Diese gesetzlichen Regelungen müssen Sie bei der Kassenführung beachten
Unternehmen mit bargeldintensiven Geschäften müssen sich gerade in den letzten Jahren immer wieder mit neuen gesetzlichen Regelungen auseinandersetzen. Denn das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ brachte eine deutliche Verschärfung der gesetzlichen Regelungen zur Kassenführung mit sich. Außerdem dürfen seit einiger Zeit strengere und häufigere Überprüfungen durch das Finanzamt stattfinden – teils mit unangekündigten Besuchen mittels einer Kassen-Nachschau. Die verschiedenen Regelungen des Gesetzes traten nach und nach in Kraft.
Hier ein zeitlicher Überblick:
- Seit 23.12.2016: Das Gesetz sieht eine Einzelaufzeichnungspflicht vor. Das bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind.
- Seit 1.1.2018: Das Gesetz erlaubt dem Finanzamt einen unangekündigten Besuch zur Kassen-Nachschau. Dieses Verfahren zur Kassenprüfung dient der zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte durch Auslesen und Auswertung der Kassendaten.
- Seit 1.1.2020: Für jeden Geschäftsvorfall muss bei Nutzung einer elektronischen Kasse nach der Kassenbon-Pflicht ein Beleg erstellt und zur Verfügung gestellt werden.
- Seit 1.10.2020: Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese Einrichtung muss aus den 3 folgenden Bestandteilen bestehen: Aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Dadurch werden Kasseneinnahmen mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und können später nicht mehr unerkannt verändert werden. Ursprünglich sollte diese Vorgabe bereits ab dem 1.1.2020 gelten. Da eine Umsetzung bis zu diesem Zeitpunkt allerdings für die Unternehmen nicht möglich gewesen wäre, wurde eine entsprechende Übergangsfrist bis 30.9.2020 eingeräumt. Bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen verlängerte sich diese Übergangsfrist bis zum 31. März 2021.
- Bis 31.12.2022: So lange dürfen elektronische Kassensysteme, die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 angeschafft wurden und die bauartbedingt nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar sind, noch maximal weiter im Einsatz sein. Die Übergangsfrist für diese Kassensysteme endet mit dem Jahr 2022. Wer danach noch immer keine Kasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung hat, muss bei einer Prüfung mit einer Strafe rechnen.
- Seit 1.1.2024: Bons müssen die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls aufweisen.
- Seit 1.1.2024: Der Beleg muss den Prüfwert (§ 2 S. 2 Nr. 7 KassenSichV) und den von der TSE vergebenen fortlaufenden Signaturzähler enthalten.
- Ab 1.1.2025: Unternehmer, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, sind dazu angehalten, dem Finanzamt die Art und die Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme zu melden. Auch diese Regelung sollte ursprünglich zum 1.1.2020 in Kraft treten. Die entsprechenden Systeme müssen bis zum 31.7.2025 erfasst werden.
Tipp
Offene Ladenkassen weiterhin erlaubt
Die Art der Kassenführung wird vom Gesetzgeber nach wie vor nicht vorgeschrieben. Es ist also nach wie vor steuerlich zulässig, nur eine offene Ladenkasse zu verwenden oder neben einer elektronischen Kasse zusätzlich eine offene Ladenkasse einzusetzen. Gute Nachricht: Im BMF-Schreiben vom 12.1.2022 (Az. IV A 3 – S 0062/21/10007:001) wurden für offene Kassen Erleichterungen zur Einzelaufzeichnungspflicht veröffentlicht.
Diese neuen Regeln gelten seit 2024
Aufgrund der Kassensicherungsverordnung müssen Belege seit 2024 weitere Mindestangaben enthalten. Neu hinzugekommen sind
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
- die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
- der Prüfwert (§ 2 S. 2 Nr. 7 KassenSichV)
- der von der TSE vergebene fortlaufende Signaturzähler
Tipp
Bei offenen und geschlossenen Taxametern: BMF-Schreiben beachten
Um bei der Kassenführung steuerlich auf der sicheren Seite zu sein und um einer Kassen-Nachschau des Finanzamts gelassen entgegensehen zu können, sollten Unternehmer mit offenen und geschlossenen Kassensystemen sowie Taxifahrer die neuesten Schreiben des Bundesfinanzministeriums sorgfältig lesen.
Folgende neuere Schreiben des Bundesfinanzministeriums sind von besonderem Interesse:
- BMF, Schreiben v. 30.6.2023, Az. IV D 2 - S 0316-a/20/10003 :006: Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a Abgabenordnung.
- BMF, Schreiben v. 13.10.2023, Az. IV D 2 – S 0319/20/10002 :010: Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31.12.2025, wenn EU-Taxameter noch nicht mit der TSE aufgerüstet sind.
Ab 2025: Mitteilungspflicht für elektronische Kassensysteme und technische Sicherheitseinrichtungen (TSE)
Eigentlich sollten Unternehmer mit elektronischen Aufzeichnungssystemen dem Finanzamt über den Einsatz oder über die Außerbetriebnahme nach § 146a Abs. 4 Abgabenordnung bereits seit 2020 eine Mitteilung zukommen lassen. Das funktionierte nur in der Praxis bislang noch nicht.
In einem Schreiben informierte das Bundesfinanzministerium Ende Juni 2024 darüber, dass die Mitteilungsverpflichtung ab 2025 umzusetzen ist (BMF, Schreiben v. 28.6.2024, Az. IV D 2 – S 0316-a/19/10011:009). Danach ist Folgendes zu beachten:
- Die Mitteilung ist elektronisch über Mein ELSTER oder die ERiC-Schnittstelle vorzunehmen.
- Die elektronische Übermittlung ist ab 1. Januar 2025 möglich.
- Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme ist die Mitteilung bis zum 31. Juli 2025 zu erledigen.
- Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nach dem 1. Juli 2025 angeschafft, sind diese innerhalb eines Monats nach der Anschaffung dem Finanzamt mitzuteilen.
- Die Mitteilungspflicht gilt auch für gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme.
Info
Die Außerbetriebnahme ist ebenfalls zu melden
Dem Finanzamt ist auch die Außerbetriebnahme einer elektronischen Registrierkasse mitzuteilen. Für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme gilt ebenfalls die Mitteilungsfrist von einem Monat. Vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Auszeichnungssysteme müssen nur mitgeteilt werden, wenn die Meldung über die Anschaffung bereits erfolgt ist.
Mitteilung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern
Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler steht das Mitteilungsverfahren ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Bis zur Implementierung der TSE – längstens für den Zeitraum der Übergangsregelung zur TSE (also bis 31. Dezember 2025) muss die Mitteilungspflicht ausnahmsweise nicht angewandt werden.
Greift die Nichtbeanstandungsregelung für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler nicht, ist für Anschaffungen vor dem 1. Juli 2025 die Mitteilung bis spätestens 31. Juli 2025 zu erledigen. Für nach dem 31. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gilt für die Mitteilungspflicht wieder die Monatsregelung.
Steuer-1x1 zur ordnungsgemäßen Kassenführung
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Bis zu dieser gesetzlichen Regelung ließ die Finanzverwaltung Ausnahmen zu. Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben „sollten“ täglich festgehalten werden.
Insbesondere in folgenden Fällen war es deshalb für die ordnungsmäßige Kassenführung nicht schädlich, wenn die Kasse nicht täglich auf den neuesten Stand gebracht wurde:
- Kassengeschäfte fallen nur nebenbei an und betragen einen verschwindend geringen Anteil am Umsatz
- die Kassengeschäfte werden gelegentlich mit einer Verzögerung von einem Tag erfasst oder die Aufzeichnungen erfolgen bei einer kurzzeitigen Urlaubsabwesenheit des Betriebsinhabers erst nach seiner Rückkehr
Konnten Bareinnahmen und -ausgaben aus zwingenden geschäftlichen Gründen nicht am selben Tag gebucht werden, konnte die Buchung der Barumsätze auch noch am folgenden Geschäftstag nachgeholt werden. Dann musste aber aus den Buchungsunterlagen der Kassenführung (z. B. aus Registrierkassenstreifen, Zwischenaufzeichnungen, Belegen) klar hervorgehen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hatte, z. B. aus:
- Registrierkassenstreifen
- Zwischenaufzeichnungen
- Belegen
Info
BMF regelt Ausnahmen in BMF-Schreiben
Trotz des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ muss es weiterhin Ausnahmen vom Grundsatz geben, die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festzuhalten. Für welche Fälle weiterhin Ausnahmen zu diesem Grundsatz gelten, führt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums aus.
Beispiel: Kassenführung in Filialen
Die Kasseneinnahmen einer Filiale wurden durch einen Fahrer nach Geschäftsabschluss abgeholt und am folgenden Tag in der Zentrale abgeliefert und können erst dann gebucht werden.
Kassenführung mit Einzelaufzeichnung
Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind im Rahmen der Kassenführung aufzuzeichnen:
- Gegenleistung
- Inhalt des Geschäfts
- Name oder Firma des Vertragspartners
In den folgenden Branchen sind die Einnahmen in jedem Fall bei der Kassenführung einzeln aufzuzeichnen:
- Hotel- und Beherbergungsgewerbe: Hier kommt es wegen der Meldepflicht gerade darauf an, dass die Gäste identifiziert werden können.
- Autoreparaturwerkstätten: Garantie- und Nachbesserungspflichten erfordern, dass die Reparaturen nach Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und Kunden erfasst werden müssen.
- Restaurants und Gaststätten: Hier sind die Vertragspartner für Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen namentlich bekannt.
- Freiberufler und Handwerker: Hier sind die Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt.
- Taxigewerbe: Einnahmen aus einzelnen Taxifahrten.
Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung bei der Kassenführung
Werden in Einzelhandelsbetrieben Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen. Das betrifft insbesondere die Kassenführung im Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren, Kurzwaren, Marktstände, Stehbierhallen und Gaststätten.
Achtung
Ausnahmen nur für Bareinnahmen gültig
Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht nur für die Bareinnahmen der Erlöse, also nicht für Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen.
Offene Ladenkasse: Neue Vereinfachungsregelung
Grundsätzlich ist bei einer offenen Ladenkasse die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäfts mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Die Einzelaufzeichnungspflicht entfällt nur, wenn sie
- technisch
- betriebswirtschaftlich
- und praktisch
nicht zumutbar ist. Das Vorliegen dieser Unzumutbarkeit musste bisher von den Unternehmen nachgewiesen werden. Das hat sich jedoch geändert.
In Nr. 2.5.9 des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung heißt es nun „Bei Vorliegen der übrigen Voraussetzung des § 146 Absatz 1 Satz 3 Abgabenordnung ist die Zumutbarkeit nicht gesondert zu prüfen.“. Das bedeutet im Klartext: Unternehmer müssen die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungen nicht mehr nachweisen (BMF, Schreiben v. 30.6.2023, Textziffer. 22).
Erkennbarkeit von Veränderungen
Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Werden Eintragungen geändert, muss
- der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben und
- erkennbar sein, ob die Veränderungen ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
Datensicherheit und -verfügbarkeit bei der Kassenführung
Seit 2017 sind Unternehmen dazu verpflichtet, bei elektronischen Registrierkassen nur noch Modelle zu verwenden, die eine vollständige Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen. Denn das Finanzamt hat das Recht auf den digitalen Datenzugriff.
Kommt der Prüfer des Finanzamts zu der Erkenntnis, dass nicht alle steuerlichen Daten in der Kasse gespeichert wurden, stuft er die Kassenführung als nicht ordnungsmäßig ein. Die Folge sind Zuschätzungen zu Gewinn und Umsatz und somit Steuernachzahlungen. Meist kommt hier dann auch noch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens wegen Steuerhinterziehung hinzu.
Info
Datenschutz bei der Kassenführung
Während das Finanzamt jederzeit auf die Daten zugreifen darf, sollten sie für Unbeteiligte unzugänglich sein. Sie müssen im Rahmen des Datenschutzes Sicherheitsvorkehrungen treffen, damit die Kassendaten bei Onlineanbindung nicht von Dritten eingesehen und manipuliert werden können.
Welche Daten müssen Sie bei der Kassenführung speichern?
Um bei einer Prüfung des Finanzamts bei der Kassenführung auf der sicheren Seite zu sein, muss Ihre elektronische Kasse insbesondere folgende steuerlich relevanten Daten speichern:
- Journaldaten
- Auswertungsdaten
- Programmierdaten
- Stammdatenänderungsdaten (z. B. Artikelpreisänderungen, Nutzerkennung)
Sichere Aufbewahrung der Kassendaten
Die gespeicherten Daten müssen bei einer steuerlich ordnungsmäßigen Kassenführung stets vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. „Unveränderbar“ bedeutet dabei, dass jede Änderung am Kassensystem und jede nachträgliche Änderung an den gespeicherten Kassendaten protokolliert wird. Diese Protokolle müssen ebenfalls gespeichert und aufbewahrt werden.
Die steuerlich relevanten Kassendaten sind 10 Jahre lang aufzubewahren. Sie müssen in dieser Zeit jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Jeder noch so kleine Mangel hierbei kann zu steuerlich erheblichen Nachzahlungen und Sanktionen führen. Aus diesem Grund ist es für Betriebe mit vielen Bareinnahmen schon aus „Selbstschutz“ wichtig, die Sicherheit dieser Daten zu gewährleisten.
Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit
Sie müssen alle nötigen Maßnahmen treffen, damit kein Fremder sich Zugang zu Ihren digitalen Kassendaten verschaffen und diese ändern kann. Hierzu gehören:
- Zugriffskontrollen
- Passwörter
- eine aktuelle Antiviren-Software
- eine Firewall
- durch Benutzerschlüssel sollte klar definiert sein, wer welche Eingaben an der Kasse vornimmt
Achten Sie außerdem darauf, dass Ihr System immer auf dem aktuellen Stand ist und alle Updates planmäßig durchgeführt werden. Denn nur so ist der größtmögliche Schutz gegeben. Weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Daten vor Diebstahl und Missbrauch schützen, erhalten Sie auf unserer Themenseite zum Datenmissbrauch.
Damit die digitalen Kassendaten auch vor einem technischen Defekt, einem Brand oder einem Wasserschaden geschützt sind, empfiehlt es sich zudem, die Daten zusätzlich an einem anderen Ort zu sichern. Dies kann eine gespiegelte Festplatte auf einem anderen Computer oder ein Hochsicherheits-Rechenzentrum in der Cloud sein. Welche Vorteile die unterschiedlichen Datensicherungsstrategien Ihnen bieten und worauf Sie hierbei achten müssen, zeigen wir Ihnen auf der Themenseite zum Datenverlust.
Verfahrensdokumentation
Dasselbe gilt für die Verfahrensdokumentation, die Sie zusätzlich zu den Kassendaten anlegen und dem Finanzamt auf Wunsch vorlegen können müssen. Eine Verfahrensdokumentation enthält folgende Informationen:
- das eingesetzte Aufzeichnungssystem
- die Betriebsabläufe bei der Kassenführung
- Programmier- und Stammdaten (sowie deren Änderungsdaten)
- Handbücher des eingesetzten Systems
- Bedienungs- und Programmieranleitungen des eingesetzten Systems
Auch hier gilt: Fehlt eine solche Verfahrensdokumentation, liegt nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ein schwerwiegender Mangel in der Kassenführung vor. Deshalb sollten Sie auch hier alle notwendigen Vorkehrungen treffen, um die Verfahrensdokumentation bestmöglich zu schützen.
Info
Alte Kassensysteme aufbewahren
Die Hard- und Software eines Kassensystems muss selbst nach einem Wechsel des Systems weiterhin vorgehalten werden. Tauschen Sie 2022 eine alte elektronische Registrierkasse gegen eine neue aus, empfiehlt es sich, die aussortierte Kasse unbedingt aufzubewahren. Nur dann kann das Finanzamt Ihre Kassenführung nicht angreifen.
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung seit 2020
Seit dem 1.1.2020 gilt laut Kassensicherungsverordnung, dass Unternehmer die Kassendaten durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vor einer nachträglichen Manipulation schützen müssen. Diese technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen:
- Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Eingaben bei Kassen von Anfang an protokolliert werden und im Nachhinein nicht unerkannt geändert werden können.
- Speichermedium: Auf diesem Medium werden Einzelaufzeichnungen bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
- Einheitliche digitale Schnittstelle: Durch eine einheitliche digitale Schnittstelle (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme - DSFinV-K) soll eine reibungslose Übertragung der Kassendaten im Rahmen von Steuerprüfungen gewährleistet werden.
In Ausnahmefällen kann die Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung auch erst ab 2023 gelten. Die Ausnahme gilt für Registrierkassen, die die Anforderungen der Kassenrichtlinie 2010 erfüllen und nach dem 25.11.2010 angeschafft wurden bzw. vor dem 1.1.2020 erworben wurden, jedoch bauartbedingt nicht aufrüstbar sind.
Für EU-Taxameter gilt eine Ausnahme. Hier wird es nicht beanstandet, wenn die Aufrüstung des Taxameters um die TSE bis Ende 2025 noch nicht erfolgt (BMF, Schreiben v. 13.10.2023).
Tax Compliance in der Kassenführung
Wird der Begriff Tax Compliance verwendet, denkt man sofort an milliardenschwere Unternehmen, die durch Tax Compliance versuchen, steuerliche Fehler in ihrem meist riesigen Firmenverbund aufzudecken und zu beheben. Doch weit gefehlt. Tax Compliance muss bei jedem noch so kleinen Unternehmen mit Kassenführung stattfinden. Denn Tax Compliance bedeutet nichts anderes als die strategisch gewollte und durchgeführte Gesetzesbefolgung mit einem Sicherungs- und Kontrollsystem, das vor Verstößen gegen Gesetze und den hieraus resultierenden Sanktionen schützen soll.
Auf die Kassenführung in einem Unternehmen heruntergebrochen, bedeutet das Folgendes:
- Beauftragen Sie Ihren Steuerberater damit zu überprüfen, ob Ihre Kassenführung den Vorgaben zur Datensicherheit und steuerlichen Ordnungsmäßigkeit entspricht.
- Versuchen Sie den Steuerberater und den Hersteller des Kassensystems an einen Tisch zu bringen, damit der Steuerberater einen umfassenden Einblick in die Kassenführung gewinnen kann.
- Stößt der Steuerberater auf Kassenmängel oder Mängel bei der Datensicherheit, sollten Sie diese umgehend beheben.
Tax Compliance und Betriebsprüfung
Natürlich interessieren sich auch die Betriebsprüfer des Finanzamts brennend dafür, welche Mängel bei solch einem Tax Compliance in der Kassenführung aufgedeckt wurden. Dann brauchen sie nur noch zu prüfen, ob die bisherigen Mängel zu Zuschätzungen führen. Es empfiehlt sich deshalb, dass der Steuerberater stets schriftlich dazu Stellung nimmt, dass Anpassungen im Kassensystem nicht gleichbedeutend mit Fehlern sind, die zu Zuschätzungen führen. Sondern, dass sie aus Optimierungsgründen erfolgt sind.
Info
Leichtere Überprüfung für Betriebsprüfer
Gerade auch in Hinblick auf die Datensicherheit empfiehlt sich eine regelmäßige Prüfung der Tax Compliance. Hierbei sollten Aufzeichnungen für den Betriebsprüfer erstellt werden, aus denen hervorgeht, welche Schritte Sie für die Einhaltung der Datensicherheit aus steuerlichen Gründen vorgenommen haben.
Kassenführung: Kassenbuchpflicht bei Einnahmen-Überschussrechnung
Unternehmer, die zulässigerweise ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, sind grundsätzlich nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet. Bei der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) gibt es keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto.
Aber auch Unternehmer mit EÜR können zur Führung von Kassenaufzeichnungen verpflichtet sein. So müssen bargeldintensive Betriebe ein detailliertes Kassenkonto oder Kassenbuch führen. Der Grund: Ergeben sich die Einnahmen fast ausschließlich aus Bargeschäften, sind diese die Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer. Deshalb müssen für die Berechnung der Umsatzsteuer Aufzeichnungen gemacht werden. Da es sich um Bareinnahmen handelt, müssen Sie grundsätzlich die für Kasseneinnahmen geltenden Aufzeichnungspflichten bei der Kassenbuchführung erfüllen.
Auch wenn Betriebe mit EÜR kein Kassenbuch führen, müssen sie die einzelnen Belege über Einnahmen und Ausgaben geordnet aufbewahren. Normalerweise sind das die fortlaufend nummerierten Belege einer Registrierkasse. Sind diese Aufzeichnungen aus der Kassenführung nicht vorhanden, darf das Finanzamt die Höhe der Bareinnahmen schätzen.
Kassenführung: Mittel zur Erfassung
Unabhängig davon, welches Kassensystem Sie verwenden, gilt: Änderungen, die nach der Buchung vorgenommen werden, müssen feststellbar sein. Nur dann sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt. Bei einer EDV-Buchführung müssen Sicherungen oder Sperren eingebaut sein, die nicht erkennbare Änderungen oder Löschungen verhindern. Über die Änderungen müssen Protokolle gefertigt werden mit Angabe des Datums der Änderungen.
1. Kassenführung mit Kassenberichten
Von einer "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn bei der Kassenführung die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sondern:
- das von den Kunden eingenommene Bargeld wird in die Kasse eingelegt,
- das Wechselgeld wird aus der Kasse an den Kunden herausgegeben,
- nach Geschäftsschluss wird der Kasseninhalt gezählt.
So erstellen Sie den Kassenbericht bei einer offenen Ladenkasse
- Schritt 1: Ermitteln Sie im Rahmen der Kassenführung den Kassenbestand bei Geschäftsschluss, indem Sie das in der Kasse vorhandene Geld zählen.
- Schritt 2: Tragen Sie die Summe als Ausgangsbetrag in den Kassenbericht ein, übernehmen Sie den Endbestand des Vortags betragsmäßig aus dem Kassenbericht des Vortags. Dieser Betrag ist vom Kassenbestand bei Geschäftsschluss abzuziehen. Die Betriebsausgaben, die Transite in die Hauptkasse, die Zuführungen zur Bank, die Privatentnahmen und Privateinlagen müssen Sie per Beleg nachweisen.
- Schritt 3: Soweit Fremdbelege fehlen, muss der, der die Kasse führt, Eigenbelege fertigen und mit Datumsangabe unterzeichnen.
- Schritt 4: Die Privateinlagen sind zu mindern, die übrigen Beträge hinzuzufügen.
- Schritt 5: Fügen Sie dem Kassenbericht täglich ein Zählprotokoll bei und stützen Sie so die Richtigkeit des ausgewiesenen Kassenbestandes am Geschäftsschluss.
- Schritt 6: Lassen Sie das Zählprotokoll vom Geschäftsinhaber oder von demjenigen, der die Kasse führt, unter Angabe von Datum und Uhrzeit der Kassenzählung unterschreiben.
2. Kassenführung mit Kassenbüchern, die eine Software erstellt
Vielfach werden Kassenaufzeichnungen in Kassenbüchern vorgenommen, die durch Software-Lösungen wie z. B. Lexware kassenbuch erstellt wurden. Auch sie müssen die gesetzlichen Vorschriften zur Kassenbuchführung erfüllen.
3. Kassenführung mit Registrierkassen
In der Praxis haben sich elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) durchgesetzt. Sie erfassen alle einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Über die Abfragen werden Berichte in Form von Belegen ausgedruckt.
4. Kassenführung mit PC-Kassensystemen
Im Unterschied zu den elektronischen Registrierkassen ist die Speicherfähigkeit von PC-gestützten Kassen nahezu unbeschränkt. Sie ist lediglich von der Größe der Festplatte des PCs abhängig. So ist es bei diesen Kassensystemen möglich, über Jahre hinweg die Einzelbuchungen in den Speichern zu belassen.
Kassenführung: Aufbewahrung und Vorlage der Aufzeichnungen
Geschäfte mit wechselnden Kunden: Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Die Zahlungen erfolgen:
- in bar
- mit Kreditkarte
- EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift
- EC-Karte mit Geheimnummer
Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen müssen Sie i. d. R. 10 Jahre aufbewahren, entweder als:
- Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) oder
- sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)
Kassenaufzeichnungen: Für Betriebe, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege müssen Sie hingegen aufbewahren.
Aufbewahrung von Notizzetteln: Ein in der Praxis umstrittenes Thema, das meist bei Betriebsprüfungen auf den Tisch kommt, ist die Aufbewahrungspflicht von Notizzetteln über Kasseneinnahmen, wenn deren Ergebnisse noch am gleichen Tag in das Kassenbuch eingetragen werden. Werden Kassenmängel bei einer Außenprüfung aufgedeckt, ist es in jedem Fall hilfreich, wenn Sie die Notizen aufbewahrt haben und anhand dieser Notizen aufzeigen können, wie die Tageseinnahmen ermittelt wurden.
Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften: Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Verhaltensknigge zur Kassen-Nachschau
Seit 1.1.2018 kann es tatsächlich passieren, dass es bei Ihnen in der Firma klingelt und ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vor der Tür steht und eine Kassenprüfung durchführen möchte. Diese Kassen-Nachschau wurde durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ eingeführt und soll es dem Finanzamt ermöglichen, Unstimmigkeiten bei der Kassenführung umgehend und zeitnah zu klären.
Sollte tatsächlich ein Prüfer des Finanzamts zu einer unangekündigten Kassen-Nachschau in Ihrem Betrieb erscheinen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
- Bitten Sie den Prüfer herein und behandeln Sie ihn zuvorkommend.
- Lassen Sie sich seinen Dienstausweis zeigen und notieren Sie seinen Namen und seine Kontaktdaten.
- Bitten Sie den Prüfer um Geduld, weil Sie ohne Zustimmung Ihres Steuerberaters keine Kassendaten ausgeben möchten.
- Informieren Sie Ihren Steuerberater und klären Sie, ob dieser die Kassen-Nachschau vor Ort betreuen kann.
- Sollte der Steuerberater keine Zeit haben, lassen Sie den Prüfer an Ihre Kasse ran.
- Alle Ausdrucke und Dateien, die der Prüfer beim Auslesen der Kasse erhält, sollten Sie 1 zu 1 auch für sich behalten. Nur damit können Sie bei Feststellungen konkret auf die Mängel des Prüfers reagieren.
- Bei einer Kassen-Nachschau darf der Prüfer niemals Geld für mögliche Steuernachzahlungen von Ihnen fordern. Sollte er das dennoch tun, sollten Sie die Polizei informieren. Denn dann handelt es sich bei dem Prüfer um einen Betrüger und nicht um einen Prüfer des Finanzamts. Solche Fälle wurden bereits bei Einführung der Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschau bekannt.
