Typische Fehler bei der Umsatzsteuererklärung vermeiden

Die Umsatzsteuererklärung kann für viele Unternehmer eine Herausforderung darstellen. Es gibt zahlreiche Details zu beachten, und Fehler können schnell passieren. Um Ihnen zu helfen, diese Fallstricke zu vermeiden, haben wir die häufigsten Problemfelder zusammengestellt und erläutert. Beachten Sie die folgenden Punkte sorgfältig, um Ihre Umsatzsteuererklärung korrekt zu erstellen:

1. Unternehmerstatus und Entgeltlichkeit: Prüfen Sie zunächst, ob Sie im Sinne des Umsatzsteuerrechts als Unternehmer gelten und ob Ihre Lieferungen oder Leistungen tatsächlich entgeltlich sind. Dies ist grundlegend für Ihre Umsatzsteuerpflicht.
2. Mängel in der Buchführung: Achten Sie auf eine sorgfältige und zeitnahe Buchführung. Falsche Kontierungen, fehlerhafte Belege oder verspätete Buchungen können zu einer zu geringen oder verspäteten Umsatzsteuerzahlung führen. Stellen Sie sicher, dass alle Belege den korrekten Steuerausweis enthalten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Eine präzise Buchführung hilft Ihnen, finanzielle Nachteile zu vermeiden.
3. Handhabung der Kleinunternehmerregelung: Prüfen Sie sorgfältig, ob die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung oder die Option zur Regelbesteuerung für Sie vorteilhafter ist. Eine falsche Entscheidung kann zu verpassten finanziellen und organisatorischen Vorteilen führen. Lassen Sie sich im Zweifel von einem Steuerberater beraten, um die für Sie optimale Lösung zu finden.
4. Zeitpunkt der Versteuerung: Achten Sie darauf, die Umsatzsteuer im richtigen Monat zu melden. Maßgeblich ist in der Regel der Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht der Rechnungsstellung oder des Zahlungseingangs.
5. Sachleistungen an Mitarbeiter: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Firmenwagen zur privaten Nutzung oder Waren aus Ihrem Bestand überlassen, entsteht daraus Umsatzsteuer. Berücksichtigen Sie dies in Ihrer Erklärung.
6. Änderungen der Bemessungsgrundlage: Preisnachlässe oder Forderungsausfälle können die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer nachträglich ändern. Passen Sie in solchen Fällen Ihre Umsatzsteuerberechnung entsprechend an.
7. Vorsteuerrückzahlung: Prüfen Sie, ob Sie möglicherweise Vorsteuer zurückzahlen müssen, die zuvor erstattet wurde. Dies kann beispielsweise bei Änderungen der Nutzung von Wirtschaftsgütern der Fall sein.
8. Rechnungsberichtigungen: Achten Sie auf korrekt ausgestellte und empfangene Rechnungen. Fehlerhafte Rechnungen müssen berichtigt werden, was Auswirkungen auf die Umsatzsteuer und den Vorsteuerabzug haben kann.
9. Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs: Seien Sie vorsichtig bei der Geltendmachung von Vorsteuer aus Eingangsrechnungen, die erst im neuen Jahr eingehen. Es ist üblich, Rückstellungen zum 31.12. zu bilden und Eingangsrechnungen bis Mitte Januar zu erfassen. Jedoch darf die Vorsteuer erst in dem Voranmeldungszeitraum geltend gemacht werden, in dem Sie im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung sind. Eine verfrühte Geltendmachung der Vorsteuer kann das Finanzamt zu genaueren Prüfungen veranlassen. Achten Sie daher auf eine korrekte zeitliche Zuordnung des Vorsteuerabzugs.

Fazit: Fehler in der Umsatzsteuererklärung, ob aus Unwissenheit oder Zeitdruck, können das Finanzamt aufmerksam machen. Im schlimmsten Fall droht eine unangekündigte Umsatzsteuer-Nachschau oder sogar eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Um solche Situationen zu vermeiden, ist es ratsam, sich gründlich über Umsatzsteuer und Vorsteuer zu informieren. Nutzen Sie dafür verlässliche Quellen wie unsere Themenseite zur Umsatzsteuer:
 

Grundsätzlich müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) elektronisch an Ihr Finanzamt übermitteln und hierfür ein Zertifikat für die authentifizierte Datenübermittlung beantragen. Das Zertifikat wird als Datei auf Ihrem PC hinterlegt und bei jeder Übertragung – über ELSTER – automatisch vom Programm eingelesen. Mit einer Signaturkarte, einem Sicherheitsstick oder dem Personalausweis und einem Lesegerät ist die elektronische Übermittlung der UStVA auch möglich.

Von Ihrer im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer hängt ab, wie oft Sie die UStVA abgeben müssen. Faustregel: Je mehr Umsatzsteuer Sie zahlen, desto häufiger müssen Sie melden.

• Beträgt die Zahllast (Umsatzsteuer ./. Vorsteuer) im Kalenderjahr bis zu 2.000 EUR, genügt eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
• Bei 2.000,01 – 9.000 EUR Jahressteuer muss zukünftig vierteljährlich und bei mehr als 9.000 EUR monatlich gemeldet werden.

Ist bei einer Existenzgründung kein Vorjahresumsatz vorhanden, müssen Sie im Jahr der Existenzgründung und im Folgejahr, unabhängig von der Jahressteuer, immer monatlich voranmelden. Zur Entlastung von Bürokratiekosten für Existenzgründer wird diese Regelung von 2021 bis 2026 ausgesetzt.

Die Voranmeldung muss unabhängig vom Vormeldungszeitraum bis spätestens zum 10. Tag nach Ende jedes Voranmeldungszeitraumes abgegeben werden. Beispiel: Bei einer UStVA für März spätestens bis zum 10. April.

Damit Sie nicht von einer unangenehmen Prüfung überrascht werden, sollten Sie möglichst keine Fehler bei Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung machen. Im Folgenden haben wir vier typische Fehler für Sie zusammengestellt, die Sie vermeiden sollten:

• Abweichende Beträge: Weicht die Summe der vorangemeldeten Umsätze von den Zahlen Ihrer Umsatzsteuerjahreserklärung ab - etwa, wenn sich höhere Umsätze ergeben als in den Voranmeldungen - entsteht der Verdacht, dass Sie sich billigen Kredit vom Finanzamt besorgen wollten. Wenn dieser Fehler häufiger auftritt, ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung vorprogrammiert. Empfehlung: Prüfen Sie Ihre Voranmeldungen akribisch und erklären Sie die Umsätze im richtigen Voranmeldungszeitraum.
• Falsche Umsatzsteuersätze: Je nach Lieferung oder Leistung werden 7 % oder 19 % Umsatzsteuer erhoben. Bestimmte Leistungen (z. B. Heilbehandlungen) sind ganz von der Umsatzsteuer befreit. Tauchen bei der Umsatzsteuervoranmeldung Sätze von 7 % statt bisher immer korrekt 19 % auf, werden diese Fälle nach einer elektronischen Plausibilitätsprüfung vom Computer aussortiert. Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung vor Ort kann die Folge sein.
• Zu späte Abgabe: Nehmen Sie die Abgabetermine Ihrer UStVA unbedingt ernst. Schon ein Tag Verspätung kann verhängnisvoll sein. In diesen Fällen wird ein Verspätungszuschlag festgesetzt. Wenn sich leichte oder größere Verspätungen häufen, ziehen Sie „magisch“ eine Außenprüfung an.
• Falsches Timing: Wenn Sie, weil Sie im Zeitdruck sind, für die UStVA eine Dauerfristverlängerung beantragen, muss Ihnen klar sein, dass in diesem Falle die Vorsteuererstattung auch entsprechend später kommt.