Datenverlust: Wie sichere ich meine Unternehmensdaten?

52 % der Unternehmen sind im Jahr von mindestens einer Cyber-Attacke oder einem Systemausfall betroffen.

1,92 Millionen Euro kosten Datenverluste Unternehmen durchschnittlich im Jahr.

Quelle: Studie „Global Data Protection Index 2024“, Dell Technologies

Um im Fall der Fälle angemessen reagieren zu können, solltest du schon vorab die Risiken eines Datenverlusts für dein Unternehmen einschätzen können. Daher ist es wichtig, dass du dich mit der Definition des Begriffs auseinandersetzt. Bei einem Datenverlust handelt es sich stets um ein unvorhergesehenes Ereignis, durch das gespeicherte Informationen verloren gehen. Um im Ernstfall schnell zu reagieren und im Idealfall eine Datenrettung vornehmen zu können, solltest du dich unter anderem Folgendes fragen:

• Einschätzung der Schadenshöhe: Wie viele Aufträge würdest du verlieren, wenn jemand deine Bestell-, Kunden- oder Vertragsdaten löscht oder manipuliert?
• Aussicht auf Datenrettung: Könntest du deine Daten mithilfe von Backups, erstellten Kopien oder durch manuelle Eingabe wiederherstellen? Wie teuer wäre das?
• Auswahl der richtigen Lösung: Wo sind deine Daten gespeichert? Sind sie dort z. B. auch vor Einbruch oder Brandschäden sicher?

Nachdem du die Folgen eines Datenverlusts für dein Unternehmen eingeschätzt hast, kannst du angemessene Datensicherheitsrichtlinien ableiten, um auf jegliche Bedrohungen vorbereitet zu sein. Damit auch deine Mitarbeiter informiert sind und festgelegte Maßnahmen befolgen können, solltest du die Einhaltung der Richtlinien zum Bestandteil jedes Arbeitsvertrags machen.

Die Verfügbarkeit wichtiger Daten kann auf vielerlei Weise gefährdet sein. Die gute Nachricht ist: Wenn du die Gefahren kennst, kannst du dein Unternehmen effektiv dagegen absichern und sogar die Gründe für einen Datenverlust vermeiden! Das schont nicht nur deine Nerven. Du sparst dir auch die teure und aufwendige Datenwiederherstellung. Im Folgenden zeigen wir dir einige Datenverlust-Beispiele, die es zu vermeiden gilt.

Der häufigste Hardwarefehler ist eine defekte Festplatte. Festplatten gehören immer noch zu den fehleranfälligsten Komponenten in einem PC. Besonders oft finden sich folgende Ursachen für defekte Speichermedien:

• Fehler in der Produktion verkürzen drastisch die Lebensdauer bis zum totalen Aussetzen
• Verschleiß bei häufiger Nutzung
• Verschüttete Flüssigkeiten
• Zu große Hitze oder Kälte
• Starker Magnetismus stört die Datenspeicherung
• Mechanische Beschädigung der Hard Drive Disk (Headcrash)
• Unachtsamkeit, zum Beispiel wenn das Notebook runterfällt

Mobile Geräte, wie Laptops, sind meist anfälliger für Datenverluste, da sie durch den Transport häufiger Schäden ausgesetzt sind.

Neben technischen Schäden entstehen Datenverluste durch den Verlust der Speichermedien. Gerade kleine Speicher wie USB-Sticks oder SD-Karten gehen verloren, aber auch externe Festplatten sind schnell unterwegs verlegt und vergessen. Beim Verlust droht gleich die doppelte Gefahr: Denn die vertraulichen Unternehmensdaten könnten in die Hände Dritter gelangen.

Eine häufige Ursache für Datenverlust ist schlicht die falsche Bedienung von Software. Ein falscher Mausklick und schon hat man im Betriebssystem einen Datensatz, wichtige Ordner oder eine Datei gelöscht, die man eigentlich behalten wollte. Schnell ist eine Festplatte versehentlich formatiert und ihr Inhalt oft unwiderruflich verloren. Hiergegen hilft ein wirkungsvolles Datensicherungskonzept zur Widerherstellung deiner Daten. Außerdem ist es sinnvoll, Daten nicht direkt unwiderruflich zu löschen, sondern einen virtuellen Papierkorb zu nutzen, in dem gelöschte Dateien temporär wiederherstellbar sind.

Es ist nie auszuschließen, dass ein Fehler deiner Software deine wertvollen Daten zerstört. Oft lassen sich die Daten mit Hilfe des Herstellers wieder rekonstruieren, aber nicht alle Software-Hersteller bieten diesen Service bei Datenverlust an. Wähle deine Software daher mit Bedacht aus!

Ebenso kommt es vor, dass ungeschulte Mitarbeiter versehentlich Malware, z. B. Ransomware installieren. Diese kann sich auf die gesamte IT-Infrastruktur ausbreiten. Solche Datenverluste lassen sich jedoch einfach vermeiden: Du könntest Angestellte hinsichtlich der Gefahren schulen, oder einfach die Installation von Programmen nur für IT-Administratoren erlauben.

Hiermit sind Angriffe auf deine Daten durch Externe gemeint.

• Hierzu gehören Cyberangriffe mit Computerviren, die „Verschlüsselungstrojaner“ genannt werden. Solche Viren, die Ransomware genannt werden, verschlüsseln alle Daten auf einem PC und anderen Systemen im Netzwerk. Zur Entschlüsselung der Daten verlangen die Angreifer dann einen hohen Geldbetrag.
• Ebenso kommt es vor, dass Hacker schwache Passwörter erraten und somit Zugriff zu Unternehmensdaten erhalten. Dagegen helfen schon simple Maßnahmen wie komplexe Passwörter.
• Daneben steigt die Anzahlder Betrüger im Internet, die sich beispielsweise als Bankmitarbeiter ausgeben. Mitarbeiter sollten deshalb niemals vertrauliche Daten an Dritte im Internet weitergeben, vor allem keine Passwörter.

Weitere Informationen zum missbräuchlichen Zugriff auf deine Daten findest du in unserem Beitrag zum Thema Datenmissbrauch:

Auch wenn du es dir eigentlich nicht vorstellen kannst: Ein Mitarbeiter, der im Streit das Unternehmen verlässt, möchte sich vielleicht am letzten Arbeitstag rächen und löscht die Daten. Oder ein Unbefugter macht sich an deinem PC zu schaffen und manipuliert oder beschädigt deine Firmensoftware. Wie groß diese Gefahr des Datenverlusts für dein Unternehmen ist, kannst allerdings nur du einschätzen.

Besonders Notebooks sind als Diebesgut beliebt. Lag es beispielsweise auf dem Rücksitz deines Firmenwagens, dann ist die eingeschlagene Scheibe neben dem Datenverlust der kleinere Schaden. Denn sollte dadurch den Laptop samt Geschäftsdaten abhandengekommen sein, ist das weitaus schlimmer. Achte daher immer darauf, alle Geräte mit wichtigen Informationen bei dir zu behalten und dich so vor Datenverlust zu schützen. Gleichzeitig sollten deine Firmengebäude und Serverräume vor jeglichen Übergriffen geschützt sein. Verwehre Unbefugten jeglichen Zugang zu wichtigen Datenspeichern.

Wo immer du deine Daten sicherst, vergewissere dich, dass sie vor äußeren Faktoren geschützt sind, auch vor Naturkatastrophen. Diese Ursachen für Datenverluste sind zum Beispiel:

• Brandschäden
• Hochwasser
• Sturmschäden

Eine Datensicherung, die man gewissenhaft in der Schreibtischschublade einschließt, nützt nichts, wenn der PC samt Schreibtisch den Flammen zum Opfer fällt und dadurch ein Datenverlust entsteht. So unwahrscheinlich das sein mag: Nach solchen Verlusten wieder zu ermitteln, wer deine Kunden und Lieferanten sind, kostet dich dann noch zusätzliche Ressourcen.

Ein weiterer externer Faktor sind plötzliche Stromausfälle. Transferierst du im Moment des Ausfalls eine große Menge Daten, sind diese meist verloren oder korrumpiert. Eine Notstromquelle in Form einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV) kann hier einem Datenverlust vorbeugen.

Ein Datenverlust kann für Unternehmen weitreichende Konsequenzen haben. Aus diesem Grund gibt es jedoch eine Vielzahl an Möglichkeiten für diverse Maßnahmen, mit denen du das Risiko deutlich senken kannst. Mit diesen Tipps kannst du das Risiko von Ausfällen verringern und Datenverluste vermeiden.

Schule deine Mitarbeiter, um Bedienfehler und Übergriffe durch schwache Passwörter zu vermeiden. Ebenso ist es wichtig, dass nur bestimmte Personen Änderungen an der IT-Infrastruktur vornehmen dürfen, um Probleme zu vermeiden. Ändern mehrere Mitarbeiter ohne Absprache bestehende Strukturen, spricht man von einer Schatten-IT, die diverse Sicherheitslücken öffnet – und damit die Gefahr eines Datenverlusts erhöht.

Neben regelmäßiger Pflege der Hardware, ist die Software ebenso wichtig, um Datenverluste zu vermeiden. Repariere fehlerhafte Software mit Patches, installiere stets aktuelle Updates für Betriebssysteme und aktualisiere deinen Browser, um Sicherheitslücken zu minimieren.

Hierbei speicherst du die Daten auf die gleiche Festplatte, auf der sich die produktiven Daten befinden. In der Regel ist dies keine gute Idee, denn damit sind deine Daten ausschließlich gegen Fehlbedienung geschützt, z. B., wenn du aus Versehen einen Kundendatensatz gelöscht hast und ihn wiederherstellen möchtest. Funktioniert die Festplatte jedoch nicht mehr, dann hast du sowohl bei den produktiven Informationen als auch beim Backup einen Datenverlust.

Beliebt ist die Datensicherung auf ein anderes Medium, z. B. auf eine externe Festplatte oder einen USB-Stick, um bei einem Datenverlust eine Datenwiederherstellung, auch Recovery genannt, vornehmen zu können. Dies schützt gegen einen Defekt der Haupt-Festplatte. Du kannst das zweite Medium nach der Sicherung auch entfernen und an einem sicheren Ort verwahren, beispielsweise in einem abschließbaren Schrank oder einem Tresor. Damit sind deine Daten auch geschützt, wenn der PC abhandenkommt – sei es durch Diebstahl, Wasserschaden, Feuer etc.

USB-Sticks und externe Festplatten sind sehr preisgünstige Sicherungsmedien. Du solltest jedoch beachten, dass eine Datensicherung in diesem Fall nicht automatisch die buchhalterischen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung (Stichwort GoBD) erfüllt.

Wer die Datensicherung vernachlässigt hat und mit einer defekten Festplatte konfrontiert ist, dem bleibt nur noch das Mittel der Festplattenreparatur. Hierbei sendest du deine Festplatte an ein spezialisiertes Unternehmen, das dann innerhalb einiger Tage die Daten von der Festplatte rekonstruiert. 
Wenn du einen kompletten Datenverlust verhindern willst und dich daher für eine Festplattenreparatur als Lösung entscheidest, musst du mit Kosten von ca. 1.000 Euro rechnen. Denn die Festplatte wird dabei aufwändig demontiert und repariert, um die Daten zu retten. Trotzdem liegt die Erfolgsquote dabei nicht bei 100 Prozent.

Wenn du keinen eigenen Server zur Datensicherung einrichten möchtest, kannst du die vielfältigen Angebote für einen Schutz vor Datenverlust im Internet (Cloud) nutzen. Die Cloud-Anbieter betreiben einen hohen Aufwand, um deine Daten sicher zu speichern. Zu den wirkungsvollen Maßnahmen vor Datenverlust gehören u. a. mehrfach geschützte Rechenzentren, Netzwerke, Server und spezielle Speichersysteme, die gegen Beschädigung abgesichert sind. Für die Speicherung in der Cloud verlangen die Provider eine monatliche Gebühr, die in der Regel von der Speicherkapazität abhängt, die du benötigst.

Ist es dir zu viel Aufwand, USB-Sticks, andere Datenträger oder externe Festplatten hin- und herzutragen? Dann bietet sich die Datensicherung auf einem Server an, um sich vor Datenverlust zu schützen. Wenn in deinem Unternehmen ohnehin eine Netzwerkinstallation vorhanden ist, kannst du ein Backup auf ein Netzlaufwerk einrichten. Aber achte darauf, dass es sich dabei nicht um die gleiche Festplatte handelt, auf der deine produktiven Daten liegen. Hol dir im Zweifelsfall den Rat eines Experten ein.

Sehr beliebt sind auch sogenannte NAS-Server. Hierbei handelt es sich um kleine, netzwerkfähige Geräte, die speziell zur Datenspeicherung verwendet werden. NAS-Server mit zwei und mehr Festplatten können sehr leicht als RAID-System konfiguriert werden (siehe Info unten), so dass die Daten redundant auf mehreren Platten gespeichert werden.
Auf einem NAS-Server mit gespiegelten Platten kannst du auch Originale von „losen“ Dateien speichern (Word-Dateien, Excel-Dateien, PDFs etc.), denn dort sind sie vor einem Festplattencrash und einem damit einhergehenden Datenverlust geschützt, ohne dass du ein bestimmtes Datensicherungsprogramm benötigst. NAS-Server sind ab 100 Euro erhältlich und können ohne Fachkenntnisse in Betrieb genommen werden.

Einen 100-prozentigen Schutz vor Datenverlust gibt es nie. Mit den Methoden, die auf dieser Seite vorgestellt wurden, den entsprechenden Tools und der richtigen Strategie kannst du das Risiko jedoch sehr stark verringern. Unsere Tipps auf einen Blick

• Schätze dein eigenes Datenverlust-Risiko und den damit verbundenen Schaden ein.
• Wähle die richtige Lösung für deine Datensicherheit.
• Kombiniere in deiner Datensicherungsstrategie unterschiedliche Methoden.

Mit der Kombination unterschiedlicher Methoden bist du gut gegen unterschiedliche Ursachen für Datenverlust abgesichert. Liegen deine Daten nicht nur auf einer zusätzlichen Festplatte in deiner Firma, sondern auch noch in einem gesicherten Rechenzentrum, bist du in Sachen Datensicherheit schon sehr gut aufgestellt. Viele Software-Programme unterstützen dich beim Schutz vor Datenverlust durch regelmäßige Sicherungs-Erinnerungen oder eine Online-Datensicherung.