Freelancer

Freelancer sind entweder freiberuflich tätig oder als Gewerbetreibende beim Finanzamt gemeldet. Was genau ist „freelance“ arbeiten? Freelance zu arbeiten bedeutet, für eine begrenzte Zeit, für eine bestimmte Aufgabe oder ein spezifisches Projekt von dem jeweiligen Kundenunternehmen engagiert zu werden. Manchmal arbeiten sie auch zeitgleich für verschiedene Unternehmen.

Mit ihrer spezifischen Qualifikation und ihrem Fachwissen haben die angebotenen Leistungen eine hohe Attraktivität für die Unternehmen. Häufig sind Freelancer in Branchen wie dem IT-Bereich, dem Consulting und Marketing zu finden. 

Folgende Unterschiede sind festzuhalten:

1. Die Regelung, welche Tätigkeiten zu den freien Berufen zählen und wie diese besteuert werden, legt das Einkommensteuergesetz (EStG) fest.
2. Das besondere Merkmal der Freiberufler stellt die Befreiung von der Zahlung der Gewerbesteuer dar, da diese Gruppe nicht als gewerbetreibend gilt.
3. Bei der Bezeichnung als Freiberufler geht es stets um die Art der Tätigkeit und nicht um ein Beschäftigungsverhältnis an sich – wie es beim Freelancer der Fall ist.
4. Freelancer müssen dementsprechend nicht zwingend einer freiberuflichen Tätigkeit nachkommen, denn sie können entweder als Freiberufler oder als Gewerbetreibende tätig sein. Dementsprechend zahlen Sie neben Einkommensteuer auch Gewerbesteuer.

Freelancer müssen auch Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer zahlen – außer, sie nutzen die Kleinunternehmerregelung. Zudem sollten Freelancer daran denken, gewisse Beträge für Steuervorauszahlungen (und eventuell auch Nachzahlungen) zurückzulegen. Da Freelancer auf sich selbst gestellt sind, wissen sie nie, ob nicht im nächsten Monat eine Auftragsflaute lauert. Rücklagen sind also wichtig, um ihre Selbstständigkeit auch in schwächeren Phasen aufrechtzuerhalten. 

Freelancer können durchaus vorteilhaft für Unternehmen sein: 

• Kostenersparnis: Sie zahlen nur für erledigte Arbeit und in der Regel nur bei zufriedenstellenden Ergebnissen.
• Flexibilität: Keine Bindung durch Kündigungsfristen, Sozialleistungen oder Abfindungen.
• Effizienz: Aufträge werden nur vergeben, wenn Arbeit anfällt, keine künstliche „Arbeitsbeschaffung“.
• Risikoverlagerung: Wirtschaftliche Risiken liegen beim freien Mitarbeiter.
• Fokus auf Kerngeschäft: Keine Notwendigkeit für Mitarbeiterführung oder -motivation.
• Reaktionsfähigkeit: Schnelle Anpassung an Auftragsschwankungen möglich. 

Eine freie Mitarbeit bringt jedoch auch Nachteile mit sich: 

• Geringere Bindung: Freie Mitarbeitende sind nicht weisungsgebunden und oft weniger mit den Unternehmenszielen identifiziert.
• Verfügbarkeit: Sie arbeiten auch für andere Auftraggeber und sind bei Spitzen nicht immer abrufbar.
• Wissensverlust: Erworbenes Know-how bleibt extern, kein interner Wissenstransfer.
• Rechtsrisiken: Gefahr von Scheinselbstständigkeit bei unklaren Regelungen, mit möglichen Strafen und hohen Nachzahlungen. 

Abhängig von ihrer Branche müssen sich Freelancer aber noch bei der einen oder anderen Organisation anmelden.

Künstler und Publizisten wie bspw. Webdesigner müssen sich bei der Künstlersozialkasse (KSK) anmelden. Das ist die Krankenkasse für Freiberufler und sorgt dafür, dass sie Leistungen aus der Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung erhalten.

Eventuell müssen sie auch eine Mitgliedschaft bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (BG) abschließen. Ob das auf Sie als Freelancer zutrifft, erfahren Sie bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).

Fragen Sie zudem auch die örtliche Industrie- und Handelskammer (IHK), ob Sie anmeldepflichtig sind.

Wenn Sie eine Betriebsstätte haben, an der Sie Freelancer werden und bleiben wollen, können Sie mitunter auch Rundfunkbeiträge zahlen müssen. 

Sind Freelancer Mitglied in der KSK, haben sie diese Versicherungen automatisch. In die KSK können sie aber nur eintreten, wenn Ihre Tätigkeit eine entsprechende Branche bedient. In die KSK können unter anderem folgende Berufsgruppen eintreten:

Steht für Freelancer die Mitgliedschaft in der KSK nicht zur Verfügung, können sie sich jederzeit gesetzlich krankenversichern.

Eine Unfallversicherung sichert sie im Falle von Unfällen ab, die sie verursacht haben. Sind sie Mitglied in der BG, haben sie einen Unfallversicherungsschutz. Ansonsten können Freelancer eine Unfallversicherung bei so ziemlich jedem Versicherungsanbieter abschließen.

In bestimmten Branchen sind sie dazu verpflichtet, der Berufsgenossenschaft beizutreten und somit die Unfallversicherung automatisch dort abzuschließen. Diese Pflicht betrifft Mitglieder des Gesundheitsdienstes, der Wohlfahrtspflege und der Friseurbranche. Es kann sich aber auch abseits der Pflicht für sie lohnen, der BG beizutreten. Wenn Sie sich als Freelancer unsicher sind, vergleichen Sie die Beiträge der BG und die Preise für Unfallversicherungen, um eine Entscheidung zu treffen.

Eine Berufsunfähigkeitsversicherung ist nicht nur als Selbstständiger sinnvoll. Was passiert, wenn Freelancer einen Unfall haben und infolgedessen ihren Beruf nicht mehr ausüben können? Oder im schlimmsten Fall gar keinen Beruf mehr? Eine Berufsunfähigkeitsversicherung sichert Sie als Freelancer finanziell ab, wenn dieser Fall eintreten sollte. 

Achten Sie als Freelancer stets darauf, dass Ihre Selbstständigkeit nicht zur Scheinselbstständigkeit wird. Das kann dann passieren, wenn.

• Sie dauerhaft nur für einen Auftraggeber arbeiten.
• Sie nicht entscheiden können, wann und wo Sie die Tätigkeit für Ihren Auftraggeber erfüllen.
• Sie keine sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden beschäftigen.

Sofern bei Ihnen eine Scheinselbstständigkeit festgestellt wird, wird Ihre Selbstständigkeit beendet und für den Auftraggeber fallen hohe Nachzahlungen für die Sozialversicherungsabgaben an.  

Wer es mit dem Freelancen ernst meint, muss sich bereits im Vorfeld Gedanken darum machen, wie das Geschäft aussehen soll. Dafür sollten Freelancer einen Businessplan erstellen. Dieser dient dazu, die Geschäftsidee festzuhalten und zu veranschaulichen.

Im Businessplan findet sich eine Zusammenfassung der Geschäftsidee inklusive der Ziele und Vorstellungen, wie die Idee erfolgreich umgesetzt wird. Im Falle der Auftragssuche könnte das beispielsweise die Methode sein, mit der man an Aufträge kommen will. Die Unternehmensstrategie ist ein wichtiger Bestandteil des Businessplans für Freelancer, denn hier werden die Ziele, Visionen und der Zweck für das Unternehmen ausdefiniert. Im Grunde werden hier alle Fragen nach dem „Warum?“ in Bezug auf das Unternehmen beantwortet.

Entscheidend für den Erfolg als Freelancer kann die Marktanalyse sein. Je nachdem, welche Dienstleistungen Sie anbieten möchten, ist der Markt bereits überlaufen. In dem Fall ist es sehr schwierig, sich als Freelancer zu etablieren. Ein Beispiel wären Übersetzer, die ausschließlich englische Texte ins Deutsche übersetzen. Die Nachfrage ist lange nicht so hoch wie das Angebot. Da sollte also noch mehr geboten werden, wer erfolgreich sein will.

Damit einhergehen auch das Marketing und der Vertrieb. Wie macht man auf sich aufmerksam und erreicht die Kunden? Als Freelancer ist dabei vor allem wichtig, dass man sich als Person selbst vermarktet. Freelancer sind zwar im Grunde auch Unternehmer, aber das Unternehmen sind sie selbst. Sie selbst sind die Marke, die an die Kunden verkauft werden muss.

Besondere Aufmerksamkeit sollten Sie im Rahmen der Erstellung des Businessplans den Finanzen einräumen. Als Freelancer ist die Auftragslage häufig sehr unausgeglichen. Während ein Monat richtig gut läuft, folgt darauf vielleicht ein Monat, in dem gar kein Auftrag ins Haus flattert. Dementsprechend müssen die finanziellen Mittel mit sehr viel Bedacht verwendet und möglichst Rücklagen gebildet werden, die über die flauen Zeiten hinweg helfen. 

Als Selbstständiger sollten Freelancer in jedem Fall eine Betriebshaftpflichtversicherung abschließen. Für den Fall, dass durch einen Fehler ihrerseits einem anderen Unternehmen ein Sachschaden entsteht, haftet ihre Betriebshaftpflichtversicherung. Je nach Höhe des Schadens werden sie privat kaum in der Lage sein, den Schaden zu begleichen.

Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist im Prinzip wie die Betriebshaftpflicht, deckt aber finanzielle Schäden ab, die Freelancer verursacht haben. In den meisten Fällen sind die Beträge ziemlich hoch, wenn ein Schaden entsteht, weil oft noch viele andere unternehmerische Felder durch verlorene Zeit, Material oder Ressourcen mitbetroffen sind. Da kann sich schnell eine stattliche Summe ergeben.

Eine Rechtsschutzversicherung zahlt ihnen Anwaltskosten, falls sie verklagt werden. Als Freelancer tragen Sie immer selbst die Verantwortung für all Ihre Arbeiten und es wird Fälle geben, in denen Sie und Ihr Auftraggeber nach getaner Arbeit unterschiedlicher Meinung über das Ergebnis sind. Streitigkeiten landen schnell vor Gericht und dann ist eine Rechtsschutzversicherung Gold wert. 

Betreiben Sie passiv Akquise, damit Ihr Name zumindest im Topf für den einen oder anderen Auftrag landet. Ein guter Ort dafür sind Networking Events, auf denen Unternehmer und Freiberufler zusammenkommen, um sich auszutauschen, kennenzulernen und in Zukunft miteinander zu arbeiten. 

Sie als Freelancer können natürlich auch den direkten Weg wählen und aktiv Ihren Namen für freie Jobs in den Ring werfen. Allerdings sollten Sie dafür viel Vorbereitungszeit investieren. Sie müssen wissen, welche Aufträge es genau geben wird, sich zuvor in die Themen einlesen und durch Ihr Wissen beweisen, dass Sie die richtige Person für den Auftrag sind. Drängen Sie sich zu sehr auf, haben am Ende aber kaum Ahnung, zerstört das Ihren positiven Eindruck. 

Auf Ihrer Webseite zeigen Sie, was Sie tun, stellen Ihre Leistungen dar und zeigen bisherige Bewertungen von zufriedenen Kunden. Bearbeiten Sie die Webseite regelmäßig und halten Sie sie auf dem aktuellsten Stand. Das macht einen professionellen Eindruck.

Außerdem können Sie hier Ihre Arbeitsproben für jeden sichtbar veröffentlichen, damit mögliche Auftraggeber nicht erst danach fragen müssen.

Ganz wichtig ist, dass Sie die Kontaktmöglichkeit so einfach wie möglich gestalten. Entweder über ein Kontaktformular oder sogar durch eine Seite, auf der Ihre Dienste direkt gebucht werden können. 

Liefern Sie gute Arbeit ab, wird das durch Empfehlungen belohnt. Je mehr positive Empfehlungen Sie durch Ihre Arbeit einheimsen, desto leichter wird es Ihnen fallen, neue Aufträge zu finden.

Am besten versuchen Sie, eine gute Mischung aus langfristigen und kurzfristigen Projekten zu bekommen. Langfristige Projekte decken Ihre Kosten, kurzfristige Projekte stocken Ihr Einkommen ein wenig auf und bringen Ihnen schneller – aber weniger – Geld. 

Freie Mitarbeiter arbeiten auf Honorarbasis. Geht es um die Kalkulation der Honorare, müssen freie Mitarbeiter so manche Kostenfaktoren miteinrechnen. Dazu zählen Basics wie:

• Steuern
• Krankenversicherungsbeiträge
• freiwillige Beiträge in die Rentenversicherung

Der Stundensatz, den freie Mitarbeiter ihren Auftraggebern in Rechnung stellen, muss zudem ausreichend sein, um Kosten für die Miete von Büroräumen sowie Energiekosten und Versicherungen zu stemmen. Ausgaben für Weiterbildungsmaßnahmen, Arbeitsmaterialien sowie Auftragsakquise und Marketingausgaben fließen ebenfalls in die Kalkulation des Freelancer-Honorars ein – nicht zu vergessen Krankheits- oder Urlaubstage sowie Zeiten mit schwacher Auftragslage. Somit hat ein Freelancer auch seinen Preis.