Angebot schreiben – so geht’s

Verbindliches Angebot, freibleibendes Angebot oder Kostenvoranschlag? Um ein Angebot schreiben zu können, sollte man zunächst die unterschiedlichen Arten kennen. Wir zeigen, was Sie wissen sollten.

Bei einem freibleibenden oder auch unverbindlichen Angebot ist die Bindungswirkung ausgeschlossen. Wenn ein Unternehmer nicht sicher abschätzen kann, ob sich die Kosten des angebotenen Produkts ändern, kann er ein solches unverbindliches Angebot erstellen.

Dazu müssen Freizeichnungsklauseln wie „freibleibend“ oder „unverbindlich“ verwendet werden. Eine weitere Wirkung des freibleibenden Angebots: Der Unternehmer kann in der Regel nicht abgemahnt werden. Enthält ein Angebotsschreiben hingegen keine Freizeichnungsklauseln ist es verbindlich. Wenn der Angebotsempfänger dann annimmt, ist der Unternehmer an die angebotenen Rahmenbedingungen gebunden.

Wichtig: Bei einem Kostenvoranschlag können hingegen die anvisierten Kosten für gewöhnlich um 15 bis 20 Prozent überschritten werden. Außerdem: Während das Angebot kostenlos ist, darf der Kostenvoranschlag in Rechnung gestellt werden. 

Um das Kostenrisiko zu minimieren, können Auftraggeber und Auftragnehmer nach Erteilen des Auftrags eine Festpreisvereinbarung schließen und den Kostenvoranschlag als verbindlich erklären. Dann ist die einzelfallabhängige oben genannte Abweichung im KVA von 10 bis 20 % durch etwaige Mehraufwände ausgeschlossen.

Vom normalen Angebot ist die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (auch „invitatio ad offerendum“ genannt) zu unterscheiden, die rechtlich nicht bindend ist. Sie wendet sich nicht gezielt an eine bestimmte Person, sondern an eine Vielzahl von potenziellen Kunden. Beispiele für eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots sind Warenangebote im Supermarkt, auf Internetseiten oder in Werbeprospekten.

Das Ziel, das Sie bei der Angebotserstellung nicht aus den Augen verlieren sollten, ist, dass der Kunde Ihnen den Auftrag erteilt. Sie müssen mit dem Angebot die Frage beantworten, warum er gerade Sie beauftragen sollte. Von diesem Ziel sollten Sie sich bei der Planung und Erstellung des Angebots stets leiten lassen.

Eines gleich vorab: Sorgfalt muss sein. Kein Kunde akzeptiert heutzutage ein Angebot mit offensichtlichen Kalkulationsfehlern, unklaren Artikelbezeichnungen oder gar einem unübersichtlichen Layout.

Wenn der Kunde das Angebot nicht nachvollziehen kann, sortiert er es aus. Nachfragen wird er selten. Sie sollten daher strukturierte, präzise und trotzdem individuelle Angebote schreiben.

Folgende Punkte sollte der Kunde auf jeden Fall im Angebotsschreiben finden: 

• Angebotsempfänger: Name und vollständige Postanschrift (nicht nur Mailadresse!) des anfragenden Unternehmens sowie Name des Angebots Anforderers (z. B. in der Anrede). 
• Angebotsabsender: Firmenname und -adresse (auch Mail- und Webadresse) Ihres Unternehmens sowie der Ansprechpartner für das Angebot, Steuernummer und Bankverbindung Ihres Unternehmens, Handelsregisternummer (sofern Ihr Unternehmen einen Handelsregistereintrag besitzt) – im Grunde all das, was im Briefkopf bzw. in der Signatur des Angebots bereits steht. 
• Angebotsnummer: Nummerieren Sie Ihre Angebote durch. Das hilft nicht nur bei kundenseitigen Rückfragen zu einem bestimmten Angebot, sondern im gesamten Angebot-Lifecycle (über Lieferschein, Rechnung bis zur Mahnung usw.).  
• Genaue Beschreibung der Ware bzw. Dienstleistung 
• Preise: Einzel- und Gesamtpreise mit und ohne Mehrwertsteuer; hier sind auch Preisgültigkeit und Rabatte im Angebot aufzuführen. 
• Detaillierte Aufschlüsselung der Einzelpositionen (z. B. bei Material) mit genauen Preisen und Qualitätsmerkmalen (z. B. Fliesen kalibriert und rektifiziert etc.) 
• Liefer- und andere Zusatzkosten (möglichst getrennt aufführen) 
• Lieferbedingungen 
• Zahlungsbedingungen und Verweis auf Nachlass, ob Sie Rabatt gewähren, Skonto etc. 
• Datum der Angebotserstellung: Besonders wichtig, dass Sie die Angebotsgültigkeit auch als Text verfassen z. B. „Angebot 4 Wochen gültig/Angebot gültig bis“. 
• Verweis auf AGB und Gerichtsstandort 
• (optional) Kundennummer: Besonders empfehlenswert, wenn Sie regelmäßig Aufträge derselben Unternehmen bzw. Kunden bekommen.  

Es gibt keine rechtlichen Anforderungen für eine bestimmte Form, die Angebote haben müssen. Das heißt, Sie können Ihr Angebot nicht nur per E-Mail, konventioneller Briefpost oder Fax unterbreiten, sondern auch mündlich im direkten Kundengespräch oder telefonisch. Aus Beweisgründen sollten Sie aber auf mündliche Offerten verzichten. 

Wenn Sie ein Angebot schreiben, bietet sich eine Vorlage zur Orientierung an. Wir haben eine solche für Sie erstellt.

Wollen Sie ein Angebot schreiben, ist die richtige Formulierung entscheidend. Es gilt, formale, rechtliche aber auch stilistische Aspekte beim Angebotstext zu beachten. Eine große Hilfe hierbei kann eine Softwarelösung bieten.

Oftmals benutzen Unternehmer eine Software, um Angebotsanfragen zu schreiben und aus den Daten später auch direkt die Rechnung zu generieren. Das System ist dabei die zentrale Datenbank aller Belege. Auch der Abgleich zwischen Angebot und Rechnung wird dadurch erleichtert, dass es eine zentrale Drehscheibe gibt, die die Daten verwaltet.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich in solchen Systemen Mustervorlagen anlegen kann. Wollen Sie ein Angebot schreiben, können Sie also Beispiele und Muster nutzen.

Das spart Zeit, weil man bei der Angebotserstellung nur noch die individuellen Bestandteile anpassen und ein entsprechendes Anschreiben für das Angebot erstellen muss.

Denken Sie bei der Angebotsformulierung immer an Ihr Ziel: den Auftrag zu bekommen. Je verständlicher und klarer das Angebot verfasst ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde tatsächlich mit dem Anbieter in Kontakt tritt. Nehmen Sie nach der Erstellung des Angebots zudem stets eine Endkontrolle vor. Falls es formale Mängel aufweist, kann es durchaus sein, dass der Kunde nicht von Ihrer Qualität überzeugt ist.

Nehmen Sie auch kurz auf den entsprechenden Termin bzw. das Telefonat Bezug und zeigen Sie, dass Sie den Kunden verstanden haben. Das geht am einfachsten, indem Sie kurz das Ergebnis Ihres Gesprächs zusammenfassen. Ihr Plus: Der Kunde fühlt sich dadurch, dass Sie ihm ein persönliches Angebot schreiben, verstanden und abgeholt –  er vertraut ihnen.

Falls Sie das Angebot unverbindlich formulieren möchten, sollten Sie zudem Freizeichnungsklauseln verwenden. Wir zeigen Ihnen in den folgenden Abschnitten, worauf Sie bei der Formulierung konkret achten müssen, um ein Angebot, das Ihren Vorstellungen entspricht, zu erstellen.

Genauso wichtig wie der Inhalt ist die Tonalität des Anschreibens: Denken Sie, wenn Sie Ihr Angebot richtig schreiben möchten, immer daran, positiv-freundlich, dabei verbindlich, seriös und nicht zu aufdringlich zu formulieren. Geben Sie dem Kunden im Angebotsschreiben das Gefühl, den Auftrag sehr gerne auszuführen – ohne auf ihn angewiesen zu sein.

Formulierungen wie: „… aufgrund der saisonalen Auslastung gewähre ich Ihnen einen Winterpreis für die Erstellung Ihres Carports …“ können im finalen Gespräch hilfreich sein, im schriftlichen Angebot haben sie nichts zu suchen.

Der Grund: Während sich solch ein Rabatt im Gespräch als spontanes Zugeständnis verkaufen lässt, erweckt er in einem schriftlich formulierten Angebot eher den Eindruck, sie seien in einer „Notsituation“ und auf Angebote angewiesen, die Ihnen zumindest die Auslastung Ihrer Mitarbeiter und Maschinen sichern.

Wenn Sie das Angebot schreiben und zeitlich einschränken wollen, ist eine Freizeichnungsklausel notwendig. Es empfiehlt sich dann eine Formulierung, welche die Gültigkeit des Angebots eindeutig befristet. Eine Beispielformulierung für ein befristetes Angebot ist: „Das Angebot ist gültig bis zum 30. April 2021.“

Wenn Sie das Angebot preislich einschränken möchten, können Sie ebenfalls Freizeichnungsklauseln verwenden. Möglich sind Formulierungen wie „Preis freibleibend“ oder „Preisänderungen vorbehalten“. Damit legen Sie fest, dass sich die Preise Ihres Angebots noch ändern können.

Auch der Schluss ist entscheidend, wenn Sie ein „Offer“ schreiben. Mit einer gelungenen Schlussformulierung runden Sie das Angebot ab und hinterlassen idealerweise einen freundlichen und hilfsbereiten Eindruck.