Ein Fahrtenbuch zu führen, bringt in steuerlicher Hinsicht viele Vorteile mit sich, allerdings solltest du beim Ausfüllen auf Genauigkeit achten. Nur wenn es formal korrekt und übersichtlich gestaltet ist, akzeptiert das Finanzamt das jeweilige Buch aus steuerlicher Sicht. Deshalb empfehlen wir unsere Fahrtenbuch-Vorlage, die du kostenlos downloaden kannst. Das Fahrtenbuch darf nicht online geführt werden, sondern muss immer ausgedruckt werden.
Wofür ist ein Fahrtenbuch wichtig?
Das Fahrtenbuch lohnt sich in erster Linie für betriebliche Vielfahrer. Es wird dabei kilometergenau festgehalten, wie hoch der private Nutzenanteil ist und entsprechend wird die Steuerlast berechnet. Bei der 1-%-Regelung wird dagegen ein Pauschalbetrag veranschlagt: Dafür wird 1 % des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs als zusätzliche Einnahme (geldwerter Vorteil) behandelt.
Wenn private Fahrten einen eher kleinen Teil der Gesamtfahrten ausmachen, lohnt sich das Fahrtenbuch schnell, da das Finanzamt die genaue Anzahl jeweils akkurat festmachen kann. Bei der Fahrtenbuchmethode musst du alle geschäftlichen und privaten Fahrten genauestens protokollieren. Das Finanzamt ist hier sehr streng und duldet keine Fehler und Lücken. Leiste dir daher möglichst keine Schnitzer, wenn du dein Fahrtenbuch führst. Hier hilft dir unsere Fahrtenbuch-Vorlage.
"Zweigleisig" fahren
Es kann durchaus auch Sinn machen, „zweigleisig“ zu fahren. Das bedeutet: Während des Jahres wird der Privatnutzungsanteil für den Dienstwagen nach der 1%-Regelung ermittelt. Daneben wird ein Fahrtenbuch geführt. Am Ende des Jahres vergleichst du den zu versteuernden Privatnutzungsanteil nach der 1%-Regelung mit dem Betrag nach den Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs und verwendest die günstigere Methode in der Gewinnermittlung. Dieses Wahlrecht – 1%-Regelung oder Fahrtenbuchmethode kann jedes Jahr aufs Neue ausgeübt werden.
Die richtige Form des Fahrtenbuchs
Damit das Finanzamt dein Fahrtenbuch steuerlich berücksichtigen kann, musst du es in unveränderlicher und geschlossener Form führen. Das bedeutet, dass du keine Word- oder Excel-Vorlage als Fahrtenbuch elektronisch übermitteln darfst. Du darfst zwar unsere Druckvorlage als Fahrtenbuch nutzen, musst diese aber ausdrucken. Beschrifte die Fahrtenbuch-Vorlage für das Finanzamt am besten mit einem Kugelschreiber. So ist es nachvollziehbar, dass du keine Eintragungen nachträglich verändert oder entfernt hast.
Musst du viele Einträge vornehmen, brauchst du ein gebundenes Fahrtenbuch. Das soll vermeiden, dass einzelne Seiten ausgetauscht werden. Eine Ansammlung loser Blätter nimmt das Finanzamt ebenfalls nicht an. Alternativ kannst du das elektronisches Fahrtenbuch nutzen. Mithilfe einer intelligenten Software erfolgt die automatische Aufzeichnung all deiner Fahrten. Nach deiner Ankunft am Zielort wird die Strecke in die Fahrtenbuch-App übertragen. Mit nur einem Klick ordnest du dort die Fahrt zu und bestimmst, ob es sich um eine geschäftliche oder Privatfahrt gehandelt hat.
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Pflicht zum Fahrtenbuch nach Verkehrsverstoß
Wusstest du, dass nach einem Verkehrsverstoß ein Fahrtenbuch fällig werden kann? Wurde dein Auto beispielsweise geblitzt und der Fahrer ist nicht zu erkennen, erhältst du für gewöhnlich einen Anhörungsbogen. Ist zu diesem Zeitpunkt jedoch ein Familienmitglied oder Freund gefahren, möchtest du die Person vielleicht nicht offenbaren – dazu bist du auch nicht verpflichtet. Unter Umständen kann dir die Behörde jedoch eine Fahrtenbuchauflage erteilen. Ziel ist es, die jeweilige Person ausfindig zu machen. Die Dauer der Auflage ist vom jeweiligen Tatbestand und der Verkehrsbehörde abhängig.
Welche Fahrten müssen wie in das Fahrtenbuch eingetragen werden?
Um die Nutzung des Firmenwagens nachvollziehbar belegen zu können, müssen die folgenden Fahrten im Fahrtenbuch aufgeführt werden:
- Dienstfahrten
- Privatfahrten
- Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und dem Arbeitsplatz
- Familienheimfahrten (nur bei doppeltem Haushalt)
Wenn du Hilfe bei der Fahrtenbuchführung bevorzugst, nutze unsere Fahrtenbuch-Vorlage.
So füllst du das Fahrtenbuch richtig aus
Möchtest du nicht riskieren, dass dein Fahrtenbuch, für das wir dir eine Vorlage zur Verfügung stellen, vom Finanzamt abgelehnt wird, solltest du alle Anforderungen berücksichtigen. Schon kleine Fehler können zu einer Ablehnung führen. Eine Strafe gibt es bei fehlerhaften Fahrtenbüchern in der Regel nicht. Allerdings wird in Folge oftmals das Geschäftsfahrzeug mithilfe der 1-%-Regelung versteuert. Bei einem hohen Listenpreis kann das schnell teuer werden.
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Schätzung statt 1%-Regelung
Wird das Fahrtenbuch steuerlich als unwirksam eingestuft, kann es passieren, dass das Finanzamt auch die Anwendung der 1%-Regelung ablehnt. Und zwar in den Fällen, in denen der Unternehmer nicht plausibel nachweisen kann, dass das Firmenfahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wurde. Bei einer Schätzung wird meist ein Privatnutzungsanteil zwischen 70 und 80 Prozent unterstellt.
Um das zu vermeiden, solltest du stets die Pflichtangaben integrieren. In unserem Fahrtenbuch-Muster sind all diese Punkte enthalten.
- Datum der Fahrt
- Uhrzeit (Beginn und Ende der Fahrt)
- Kilometerstand (vor der Abfahrt und nach der Ankunft)
- Route (Reiseziel inkl. genauer Adresse und ggf. Umwegen aufgrund von Verkehrshindernissen)
- Reisezweck (inkl. Name des Orts oder Geschäftspartners)
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Bei Privatfahrten sind weniger Angaben notwendig
Private Fahrten unabhängig von deinem Unternehmen brauchst du nicht so detailliert zu dokumentieren. Hier reicht es völlig aus, wenn du in einer vereinfachten Fahrtenbuch-Vorlage das Datum, das Reiseziel und die Anzahl der zurückgelegten Kilometer vermerkst. Schließlich würde es deine Privatsphäre verletzen, wenn du den Grund für jede private Autofahrt offenlegen müsstest.
Besonders wichtig ist die lückenlose Aufzeichnung sämtlicher Fahrten. Lass daher für einen korrekten Fahrtennachweis in keinem Fall eine Zeile in der Tabelle der Fahrtenbuch-Vorlage frei - ob bewusst oder aus Versehen. Du benötigst Hilfe bei der Erstellung einer guten Vorlage? Nutze unsere Fahrtenbuch-Vorlage!
Weitere Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Wie bereits erwähnt, sind nachträgliche Änderungen am Fahrtenbuch grundsätzlich nicht gestattet. Solltest du unter besonderen Umständen dennoch welche vornehmen, müssen diese klar erkennbar und transparent sein. Darüber hinaus gibt es einige Grundanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch:
- Eigenes Fahrtenbuch für jedes KFZ: Das Finanzamt muss jederzeit nachvollziehen können, welche Fahrt du mit welchem Fahrzeug gemacht hast.
- Zeitnahe Erfassung: Das Gesetz sieht vor, dass du jede Fahrt unmittelbar erfasst. Dabei müssen alle Fahrtenbucheinträge vollständig und wahrheitsgetreu sein. Um nicht versehentlich fehlerhafte Angaben zu machen, solltest du das Fahrtenbuch direkt nach der Ankunft vervollständigen.
- Verständliche Formulierungen: Die Einträge in deinem Fahrtenbuch müssen für das Finanzamt verständlich sein. Gängige und allgemein bekannte Abkürzungen werden akzeptiert. Solltest du zum Beispiel deine Geschäftspartner im Fahrtenbuch abkürzen wollen, musst du das zunächst erläutern.
- Separate Dokumentation einzelner Fahrten: Wichtig ist außerdem, dass du jede Fahrt einzeln notierst. Demnach ist es nicht zulässig, die Hin- und Rückfahrt zu einem Geschäftstermin zusammenzufassen. Dazu gehört, dass du Routen für private Zwischenstopps ausklammerst und ebenfalls separat vermerkst.
Lade dir unsere Fahrtenbuch-Vorlage herunter und erfasse einfach und sicher deine Fahrten.
Diesen Fehler solltest du auf jeden Fall vermeiden
Mit unserer Fahrtenbuch-Vorlage bist du bestens vorbereitet und es kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Es sei denn, du meinst es mit den Finanzbeamten zu gut – beziehungsweise du möchtest ihnen die Fahrtenbuch-Vorlage mit den uneinheitlichen Schriftbildern der verschiedenen Einträge nicht zumuten. Aber Achtung: Schreibe ein Fahrtenbuch nicht in Schönschrift neu. Das wird nicht anerkannt, weil ihm die notwendige Authentizität der Fahrtenbuch-Vorlage fehlt (Fahrten sind nicht zeitnah erfasst).
Downloade unsere rechtssichere Fahrtenbuch-Vorlage in Excel kostenlos und mache damit deinen ersten Schritt zu deiner persönlichen Steuerersparnis. Alternativ ist unser elektronisches Fahrtenbuch – eine intelligente Software – optimal geeignet, da du dein Fahrtenbuch schreiben lassen kannst. Die Aufzeichnung all deiner Fahrten erfolgt dann automatisch.
