Was ist eine Privatrechnung?
Wer als Privatperson etwas verkauft oder eine Dienstleistung vollbringt, kann dafür eine Rechnung schreiben. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Privatrechnung. Ein häufiges Beispiel für eine Privatrechnung ist etwa der Verkauf eines gebrauchten Pkw über Kleinanzeigen.
Obwohl du als Privatperson erst einmal nicht dazu verpflichtet bist, eine Rechnung zu schreiben, hat der Kunde immer das Recht, nach einer solchen zu verlangen. Dieses Recht ergibt sich aufgrund von § 368 BGB, das den Verkäufer verpflichtet, auf Verlangen des Vertragspartnern ein schriftliches „Empfangsbekenntnis“, eine Quittung, auszustellen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erstellt wird, so kann er dies ebenfalls verlangen. In anderer Form bedeutet z.B. die Privatrechnung.
In diesem Fall ist es möglich, als Privatperson eine einmalige Rechnung zu stellen. Die Höhe der Rechnung ist dabei nicht relevant. Wichtig ist allerdings, dass du den entgegengenommenen Betrag in deiner Steuererklärung unter den Einkünften aus anderen Einkunftsarten angibst, sodass kein Verdacht einer Steuerhinterziehung entsteht.
Bei der Zahl- oder Lieferart sieht der Gesetzgeber keine spezielle Regel vor. Du kannst entweder per Barzahlung, Überweisung oder auch per PayPal bezahlen. Anders sieht es hingegen bei haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerksleistungen aus. Sofern es sich hierbei nicht um einen Angestellten (etwa im Rahmen eines Minijobs) handelt, gilt ein Barzahlungsverbot.
Info
Wer gilt als Privatperson?
Als Privatperson gilt, wer keine selbstständige Tätigkeit ausübt, die auf Gewinn abzielt. Solange deine Leistungen keinen gewerblichen Charakter annehmen, kannst du weiterhin Privatrechnungen schreiben.
Welche Angaben muss eine Privatrechnung enthalten?
Eine Rechnung zu schreiben ist für Privatpersonen zwar keine Pflicht, doch wenn eine von dir verlangt wird, solltest du einige Vorgaben beachten. Die Anforderungen orientieren sich an den Vorgaben für gewerbliche Rechnungen, die sich aus § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz ergeben. Allerdings müssen Privatrechnungen nicht alle Bestandteile enthalten, die für Unternehmen gelten. Sinnvoll sind folgende Angaben, damit ein Geschäftsfall eindeutig identifiziert werden kann:
- Name und Anschrift des Verkäufers
- Name und Anschrift des Käufers
- Ausstellungsdatum sowie Zeitpunkt des Verkaufs bzw. der erbrachten Dienstleistung
- Menge und Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
- Verkaufs- bzw. Dienstleistungspreis
- Liste ggf. Mängel auf
- Hinweis auf Privatverkauf bzw. Privatdienstleistung, der nicht zur Angabe der Umsatzsteuer führt
Tipp
Zahlungsziel angeben
Generell ist eine Privatrechnung sofort fällig. Es ergibt jedoch Sinn, ein Zahlungsziel zu vermerken, wenn du eine private Rechnung schreibst. In der Regel sind dafür höchstens 30 Tage vorgesehen. Danach gerät der Käufer automatisch in Verzug.
Da du die Rechnung als Privatperson schreibst, darfst du keine Mehrwertsteuer ausweisen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Privatrechnung an eine andere Person oder ein Unternehmen adressiert ist. Auch von einem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung musst du absehen. Dies würde bedeuten, dass du gewerblich tätig bist. Dementsprechend musst du weder eine Steuernummer noch eine Rechnungsnummer angeben. Für alle anderen Rechnungen gilt jedoch: Die Steuernummer muss vorhanden und auf der Rechnung ausgewiesen sein.
Du weißt jetzt also: Wenn du eine Rechnung als Privatperson schreibst, solltest du auf die richtigen Angaben achten. Damit diese auch wirklich alle zu finden sind, wäre es ratsam, eine spezielle Rechnungsvorlage zu verwenden. Lexware bietet dir eine Vorlage für Rechnung ohne Umsatzsteuer, die du bequem herunterladen und ausfüllen kannst.
Info
Wie hoch darf der Betrag einer Privatrechnung sein?
Wenn du als Privatperson Rechnungen ausstellst, musst du dies in deiner Steuererklärung (§ 23 EstG) angeben. Grundsätzlich gibt es für Privatrechnungen keine Obergrenze. Allerdings sind Gewinne ab einem Betrag von 1.000 Euro jährlich zu versteuern.
Achtung: Es handelt sich nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet, dass bei Überschreiten der Grenze von 1.000 Euro der gesamte Betrag versteuert werden muss, nicht nur die Differenz. Dies gilt allerdings nur, wenn du durch deinen Gewinn den Grundfreibetrag überschreitest.
Achtung
Es handelt sich nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet, dass bei Überschreiten der Grenze von 1.000 Euro der gesamte Betrag versteuert werden muss, nicht nur die Differenz. Dies gilt allerdings nur, wenn du durch deinen Gewinn den Grundfreibetrag überschreitest.
Wieso sollte man als Privatperson Rechnungen schreiben, wenn keine Pflicht besteht?
Trotz der Tatsache, dass es für Privatpersonen nicht verpflichtend ist, Rechnungen zu schreiben, ist es sehr empfehlenswert. Dafür gibt es gute Gründe:
- Sauberer Abschluss: Wenn du als Privatperson eine Rechnung schreibst, bietest du allen Parteien einen rechtlich sicheren Abschluss. So bist du besonders im Falle eines rechtlichen Konflikts auf der sicheren Seite.
- Nachweis: Es ist immer gut, einen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben zu haben. Besonders, um deinen Gewinn in deiner Steuererklärung anzugeben, ist eine Privatrechnung hilfreich. Wenn du private Rechnungen schreibst, kannst du dem Finanzamt jederzeit Nachweise vorlegen.
- Bitte: Es kann auch sein, dass der Käufer aus dem Privatverkauf eine Rechnung will. Dem musst du nicht unbedingt Folge leisten. Unter Umständen springt der Käufer dann aber von dem Geschäft ab.
Auch wenn eine Firma bei dir von privat kauft, verlangt sie normalerweise eine Quittung. Das Unternehmen kann zwar keine Umsatzsteuer ziehen, die Ausgaben allerdings gegenüber dem Finanzamt etwa in der Einkommenssteuererklärung geltend machen.
Wie kann ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Als Privatperson eine Rechnung zu schreiben, geht mit einer Vorlage recht schnell und einfach. Es genügt, eine einfache Word- oder Excel-Datei anzufertigen und diese mit den entsprechenden Pflichtangaben auszufüllen. Die Form der Rechnung ist nicht relevant, solange sie alle Anforderungen erfüllt.
Eine kostenlose Word-Vorlage für eine Privatrechnung findest du auch hier:
Gibt es bei einem Privatverkauf eine Garantie?
Auch, wenn du als Privatperson eine Rechnung für einen Privatverkauf oder eine erbrachte Dienstleistung schreibst, gibt es keine gesetzlich festgelegte Garantie. Wichtig ist, dass sich Käufer und Verkäufer über das Produkt und dessen Zustand einig sind. Wenn du zum Beispiel ein defektes Produkt verkaufst, solltest du dies in der Privatrechnung vermerken. So vermeidest du, dass es zu Konflikten zwischen dir und dem Käufer kommt, sollte dieser im Nachhinein behaupten, das Produkt in einem intakten Zustand erworben zu haben.
Ab wann muss man ein Gewerbe melden?
Für den Ankauf von privat reicht eine Rechnung vollkommen aus. Du musst nicht extra ein Gewerbe anmelden. Allerdings gibt es Grenzen zwischen privat und gewerblich, die schnell verschwimmen können. Schreibst du nämlich als Privatperson häufiger Rechnungen, könntest du bereits gewerblich handeln – die Behörden sprechen dann von einer sogenannten Regelmäßigkeit. Aber wann liegt diese eigentlich vor?
Kurz und knapp: Das ist Auslegungssache! Jetzt die längere Erklärung:. Das Gewerbeamt geht häufig von einer unternehmerischen Tätigkeit aus, wenn du beispielsweise einen An- und Verkauf mit Gewinnerzielungsabsicht betreibst. Verkaufst du hingegen von privat mehrere Artikel über eBay, dürfte dies noch als privat gelten.
Sollte es sich bei deiner Tätigkeit oder dem Verkauf von Produkten um eine sich wiederholende Tätigkeit handeln, musst du beim Finanzamt ein Gewerbe anmelden.
Eine gewerbliche, steuerpflichtige Tätigkeit liegt unter anderem dann vor, wenn:
- Du in einem kurzen Zeitraum mehrere Produkte oder Dienstleistungen verkaufst bzw. vollbringst.
- Du damit eine Gewinnerzielungsabsicht verfolgst.
- Du über einen längeren Zeitraum regelmäßig Privatrechnungen ausstellst.
- Du (überwiegend) neue Produkte verkaufst.
- Du für den Verkauf einen professionellen Internetauftritt hast.
Ein Fall aus 2018 zeigt allerdings, wie schnell die Gerichte von einer gewerblichen Tätigkeit ausgehen. Eine Frau wurde von einem Käufer angezeigt, da sie ihm das Widerrufsrecht verweigerte. Sie berief sich auf den privaten Verkauf, der sowohl ein Widerrufsrecht als auch eine Abmahnung ausschließt. Der Fall landete schließlich vor Gericht. Ein Richter ging aufgrund der Beweislage jedoch von einer gewerblichen Tätigkeit aus, da die Frau noch sieben weitere Artikel online gestellt hatte.
Du siehst also: Es lässt sich sehr schwer beurteilen, wann ein Verkauf als privat oder gewerblich gilt. Letztlich ist dies auch immer abhängig vom jeweiligen Sachbearbeiter oder Richter. Sobald du regelmäßig etwas verkaufst, solltest du allerdings darüber nachdenken, ein Gewerbe anzumelden. Damit bist du rechtlich auf der sicheren Seite.
