Zusammenfassung
Freelancer im Überblick
- „Freelancer“ heißt in seiner deutschen Bedeutung so viel wie „freie Mitarbeiter“.
- Sie führen vertraglich festgelegte Arbeitsaufträge innerhalb eines bestimmten Zeitfensters für bestimmte Auftraggeber aus.
- Sie sind nicht angestellt, werden nicht in die Unternehmensstruktur eingebunden und gelten somit nicht als normale Arbeitnehmer.
- Freiberufler können als Freelancer tätig sein, aber Freelancer müssen per Definition keine Freiberufler sein.
- Sie entlasten und unterstützen das Unternehmen in personeller sowie als Experten in fachlicher Hinsicht.
- Nach Projektende verursachen Freelancer Unternehmen keine weiteren Kosten.
- Ihre Bezahlung erfolgt auf Basis eines Honorarvertrages.
- Ein Freelancer muss sich selbstständig um Aufträge kümmern und kann als freier Mitarbeiter für mehrere Unternehmen tätig sein.
- Freelancer sind für ihre Buchhaltung selbst zuständig und müssen auch die Steuern regelkonform abführen.
- Sie sind nicht sozialversicherungspflichtig und haben keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit, Kündigungsschutz bzw. Arbeitslosengeld.
Definition
Was ist ein Freelancer und was ist freie Mitarbeit?
Der englischsprachige Begriff „Freelancer“ heißt übersetzt „freier Mitarbeiter“. Was bedeutet eine freie Mitarbeit aber konkret? Diese Personengruppe ist in keinem normalen Arbeitsverhältnis beschäftigt. Sie ist nicht in das Kundenunternehmen eingegliedert und ist folglich auch nicht weisungsgebunden. Diese Art von selbstständig Tätigen suchen sich ihre Kunden selbst, schreiben Angebote, verhandeln ihre Honorare projektbezogen und arbeiten jeweils auf Vertragsbasis. Dazu stellen sie Rechnungen aus und kümmern sich selbstständig um eine rechtssichere Buchführung. Denn Freelancer sind ihr eigener Chef – Kundenakquise, Projektabwicklung und die eigene soziale Absicherung, das alles liegt in ihrer Hand.
Freelancer sind entweder freiberuflich tätig oder als Gewerbetreibende beim Finanzamt gemeldet. Sie werden für eine begrenzte Zeit, für eine bestimmte Aufgabe oder ein spezifisches Projekt von den jeweiligen Kundenunternehmen engagiert. Manchmal arbeiten sie auch zeitgleich für verschiedene Unternehmen.
Mit ihrer spezifischen Qualifikation und ihrem Fachwissen haben die angebotenen Leistungen eine hohe Attraktivität für die Unternehmen. Man findet Freelancer häufig in Branchen wie den IT-Bereich, dem Consulting und Marketing.
Was ist der Unterschied zum Freiberufler?
Unter einer freiberuflichen Tätigkeit ist eine besondere Form der Selbstständigkeit zu verstehen. Die Rede ist hier von sogenannten „Katalogberufen“, katalogähnlichen Berufen oder definierten Tätigkeitsberufen. Dazu zählen unter anderem Tätigkeiten:
- Aus dem Bereich der Heilberufe: Ärzte, Tierärzte, Masseure oder Physiotherapeuten sowie Hebammen oder Diplom-Psychologen
- Aus dem Bereich der rechtsberatenden Berufe: Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater sowie Betriebswirte
- Aus dem Bereich der technischen Berufszweige: Sachverständige, Architekten, Planer sowie Ingenieure.
- Aus dem Bereich der Kultur- oder Erziehungsberufe: Übersetzer, Journalisten, Schriftsteller und Lehrer.
Tipp
Einzelfallprüfung schafft Klarheit
Zusätzlich gibt es die Gruppe der „katalogähnlichen Berufe“, zu denen beispielsweise der Beruf des Dirigenten, Schauspielers und Modedesigners zählt. Wissenschaftlich Tätige und unterrichtende Tätigkeiten werden oft den Tätigkeitsberufen zugeordnet. Eine klare Strukturierung gibt es hier nicht und wird im Zweifelsfall immer vom Finanzamt geprüft.
Steuerliche Zuordnung: Freelancer vs. Freiberufler?
- Die Regelung, welche Tätigkeiten zu den freien Berufen zählen und wie diese besteuert werden, legt das Einkommensteuergesetz (EStG) fest.
- Das besondere Merkmal der Freiberufler stellt die Befreiung von der Zahlung der Gewerbesteuer dar, da diese Gruppe nicht als gewerbetreibend gilt.
- Bei der Bezeichnung als Freiberufler geht es stets um die Art der Tätigkeit und nicht um ein Beschäftigungsverhältnis an sich – wie es beim Freelancer der Fall ist.
- Freelancer müssen dementsprechend nicht zwingend einer freiberuflichen Tätigkeit nachkommen, denn sie können entweder als Freiberufler oder als Gewerbetreibende tätig sein. Dementsprechend zahlen Sie neben Einkommensteuer auch Gewerbesteuer.
Welche Unterschiede gibt es zu normalen Arbeitnehmern?
Die freie Mitarbeit unterscheidet sich per Definition vom Dasein als Angestellter. Folgende Merkmale stechen beim Freelancertum im Vergleich zum angestellten Arbeitsverhältnis hervor:
1. Struktur
Der Freelancer wird nicht in die Organisationsstruktur des Auftraggebers eingegliedert. Daher sind Freelancer auch nicht weisungsgebunden.
2. Flexibilität
In der Regel können Freelancer ihren Einsatzort sowie ihre Arbeitszeiten für ihre Jobs frei gestalten. Sie haben keinen Anspruch auf einen Arbeitsplatz im Unternehmen.
3. Versicherungen
Freelancer, die ein eigenes Gewerbe haben, sind nicht sozialversicherungspflichtig und haben damit auch keine Ansprüche auf bezahlten Urlaub, Kündigungsschutz oder eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit. Deshalb muss auch der Auftraggeber keine Beiträge zur Sozialversicherung leisten.
4. Aufträge
Freelancer können für mehrere Auftraggeber gleichzeitig tätig sein. Für die Akquise, die Auftragssuche und Planung sind sie selbst verantwortlich.
5. Vergütung
Das Einkommen des Freelancers ist abhängig von seinen Aufträgen und Tätigkeiten pro Monat. Dabei kann die Bezahlung entweder pauschal auf Basis eines Werkvertrags (Verpflichtung eines Arbeitserfolges) erfolgen oder aber stundenweise auf Basis eines Dienstvertrags (Bereitstellung der Arbeitsleitung).
Wie sind Freelancer versichert?
Personen, die als freie Mitarbeiter tätig sind, üben eine selbstständige Tätigkeit aus und sind daher nicht versicherungspflichtig, was die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung angeht. Ausnahmen von diesem Grundsatz können bei der Rentenversicherung bestehen. Denn hier werden bestimmte selbstständige Tätigkeiten in die Versicherungspflicht aufgenommen.
Vorteile freier Mitarbeit für Unternehmen
- Kostenersparnis: Sie zahlen nur für erledigte Arbeit und in der Regel nur bei zufriedenstellenden Ergebnissen.
- Flexibilität: Keine Bindung durch Kündigungsfristen, Sozialleistungen oder Abfindungen.
- Effizienz: Aufträge werden nur vergeben, wenn Arbeit anfällt, keine künstliche „Arbeitsbeschaffung“.
- Risikoverlagerung: Wirtschaftliche Risiken liegen beim freien Mitarbeiter.
- Fokus auf Kerngeschäft: Keine Notwendigkeit für Mitarbeiterführung oder -motivation.
- Reaktionsfähigkeit: Schnelle Anpassung an Auftragsschwankungen möglich.
Nachteile freier Mitarbeit
- Geringere Bindung: Freie Mitarbeitende sind nicht weisungsgebunden und oft weniger mit den Unternehmenszielen identifiziert.
- Verfügbarkeit: Sie arbeiten auch für andere Auftraggeber und sind bei Spitzen nicht immer abrufbar.
- Wissensverlust: Erworbenes Know-how bleibt extern, kein interner Wissenstransfer.
- Rechtsrisiken: Gefahr von Scheinselbstständigkeit bei unklaren Regelungen, mit möglichen Strafen und hohen Nachzahlungen.
Info
Rechtzeitig für die eigene Absicherung sorgen
Freelancer sollten daher unbedingt beachten, dass sie für ihre soziale Absicherung, z.B. im Krankheitsfall oder für die Altersrente, in der Regel selbst sorgen müssen und auch für ihr regelmäßiges Einkommen und die zu leistenden steuerlichen Abgaben selbst verantwortlich sind.
Wer kann Freelancer werden und wie?
Jeder darf Freelancer werden, hier gibt es keine Einschränkung.
Folgendes ist zu beachten:
- Wer eine Zukunft als Freelancer plant, kann diese Tätigkeit nebenberuflich oder hauptberuflich ausüben. In der Regel muss der Hauptarbeitgeber bei Aufnahme einer Nebentätigkeit als Freelancer informiert werden und diese auch genehmigen. Die Reglungen dazu finden sich im jeweiligen Arbeitsvertrag. Zu beachten ist hier auch das sogenannte Wettbewerbsverbot, das Festangestellten untersagt, für die Konkurrenz als Freelancer zu arbeiten.
- Wer ohne Arbeit ist und Geld von der Arbeitsagentur bezieht, muss beim ALG I eine Begrenzung der Tätigkeit auf 15 Wochenstunden beachten – beim ALG II gibt es keine. In beiden Fällen beeinflussen die durch die Selbstständigkeit generierten Einnahmen die Höhe des Arbeitslosengeldes. Freelancer sollten sich im Zweifelsfall von der Arbeitsagentur beraten lassen.
- Vor der Ausübung ihrer Tätigkeit müssen sich Freelancer beim Finanzamt registrieren lassen. Dabei erhalten sie eine offizielle Steuernummer. Möchten sie ein Gewerbe betreiben oder legt das Finanzamt fest, dass es sich bei ihrer geplanten Tätigkeit um ein Gewerbe handelt, dann müssen sie dieses als Freelancer beim Gewerbeamt anmelden. Zu beachten sind die geltenden Fristen. Wer sie nicht einhält, riskiert Bußgelder.
Achtung vor Scheinselbstständigkeit
Achten Sie stets drauf, dass Ihre Selbstständigkeit nicht zur Scheinselbstständigkeit wird. Das kann dann passieren, wenn:
- Sie dauerhaft nur für einen Auftraggeber arbeiten
- Sie nicht entscheiden können, wann und wo Sie die Tätigkeit für Ihren Auftraggeber erfüllen
- Sie keine sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden beschäftigen
Sofern bei Ihnen eine Scheinselbstständigkeit festgestellt wird, wird Ihre Selbstständigkeit beendet und für den Auftraggeber fallen hohe Nachzahlungen für die Sozialversicherungsabgaben an.
Tipp
Das sollten Freelancer beachten
Freelancer gelten als Selbstständige und werden von Banken auch als solche behandelt. Geht es beispielsweise um einen Kredit oder die Eröffnung eines Geschäftskontos müssen sie nachweisen, dass sie ordnungsgemäß beim Finanzamt registriert sind und eine Geschäftsadresse besitzen. Am besten sollten sie einen Businessplan bereithalten. Damit beweisen sie Seriosität und können Banken leichter für eine Kreditzusage gewinnen.
Welche Tätigkeiten eignen sich für Freelancer?
Die meisten Freelancer haben sich ihre Expertise innerhalb eines bestimmten Fachgebiets aufgebaut und stellen ihr Spezialwissen verschiedenen Auftraggebern zur Verfügung.
Dabei eignen sich besonders Tätigkeitsbereiche, bei denen der Freelancer nicht vor Ort greifbar sein muss. So können freie Mitarbeiter von nahezu jedem Platz aus flexibel arbeiten.
Inhaltlich eigenen sich Projektfelder, die zeitlich eingegrenzt werden können. So können freie Mitarbeiter ihr individuelles Zeitmanagement definieren und gleichzeitig gleich mehreren Kunden zuarbeiten.
Folgende Branchen sowie Tätigkeitsfelder eignen sich für Freelancer:
- IT-Branche: Programmierer, Coder, Entwickler
- Grafik- und Designer-Freelance: Fotografie; Bild, Film und Ton; Videoproduktion/-edition
- Online-Marketing: Social Media, PR, Branding
- Content-Erstellung: E-Books, Übersetzungen, Dolmetschen, Journalismus
- Coaching: Beratung, Personal-Training
- Consulting: Projektmanagement
- Freelance-SEO: Recherche und Analyse zur Suchmaschinenoptimierung
- Wirtschaft: Finanzen und Controlling
- Erziehungsbranche: Kursleiter und Dozenten
- Kunst: Künstlerische Auftragstätigkeiten wie Restauration oder Kirchenmalerei
Info
Regeln für eine freie Mitarbeit als Nebenjob
Wer eine freie Mitarbeit als Nebenjob ausüben möchte, benötigt in der Regel die Zustimmung des Hauptarbeitgebers. Wichtig ist, dass die Nebentätigkeit nicht mit den Interessen des Arbeitgebers kollidiert oder in Konkurrenz zum Unternehmen steht.
Ebenso sollte die Tätigkeit nicht im Widerspruch zu den beruflichen Anforderungen oder Werten des Hauptjobs stehen.
Die freie Mitarbeit als Minijob gibt es im eigentlichen Sinne nicht, da der Minijob als Beschäftigungsverhältnis definiert ist.
Wo können Unternehmen Freelancer finden?
Ideal für Freelancer ist es, das Internet zur Auftragsakquise zu nutzen. Dabei sind verschiedene Netzwerke und Plattformen sehr nützlich, um Kontakte und Aufträge zu generieren und sich mit Auftraggebern auszutauschen. Folgende Freelancerbörsen und Plattformen sind beliebt:
- Malt für Freelancer
- Fiverr
- Upwork für Freelancer
- Freelancermaps
- Junico
Tipp
Mundpropaganda: Empfehlung durch Dritte
Besonders gut funktioniert auch die sogenannte Mundpropaganda. Wenn Unternehmer einen Freelancer suchen, ist eine Empfehlung von Dritten sehr wertvoll. Freelancer können auch durch eigene Webseiten mit Referenzen zu geleisteten Aufträgen sowie über Social-Media-Kanäle potenzielle Kunden auf sich aufmerksam machen.
Freelancer: Wer haftet für seine Arbeit?
Sofern keine GmbH oder UG besteht, haften Freiberufler in der Regel mit ihrem Privatvermögen, wenn es zu Problemen mit Auftraggebern kommt. Deshalb ist es für Freiberufler und Freelancer wichtig, sich abzusichern.
Am besten informieren sich selbstständig Tätige noch vor Übernahme des ersten Auftrags über den richtigen Versicherungsschutz – das kann im Zweifelsfall die Existenz retten.
Zudem sollten Freelancer bei der Vertragsgestaltung auf klare Absprachen und rechtskonforme Formulierungen achten. Besonders am Anfang der Selbstständigkeit ist eine professionelle Beratung bzw. Vertragsprüfung wichtig. Steuerberater oder Fachanwälte helfen dabei.
Was kostet ein Freelancer?
Die Kosten für den Einsatz eines Freelancers hängen von unterschiedlichen Faktoren ab:
- Sie können nach Art der Tätigkeit, Branche und Erfahrung des Freelancers variieren. So verrechnet beispielsweise ein IT-Freelancer mitunter einen höheren Stundensatz als ein Copywriter mit vergleichbarer Berufserfahrung.
- Obwohl der freie Mitarbeiter kein Gehalt bezieht, basiert das Honorar auf einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Freelancer und Auftraggeber, einem Dienstvertrag oder Werkvertrag. Hierin wird die konkrete Vergütung für seine Leistung über einen bestimmten Zeitraum festgelegt. Basis kann sowohl ein Dienstvertrag oder ein Werkvertrag sein, was ebenfalls unterschiedlich hoch in Rechnung gestellt wird.
- Bei einem Dienstvertrag verpflichtet sich der Freelancer dazu, nur eine vereinbarte Arbeitsleistung zu erbringen. Wohingegen ein Freelancer bei einem Werkvertrag einen bestimmten Erfolg bzw. ein festgelegtes Ergebnis zusichert.
- Der durchschnittliche Stundensatz von Freelancern im D-A-CH-Raum beträgt aktuell etwa 96 € netto. Das ergibt einen Tagessatz von rund 770 Euro netto, bezogen auf einen Arbeitstag von acht Stunden.
Preiskalkulation von Freelancern
Freie Mitarbeiter arbeiten auf Honorarbasis. Geht es um die Kalkulation der Honorare, müssen freie Mitarbeiter so manche Kostenfaktoren miteinrechnen. Dazu zählen Basics wie:
- Steuern
- Krankenversicherungsbeiträge
- freiwillige Beiträge in die Rentenversicherung
Der Stundensatz, den freie Mitarbeiter ihren Auftraggebern in Rechnung stellen, muss zudem ausreichend sein, um Kosten für die Miete von Büroräumen sowie Energiekosten und Versicherungen zu stemmen. Ausgaben für Weiterbildungsmaßnahmen, Arbeitsmaterialien sowie Auftragsakquise und Marketingausgaben fließen ebenfalls in die Kalkulation des Freelancer-Honorars ein – nicht zu vergessen Krankheits- oder Urlaubstage sowie Zeiten mit schwacher Auftragslage. Somit hat ein Freelancer auch seinen Preis!
Checklisten für Unternehmer
Mit einer einfachen Checkliste können Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen: Markieren Sie die passenden Aussagen und zählen Sie die Ergebnisse je Spalte. Auf Grundlage dieser Auswertung können Sie bewerten, ob die freie Mitarbeit für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
| Freier Mitarbeiter | Teilzeitkraft | Aushilfe | |
|---|---|---|---|
| Vorwiegend Arbeiten im Rahmen von Projekten bzw. saisonale Spitzen / Hohe Qualitätsanforderungen | X | ||
| Vorwiegend Arbeiten im Rahmen von Projekten bzw. saisonale Spitzen / Geringe Qualitätsanforderungen bzw. Routineaufgaben | X | ||
| Schnelle Reaktion auf Auftragsschwankungen notwendig | X | X | |
| Dauerhafte Tätigkeit ohne größere Schwankungen (hohe / gleichbleibende Auslastung | X | X | |
| Fixkosten vermeiden und wirtschaftliche Risiken gering halten | X | ||
| administrativen Aufwand gering halten | X | ||
| (Erfahrungs-)Wissen & Loyalität sind ein Wettbewerbsvorteil | X | ||
| Risiko Betriebsspionage | X |
