Definition
Was ist eine Gutschrift?
Im umsatzsteuerrechtlichen Sinn ist die Gutschrift eine umgekehrte Rechnung. Bei einer „normalen“ Rechnung erstellst du als Leistungserbringer dem Leistungsempfänger eine Rechnung für deine erbrachten Leistungen. Bei der Gutschrift ist es genau andersherum: Der Leistungsempfänger stellt dir als Leistungserbringer eine Gutschrift aus.
- Ob es sich bei einer Abrechnung um eine Gutschrift oder um eine Rechnung handelt, hängt also einzig und allein davon ab, wer das entsprechende Dokument für die Abrechnung ausstellt: Der Leistungsempfänger oder der Leistungserbringer.
- Bei der Rechnung erstellst du deinem Kunden eine Rechnung über die von dir erbrachte Leistung. Bei der Gutschrift erhältst du beispielsweise als Subunternehmer eine Gutschrift über deine erbrachten Leistungen.
Gutschriftverfahren: Ein Beispiel
Ein Beispiel zum besseren Verständnis: Herr Schmidt ist freier Journalist und arbeitet seit Jahren fest mit einer PR-Agentur zusammen, für die er regelmäßig Texte erstellt. Herr Schmidt erhält je nach Umfang der Texte eine Pauschale von der Agentur. Er hat sich mit der PR-Agentur auf ein Gutschriftverfahren geeignet. Auf Basis seiner erbrachten Leistungen erstellt die Agentur monatlich eine Gutschrift an Herrn Schmidt, die vom Finanzamt als Beleg akzeptiert wird. Die PR-Agentur ist also genau wie bei einer Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt und Herr Schmidt zum Abführen der Umsatzsteuer an das Finanzamt verpflichtet. Mit dem Endkunden der Agentur kommt Herr Schmidt gar nicht in Kontakt.
Im Beispiel ersetzt die Gutschrift also eine Rechnung, sie ist daher eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Schwierigkeiten mit dem Finanzamt müssen weder der Aussteller der Gutschrift noch ihr Empfänger befürchten.
Die Regeln, die es im Gutschriftverfahren zu beachten gilt:
- Der Leistungserbringer erhält die Gutschrift als Einnahme vom Leistungsempfänger.
- Der Leistungsempfänger stellt die Gutschrift aus.
- Die Gutschrift weist immer einen positiven Betrag aus.
Was gilt als Gutschrift?
In Paragraph 14 Absatz 2 Satz 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) wird die Gutschrift gesetzlich definiert. Danach kann eine Rechnung vom Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung als Gutschrift ausgestellt werden, wenn dies vorher vereinbart wurde. Laut UStG werden Gutschriften also zwar als Ausnahme angesehen, in der rechtlichen Wirkung sind sie jedoch Rechnungen gleichgestellt.
Leistungserbringer und Leistungsempfänger müssen sich im Vorfeld auf das Gutschriftverfahren geeinigt haben. Der Leistungsempfänger darf also nicht ungefragt eine Gutschrift ausstellen und du als Leistungserbringer bist umgekehrt ebenso nicht verpflichtet, eine Gutschrift zu akzeptieren. Das bedeutet:
- Der leistende Unternehmer muss als Empfänger der Gutschrift zum gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer in einer Rechnung berechtigt sein.
- Zwischen dem Aussteller und dem Empfänger der Gutschrift muss es ein Einverständnis geben, dass die erbrachte Leistung mit einer Gutschrift abgerechnet wird.
- Die Gutschrift muss die gleichen Angaben enthalten wie eine Rechnung.
Welche Vorteile hat eine Gutschrift?
Das Gutschriftverfahren ist in vielen Fällen komfortabel und zeitsparend.
Im Beispiel des freien Journalisten, der für eine große PR-Agentur tätig ist: Bei der Agentur fallen sehr viele Rechnungsvorgänge an. Wenn die Agentur dem freien Journalisten für seine Leistungen eine Gutschrift erstellt, ist das für die Agentur schneller und effektiver, als wenn der freie Journalist „normale“ Rechnungen stellen würde, die jeweils geprüft werden müssten. Im Gegenzug wird der PR-Texter von bürokratischem Aufwand entlastet und erhält sein Geld im Regelfall auch schneller. In diesem Sinne ist das Gutschriftverfahren etwa bei Provisionsabrechnungen oder bei Abrechnungen von Handelsvertretern oder Freelancern die schnelle und bequeme Alternative zur Rechnung.
Für dich als Anbieter einer Leistung ist das Gutschriftverfahren also oftmals mit Vorteilen verbunden, zugleich birgt es keine erhöhten Risiken. Denn jede Gutschrift, die dir deine Geschäftspartner für die von dir erbrachten Leistungen erstellt, wird erst dann zu einer gültigen Rechnung, wenn du der Gutschrift nicht widersprichst. Du besitzt demnach ebenso viele Kontrollmöglichkeiten wie beim Erstellen einer Rechnung in eigener Verantwortung.
Unterschied Gutschrift, Stornorechnung und Rechnungskorrektur
Zur Verwirrung im Gutschriftverfahreb kann es oftmals kommen, weil im allgemeinen Sprachgebrauch unter dem Begriff Gutschrift nicht die Abrechnungsgutschrift als Alternative zur Rechnung verstanden wird, sondern
- eine Stornorechnung
- eine Rechnungskorrektur oder
- eine Korrekturrechnung.
Mit diesen Dokumenten wird eine Rechnung teilweise oder komplett storniert. Rechnungskorrekturen oder Stornorechnungen sind auch unter dem Namen „kaufmännische Gutschrift“ bekannt. Mit der Abrechnungsgutschrift als spezieller Variante der Rechnungsstellung eine Korrektur- oder Stornorechnung aber nichts zu tun, es werden lediglich die Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch gelegentlich synonym verwendet. Die Abrechnungsgutschrift darf auch nicht mit der Bankgutschrift verwechselt werden. Eine Bankgutschrift steht für die Verbuchung eines eingehenden Betrages auf dem Bankkonto des Empfängers.
Pflichtangaben: Was muss auf der Gutschrift stehen?
Die Abrechnungsgutschrift ist aus steuerrechtlicher Sicht einer Rechnung gleichgestellt. Daher muss eine Gutschrift, um gültig zu sein, nach Paragraph 14 Abs. 4 des UStG alle Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber hierfür vorsieht, das sind insbesondere:
- Das Dokument muss ausdrücklich die Bezeichnung „Gutschrift“ enthalten.
- Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers.
- Die Steuernummern und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Leistungserbringer und Leistungsempfänger.
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung und eine unzweifelhaft zuzuordnende, fortlaufende Rechnungsnummer.
- Exakte Angaben über die Art, den Umfang und den Zeitpunkt der Leistungserstellung beziehungsweise der Lieferung.
- Besondere Vereinbarungen zum Zeitpunkt der Zahlung oder andere Vereinbarungen zu Details der Gutschrift und vor allem auch die Höhe des Umsatzsteuersatzes, der in der Gutschrift angewendet wird sowie den Steuerbetrag selbst.
- Ein Hinweis darauf, dass es auch für eine Abrechnungsgutschrift, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen enthält, die Pflicht zur Aufbewahrung gibt.
Achtung
Pflichtangaben auf Gutschrift beachten!
Falls du der Leistungsempfänger bist und eine Abrechnungsgutschrift erstellst, achte sorgfältig darauf, dass alle Pflichtangaben auf der Gutschrift enthalten sind. Sind die Angaben nicht vollständig, dann kannst du als Leistungserbringer und Empfänger der Gutschrift dieser widersprechen, falls du darin einen Fehler entdeckst. Hinzu kommt, dass für dich als Aussteller der Gutschrift ein Vorsteuerabzug nur dann erfolgen kann, wenn die Abrechnungsgutschrift formal den Anforderungen entspricht.
Wie verbuche ich eine Gutschrift korrekt?
Wenn du der Leistungserbringer bist, verbuchst du die Abrechnungsgutschrift im Regelfall wie eine normale Rechnung. Der freie PR-Journalist im Beispiel bucht das in der Gutschrift aufgeführte Honorar an „Erlöse“ und „Umsatzsteuer“. Bei einem Honorar von 200 Euro und einem ermäßigten Umsatzsteuersatz von sieben Prozent werden von der Gutschrift in Höhe von 214 Euro 200 Euro an Erlöse und 14 Euro an Umsatzsteuer verbucht.
Bist du Leistungsempfänger und Aussteller der Abrechnungsgutschrift, so buchst du die Abrechnungsgutschrift an „Fremdleistungen Vorsteuer“ und „abziehbare Vorsteuer“. Es werden im Beispiel 200 Euro an „Fremdleistungen Vorsteuer“ und 14 Euro an „abziehbare Vorsteuer“ gebucht. Für das Umsatzsteuerrecht stellt eine Gutschrift keinen Sonderfall dar. Wenn du als Leistungsempfänger eine Abrechnungsgutschrift ausstellst, kannst du die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Vorsteuerabzug geltend machen. Das gilt jedoch nur dann, wenn – siehe oben – die von dir ausgestellte Abrechnungsgutschrift alle Pflichtangaben laut Umsatzsteuerrecht enthält.
Warum müssen Kleinunternehmer bei Gutschriften vorsichtig sein?
Vorsicht beim Gutschriftverfahren – falls du als Leistungserbringer ein sogenannter Kleinunternehmer bist, musst du beim Thema Gutschrift vorsichtig sein. Denn als Kleinunternehmer weist du auf deinen Rechnungen unter Umständen keine Umsatzsteuer aus und bist daher auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet: Falls du eine Abrechnungsgutschrift von deinem Leistungsempfänger erhältst, prüfe sofort, ob die Gutschrift Umsatzsteuer enthält. Falls ja, solltest du der Abrechnungsgutschrift widersprechen und eine Gutschrift ohne Umsatzsteuer verlangen. Erst dann ist die Gutschrift für dich als Kleinunternehmer gültig.
