Was sollten Sie als Unternehmer über Steuervorauszahlungen wissen?

Jeder steuerpflichtige Bürger muss Steuervorauszahlungen leisten – egal, ob er oder sie Einkünfte aus nicht-selbstständiger oder selbstständiger Tätigkeit erwirtschaftet. Bei Angestellten führen die Arbeitgeber automatisch monatlich die Steuern, die der jeweilige Angestellte aufgrund seiner Lohnsteuerklasse zu zahlen hat, an das Finanzamt aus deren Bruttolohn ab. Im Angestelltenverhältnis zahlen Sie also auch Steuern voraus, müssen sich aber nicht selbst um deren Zahlung kümmern.

Anders ist es bei Selbstständigen. Sie müssen sich selbst darum kümmern, dass Sie Ihre Steuervorauszahlungen pünktlich leisten, wenn das Finanzamt Sie zu Steuervorauszahlungen aufgefordert hat.

Auch Arbeitnehmer können zu einer Steuervorauszahlung verpflichtet werden. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn neben dem Arbeitslohn weitere Einkünfte erzielt werden, zum Beispiel aus Vermietung, Kapitalerträgen oder einer selbstständigen Nebentätigkeit. In solchen Fällen setzt das Finanzamt eine Steuervorauszahlung fest, da die Steuer nicht vollständig über die Lohnsteuer abgeführt wird.

Wann und wie oft eine Steuervorauszahlung an das Finanzamt nötig ist, hängt von der Art Ihres Einkommens ab. Verpassen Sie einen der Zahlungstermine, kann das Finanzamt einen Säumniszuschlag festsetzen und im Extremfall Vollstreckungsmaßnahmen einleiten. Bereits der Vorauszahlungsbescheid reicht dafür aus. Um zusätzliche Kosten zu vermeiden, sollten Sie die Einkommensteuervorauszahlung-Termine unbedingt im Blick behalten.

Haben Sie einen Zahlungstermin dennoch versäumt, sollten Sie umgehend Kontakt mit dem Finanzamt aufnehmen. In vielen Fällen lässt sich der Säumniszuschlag vermeiden, wenn die Zahlung kurzfristig nachgeholt und der Sachverhalt nachvollziehbar erklärt wird. Eine schnelle Reaktion wirkt sich oft positiv auf die Entscheidung der Finanzbehörde aus.

Angestellte führen in Form ihrer Lohnsteuer, die von ihrem Bruttolohn automatisch abgezogen wird, die Steuervorauszahlung monatlich ab. Der Arbeitgeber behält die Lohnsteuer hierfür einfach ein und führt diese pro Monat ans Finanzamt ab. Rentner leisten ihre Steuervorauszahlung quartalsweise.

Da Sie als Unternehmer oder Freiberufler nicht angestellt sind, erhalten Sie kein Entgelt vom Arbeitgeber, sondern Sie erwirtschaften Einkommen. Ihre Steuervorauszahlungen ergeben sich aus derEinkommensteuer und gelten in folgenden Fällen:

• wenn Sie ein Gewerbe betreiben
• wenn Sie Freiberufler sind
• wenn Sie als Kleinunternehmer arbeiten

Damit der Fiskus regelmäßig Geld bekommt, müssen Sie die Steuervorauszahlungen für die Einkommensteuer vierteljährlich leisten. Hierfür erhalten Sie vom Finanzamt vor dem jeweiligen Fälligkeitsdatum einen Hinweis. Achten Sie aber darauf, dass Sie die Termine für die Steuervorauszahlung auch selbst im Blick haben.

Als Steuerzahler haben Sie die Pflicht, die erforderliche Jahresvorauszahlung Ihrer Steuern zum entsprechenden Fälligkeitsdatum selbstständig zu erbringen. Richten Sie für diese Termine also am besten eine automatische Zahlung ein.

Gewerbesteuer wird bei Ihnen erst ab einem jährlichen Gewinn von 24.500 Euro fällig. Dieser Betrag wird auch als Gewerbesteuerfreibetrag bezeichnet. Bei einem Jahresgewinn von weniger als 24.500 Euro zählen Sie als „Kleingewerbe“. Verdienen Sie mit Ihrem Gewerbe mehr als 24.500 Euro, müssen Sie vierteljährliche Vorauszahlungen ans Finanzamt leisten (siehe § 19-21 Gewerbesteuergesetz).

Den Betrag der Vorauszahlung legt die jeweilige Gemeinde fest. Hierzu erhalten Sie einen separaten Bescheid. Die Vorauszahlung entspricht einem Viertel der Steuer aus der vergangenen Veranlagung.

Da Sie auf jede Steuerart Vorauszahlungen leisten müssen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, trifft dies auch auf die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer genannt) zu. Sollte sich aus Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung eine Zahllast ergeben, bedeutet das, dass Sie auch in diesem Fall Vorauszahlungen tätigen müssen. Wann Sie die Umsatzsteuervoranmeldung und somit die Vorauszahlungen leisten müssen, hängt von der Höhe der zu zahlenden Umsatzsteuer ab. Je nachdem, wie groß der Betrag ist, müssen Sie die Voranmeldung monatlich oder quartalsweise – jeweils bis zum 10. des Folgemonats – ans Finanzamt übermitteln. Wenn Sie eine Dauerfristverlängerung beantragt haben, verschiebt sich die Frist entsprechend.

Wenn Ihr Umsatz des Vorjahres unter 25.000 Euro und der voraussichtliche Umsatz des laufenden Jahres unter 100.000 Euro liegt, gelten Sie als Kleinunternehmer und können die Kleinunternehmerregelung nutzen. Sie weisen dann keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus und müssen somit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Der Nachteil: Sie können keine Vorsteuer geltend machen.

Grundlage für die Berechnung Ihrer Vorauszahlungen sind die zu versteuernden Einnahmen des letzten Jahres, also im sogenannten Veranlagungszeitraum. Die Bemessungsgrundlage, die das Finanzamt berechnet, wird in vier gleiche Beträge geteilt und als Quartalszahlung festgesetzt. Diese Informationen erhalten Sie im Rahmen eines Vorauszahlungsbescheides.

Das Finanzamt ermittelt anhand des Vorjahres einen Richtwert für die Steuervorauszahlungen des aktuellen Jahres. Wie hoch oder niedrig Ihr Gewinn im laufenden Jahr aussieht, kann jedoch niemand im Voraus sagen. Ihre Vorauszahlungen leisten Sie immer unter dem Vorbehalt einer Nachprüfung.

Es ist möglich, dass Ihr Gewinn höher oder niedriger als im Vorjahr ausfällt. Das hat dann zur Folge, dass auch Ihre Steuervorauszahlung zu hoch oder zu niedrig angesetzt ist und die Finanzbehörde eine Anpassung vornimmt. Ändert sich Ihr Einkommen, darf das Finanzamt jederzeit Ihre Steuerschuld angleichen. Nehmen Sie mehr ein als im Vorjahr, fordert der Fiskus eine Nachzahlung. Dadurch kann es zu Liquiditätsengpässen kommen. Daher können Sie bei Bedarf versuchen, eine Stundung der Steuerschuld beim Finanzamt zu erwirken. Die Steuerstundung können Sie schriftlich beantragen.

Setzt das Finanzamt den Betrag für Ihre Vorauszahlungen zu hoch an, haben Sie das Recht, schriftlich Einspruch gegen diesen Steuerbescheid einzulegen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie die Steuervorauszahlungen aussetzen oder stoppen können. Die Zahlung läuft weiter und ggf. erhalten Sie eine Erstattung vom Finanzamt.

Ein Einspruch gegen die Steuervorauszahlung ist möglich, wenn Sie den Vorauszahlungsbescheid für sachlich falsch halten. Wichtig ist jedoch: Der Einspruch allein setzt die Zahlung nicht außer Kraft. Die festgesetzte Steuervorauszahlung muss zunächst weiterhin geleistet werden, bis das Finanzamt über den Einspruch entschieden hat.

Viele Steuerberater unterstützen ihre Mandanten dabei, eine realistische Einschätzung der Vorauszahlungen vorzunehmen und entsprechende Anträge beim Finanzamt zu stellen.

Einspruch können Sie übrigens auch dann einlegen, wenn Sie trotz Rückerstattung eine Steuervorauszahlung mitgeteilt bekommen. Eine Steuervorauszahlung trotz Rückerstattung ist kein Widerspruch: Das Finanzamt orientiert sich bei der Festsetzung der Vorauszahlungen am erwarteten Einkommen des laufenden Jahres und nicht allein am Ergebnis des letzten Steuerbescheids.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Höhe der Steuervorauszahlung ändern. Durch rückläufige Einnahmen im laufenden Jahr oder durch teure Investitionen kann es sein, dass das Finanzamt von Ihnen zu hohe Vorauszahlungen fordert. In diesem Fall können Sie bei der Finanzbehörde den Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlung mit Begründung stellen. Dies kann ein formloser, aber schriftlicher Antrag sein, in dem Sie erklären, warum Sie die Herabsetzung beantragen.

Die Begründung der Herabsetzung der Einkommensteuervorauszahlung wird darin liegen, dass Sie weniger Geld einnehmen, als vorher geplant. Verringerte Einkünfte in Ihrer Selbstständigkeit können z. B. aus folgenden Gründen entstehen:

• Der Verlust von Aufträgen
• Hohe Ausgaben aufgrund von Anschaffung teurer Wirtschaftsgüter
• Verdienstausfall wegen länger andauerndem Krankenstand
• Erhöhte Betriebsausgaben, die auf Vermietung oder Verpachtung beruhen

Zu niedrige Vorauszahlungen müssen Sie nicht von sich aus melden oder gar Einspruch gegen die Steuervorauszahlung einlegen. Erst wenn das Finanzamt konkrete Angaben zu Ihren aktuellen Einkünften anfordert, sind Sie per Gesetz verpflichtet, wahrheitsgemäß Auskunft zu geben. Andernfalls kann dies steuerrechtliche Konsequenzen haben.

Besonderheiten gelten für Existenzgründer. Bei der erstmaligen Gewinnprognose sollten Sie realistisch und zurückhaltend planen. Zu optimistische Angaben können dazu führen, dass das Finanzamt hohe Steuervorauszahlungen festsetzt, die später Ihre Liquidität belasten.

Checkliste:

• Haben sich Ihre Einnahmen im laufenden Jahr spürbar verringert?
• Sind höhere Investitionen oder außergewöhnliche Ausgaben angefallen?
• Orientiert sich der Vorauszahlungsbescheid an einem besonders guten Vorjahr?
• Haben sich Ihre Umsätze oder Gewinne anders entwickelt als erwartet?
• Stehen Liquiditätsengpässe bevor, obwohl die Steuerlast voraussichtlich sinkt?

Diese Checkliste kann Ihnen letztlich auch als Grundlage dienen für Ihre Begründung des Antrags auf Anpassung von Vorauszahlungen.

Sehr geehrte Damen und Herren,

laut Steuerbescheid für das Jahr 2024 wurden meine Vorauszahlungen zur Einkommensteuer auf Grundlage eines zu versteuernden Gewinns von 80.000 Euro festgesetzt.

Für das laufende Jahr 2025 ist nach aktueller Planung jedoch nur noch ein Gewinn von rund 45.000 Euro zu erwarten. Ursache hierfür sind unter anderem der Wegfall mehrerer Aufträge sowie gestiegene Betriebsausgaben.

Die derzeit festgesetzten Vorauszahlungen übersteigen damit die voraussichtliche Steuerlast für 2025 deutlich. Ich bitte Sie daher, die laufenden Vorauszahlungen entsprechend herabzusetzen.

Als Begründung des Antrags auf Anpassung der Vorauszahlungen füge ich eine voraussichtliche Gewinnermittlung für 2025 sowie eine Übersicht der wesentlichen Abweichungen zum Vorjahr bei.

Mit freundlichen Grüßen

Um die Erfolgsaussichten zu erhöhen, empfiehlt es sich, dem Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen für Gewerbesteuer oder Einkommensteuer geeignete Nachweise beizulegen, zum Beispiel:

• eine voraussichtliche Gewinnermittlung für das laufende Jahr
• die Gewinnermittlung des Vorjahres zum Vergleich
• eine kurze schriftliche Begründung der Abweichungen (z. B. Umsatzrückgang, Investitionen, krankheitsbedingter Ausfall)
• bei Bedarf betriebswirtschaftliche Auswertungen oder relevante Buchhaltungsdaten

Sie können Ihre erbrachten Steuervorauszahlungen nicht in Ihrer Steuererklärung vermerken. Stattdessen berücksichtigt das Finanzamt selbstständig sämtliche Vorauszahlungen bei der Zusammenstellung Ihres Steuerbescheids. Bemessungsgrundlage ist immer die Steuerhöhe, die sich für das betroffene Steuerjahr ergibt – egal ob Einkommen-, Umsatz- oder Gewerbesteuer.

Ja, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Als Grund für die Stundung müssen problematische persönliche Verhältnisse geltend gemacht werden. Die Stundung wird Ihnen meistens zur Überbrückung von absehbaren finanziellen Notlagen zugesprochen (= Stundungsbedürftigkeit). Dies ist der Fall, wenn Sie die pünktliche Entrichtung der Steuern in finanzielle Schieflage bringen würde. Den Notstand müssen Sie mit überzeugenden Nachweisen belegen. Das finanzielle Dilemma darf nicht auf Ihrem eigenen Verschulden beruhen (= Stundungswürdigkeit).

Treffen Stundungsbedürftigkeit und Stundungswürdigkeit auf Sie zu, kommt dieses Vorgehen für Sie infrage.