Firmenwagen versteuern: Tipps zu Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung

Im steuerlichen Sinn handelt es sich nur dann um ein Firmenauto, wenn er zum Betriebsvermögen des Unternehmens gehört. Das ist dann der Fall, wenn eine der folgenden Voraussetzungen zutrifft:

• Das Fahrzeug wird von einer Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG) angeschafft und dem (Gesellschafter-)Geschäftsführer oder der Geschäftsführerin bzw. einem oder einer anderen Angestellten zur Verfügung gestellt.
• Das Fahrzeug wird von einem Selbstständigen, Freiberufler, Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft zu mehr als 50 % geschäftlich genutzt.

In diesen Fällen sind alle Kosten des Firmenwagens (AfA, Versicherungen, Unterhalt, Reparatur, Kraftstoff etc.) Betriebsausgaben. Die Firma kann die für den Geschäftswagen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer ansetzen.

Wenn es um die Versteuerung des Dienstwagens geht, bieten sich Ihnen zwei Arten der Nutzung.

Wenn Sie Ihr Geschäftsauto ausschließlich geschäftlich nutzen, können Sie alle PKW-Kosten absetzen. Das erkennt das Finanzamt jedoch nur an, wenn in Ihrem Haushalt ein adäquater Zweitwagen zur Verfügung steht. Der Grund: Laut Finanzgericht (FG) Köln fährt der Unternehmer den Firmenwagen grundsätzlich auch privat, wenn er kein Privatfahrzeug besitzt.

Ein weiteres Indiz für eine ausschließlich geschäftliche Nutzung: 

Der Firmenwagen muss nach Feierabend regelmäßig auf dem Firmen-Parkplatz abgestellt werden. Hier erwartet das Finanzamt jedoch einen vertraglichen Hinweis darauf, dass der Firmenwagen ausschließlich ohne Privatnutzung gebraucht werden darf. Als Nachweis müssen Sie entweder ein Fahrtenbuch führen oder zumindest Aufzeichnungen erbringen, aus denen hervorgeht, dass das Privatnutzungsverbot regelmäßig überwacht wird.

In den meisten Fällen nutzen Unternehmer und Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat. Bei Privatfahrten betrachtet das Finanzamt den Firmenwagen als geldwerten Vorteil (bei Angestellten) bzw. als Entnahme (bei Unternehmern). Daher müssen Sie den Firmenwagen versteuern.

Aus diesem Grund fragen sich viele: Wann lohnt sich die Nutzung eines Firmenwagens?

Der sogenannte „private Nutzungsanteil“ wird dann entweder dem steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens oder dem zu versteuernden Gehalt des oder der Angestellten zugerechnet. Die auf den privaten Nutzungsanteil des Firmenwagens entfallenen Steuern können durch zwei Besteuerungsmethoden ermittelt werden:

1. Fahrtenbuch führen: Diese Methode fungiert als Nachweis des tatsächlich entstandenen Aufwands für die Privatfahrten.
2. 1-Prozent-Regelung: Hierbei handelt es sich um eine pauschale Bestimmung des privaten Nutzungsanteils (Listenpreismethode).

Im Folgenden prüfen wir, welche Methode günstiger für Sie ist, wenn Sie die Privatnutzung Ihres Firmenwagens versteuern müssen.

Mit welcher Methode Sie im wahrsten Sinne des Wortes „günstiger fahren“, wenn Sie Ihren Firmenwagen versteuern, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Jährliche Fahrleistung (in Kilometern)
• Umfang der Privatnutzung
• Entfernung der Arbeitsstätte zur Wohnung oder zum Haus
• Fahrzeug-Modell und Bruttolistenpreis

Grundsätzlich gilt:

Die 1-Prozent-Regel rentiert sich steuerlich nur dann, wenn Sie das Firmenfahrzeug häufig privat nutzen und damit regelmäßig weite Strecken fahren.

Mit einem Fahrtenbuch sparen Sie dagegen bares Geld, wenn der private Nutzungsanteil relativ gering ist.

Unser Rechenbeispiel zeigt, dass Sie durch die Fahrtenbuch-Methode viel Geld sparen können.

Planen Sie innerhalb der nächsten drei Jahre den Kauf eines neuen Firmenwagens, können Sie bei Erfüllung der Voraussetzungen zum Investitionsabzugsbetrag für den PKW bereits heute 50 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen. Was viele Selbstständige nicht wissen: Der Firmenwagen darf im Jahr des Kaufs und im Folgejahr zu mindestens 90 % betrieblich genutzt werden (§ 7g Abs. 4 EStG).

Damit ein einmal abgezogener Investitionsabzugsbetrag für den PKW vom Finanzamt nicht rückwirkend gestrichen wird, müssen Sie die 90-prozentige betriebliche Nutzung des Firmenwagens im Jahr des Kaufs und im Folgejahr nachweisen. Dafür haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Führung eines Fahrtenbuchs oder Nachweis durch andere Aufzeichnungen
• Nutzung des Firmenwagens in den ersten beiden Jahren durch einen Arbeitnehmer
• Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung sind übrigens der betrieblichen Nutzung zuzurechnen

Was selbst viele Sachbearbeiter und Prüfer des Finanzamts nicht wissen: Es ist für den Investitionsabzugsbetrag nicht schädlich, wenn die private Nutzung im ersten Jahr über 10 % liegt, jedoch die 90-prozentige betriebliche Nutzung des Firmenwagens im Zeitraum des Jahres des Kaufs und im Folgejahr insgesamt erfüllt wird. Der Nutzungsumfang ist nicht wirtschaftsjahrbezogen zu prüfen, sondern zeitraumbezogen (BMF-Schreiben v. 20.3.2017).

Die rechtmäßige Beanspruchung des Investitionsabzugsbetrags lässt sich aber auch ohne den Aufwand eines Fahrtenbuchs nachweisen. Nämlich dann, wenn der PKW im Jahr des Kaufs und im Folgejahr einem oder einem Arbeitnehmer als Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird. Bei der Nutzung von Dienstwagen durch Angestellte wird nämlich stets eine 100-prozentige betriebliche Nutzung des Fahrzeugs unterstellt.

Beispiel: Einzelunternehmer Huber hat im Jahr 2018 für den im Jahr 2020 geplanten Kauf eines Firmenwagens einen Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 16.000 EUR (voraussichtlicher Kaufpreis 40.000 EUR x 40 %) abgezogen. Im Jahr des PKW-Kaufs und Folgejahren wird der Firmenwagen a) durch den Unternehmer Huber selbst genutzt (Fahrtenbuch wird nicht geführt) oder b) durch einen Arbeitnehmer genutzt (ebenfalls kein Fahrtenbuch).

100-Prozent-Nutzung auch für Gesellschafter-Geschäftsführer

Auch als Gesellschafter-Geschäftsführer können Sie die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung eines Firmenwagens ohne Fahrtenbuch nachweisen. Der Grund: Da auch Gesellschafter-Geschäftsführer Angestellte sind, wird im Sinn des Investitionsabzugsbetrags eine 100-prozentige betriebliche Nutzung des PKWs unterstellt.

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer und Selbstständige haben mit dem Vorsteuerabzug eine weitere Möglichkeit, Geld zu sparen. Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 %, können sie die Vorsteuer aus Rechnungen für gemischt genutzte Firmenwagen voll abziehen. Im Gegenzug ist der außerbetriebliche Nutzungsanteil mit 19 % Umsatzsteuer zu versteuern.

Vom Ansatz des vollen monatlichen geldwerten Vorteils wird abgesehen, wenn Sie nachweisen können, dass Ihnen der Firmenwagen einen vollständigen Monat nicht zur Verfügung gestanden hat (z.B. aufgrund Reparatur, Urlaub, Kur, längerem Auslandsaufenthalt etc.). Ist der Grund eine Krankheit, kann der Nachweis über ein ärztliches Attest oder die Bescheinigung eines stationären Krankenhausaufenthalts erbracht werden.

Ist vertraglich vereinbart, dass ein Mitarbeiter die Benzinkosten für private und berufliche Fahrten mit dem Firmenwagen selbst tragen muss, kann er oder sie diese als Werbungskosten absetzen:

• Privat getragene Benzinkosten für betriebliche Fahrten sind ohnehin als Werbungskostenabzug abziehbar, da sie zur Erzielung des Gehalts aufgewendet werden.
• Das Finanzgericht Düsseldorf entschied 2014: Auch für Privatfahrten aufgewandte Spritkosten sind als Werbungskosten abziehbar. Sie wurden schließlich zum Erwerb von Sachlohn in Form der privaten Firmenwagennutzung aufgewendet.

2016 hat auch der Bundesfinanzhof diese Rechtslage bestätigt. Es lohnt sich also, Tankbelege zu sammeln! Der BFH setzt aber eine Grenze für die Steuerverrechnung: Übersteigen die selbst getragenen Benzinkosten den privaten Nutzungsvorteil nach der 1-Prozent-Methode, können Sie die darüber hinaus gezahlten Benzinkosten des Firmenwagens nicht als Werbungskosten ansetzen.

Beispiel: Der Gesellschafter-Geschäftsführer Max Müller nutzt einen Firmenwagen. Der als Arbeitslohn zu versteuernde geldwerte Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung beträgt 6.276 EUR. Er hat die Benzin-Gesamtkosten von 5.599 EUR selbst getragen. Diesen Maximalbetrag kann er vom geldwerten Vorteil für die Privatnutzung abziehen und muss somit nur noch einen geldwerten Vorteil als Firmenwagen von 677 EUR versteuern.

Schritt 1: Anschaffungskosten des Firmenwagens ermitteln
Ausgangsbasis für die Ermittlung der Abschreibung sind die Anschaffungskosten des Firmenwagens (Kaufpreis + Anschaffungsnebenkosten). Sind Sie nur zum Teil oder gar nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, gehört die Umsatzsteuer aus dem Kaufpreis des Geschäftsfahrzeugs ebenfalls zu den Anschaffungskosten.

Schritt 2: Wahl der Abschreibungsmethode
Für die Abschreibung des Firmenwagens stehen Ihnen zwei Methoden zur Auswahl:

• Lineare Abschreibung: Bei dieser Methode werden die Anschaffungskosten für den Firmenwagen gleichmäßig auf die Nutzungsdauer von sechs Jahren verteilt. Die Abschreibung erfolgt streng zeitanteilig ab dem Monat des Kaufs.

• Degressive Abschreibung: Seit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes ist die Degressive Abschreibung wieder möglich. Hierbei wird anstelle eines jährlich gleichbleibenden Betrags ein prozentualer Abschreibungsanteil genutzt.

   

Schritt 3: Ermittlung der Sonderabschreibung
Nutzen Sie Ihren Firmenwagen im Jahr des Kaufs und im Jahr danach zu mindestens 90 % betrieblich und können das mit einem Fahrtenbuch nachweisen? Dann ist die 20-prozentige Sonderabschreibung nach § 7g Abs. 5 EStG zusätzlich zur regulären Abschreibung erlaubt! Weitere Voraussetzung: Die Sonderabschreibung für den Firmenwagen ist nur erlaubt, wenn der Gewinn des Vorjahrs nicht über 200.000 EUR lag.

Schritt 4: Auswirkung eines Investitionsabzugsbetrags auf die Abschreibung
Haben Sie in den Vorjahren für den geplanten Kauf Ihres Firmenwagens den 50-prozentigen Investitionsabzugsbetrag vom Gewinn abgezogen, mindern sich die in Schritt 1 ermittelten Anschaffungskosten um diesen Betrag und somit natürlich auch die Höhe der Abschreibung.

Beim Investitionsabzugsbetrag gilt die 90-Prozent-Regelung, genauso wie bei der Sonderabschreibung. Können Sie die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung nicht plausibel nachweisen, darf der Investitionsabzugsbetrag nicht angewendet werden. Die Konsequenzen sehen häufig so aus:

• Der Steuerbescheid des Jahres, in dem der Investitionsabzugsbetrag abgezogen wurde, muss geändert werden.
• Keine Minderung der Anschaffungskosten für die Ermittlung der Abschreibung.

So sichern Sie sich die Sonderabschreibung und den Investitionskostenabzug: Sie weisen dem Finanzamt einwandfrei nach, dass die betriebliche Nutzung des Firmenwagens in folgenden Fällen über 90 % liegt:

• Wenn Sie ein Fahrtenbuch oder andere plausible Aufzeichnungen führen.
• Wenn der Firmenwagen für einen Mitarbeiter gekauft ist.
• Wenn der Firmenwagen von einer GmbH gekauft ist.

Es gibt einige Fehler, die bei der Firmenwagen-Versteuerung zu Ärger mit dem Finanzamt führen. Zum Beispiel kann das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennen oder die ausschließliche betriebliche Nutzung in Frage stellen. Die Folge sind oft Nachzahlungen. Vermeiden Sie daher diese Stolperfallen: