die entsprechenden Belege müssen der Rechnung nicht zwingend beigefügt sein, solange die eindeutige Nachprüfbarkeit durch den Verweis gewährleistet ist.

Der Zeitpunkt der Leistung muss in Rechnungen über bereits erbrachte Lieferungen oder sonstige Leistungen stets gesondert angegeben werden. Stimmen Leistungsdatum und Rechnungsdatum überein, genügt der Zusatz: „Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum“. Alternativ reicht auch die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung ausgeführt wurde.

Ebenso kann in der Rechnung auf ein anderes Dokument mit Umsatzsteuerausweis verwiesen werden, beispielsweise auf einen Lieferschein. Wichtig ist, dass dort der Zeitpunkt der Leistung eindeutig erkennbar ist. Falls im Lieferschein zusätzlich zum Ausstellungsdatum auch das Leistungsdatum genannt werden muss, genügt bei Übereinstimmung folgender Hinweis: „Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum“.

Für unterschiedliche Arten von Leistungen gelten folgende Grundsätze:

• Bei normalen Lieferungen: maßgeblich ist der Beginn der Beförderung oder Versendung der Ware an den Abnehmer.
• Bei nicht bewegten Lieferungen (z. B. beim Verkauf von Ware an den bisherigen Mieter): entscheidend ist der Tag, an dem die Verfügungsmacht verschafft wird.
• Bei sonstigen Leistungen: ausschlaggebend ist der Zeitpunkt, zu dem die Leistung vollständig erbracht wurde.

Fehlt das Leistungsdatum oder ist es erkennbar fehlerhaft, sollte der Leistungsempfänger unverzüglich eine Berichtigung der Rechnung verlangen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sein Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird.

Bei Dauerleistungen wie Miet- oder Pachtverträgen, Wartungsverträgen oder pauschalen Steuerberatervereinbarungen ergibt sich der Leistungszeitraum in der Regel aus dem zugrunde liegenden Vertrag. Ist das nicht der Fall, kann er aus ergänzenden Unterlagen wie einem Zahlungsbeleg (z. B. Überweisungsauftrag oder Kontoauszug) oder aus einer Nebenkostenabrechnung hervorgehen. Für Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 EUR Bruttobetrag sowie für Fahrausweise entfällt die Pflicht zur Angabe des Leistungszeitpunkts.

Die gesonderte Nennung des Zeitpunkts einer vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Zahlung oder Teilzahlung ist nur erforderlich, wenn dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Auch hier genügt die Angabe des Monats der Vereinnahmung. Handelt es sich um eine Abrechnung über eine Leistung, die noch nicht erbracht wurde, muss dies in der Rechnung ausdrücklich kenntlich gemacht werden.

Das Nettoentgelt muss aufgeschlüsselt nach Steuersätzen angegeben werden. Entgeltsminderungen wie Skonti oder Boni sind zu vermerken.

In Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen müssen zwingend der anzuwendende Steuersatz sowie der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag angegeben werden. Die bloße Angabe des Bruttobetrags mit dem Hinweis, dass darin die Umsatzsteuer enthalten ist, genügt nicht.

Werden in einer Rechnung mehrere Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen ausgewiesen, kann der Umsatzsteuerbetrag auch maschinell berechnet und in einer Gesamtsumme angegeben werden. Voraussetzung dafür ist, dass für jede einzelne Position der jeweils zutreffende Steuersatz klar erkennbar aufgeführt wird.

Bei Kleinbetragsrechnungen reicht es hingegen aus, wenn der Bruttobetrag und der Steuersatz angegeben sind.

Ein Beispiel aus der Praxis: Wird in einem Mietvertrag der monatliche Mietzins unter Nennung des darin enthaltenen Umsatzsteuerbetrags vereinbart, erfüllt dieser Vertrag allein die Voraussetzungen einer Rechnung im Sinne des § 14 UStG noch nicht. Erst in Kombination mit ergänzenden Zahlungsbelegen, etwa Kontoauszügen, die den zeitlichen Mietumfang belegen, wird daraus eine ordnungsgemäße Rechnung.

Bei umsatzsteuerfreien Leistungen ist in der Rechnung ein entsprechender Hinweis erforderlich. Es genügt ein allgemein verständlicher Hinweis in Alltagssprache, ohne dass die gesetzliche Vorschrift genannt werden muss. Zulässige Formulierungen sind zum Beispiel:

• „Ausfuhr“
• „innergemeinschaftliche Lieferung“
• „steuerfreie Vermietung“
• „Krankentransport“

Fehlt dieser Hinweis, hat das keine Auswirkungen auf die Steuerfreiheit der Umsätze des Rechnungsstellers. Die Steuerfreiheit selbst ist nicht von der Angabe abhängig.

Fehlen in einer Rechnung notwendige Pflichtangaben oder sind die enthaltenen Angaben unzutreffend, hat der Rechnungsempfänger keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. In diesem Fall ist die Rechnung zu berichtigen. Die Berichtigung muss grundsätzlich vom Rechnungsaussteller selbst vorgenommen werden. Hat der Aussteller einen Dritten mit der Erstellung der Rechnung beauftragt, darf auch dieser die Korrektur durchführen. Bei Gutschriften ist der Gutschriftaussteller für die Berichtigung verantwortlich.

Wird das Berichtigungsdokument elektronisch übermittelt, sind die speziellen Anforderungen an elektronische Rechnungen einzuhalten.

Auch bei notariell beurkundeten Kaufverträgen mit Umsatzsteuerausweis reicht die einfache Schriftform für eine Berichtigung aus. Entscheidend ist, dass die berichtigte Rechnung klar erkennen lässt, von wem die Korrektur vorgenommen wurde und dass ein ausdrücklicher Wille zur Berichtigung besteht.

Besitzt der Leistungsempfänger eine Rechnung, die für den Vorsteuerabzug nicht ausreicht, kann er eine Korrektur verlangen. Verweigert der Aussteller die Berichtigung, muss der Empfänger seine Rechte notfalls vor den ordentlichen Gerichten geltend machen.

Nach bisheriger Verwaltungsauffassung konnte der Vorsteuerabzug erst in dem Besteuerungszeitraum vorgenommen werden, in dem die berichtigte Rechnung zuging. Dadurch entstanden häufig Nachzahlungszinsen. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat jedoch entschieden, dass eine Rechnungsberichtigung rückwirkend gilt – insbesondere, wenn etwa die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden in der ursprünglichen Rechnung fehlte. Somit fallen in solchen Fällen keine Nachzahlungszinsen mehr an.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich dieser EuGH-Rechtsprechung angeschlossen und seine bisherige Auffassung aufgegeben. Danach wirkt eine Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung zurück.

Eine berichtigungsfähige Rechnung liegt bereits dann vor, wenn sie folgende Angaben enthält:

• zum Rechnungsaussteller,
• zum Leistungsempfänger,
• zur Leistungsbeschreibung,
• zum Entgelt und
• zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer.

Für die Berichtigungsfähigkeit genügt dabei auch eine allgemeine Leistungsbeschreibung, wie etwa „betriebswirtschaftliche Beratung“. Für den Vorsteuerabzug selbst ist allerdings eine genauere Leistungsbeschreibung erforderlich. Diese kann im Zuge der Berichtigung rückwirkend ergänzt werden. Möglich ist die Korrektur bis zum Ende der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht.

Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung ist kein Bagatelldelikt. Sie kann nicht nur den Vorsteuerabzug verhindern, sondern auch empfindliche Geldbußen von bis zu 5.000 EUR nach sich ziehen. Der Rechnungsempfänger trägt zudem Verantwortung: Er muss die Angaben sorgfältig prüfen. Wer ohne Rechnung abrechnet, begeht eine Form der Steuerhinterziehung, die strafrechtliche Konsequenzen und Nachzahlungen zur Folge hat.

Die dargestellte Rechtsprechung von EuGH und BFH steht im Widerspruch zur derzeitigen Verwaltungsauffassung. Eine offizielle Anpassung durch die Finanzverwaltung steht noch aus.

Bis dahin empfiehlt es sich, bei einer Versagung des Vorsteuerabzugs wegen Rechnungsmängeln Einspruch einzulegen und umgehend die Rechnungsberichtigung vom Aussteller einzufordern. Diese Berichtigung ist dem Finanzamt noch vor einer Entscheidung über den Einspruch vorzulegen.

Ein besonderer Fall liegt vor, wenn nachträglich das vereinbarte Leistungsentgelt korrigiert wird, etwa aufgrund von Reklamationen oder Mängelrügen. In diesem Fall ist der Leistungsempfänger verpflichtet, seinen bisher geltend gemachten Vorsteuerabzug unverzüglich zu berichtigen – auch dann, wenn er noch keine berichtigte Rechnung erhalten hat.

Beim Vorsteuerabzug gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Folgende Punkte sind zu beachten:

• Sind Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) sowie die Rechnungsnummer falsch und konnte der Unternehmer dies nicht erkennen, bleibt der Vorsteuerabzug bestehen, sofern alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind.
• Für alle weiteren Angaben, die nach §§ 14 und 14a UStG erforderlich sind, muss der Leistungsempfänger die inhaltliche Richtigkeit prüfen, beispielsweise ob es sich bei der ausgewiesenen Steuer tatsächlich um eine gesetzlich geschuldete Steuer handelt.
• Enthält die Rechnung unrichtige Angaben – etwa Rechenfehler oder falsche Angaben zu Entgelt, Steuersatz oder Steuerbetrag –, entfällt der Vorsteuerabzug.
• Schreib- oder Tippfehler, etwa im Namen oder in der Anschrift des Leistenden oder des Empfängers, führen nicht zum Verlust des Vorsteuerabzugs, sofern trotz der Fehler eine eindeutige Identifizierung der Beteiligten, der Leistung und des Leistungszeitpunkts möglich ist und die Schreibfehler den Sinn nicht verfälschen.

Kein Vorsteuerabzug ist möglich, wenn der Rechnungsaussteller die ausgewiesene Umsatzsteuer rechtlich nicht schuldet. Das betrifft insbesondere Fälle:

• bei einem zu hohen Steuerausweis, etwa bei einer eigentlich steuerfreien Leistung oder einer nicht steuerbaren Geschäftsveräußerung nach § 1 Abs. 1a UStG,
• beim unberechtigten Umsatzsteuerausweis durch Nichtunternehmer.

Darüber hinaus wird der Vorsteuerabzug auch dann versagt, wenn

• die Identität des Leistenden nicht mit den Rechnungsangaben übereinstimmt,
• Leistungen abgerechnet werden, die tatsächlich nicht erbracht wurden,
• die erbrachte Leistung inhaltlich falsch beschrieben ist,
• das Leistungsdatum in der Rechnung fehlt,
• in der Rechnung statt der Steuernummer des Leistenden ein anderes Aktenzeichen des Finanzamts angegeben ist.

Da Sie als Leistungsempfänger bei fehlerhaften Eingangsrechnungen ein erhebliches Risiko tragen, sollten Sie jede Rechnung unverzüglich und sorgfältig prüfen. Ergeben sich Zweifel, ist beim Aussteller nachzufragen, ob der Umsatzsteuerausweis zu Recht erfolgt ist.

Wenn Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind – etwa das Leistungsdatum oder Hinweise zu vereinbarten Skonti, Boni oder Rabatten – sollten Sie folgende Schritte beachten:

• Schicken Sie die Rechnung sofort zurück und verlangen Sie eine Berichtigung.
• Zahlen Sie die Rechnung, insbesondere den Umsatzsteueranteil, erst nach erfolgter Korrektur.

Verweigert der Leistende die Berichtigung, können Sie Ihr Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB geltend machen. Wird Ihnen der Vorsteuerabzug aufgrund eines schuldhaften Verhaltens des Ausstellers versagt, kann nach Ansicht der Oberfinanzdirektion Nürnberg ein Anspruch auf Schadensersatz bestehen.

Zur zusätzlichen Absicherung empfiehlt es sich, vertraglich festzuhalten, dass der Rechnungsaussteller im Falle einer Versagung des Vorsteuerabzugs die gezahlte Umsatzsteuer an den Leistungsempfänger zurückerstatten muss. Ebenso sollte geregelt sein, dass Sie die Umsatzsteuer nur dann zahlen, wenn alle Pflichtangaben korrekt und vollständig enthalten sind.

Der Vorsteuerabzug kann erst in dem Zeitpunkt geltend gemacht werden, in dem die Leistung erbracht wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Steuerausweis vorliegt. Haben Sie bereits vor der Leistungsausführung Anzahlungen geleistet, dürfen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen, sofern Ihnen darüber eine entsprechende Rechnung des Leistenden vorliegt.

Nach bisheriger Verwaltungsauffassung war der Vorsteuerabzug bei einer Rechnungsberichtigung zeitlich erst mit Zugang der berichtigten Rechnung möglich. Dies führte insbesondere bei Betriebsprüfungen dazu, dass zwar der Vorsteuerabzug letztlich anerkannt wurde, aber für den Zeitraum bis zur Berichtigung Nachzahlungszinsen nach § 233a AO anfielen.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat jedoch entschieden, dass eine Rechnungsberichtigung rückwirkend wirkt. Damit entfallen Nachzahlungszinsen, wenn die Berichtigung erfolgt ist.

Eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Gutschrift wird als vorsteuerabzugsfähige Rechnung anerkannt, wenn

• sie dem leistenden Unternehmer übermittelt wurde,
• der Unternehmer der Gutschrift nicht widerspricht und
• die Gutschrift ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet ist.

Widerspricht der Empfänger der Gutschrift später, verliert der Gutschriftsaussteller das Recht auf den Vorsteuerabzug erst in dem Besteuerungszeitraum, in dem der Widerspruch erklärt wird – nicht rückwirkend.

Besondere Erleichterungen gelten bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen.

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, eine Kopie Ihrer ausgestellten Rechnungen, auch wenn sie von einem Dritten erstellt wurden, zehn Jahre nach Ablauf des Ausstellungsjahres lesbar aufzubewahren. Dies gilt ebenso für Eingangsrechnungen, wenn Sie als Unternehmer Leistungsempfänger sind. Ein vorsätzlicher oder leichtfertiger Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR nach sich ziehen.

Für steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken besteht auch für nichtunternehmerische Leistungsempfänger, wie zum Beispiel Mieter, eine Aufbewahrungspflicht. Diese beträgt zwei Jahre nach Ende des Ausstellungsjahres. Alternativ können statt der Rechnung auch entsprechende Zahlungsbelege wie Kontoauszüge, Quittungen oder andere beweiskräftige Unterlagen, etwa Verträge, aufbewahrt werden.

Ein Verstoß gegen diese Aufbewahrungspflicht kann mit einem Bußgeld von bis zu 500 EUR geahndet werden. Für Leistungen im Sinne des § 4 Nr. 12 UStG, etwa Übernachtungen in Hotels oder Pensionen, die Vermietung von Abstell- und Campingplätzen, besteht laut Verwaltung keine Pflicht zur Aufbewahrung.